多種用工制度下高校人事檔案管理研究

摘 要：為適應市場經(jīng)濟和社會發(fā)展的需求，2000年以后很多高校在用人制度方面進行了改革，形成了以聘用制、人事代理、勞務派遣等多種用人制度并存的局面。隨著很多地方高校擴招或升格，人才引進和教師隊伍迅速擴大，各高校人事檔案管理工作壓力隨之加大。因為多種用工制度導致一些高校人事檔案管理混亂、“人檔分離”的現(xiàn)象日益嚴重。因此，本文以遼寧省J高校為列，梳理、分析用工形式多元化給人事檔案管理帶來的影響及存在的主要問題，從提升高校檔案管理水平角度就存在的主要問題提出相應的對策和建議。

關(guān)鍵詞：用工制度;高校;人事檔案

一、人事制度改革后高校用工形式現(xiàn)狀

聘用制，是“聘用雙方按照國家的法律法規(guī)，在自愿、平等、協(xié)商的原則下簽訂聘用合同，明確了單位和受聘人之間的權(quán)利和義務”。聘用制是高校為應對人事改革取消傳統(tǒng)固定制而出現(xiàn)的一種新型、靈活的用工形式。聘用制取代了長期固定的終身編制，改以聘用合同為用人依據(jù)，首期合同一般是5或8年，之后可以簽訂長期合同直至退休，具有一定的穩(wěn)定性，其工資支付來源主要是財政撥款。

人事代理，是指人事代理機構(gòu)受到高校委托，為高校提供人才管理方面的綜合性服務。人事代理人員的招聘、選拔、使用單位是高校，管理單位則是人事代理機構(gòu)。也就是說，高校把管理人事的權(quán)利委托給人事代理機構(gòu)，在一定程度上減輕了高校的用人負擔。

勞務派遣或稱人才派遣，是指人才派遣機構(gòu)同高校簽訂人才派遣協(xié)議，由勞務派遣機構(gòu)作為主體雇傭勞動人員然后派遣到高校工作，高校作為第三方用工單位向派遣機構(gòu)支付費用和用工工資。

臨時工的使用一般是高校的后勤崗位，因為臨時用工而委托第三方招聘的。與以上三種不同的是，臨時工只簽訂臨時用工合同，不繳納社會保險，也不存在人事檔案的問題。

二、多種用工制度對高校人事檔案管理帶來的影響

1.人才流動頻繁導致檔案管理混亂

高校作為高學歷、高水平人才流動較為頻繁的重要場所，這種流動帶來的影響是雙向的。不可否認，高頻率的人才流動給高校的發(fā)展帶來了新機遇，尤其為人才引進方面注入了新活力。但是，高頻率的人才流動必然也會給人事檔案管理帶來多種問題。

聘任制的實質(zhì)就是從“身份”向“崗位”過渡，以前“鐵飯碗”的身份是固定的，檔案也就是固定的，而聘任制的實施使人才真正流動起來，崗位模式的切換也使人事檔案的管理呈現(xiàn)出動態(tài)模式。遼寧省J大學從2005年開始推行聘用制改革以來，最突出的問題就是人才流動呈上升趨勢，這也給人事檔案的管理帶來相應難度，最突出的表現(xiàn)就是新舊檔案之間無法正常銜接。在人才引進工作中，經(jīng)常出現(xiàn)人已經(jīng)到了新單位，檔案卻仍然放在舊單位的現(xiàn)象，新單位利用一些可以復制和補充的材料為引進人才創(chuàng)建新檔案。舊單位“以檔留人”、新單位“建檔引人”，同一個人就出現(xiàn)了兩個檔案，造成人事檔案管理的不規(guī)范，也損害了員工的個人權(quán)益。

人事代理和派遣人員流動則是完全的市場化趨勢，靈活的進出機制使人才的流動更加便捷和頻繁。這兩種形式的用人制度，在檔案的移交方面不受限，但是在頻繁的檔案交接過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料遺失問題，造成的檔案混亂現(xiàn)象十分嚴重。

2.人事檔案管理主體不同導致的管理步調(diào)不一致

聘用制人才的檔案由高校管理，大都有檔案館保存，也有一些是由人事和組織部門管理，在檔案的使用方面比較及時方便，利用率高。人事代理人員的檔案由人才中心或者人事代理機構(gòu)代管，教職工在需要使用檔案時，必須出具借用手續(xù)，查閱相對麻煩一些，利用率也較低。勞務派遣的檔案一般由戶口所在地或者工作所在地人才中心代管。

各地人才中心管理檔案的部門有的是人事局下屬機構(gòu)，有的是半公半企的外包機構(gòu)，這些機構(gòu)代管社會檔案較多，在使用和借閱方面就更加復雜。人事檔案管理的主體不同，導致在使用檔案過程中，尤其是考學、職稱評定、干部身份認定、晉升考核等工作中因為檔案使用不及時而影響人才的考核和發(fā)展。

3.勞動關(guān)系不同導致人檔分離的問題

多種用工形式下，人員管理和勞動關(guān)系管理的分離，在檔案管理方面就是人員管理和檔案管理的分離。人事代理和派遣形式實現(xiàn)了人才的社會化配置，實質(zhì)上是“對人才的‘所有權(quán)’與‘使用權(quán)’分離”，這種人檔分離的情況也給檔案管理帶來了一些問題。

通過對遼寧省J大學文學院、法學院的人事代理人員的訪談發(fā)現(xiàn)，人事代理和派遣人員的檔案實際情況是靜態(tài)管理。從人事代理機構(gòu)來看，機構(gòu)與人員的關(guān)系在簽訂勞動合同之后，實際工作中關(guān)聯(lián)并不多，而檔案管理則基本上是原始檔案狀態(tài)，對于后續(xù)的材料沒有主動收集、歸檔;從高校層面來說，人事代理人員的人事關(guān)系不在高校，檔案管理則和高校沒有關(guān)系，一些考核和評定的材料沒有專門向代理人員移交。在這種“人檔分離”“兩不管”的情況下，人事代理或者派遣人員的檔案呈現(xiàn)出分散管理狀態(tài)，代理機構(gòu)和高校各保存一部分，兩方又不主動催要或移交，檔案始終都是不完整的，給人才的考察和培養(yǎng)帶來了許多不便。

三、存在的主要問題

1.人事檔案管理制度不健全

目前，高校檔案管理制度不完善，或者現(xiàn)存的檔案管理往往流于形式，缺乏實際的指導意義，難以滿足人事檔案管理需求。

以遼寧省J高校為例，一些基本的人事檔案制度條款還停留在2005年以前，檔案制度和管理辦法落后，一些制度條款已經(jīng)不適合現(xiàn)在的檔案管理。在一些高校因為檔案管理工作人員配備較少，有些檔案管理制度很難嚴格落實，檔案管理工作人員在檔案管理時比較隨意。檔案管理制度上的缺失和漏洞，讓人事檔案的管理職責不清、歸檔材料雜亂無章。在人事制度改革后，對于多種用工制度并存的情況，缺少專門針對檔案在代理機構(gòu)或人才中心人員的檔案管理附則，如轉(zhuǎn)移制度、代收集方案、監(jiān)督方式等都沒有涉及。

2.缺乏對人事代理檔案的有效監(jiān)管

高校的檔案管理部門僅僅局限于聘用制人才的檔案管理，對于人事代理和派遣人員的檔案管理缺乏監(jiān)督意識和手段。通過對遼寧省J高校一些人事代理人員的訪談中了解到，人事檔案的管理主體不同，高校作為用人單位，對于人事檔案的重視程度也不盡相同，缺乏有效監(jiān)管，存放在代理機構(gòu)的檔案資料更新不及時，缺乏連續(xù)性，導致在檔案使用時問題頻出。

3.人才流動造成的檔案重建現(xiàn)象嚴重

人事改革制度下，人才的進出相對便捷，人才的流動也比較頻繁，隨之而來的最突出的問題就是檔案重建問題。比如，某教授從原單位離職到遼寧省J高校任職，原來的用人單位為了留住該教授，將其人事檔案扣留，而遼寧省J高校為引進人才為其重新建檔。重新建檔也就意味著“一人多檔”，重新建檔的后果是無法追溯到個人之前的學習、工作軌跡，在職稱評定、社保繳納等方面都會帶來影響，而且最嚴重的后果是在辦理退休時無法核算工齡。近年來，隨著社會整體對于政策法規(guī)的意識提高，這種現(xiàn)象已經(jīng)有所緩解，但是依然存在。

4.人事檔案日常管理不規(guī)范

人事制度改革所帶來的人才流動頻次增加，檔案的轉(zhuǎn)移交接次數(shù)也隨之增加，檔案管理不規(guī)范的問題也就日益突出。在人事檔案管理方面，存在著管理流程不規(guī)范、權(quán)責不明確的問題。不管是何種用工制度，人事檔案在收集、審核、歸檔、移交等流程中都問題頻出。

比如，遼寧省J高校有位教師離職時，就出現(xiàn)了這樣的問題：離職時自己拿到的檔案與當初存檔時并無變化，很多資料的缺失都需要重新補充，至于誰來補充，那只能是自己的檔案自己負責，難度很大，索性就不補了。而對其本人來說，原單位不會給你補充材料，新單位又沒有材料可補，處于“兩不管”境地。

四、多種用工制度下高校人事檔案管理的改進措施

隨著人事制度改革的大范圍推行，人事代理和勞務派遣人員將逐步成為高校發(fā)展不可或缺的人才力量。在人事制度改革的條件下，高校的人事檔案管理必須做出相應的調(diào)整和改革?！案咝Ｈ粝肱c人事制度改革相適應，就應當明確此項改革為人事檔案管理創(chuàng)新帶來更多契機，及時革新與時代發(fā)展不相符的管理模式，從而保證檔案管理工作成為高校人才選拔與培養(yǎng)過程中的可靠保障。”

1.健全高校人事檔案管理體系

在制度保障的前提下，檔案管理還要制訂詳細工作程序和細則，明確歸檔內(nèi)容和程序等。比如，明確不同種類人才的檔案收集目錄，按照指定目錄對檔案進行收集和歸檔，確保檔案資料完整;對于增加的檔案材料，也要制訂歸檔程序，保證檔案資料可以及時更新。按照制度和流程，對人事檔案實行精細化管理。

所謂的精細化管理就是人事檔案的管理需要標準化、科學化。在人事檔案管理中有章可循、有序可依，嚴格按照制度和程序工作，保證檔案管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。

制訂檔案管理紀律、管理辦法和獎懲條例，明確檔案管理各個環(huán)節(jié)的責任人，當人事檔案出現(xiàn)問題時可以追溯到責任人。最好還要形成一定的監(jiān)督機制，設定專門的檔案問題投訴部門，允許教職工通過合理渠道申述檔案管理中出現(xiàn)的問題，修訂和補充自己的檔案。同時，高校的檔案部門也要做好代理機構(gòu)的檔案監(jiān)督工作。

2.全面更新和適應人才流動觀念

隨著人才流動更加自由化，高校間的人才競爭也日益嚴重，為了防止人才外流，高校之間逐漸產(chǎn)生了“人才壁壘”現(xiàn)象，阻礙了人力資源的發(fā)展。許多高校為了引進高層次人才，利用一些能夠收集和補充的材料為人才重新建檔，這只能說是一種權(quán)宜之計，治標不治本。高校想要留住優(yōu)質(zhì)師資，不能以檔案相“要挾”， 手握檔案不放。如果所有高校都按照這個辦法操作，人才的流動機制將運轉(zhuǎn)不暢，人才流動和人才的合理資源配置也無法實現(xiàn)。人才的流動應該是積極的流動，高校與人才之間應該轉(zhuǎn)變觀念，本著平等協(xié)商、雙向選擇的原則，正確認識人才的流動，積極引進人才、培養(yǎng)人才。

在多種用工制度并存的局面下，想要實現(xiàn)“人檔合一”，無論從理論還是現(xiàn)實層面來看顯然都是不可能的。但是，在檔案管理的實際工作中，可以試著向“人檔同步”努力。人事檔案管理兼顧檔案所有人和高校之間的利益，“人檔同步”不僅是人檔流動的同步，也是個人發(fā)展和成長痕跡的同步。在人才的引進和流出過程中，做好檔案的收集整理與轉(zhuǎn)接工作，實現(xiàn)人事檔案的有效流動;在檔案的收集和歸檔過程中，高校和代理機構(gòu)的檔案管理部門應及時更新人事檔案資料，實現(xiàn)“人隨檔走”“檔隨人增”，發(fā)揮好檔案管理主體作用，保證檔案所有者檔案資料的真實性和實效性。

3.提高高校檔案管理人員的服務意識和服務水平

首先，要保證人事檔案管理人員數(shù)量在一定范圍內(nèi)，做好定崗定員，保證專職檔案管理人員的數(shù)量。多為人事檔案管理人員提供外出學習和交流的機會，重視業(yè)務知識培訓，以便提高檔案管理的專業(yè)水準。

其次，還應該強化人事檔案管理人員的服務意識，在人事檔案管理工作中注重延伸和擴展服務功能，構(gòu)建一個高效、便捷的服務型檔案管理平臺。

最后，人事代理機構(gòu)想要實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化還存在一定難度，需要高校做好檔案管理的專業(yè)指導和督促工作。高校和人才代理機構(gòu)要密切配合，充分利用檔案管理的專業(yè)知識為人才服務，共同構(gòu)筑起一座為人才檔案優(yōu)化服務的堅實橋梁。

4.實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化管理

信息技術(shù)的高速發(fā)展逐漸改變了人類生活，辦公自動化的普及提高了工作效率。近些年來，檔案管理信息化呼聲很高，實際執(zhí)行卻不盡人意。高校應該加大對檔案管理方面的資金投入，以自行開發(fā)或者向第三方委托定制開發(fā)的方式，盡快尋找適用于本校的檔案信息化管理類軟件，對紙質(zhì)檔案掃描入庫，設置分類、檢索，并實時對檔案進行補充和數(shù)據(jù)維護。檔案信息化的實現(xiàn)可以減少檔案在交接過程中遺失的問題，“實行信息管理后，可以在數(shù)據(jù)庫中直接獲取流動人才數(shù)據(jù)信息，減少檔案原件的損耗，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存”。通過檔案的數(shù)據(jù)化管理，提高人事檔案管理的工作效率，能夠更好分析人才流動的趨勢和原因，及時了解學校對于人才引進的需求，進行人才引進方面的預測。

人事檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展要與社會人才流動緊密相連。從高校人事檔案平臺的建立，到全社會人事檔案信息化共享平臺的推進，通過數(shù)字化信息利用效率的提升，既可以保護當事人的檔案，又可以拓展業(yè)務的公共性服務。如果實現(xiàn)了全社會的檔案信息化共享平臺的創(chuàng)建，在保障信息安全的前提下，可以實現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)檔，那么人事檔案管理中的許多問題都可以迎刃而解，尤其是可以行之有效地解決“人檔分離”的問題。對于人事代理和派遣等外包檔案管理，高校與代理機構(gòu)之間要加強溝通與協(xié)作，利用好檔案信息管理的查詢和利用功能，對代理人員的檔案進行動態(tài)化管理。在用人選人方面，充分發(fā)揮人才檔案數(shù)據(jù)庫的功能，也有利于高校對代理人員檔案的管理。比如，在歸檔方面，利用檔案信息化共享平臺全程跟蹤，確保職務晉升、獎懲、績效考核等材料定期歸檔，保證人事檔案資料的及時性、真實性和連續(xù)性。

五、結(jié)語

在多種用工制度并存的局面下，高校的人事檔案管理應盡快形成與之相適應的管理模式，健全與之相匹配的管理制度。同時，要認識到人事檔案管理工作的重要性，形成權(quán)責分明、制度清晰、管理規(guī)范、信息化完備的檔案管理模式。在完善檔案基礎(chǔ)建設的同時，也要與時俱進，加強人事檔案信息化建設，圍繞社會需求，提升檔案的利用率，使人事檔案在高校和整個社會的人才使用和培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大作用。

參考文獻：

[1]羅艷麗.聘用制下高校人事檔案管理的問題與對策[J]，決策探索（下），2019

[2]王曉燕.人事代理制度下高校人事檔案管理關(guān)鍵問題分析[J]，技術(shù)與創(chuàng)新管理，2012

[3]耿偉娜.人事制度改革背景下高校人事檔案管理[J]，辦公室業(yè)務，2021

[4]吳彧一.人才流動背景下的高校人事檔案信息化建設分析[J]，蘭臺世界，2020

[5]吳麗坤.高校人事檔案數(shù)字化建設研究[J]，蘭臺內(nèi)外，2021

（作者單位：遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學院）

作者簡介： 裴營（1983—），女，漢族，遼寧錦州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。