OA系統(tǒng)下高校電子文件歸檔管理現(xiàn)狀問題及對策

鞏君慧　趙曉紅

摘 要：高校OA系統(tǒng)的廣泛使用，產(chǎn)生了大量的電子文件，對其進行規(guī)范歸檔管理關系到高校檔案信息化建設和學校的可持續(xù)發(fā)展。文章結合西藏民族大學近五年電子文件歸檔實踐，分析了歸檔過程中存在的問題，并提出相應的解決策略。

關鍵詞：OA系統(tǒng);高校電子文件歸檔管理;問題;對策

隨著社會信息化進程的加快，現(xiàn)代網(wǎng)絡技術快速發(fā)展，近年來，高校的辦公自動化（簡稱OA）系統(tǒng)得到普及并廣泛應用。在OA辦公自動化過程中，高校各部門產(chǎn)生了大量的電子文件，對其進行歸檔管理成為學校管理活動的重要內(nèi)容之一。電子文件歸檔管理水平的高低直接關系到高校的可持續(xù)發(fā)展。但是從高校電子文件歸檔管理現(xiàn)況來看，存在諸多問題亟待解決。本文結合筆者所在的西藏民族大學（以下簡稱民大）近五年電子文件歸檔實踐，分析了歸檔過程中存在的問題，并提出相應的解決策略，旨在探索出高校電子文件歸檔工作有效的解決路徑。

一、OA系統(tǒng)下高校電子文件歸檔管理現(xiàn)狀及問題

1.電子文件的歸檔意識淡薄，管理制度不健全

就筆者所了解，許多高校在使用OA系統(tǒng)后，電子文件從生成到歸檔，上至主管領導下至普通的檔案工作人員，都存在對電子文件的歸檔意識淡薄和不夠重視，缺乏電子文件管理的前瞻性，檔案信息化建設投入不足，影響了電子文件歸檔工作的有效開展。有的高校雖然明確了電子文件歸檔流程，但沒制訂相應的責任制度，工作責任不明晰，牽涉部門互相推諉扯皮。還有的在電子文件辦理完后，不經(jīng)過鑒定所有電子件直接發(fā)送存檔，導致收集到的電子文件重復，如民大OA最初處理公務活動8個流程，其中的二級單位內(nèi)部閱辦流程基本是轉發(fā)他部門發(fā)文給本部門人員知曉的，文件本身已由發(fā)文部門歸檔了，再歸就會造成重復歸檔，這時就要經(jīng)過鑒定此流程的電子文件不歸檔，在前端結束流程就好了。現(xiàn)已增加到15個流程，產(chǎn)生的電子文件歸與不歸，還需要再鑒定。另外，部分高校對電子文件的保存工作做得不到位，電子文件存儲媒介的存儲場所簡單隨意，導致電子檔案易受到不適宜的溫度、濕度、磁場強、光線的影響而損壞。可見，要確保高校電子文件歸檔管理順利進行，就必須要建立相應規(guī)范的歸檔規(guī)章制度，確保各個關節(jié)、各個步驟都能夠有條不紊地順利進行。

2.電子文件應歸元數(shù)據(jù)收集不齊全、不規(guī)范

自2016年民大OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接運行5年以來，電子文件的歸檔問題就層出不窮，始終處于摸索攻關難度的過程。首先，是從最初的OA電子文件加密導致接入檔案系統(tǒng)中文件是亂碼，工作人員只能通過離線下載全文、文件簽發(fā)流程單，然后再上傳到檔案系統(tǒng)中，容易出現(xiàn)遺漏下載的情況;其次，是文件簽發(fā)流程單（HTML格式）上的領導簽名在檔案系統(tǒng)中捕獲不到，后經(jīng)過技術突破，在OA中采用在計算機上安裝虛擬打印機和傲游瀏覽器2進入OA系統(tǒng)的方式，把文件簽發(fā)流程單轉換成PDF格式通過OA系統(tǒng)與文件附件并列上傳的形式，或通過本地計算機保存再依據(jù)文件目錄在檔案系統(tǒng)中上傳的方式收集并歸檔電子簽名，這樣的歸檔方式給檔案工作尤其兼職檔案員造成難度大、工作量大、錯誤率高、效率低等問題。直到2018年下半年，經(jīng)通達OA系統(tǒng)升級開發(fā)，才實現(xiàn)了電子文件個人簽名的收集，也實現(xiàn)了電子文件的實時歸檔;最后，是OA系統(tǒng)中自2018年度以來的電子文件缺乏合法的電子公章就直接歸檔保存。原因是校辦基于電子公章的不安全性和可篡改性，要求各職能部門電子文件此后不再蓋電子公章。

3.電子文件“雙套制”歸檔管理模式并存

在數(shù)字化發(fā)展不全面和無紙化進程的過渡時期，電子文件實行“雙套制”管理十分有必要，可以實現(xiàn)二者的優(yōu)勢互補。紙質文件保存原始記錄，發(fā)揮憑證作用，電子文件發(fā)揮在檢索、利用、傳輸?shù)确矫娴膬?yōu)勢。但隨著辦公自動化和業(yè)務系統(tǒng)的電子化趨勢，國家數(shù)字轉型不斷推進與無紙化目標的背景下，電子文件種類、數(shù)量不斷增加，“雙套制”管理大大增加了管理成本，造成社會資源的重復浪費（紙張打印、掃描等），降低了管理效率。同時，“雙套制”管理也會使管理者依賴紙質文件，而弱化電子文件管理的規(guī)范性。有可能造成在前端業(yè)務出現(xiàn)缺失電子文件元數(shù)據(jù)等問題，以及在后端業(yè)務中忽視了對電子檔案的定期檢查、更新、備份與遷移。

就民大來說，其他教學、科研等業(yè)務系統(tǒng)還未與檔案系統(tǒng)實現(xiàn)對接，只能打印紙質歸檔。僅OA辦公系統(tǒng)下，學校也遵循著雙套制的歸檔規(guī)定，電子文件和紙質文件同時歸檔保存，增加了歸檔任務量及管理成本。一方面最突出的問題是電子文件缺失電子公章這個元數(shù)據(jù)，不得不打印出紙質文件，加蓋部門實體公章，起到法律憑證作用。另一方面學校雖然推行無紙化辦公，要求各部門擬稿、核稿、審批均在OA上進行，但還是有一部分人直接把紙質交由領導審批，最后有可能造成文件遺漏丟失而無法歸檔。

4.跨部門、跨流程的一件文件或相互間有有機聯(lián)系的文件，或者成套性文件材料不能實現(xiàn)組合文件的歸檔

目前，在民大OA系統(tǒng)歸檔的流程主要有7個。文件簽發(fā)流程單（辦文簽、發(fā)文簽、擬辦單等）、文件擬稿、紅頭發(fā)文根據(jù)檔案歸檔要求應為一件文件，但在我校目前分散在辦文流程、發(fā)文流程、請示報告流程等流程中，如其他職能部門在學校辦文流程中擬稿、核稿、簽批，要以學校的名義套制紅頭，就交給校辦秘書科經(jīng)發(fā)文流程套紅印發(fā)，這樣文件辦文簽、文件擬稿、發(fā)文簽、紅頭文就分割在辦文流程、發(fā)文流程中，實現(xiàn)不了在OA系統(tǒng)在線即時組合歸檔為一件。再比如，上級來文經(jīng)過機要收文掃描，通過 OA 系統(tǒng)發(fā)送電子文件給需要知曉、辦理文件的相關部門，也產(chǎn)生大量的電子文件，有些電子文件是學校上報給自治區(qū)教育廳等上級機關的請示或報告等，文件材料之間有著密不可分的有機聯(lián)系（如批示、請示等），因為目前所有上報文擬稿在學校辦文流程中，上報的紅頭文只有紙質形式，上級批示卻散在上級來文流程中，要想實現(xiàn)組合只能采取離線下載上傳檔案系統(tǒng)合為一件的做法，耗時費力。目前，跨部門、跨流程的一件文件或相互間有有機聯(lián)系的文件，以及成套性文件材料實現(xiàn)組合文件的歸檔還是一個技術難題。

5.檔案工作人員業(yè)務能力不足

據(jù)筆者所知，包括民大在內(nèi)的各高校檔案工作人員，不管是專職還是兼職檔案員，對電子文件歸檔管理認識不到位，不能熟練使用電子檔案管理系統(tǒng)。不按時參加電子檔案業(yè)務培訓活動，歸檔管理不規(guī)范，不適應檔案管理信息化、現(xiàn)代化的需求。

二、加強OA系統(tǒng)高校電子文件歸檔管理工作的對策

1.轉變管理理念，完善電子文件歸檔管理制度

高校各部門在日常工作活動中會生成文本、圖形、圖像等多種電子文件，要將其及時收集歸檔，必須要在全校范圍內(nèi)轉化檔案管理理念，完善電子文件歸檔管理各項規(guī)章制度。首先，高校檔案工作人員要跳出紙質文件的老觀念，在全校大力宣傳電子文件歸檔的重要性，指導各部門兼職檔案人員順利做好各類電子文件的收集歸檔。其次，高校檔案各級主管領導要對電子文件歸檔管理過程中出現(xiàn)的技術難關投入充裕的經(jīng)費。最后，完善電子文件歸檔管理制度。在OA系統(tǒng)下，高校要依據(jù)我國有關電子文件管理的相關法律法規(guī)，以及電子文件存儲特殊性、信息易變性、形式多樣性的特點，結合自身實際制訂電子文件歸檔規(guī)章制度。比如，《電子文件材料收集范圍和保管期限表》《電子文件歸檔細則》《電子文件管理規(guī)范》《電子文件的利用工作制度》《電子文件的保管備份制度》等。在相關制度下，對電子文件歸檔的方法與流程、歸檔部門與分工、歸檔具體要求和責任主體有詳細規(guī)定，還要落實責任制度，確保各項歸檔要求在各部門都能得到嚴格的落實與執(zhí)行，使高校檔案管理走向規(guī)范化、標準化和制度化。

2.加強電子文件歸檔元數(shù)據(jù)收集的齊全性、完整性

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）和《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）規(guī)定，用印、電子簽名是電子文件應歸檔的元數(shù)據(jù)之一。電子簽名在電子文件中的作用在于進行身份認證，數(shù)據(jù)完整性檢驗和抗抵賴。

《中華人民共和國電子簽名法》（2005年首次施行，2015年第一次修正，2019年第二次修正）第三章第十四條，以及2019年《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》（中華人民共和國國務院令第716號）第八條均規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。能夠被視為可靠的電子簽名，依據(jù)《電子簽名法》，須同時符合4個條件，即要具備身份進行認證技術、數(shù)字電子簽名技術、時間戳技術。身份認證可采用權威的數(shù)字證書保證唯一性，數(shù)字證書就是網(wǎng)絡身份證，解決“我是誰”的問題。數(shù)字證書須符合《電子簽名法》《電子認證服務管理辦法》等國家相關標準的規(guī)定。國家工業(yè)和信息化部每年會公布換發(fā)電子認證服務許可證企業(yè)名單，每5年審查予以換發(fā)。數(shù)字簽名技術以密碼為核心技術，采用專業(yè)電子簽章軟件確保。時間戳技術利用數(shù)字證書與簽名內(nèi)容進行哈希運算，確保及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容被篡改。

電子印章是電子簽名的圖形化顯示，以密碼技術為核心，將數(shù)字證書、簽名密鑰與實物印章圖像有效綁定，實現(xiàn)各類電子文檔完整性、真實性和不可抵賴性。 要想使之與實物印章具有同等的法律效力，取決于電子印章的廠家有沒有用依法設立的第三方運營的數(shù)字證書。

民大OA系統(tǒng)目前電子印章合作的廠商是重慶軟航科技有限公司，但軟杭沒有使用第三方的數(shù)字認證服務機構的數(shù)字證書，故電子印章和個人簽名只是圖片式的，印章和簽名的屬性不能顯示“我是誰”、簽發(fā)者、頒發(fā)機構、數(shù)據(jù)抗抵賴的時間戳等信息。經(jīng)咨詢陜西省數(shù)字證書認證中心（陜西省印章服務中心），只有用數(shù)字認證服務機構的u-key把數(shù)字證書寫進現(xiàn)有的電子印章系統(tǒng)，才是合法的。個人簽名手機端可以發(fā)云證書，打包收費。PC電腦端可做云證書，也可發(fā)實體的。相關具體事宜還需校辦、網(wǎng)絡中心、圖書館專門研究考察可行性。

3.電子文件管理實現(xiàn)“雙套制”向“單套制”轉變

如前所述，在開展電子文件管理初期，“雙套制”有利于電子文件歸檔管理工作。隨著信息化進展，電子文件管理實踐的推進，“雙套制”管理的弊端越來越凸顯。在國際上，美國、加拿大、澳大利亞、英國、丹麥、芬蘭、新西蘭等國對電子歸檔管理已逐步實現(xiàn)“單套制”的管理模式。在我國，一些省市地方政府對電子公文、一站式行政審批電子文件等開展了全流程電子化管理，取得良好收效。公共服務行業(yè)中，對電子稅單、電子病歷、電子證照、電子訂單、電子合同、電子發(fā)票等進行了單軌制管理探索。比如，2015年以來，上海自貿(mào)試驗區(qū)開展了電子文件歸檔和電子檔案單套制管理模式探索，并逐步推廣實施。國家開發(fā)銀行開展的助學貸款合同電子化和業(yè)務流程無紙化試點工作大大提高了信貸效率和管理水平，學生可在4分鐘內(nèi)完成在線貸款，每年減少合同套打用紙1500萬張，節(jié)約檔案庫6000平方米等。新形勢、新實踐推動了國家開始推出電子文件單套制管理政策。國家檔案局2016年發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點” 2016年8月修訂發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）也取消了雙套制歸檔要求。

面對電子文件歸檔單套制管理的新趨勢，顯然，我國高校目前大多數(shù)檔案部門的“雙套制”已經(jīng)跟不上電子文件發(fā)展的新形勢要求，因此我國高校應積極借鑒國內(nèi)外“單套制”管理經(jīng)驗，貫徹執(zhí)行國家新政策，并結合本校的發(fā)展實際，積極與相關政府部門加強溝通與協(xié)作，推動本校電子政務和信息化發(fā)展，加強校內(nèi)辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接，加強檔案部門與校內(nèi)其他部門間的溝通合作，只使用電子文件，并進行電子文件歸檔管理，減少紙質等資源的浪費，實現(xiàn)科學歸檔。

4.實現(xiàn)跨部門、跨流程組合文件關聯(lián)的途徑

如前所述，OA 系統(tǒng)產(chǎn)生的某些電子文件之間有這樣或那樣的聯(lián)系，所以 OA 系統(tǒng)的歸檔功能要同時滿足單份文件和組合文件的歸檔需求。對于民大跨部門、跨流程的文件實現(xiàn)組合歸檔的技術瓶頸，急需檔案部門、學校網(wǎng)絡中心、校辦、OA系統(tǒng)軟件公司、檔案管理系統(tǒng)公司等多部門溝通協(xié)作研究。可借鑒其他單位一些成熟的經(jīng)驗做法。比如，可在歸檔文件申請單上設一個“文件類型”選項，設置一個組合文件歸檔的啟動開關“組合”，啟動“組合”，“關聯(lián)文件”按鈕自動顯示。點擊“關聯(lián)文件”出現(xiàn)查詢窗口，選擇與歸檔主文件相關聯(lián)的文件，確認后，關聯(lián)文件的文號和題名自動添加到歸檔信息窗口中，歸檔時主文件和關聯(lián)文件自動打包向檔案系統(tǒng)傳輸。在查詢時，實現(xiàn)主文件和關聯(lián)文件與歸檔信息之間雙向查詢。

5.提升檔案工作人員有關電子文件歸檔管理的業(yè)務水平

檔案工作人員是電子文件歸檔工作的直接操作者，能力高低直接影響著檔案管理水平、服務質量和工作效率。首先，檔案工作人員要深入學習電子文件管理的全套理論、技術方法，做好電子文件檔案歸檔各項工作。其次，檔案工作人員還要具備一定的計算機技術、通信網(wǎng)絡技術、設備維護能力等。最后，高校以及檔案管理部門要定期舉辦各種業(yè)務培訓班，使檔案工作人員更好地認識和掌握新形勢下電子文件歸檔的理論知識和實踐操作規(guī)范，在檔案信息化建設中發(fā)揮更大作用。

總之，電子文件歸檔是新形勢下高校檔案管理工作的重點，是檔案信息化建設的重要組成部分。電子文件歸檔管理技術性更強，需要檔案管理部門、網(wǎng)絡信息部門、電子文件的形成部門聯(lián)合管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，相互滲透，發(fā)揮優(yōu)勢，使電子文件歸檔工作成為一體，將有利于加強全校電子文件歸檔管理工作的科學可行的有序化提升。

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[4]劉 賀.OA系統(tǒng)電子文件歸檔控制措施[J].蘭臺世界，2018

（作者單位：西藏民族大學圖書館）

基金項目：本文為西藏民族大學校內(nèi)科研項目《高校照片檔案的收集管理和利用研究》（項目編號：19MDY06）成果之一。

作者簡介：鞏君慧（1980-），女，漢族，陜西周至人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理與利用服務;趙曉紅（1968-），女，漢族，河南洛陽人，本科，副研究館員，研究方向：圖書情報、檔案管理。