事業單位人事檔案規范化管理的重要性分析

阿日古娜　張慧榮

摘 要：本文詳細介紹了事業單位人事檔案內容，并且充分結合事業單位人事檔案管理重要性，通過介紹信息化管理水平、企業管理意識、管理人員能力等相關問題，進一步總結出事業單位人事檔案管理發展策略。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;核對制度;人事任命

人事檔案管理是目前事業單位運轉與發展流程中的重要組成內容，直接影響事業單位的安全、穩定發展。因此，在事業單位人事檔案管理過程中，應該積極轉變管理思想和理念，引進全新管理技術手段，從根本上優化人事檔案管理核心質量水平，進而不斷推進人事檔案向標準化、系統化方向發展。

一、事業單位人事檔案內容

在事業單位建設過程中，構建完整、系統的人事檔案管理結構體系是確保其規范性的關鍵因素，其基礎內容一般包含以下幾個區域。

1.材料歸檔區域

在事業單位人事檔案建設流程中，需要將新形成的檔案材料和文件進行歸類處理，其檔案歸檔主要流程為：首先，需要針對人事檔案材料進行種類劃分和區分，進一步觀察人事檔案信息是否符合檔案歸屬實際要求;其次，材料歸檔需要根據員工以及崗位檔案材料基礎屬性、材料內容以及人事檔案材料應用方向進行詳細研究，進一步明確檔案具體位置;再次，事業單位人事檔案在歸檔制度操作時，需要針對事業單位人事檔案管理目錄相關材料進行補錄，從而有效確保材料歸檔科學性和合理性;最后，將全新材料全面歸納進檔案內容中。

2.檢查檔案核對制度

在事業單位人事檔案制度核對過程中，應該詳細檢查人事檔案的完整性和系統性，最終成為確保人事檔案完整性的重要技術手段，其中人事檔案檢查內容相對比較復雜多變，不僅包含對人事檔案本身內容的檢查，如檔案本身是否出現遺漏，信息錯誤等相關問題，還應該針對人事檔案所存在的儲存環境進行詳細檢查，如庫房門窗是否完好、儲存環境是否安全等。

二、事業單位人事檔案管理重要性

我國在行政行業的結構體系劃分過程中，事業單位是保證社會穩定和發展的重要環節，為此人事檔案在全新市場結構形勢條件下，無論是管理內容還是管理形勢，其規范性普遍產生了較大的轉變，所以只有事業單位的人事檔案管理環節進行改革和完善，才能進一步適應社會發展變化。除此之外，對于事業單位來說，人事檔案不僅有效記錄了個人的發展和工作表現，一定程度上還記錄了個人的經歷，能夠清晰且完整地將單位內部員工的知識程度、學習經歷、社會閱歷等方面進行詳細分析和了解。除此之外，人事檔案管理從本質上看則是對人事信息的統計、收集、保管以及鑒定等相關工作，因此在事業單位人事檔案管理過程中，提升標準性和規范性成為保證人事檔案運轉質量的重要前提條件。

1.確保信息真實性

在事業單位發展過程中，由于人事檔案環節是展現工作人員工作能力的重要平臺，所以只有構建完整的人事檔案，才能為事業單位提供真實且有效的理論根據。如果在檔案管理過程中，人事檔案無法保證真實性和有效性，那么在人事任命方面會出現各種類型的問題和缺陷。比如，事業單位工作人員對于檔案信息的真實性認知產生缺失，就會造成檔案在填寫以及保存過程中出現錯誤。除此之外，事業單位在信息收集、整理、分析以及保管過程中一旦出現不規范操作，同樣會造成檔案信息失去真實性。

2.充分體現人事問題

在事業單位人事檔案建立過程中，標準化和規范化的檔案管理結構體系，不僅可以讓事業單位各個崗位工作人員充分了解自身工作內容，同時還可以讓人事單位進一步了解各個部門和崗位人員的配備情況，將人力資源所產生的問題直觀展現出來。比如，詳細的人事檔案既讓管理部門充分了解各部門存在人力過剩或者短缺現狀，還可以讓人事管理部門充分了解不同崗位的員工應該具備何種能力，并且將具有專業能力技術人員調整至適合的部門或管理崗位上。

3.規范企業工作

標準化以及規范化的人事管理結構體系往往需要制訂出標準化的績效評定制度，由此可見，事業單位針對崗位評定工作人員績效水平時，會充分考慮崗位工作人員是否能夠勝任工作，進而全面推動和促進事業單位的標準化發展和規范化運行。而對于事業單位人事檔案管理的不斷延伸，管理部門發現在運轉過程中，人事檔案管理制度與各個部門和崗位產生了密切的聯系，為此事業單位在制訂人事檔案管理過程中，需要針對其他工作崗位和制度進行整體管理，全面推動和發展事業單位的規范化發展。

三、事業單位人事檔案管理現狀

1.信息化管理水平不高

隨著互聯網技術不斷發展和優化，事業單位在人事檔案管理過程中使用信息化管理已經成為單位發展的必然渠道和基礎條件，然而現階段大多數單位在人事檔案管理流程中，仍然使用傳統檔案管理方式，無法有效完成人事檔案的信息化管理目標，加上現階段傳統管理模式實際應用過程中，不僅浪費了大量的人力、財力以及物力，也同樣影響人事檔案在建立過程中的精準性、安全性以及完整性，最終導致人事檔案信息失去應有的真實性，人事檔案的保密性以及安全性都無法得到應有保證，阻礙了事業單位的長期發展。因此，有效提升事業單位的人事檔案信息化管理水平，是確保事業單位有序發展的基礎因素。

2.檔案管理意識不強

事業單位在運轉過程中，人事檔案管理相關工作對于事業單位的發展和運轉十分重要，與事業單位的發展聯系十分緊密。然而在事業單位發展過程中，大多數管理部門和領導將重點和精力放在業務拓展和經濟發展方面，最終導致大多數事業單位的檔案管理思維不強，忽視了人事檔案管理和部門的重要意義，致使人事檔案工作人員無法充分意識到檔案的重要作用，造成事業單位人事檔案管理工作停留在表面層次，加上現階段管理部門和檔案工作人員存在敷衍的工作態度，使檔案管理工作無法得到全面貫徹和落實。

人事檔案在真實性以及系統性方面無法得到應有保證，最終失去了事業單位人事檔案存在的意義和內涵，對事業單位工作的正常開展造成了不良影響，嚴重約束和限制事業單位核心發展。

3.管理人員能力偏低

目前，大多數事業單位運營過程中，人事檔案管理人員主要由其他崗位轉崗而來，所以人事檔案管理人員的專業水平不足，大多不具備人事檔案管理的基礎條件，加上有些事業單位人事檔案管理人員的工作態度不夠端正，所以人事檔案管理無法跟上現代化社會發展和事業單位更新效率，以及人事檔案管理的基礎要求。同時，隨著科學信息技術的全面發展，事業單位人事檔案開展日常管理不能單純依靠人力，需要積極引進信息化管理系統以及設備，這從根本上對人事檔案管理人員提出了更高的技術水平要求。由于事業單位人事檔案管理人員大多為兼職，需要長時間的崗位適應，并且流動性較高，不僅影響檔案信息準確性，一定程度上還影響了事業單位管理工作的核心發展。

四、事業單位人事檔案管理發展策略

在現代化社會經濟全面發展過程中，事業單位始終扮演著重要的服務角色，在事業單位發展過程中，人事檔案管理是事業單位管理基礎條件，只有不斷將人事檔案管理模式規范化處理，才能最大程度實現和發揮出人事檔案管理的核心價值和實際作用，全方位、多角度推動事業單位的可持續發展。為此在人事檔案管理和實踐過程中，應該盡可能使用科學、合理的管理渠道和策略，從根本上優化人事檔案整體管理效果。

1.強化檔案管理思維

在事業單位發展過程中，其檔案文件的錄入和管理與事業單位的工作人員產生十分密切的聯系，因此事業單位管理部門應該起到帶頭作用，不斷提高人事檔案工作人員的管理思維和意識。

單位發展過程中，要求每一個工作人員從檔案信息的錄入開始，嚴格遵守人事檔案管理具體要求，從根本上確保人事檔案信息的系統性、完整性以及真實性。除此之外，無論是領導者還是人事管理部門都應該積極、主動地學習和了解先進人事檔案管理結構體系，并且將其有效融合進日常工作結構中，將具備權威性、具體性等相關檔案管理制度積極落實到人事管理制度中，為后續檔案管理提供理論根據。

人事檔案管理工作是一種系統性、復雜性的相關工作，所以在人事檔案文件管理流程中，一旦缺少科學、合理的檔案管理模式，必然會影響人事檔案管理基礎效果。為此，在人事檔案管理以及實踐中，必須重點關注管理意識的提升，充分結合現階段人事檔案管理現狀及實施現狀，不斷優化和完善各種項目制度。

無論是領導管理部門還是基層崗位工作人員，都應該將人事檔案管理放在重要發展目標上，并且以高水平、高層次的負責態度認真對待檔案工作。除此之外，事業單位人事檔案開展日常管理過程中，管理部門還應該將人事檔案管理結構制度更加直觀展現，其中無論是檔案管理人員還是檔案使用人員，都應嚴格按照規章制度實施人事資料收集，依托人事檔案規章制度優化管理，進一步提升制度的使用和操作安全性，進而以清晰明了的人事檔案管理模式全面提升管理效果和質量水平。同時，事業單位在人事檔案管理和執行制度建設時，還應該積極貫徹和落實權利與崗位責任思維，將標準化、規范化管理工作與個人績效考核相互結合，從根本上提升人事檔案管理部門基礎建設水平。

2.合理開展人才引進

在事業單位人事檔案管理過程中，需要進一步引進先進的檔案管理制度和專業技術人才，為事業單位的管理工作和規范化操作提供新思想和新動力。有效擺脫傳統管理思想的約束和阻礙，制訂出人事檔案管理制度全新目標。除此之外，事業單位引進先進結構體系和人才的同時，還需要不斷強化對現有人員的技能培訓和理論知識提升，進而確保事業單位人事檔案管理水平的有效提升。

3.充分了解管理問題

完善人事檔案管理結構體系需要根據事業單位實際情況進行，因此事業單位的人事檔案管理人員應該深度了解其可能存在的問題和不足，從而根據事業單位各個部門以及基層崗位員工實際情況，制訂出符合事業單位發展目標的人事檔案管理結構制度。除此之外，人事檔案管理制度在制訂過程中，可以從錄入、調取、歸檔等方面詳細開展，其制度主要面向的對象是檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人。人員是重要的基礎元素，如果檔案管理人員綜合素質不高，缺少管理意識和思維，就無法有效提升人事檔案管理的標準性和規范性。所以，事業單位在人事檔案管理實踐過程中，應該重視檔案管理人員綜合素質的有效提升，以此作為基礎，積極打造專業性的管理團隊。其一，在事業單位人事檔案建設和管理過程中，應該積極提升檔案管理人員的綜合素養，并且充分結合管理實踐搭配專業的技術人員，進一步強化管理人員的崗位技能培訓和理論知識教育等相關方面;其二，事業單位人事檔案管理過程中，事業單位還需要構建出具有專業性的管理團隊，尤其在提升和優化員工綜合素養的同時，還應該重點培養政治基礎素養和管理素養，進一步促使檔案管理人員完成人事檔案合理性。

4.提升檔案管理效率

隨著現代化信息技術的不斷發展，越來越多的事業單位逐漸開始引進數字化人事檔案管理技術手段，進而保證人事檔案管理的順利開展，并且經過一段時間的技術優化和完善，取得了一定程度的經濟效果，使事業單位中人事檔案管理結構水平得到了有效提升。因此，事業單位在人事檔案管理部門建設過程中，需要使用科學技術水平建立全新人事檔案信息庫，最大限度縮減人事檔案管理流程中不必要的環節，盡可能縮短檔案管理流程，降低人事檔案管理時間損失，從根本上推動檔案管理工作核心發展。

5.完善信息化建設

在事業單位人事檔案管理和實踐環節上，需要進一步提升和完善人事檔案管理的規范性和標準性，不斷展現人事檔案在事業單位的重要價值，為此應該不斷推動信息化基礎建設，全面貫徹和落實檔案管理信息和數字化整體進程。其一，事業單位在人事檔案建設過程中，需要將傳統紙質檔案轉化為數字化檔案，有利于人事檔案在日常管理中的統一性、高效性以及便攜性。同時，有利于檔案的共享以及應用。其二，事業單位的人事檔案建設還應該構建出安全級別和技術水平相對較高的內部信息管理系統，通過相關權限的設定來實現人事檔案的調閱以及利用。

五、結束語

由此可見，在事業單位人事檔案部門建設過程中，人事檔案管理是事業單位各項管理的重要基礎內容，為此事業單位想要進一步在人事檔案管理實踐環節上取得成效，就應該積極開展和實現標準化、規范化管理，進一步提升人事檔案管理的質量水平，全面貫徹和優化人事檔案管理專業素養，不斷提升人事檔案管理的整體水平。

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【作者單位：1.中共鄂托克前旗委員會統一戰線工作部（鄂托克前旗黨外代表人士聯絡服務中心）;2.內蒙古鄂爾多斯市鄂托克前旗退役軍人服務中心】

作者簡介：阿日古娜（1984-），女，蒙古族，內蒙古鄂爾多斯人，本科，研究方向：檔案管理;張慧榮（1983-），女，漢族，內蒙古鄂爾多斯市鄂托克前旗，本科，研究方向：檔案管理。