醫院辦公室檔案管理規范化建議

摘 要：醫院是服務社會大眾的醫療服務機構，其規模相對較大、工作量也比較多，因此醫院管理工作是其穩定有序發展的根本。在醫院管理中辦公室檔案管理又是其重要組成部分，如醫院歷史檔案資料、會議記錄資料、各科室檔案材料等都需要經由辦公室檔案管理人員進行有序管理。辦公室檔案管理的質量對醫院的整體管理質量具有直接的影響。在新時代背景下，醫院對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，以往的管理辦法無法滿足當下的檔案管理需要，因此需結合醫院管理實際，對辦公室檔案管理工作加以完善和改進，提升其管理的規范性和優質性，才能夠為檔案的使用人員提供便利。本文對醫院辦公室管理工作的實際情況進行分析，探究其規范化管理的有效途徑，為相關工作人員提供建議參考。

關鍵詞：醫院辦公室;檔案管理;規范化;建議

醫院辦公室檔案管理工作面向醫院的整體管理需求，對歷史檔案、會議記錄、科室檔案等多項信息資料進行整合與管理，將其按照不同的性質和用途分類歸檔，不僅方便醫院管理者和相關信息使用者的使用需要，并且合理的檔案管理工作對于醫院的有序運轉和規范發展也起到積極作用。現階段，醫院對辦公室檔案管理工作的重視度還不夠，因此在實際工作中還缺少一定的規范性，對檔案信息資料的應用產生影響。改進辦公室檔案管理的工作形式和工作措施，規范和完善辦公室檔案管理，適應新時代對醫院發展提出的要求，提升醫院辦公室的檔案管理服務質量和效率。

一、醫院辦公室檔案管理規范化的必要性

1.滿足醫院醫療服務的改革需求

現階段，在社會和經濟全面發展的背景下，各行各業都面臨改革需求，其中醫院同樣也需要順勢進行改革，以便于更好地適應社會的發展，滿足人們的現代醫療需要。推進醫療服務改革中醫院管理工作是改革的重點，其中檔案管理是不可忽視的一部分內容。通過開展落實醫院辦公室檔案管理工作，滿足醫院醫療服務的改革需求，以辦公室模式綜合管理醫院運行過程中產生的檔案資料，使其醫療服務工作得以有序進行，并有據可依。同時，有序推進醫院辦公室檔案管理工作，不僅能夠滿足醫療改革內在要求，而且可以提升檔案管理水平，還能夠提高醫院的整體管理水平，為就醫患者提供更好的醫療服務。對此，醫院管理層在改革發展需求下要提高對辦公室檔案管理工作的重視，不斷優化其管理工作模式和方法，充分運用各種措施，打造高質高效的辦公室管理模式，為醫務人員和患者提供質量、效率更高的醫療服務。

2.提升醫院醫療服務水平

提升醫院醫療服務的水平是醫院推進改革的主要目的，并且對于醫院整體管理成效具有促進作用。當醫院的醫療服務水平提升后，其社會效益，即對人們的健康保障效能也會隨之提高，為社會公眾提供更好的醫療服務和治療。醫院辦公室檔案管理是提升醫院醫療服務水平的途徑之一，通過對各科室檔案資料的整理匯總，以及對各項會議記錄的存檔，可以為醫療工作積累更多的實踐經驗，為醫療科研工作提供真實有力的數據支撐，進一步推動醫院醫療事業的研究發展，為醫療服務質量的優化奠定基礎。另外，辦公室檔案管理也負責對醫院文件流傳情況的存檔以及對醫院歷史檔案資料的收集存檔，合理有序的管理工作同樣能夠助力醫院醫療服務的質量提升。比如，資料使用者需要使用某項檔案時，如果已被其他人員所使用，這時辦公室管理人員就可以直接查詢其流傳情況，方便其對文件資料的獲取。

3.醫院缺乏對辦公室檔案管理的重視

從醫院目前的運行管理現狀分析來看，在所有檔案管理工作中，醫院管理者更加側重于對病例檔案和人事檔案的管理，將檔案管理與具體的業務和人員職級相聯系，而忽視了對醫院歷史檔案資料、會議記錄資料、科室檔案資料等信息管理的重視，導致醫院辦公室檔案管理工作的質量和效率較低，不夠規范。并且，由于辦公室檔案管理工作的不規范，容易將其所管理的各種信息資料混雜在一起，既沒有做好檔案的明細歸類，也沒有做好檔案的完整歸檔，當使用者調用檔案遇到難題時，就會制約檔案資料應用價值的發揮，也會對醫院的運行發展產生不利影響。因此，探討辦公室檔案管理的規范化建議是非常必要的，明確規范辦公室檔案的方法措施，為檔案管理員提供詳細的工作指導，發揮辦公室檔案管理工作的現實價值，提高其管理質量。

二、醫院辦公室檔案管理中存在的問題

1.檔案管理方法應用不當

醫院在辦公室檔案管理中依然存在運用傳統方式的情況，其耗時耗力，且工作效率無法滿足真正的管理需要，限制了辦公室檔案管理工作的開展。并且，在傳統管理模式下，對檔案的處理方式比較松散，不夠集中，在檔案資料的歸類、歸檔、立卷等環節中都存在問題，難以發揮檔案應用的實際價值。雖然有的醫院也引入了現代化檔案管理方式，如計算機系統的運用，但工作人員對其操作性不強，缺乏智能化檔案管理的專業操作技術，在實際管理工作中時常出現技術問題，影響到檔案管理的有效性，不利于辦公室檔案管理工作的現代化發展。

2.檔案資料收集缺少篩選環節

辦公室檔案管理工作人員負責對醫院的檔案資料進行收集整合，由于醫院是持續運轉的，因而其檔案資料也是不斷增多的，如會議記錄方面的資料信息是隨著會議開展次數而愈來愈多，但并不是所有的資料都是有價值的。如果在資料信息中存在一些以往的數據資料以及不具備使用價值的信息，這些資料就無保存意義，不需要進行歸檔。但實際上，在辦公室檔案管理工作中，由于工作人員的資料篩選意識不強，將收集的所有資料都作為處理對象，導致檔案內容過于繁雜，既影響使用者的檔案調取使用，也在一定程度上增加了檔案管理人員的工作量，制約辦公室檔案管理工作效率的提升。

3.檔案通訊員工作積極性較低

在醫院檔案管理工作中部分檔案通訊員的工作積極性較低，作為檔案管理的主要負責人員，其工作態度直接影響到辦公室檔案管理的質量。相比于醫院的其他業務工作而言，辦公室檔案管理工作具有一定的枯燥性和重復性，長期在辦公室中處理檔案資料容易造成工作人員興趣降低，因而在工作中出現懈怠，并且隨之會引發工作失誤，如在檔案分類和歸檔等工作環節中出現問題，影響辦公室檔案管理質量。此外，檔案通訊員的專業性不足也會影響其工作積極性，如當工作人員沒有掌握相應的檔案管理知識和技巧時，其在工作實踐中的就會遇到各種各樣的問題，不斷地向其他人尋求幫助，久而久之失去工作信心，致使辦公室檔案管理質量下降。

三、醫院辦公室檔案管理規范化建議

1.合理選擇檔案歸檔和立卷方法

醫院辦公室檔案管理工作中應選擇合理的檔案收集和歸檔方法，做好對檔案的分類，以提升辦公室檔案管理的規范性。

一是應確定各項檔案資料的收集時間，注重資料的日常積累。例如，以月為單位對文件資料進行定期整合收集，避免時間過長造成資料容積，確保資料收集的延續性。對日常性的資料文件，如各個科室的檔案資料應隨時處理收集，防止檔案文件的遺漏。

二是應嚴格做好檔案資料的登記工作，對于會議記錄、各科室資料等都一一登記，包括文件名稱、存檔時間以及所涉及的人員等信息，方便檔案的查閱。

三是對所收集的檔案文件進行仔細檢查，包括對文件完整性、有效性的檢查，保證原文件資料全部收集完畢，并確定同一事項的文件集中在一起。

四是對所收集檔案進行分類，先按照檔案文件的性質進行分類，如按照醫院歷史、科室文件等標準劃分為專門存檔醫院發展歷史的卷宗以及專門存檔科室文件的卷宗，其中科室文件再繼續按照不同科室進行細分，如呼吸科、門診科、外科等。之后，按照時間順序將所分類的檔案進行時序整理，更易于檔案查閱使用。

五是完成立卷，妥善保管。將檔案資料分類整理后，對完整檔案進行裝訂和裝盒處理，放入檔案柜;而尚未收集完整的檔案也放入文件盒中進行儲存，隨著文件的逐漸完整補充到文件盒中，待收集完整再進行裝訂處理。

信息化管理設備和軟件如今已被應用于辦公室檔案管理中，在對紙質檔案的收集和歸檔管理工作中，同時將所涉及的信息轉化為數字形式儲存在計算機系統中，按照信息技術的管理操作對各項檔案資料進行記錄、分類和歸檔。

2.有序篩選有價值的檔案材料

辦公室檔案管理雖然是針對相關資料文件的收集歸檔工作，涉及的信息量較多，但并不是所有的檔案文件都需要歸檔立卷，其中包括有保存價值和無價值的，管理人員在工作實踐中應有序篩選其中有價值的檔案資料，并對其進行處理。那么應該如何判斷檔案信息是否具有存檔價值呢？通常從以下幾個方面進行判斷分析：首先，從檔案文件的來源、內容和形式等方面評估其保存價值。例如，以醫院歷史檔案資料為例，它是隨著醫院的發展建設而逐步積累形成的，其中記錄了醫院從最初建成直到現在規模的全過程，而歷史檔案資料中不僅包括文字性敘述，還包括圖片和視頻等形式的記錄，是醫院發展的歷史見證。歷史檔案資料的歸檔管理可以豐富院內文化內涵，利于拓展醫院對外宣傳的交流渠道。其次，從不同主體對檔案的使用需求評估其保存價值。比如，想了解醫院呼吸科的季度工作情況和業務情況，需要瀏覽和查閱外科科室的檔案資料，從中獲取信息;又如，研究醫院黨委會關于醫院黨建工作所商討的情況，需考查黨委會的會議記錄以獲得信息。

3.充分調動檔案通訊員工作積極性

辦公室檔案管理也是醫院整體管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作要從工作人員出發，提高其工作能力和專業性，更好實踐于檔案管理工作之中。醫院領導層需積極組織檔案管理人員參與專業培訓，為其提供學習專業檔案管理技能的機會，掌握扎實的檔案管理知識，用規范化、專業化的手段執行檔案管理工作，有效提升辦公室檔案管理質量水平。強化檔案管理人員的專業性還要構建一支足夠專業的檔案管理隊伍，由外部管理機構對其開展專業指導，整體提高管理人員的專業能力，從而保證檔案管理工作的順利推進。同時，要充分調動檔案通訊員的工作積極性，最有效的方法就是創新傳統管理方式，積極引用信息化檔案管理系統，轉變工作模式，讓檔案管理人員借助于智能化方式完成對檔案資料的錄入、整理分類以及保存工作，并與其他部門做好信息對接溝通，如在各科室中同步設置信息管理系統，實現對科室檔案資料的實時記錄與對接，再傳輸至辦公室檔案管理系統中，達到更精準的管理自動化，簡化檔案通訊員的工作量，進而調動其工作積極性。

4.科學明確各類卷宗的保存年限

對于所歸檔整理的各項卷宗還需加強規范管理，不同檔案的保存價值不同，由此也決定了不同檔案的保存年限不同。在醫院辦公室檔案管理工作中，工作人員需科學明確各類卷宗的保存年限，及時處理失效文件，不僅可以提升其管理規范性，還能夠減少檔案處理工作量，讓辦公室檔案管理更加有序。不同類別的檔案卷宗保存年限有所不同，如醫院黨組織工作計劃和工作總結的年度文件通常為永久性保存;黨小組工作計劃和工作總結至少保存10年;醫院專項工作會議記錄至少保存30年;醫院重要行政會議記錄和會議紀要為永久性保存;而醫院歷史資料則需延續性的永久保存。此外，其他類別的檔案卷宗也需按照相關標準進行保存和處理。

5.發揮辦公室檔案管理的指導作用

為進一步提升辦公室檔案管理的規范性，需做到“物盡其用”，將所歸檔的檔案文件應用在必要的方面，充分發揮辦公室檔案對實際工作的指導和借鑒作用。而發揮辦公室檔案的應用價值，要求檔案管理人員必須掌握規范的檔案查詢和調取方法，以黨委會或者辦公會的會議記錄為例，其一般具有機密性，特別是關于醫院發展和建設方面，這些內容僅為部分人員所使用，而其他基層人員不具備獲取該項檔案的權利，對此應確保在有效保密的情況下查閱檔案。檔案管理人員認真核對查閱檔案的人員信息，了解其檔案應用目的，在完整登記以及信息符合的基礎上再為其提供檔案文件。若使用信息化檔案文件，應在檔案管理系統中設置加密機制，按照檔案的機密等級賦予不同工作人員不同的檔案查詢、調用權限。此外，為更快速調取出所需檔案文件，應將各個類別的檔案做好標記，紙質檔案柜上標明文件事由和保存時間，方便使用者直接用事件或者年份時間進行索引;電子類檔案文件則可以直接通過鍵入搜索方式按照文件事由和年份進行索引，并且也可以將紙質檔案信息與電子檔案信息相結合，在電子檔案之后標明紙質檔案的保存位置，方便快速索引查閱。

四、結束語

綜上所述，社會和經濟的發展推動了醫療事業的發展，醫療服務改革是當前醫院發展的重要任務之一，在醫院改革進程中檔案管理是不容忽視的改進要點，完善并規范醫院辦公室的檔案管理工作，既滿足醫院改革的需求，也有益于提升醫院服務的質量水平。從醫院辦公室檔案管理工作的實際實行情況來看，一些突出的問題影響了其規范性，并間接影響著醫院的服務水平。對此，需要從現實角度考慮積極完善辦公室檔案管理工作，達到規劃管理的目的。合理選擇檔案歸檔和立卷方法、有序篩選有價值的檔案材料、充分調動檔案通訊員工作積極性、科學明確各類卷宗的保存年限、發揮辦公室檔案管理的指導作用，真正規范醫院辦公室檔案管理工作，提升醫療服務質量，推動醫院現代化發展。

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（作者單位：濰坊市人民醫院）

作者簡介：梁婷（1984-）女，漢族，山東濰坊人，研究生，檔案館員，研究方向：醫院檔案資料管理。