瑚小雪
(佛山市南海區圖書館,廣東 佛山 528200)
2021 年6 月10 日,文化和旅游部發布的《“十四五”公共文化服務體系建設規劃》(以下簡稱《規劃》提出“推進公共圖書館功能轉型升級……探索創新基層圖書館運營模式,結合總分館制建設,試點推進建設一批管理先進、特色鮮明、與社區融合共生的主題性閱讀場所。”《規劃》保持了政策延續性,明確要求“深入推進城鄉公共文化服務標準化建設”,形成有機統一、相互銜接的標準體系,是根據國家“十四五”發展規劃總體要求,結合圖書館事業發展實際做出的一項重要政策部署。值得關注的是,公共圖書館服務體系建成之后,運營管理很關鍵,其中的圖書配送服務網絡化建設更是重中之重,它極大地拓展了公共圖書館的服務空間,無論在服務深度還是廣度上都提供了無限延伸的平臺[1]。在《規劃》背景下,如何在保障配送效率和準確率的前提下,盡可能地降低圖書配送過程中的各項人力、物力、時間成本將是衡量一個圖書物流管理體系的關鍵要素。
作為一名基層圖書館工作者,筆者參與了佛山市南海區圖書館總分館制的創新實踐,見證了總分館制創建以來的各種發展與變化。不同于以往同類研究成果以新華書店、出版社、物流公司、農家書屋等為研究對象,主要研究路線規劃、物流技術、網絡布局等內容,本文以佛山市南海區圖書館總分館為研究對象,研究基層圖書館圖書配送模式、對圖書館服務效能發展的影響、面臨的挑戰及一些影響圖書配送可持續發展的因素等。希望本文的研究可以引起學者對基層圖書館圖書配送工作的探討和思考。同時,受新冠肺炎疫情影響,2020年1月至今,因疫情防護需要,南海區圖書館總館和各鎮街分館限制進館人數,大部分讀書驛站處于關閉或者限時段關閉狀態,這一時期屬于非正常運營階段,數據暫不納入本文的統計范圍。
2015年11月24 日,吳理財在《人民日報》發表文章提出“增強公共文化服務的可及性,所謂可及性是指民眾與公共文化服務之間的‘適合度’,即是否便于服務對象享受服務。”[2]圖書館實施“互聯網+物流”圖書配送服務模式恰好是為了適應新時期讀者行為習慣、滿足讀者多樣化的閱讀需求,從物理距離上縮小了圖書館的服務半徑,在一定程度上解決了我國人均圖書館數量過少、借閱不便的難題,增強了圖書館服務的可及性。
隨著我國居民住宅“社區化”的發展,人們日常活動中心逐漸由家庭轉移到社區,而現代信息技術、服務網絡的發展,使得傳統圖書館的服務方式已經不能滿足人們對知識和文化的渴求[3]。以遍布區域內的圖書館網絡體系為基礎的圖書配送在很大程度上突破了圖書館傳統借閱服務的時空限制,有效地盤活了一個地區的圖書資源,讓圖書以物流的形式“動起來”,實現了人們隨時可以在家門口看到新書的愿望,從而有力推動了公共圖書館圖書借閱從被動服務向主動服務的轉變,極大地提高了圖書館的服務效能。
長期以來,公共文化服務面臨的一個最大難題就是基層服務問題。與城市形成鮮明對比的是,一些基層文化站地理位置偏僻,設施設備陳舊,而且圖書館的服務內容也相對單一落后,難以引起基層群眾的興趣。圖書配送工作使得市、區圖書館的資源源源不斷地向鎮街、社區流動,為基層公共文化服務注入新鮮血液,解決了群眾“找書難,看書難”的問題,讓群眾在家門口就可以借閱自己喜歡的書,真正實現了將公共文化服務送到“最后一公里”。
圖書館是非營利的公益性社會機構,經費主要來源于地方財政撥款。如果要采用物流方式配送圖書,要先考慮物流費用占整個圖書館經費預算的比重,再考慮地方政府財政是否能夠承擔這筆費用。近年來,隨著勞動力工資和交通運輸費用的日益上漲,圖書配送成本逐年上升,如果不能合理控制圖書配送成本,必將影響圖書館服務的可持續性發展。
由于體制機制原因,縣(區)級圖書館的人員編制較少,即使近幾年政府新設了輔員崗位,但是相對每年城市總人口的增長和文化需求來說,圖書館工作人員的數量是遠遠不夠的。雖然目前多數圖書館物流配送都是由第三方物流公司負責運營,但前期許多工作還是需要圖書館員來承擔,從接受委托、查找圖書、取書、辦理借書、交給物流公司等過程,都會增加圖書館員較多的工作量。隨著服務項目的增加,相應的咨詢、接待等服務的工作量也會增加。這些工作如果沒有做好,圖書配送服務就容易出問題。
圖書館擁有自己的文獻管理系統,物流公司也有自己的作業流程,要實現兩者的成功對接,目前在技術上已不是問題,但若要在短期內形成一定的規范和標準還是有一定難度,需要雙方在長期的實踐中不斷磨合、檢驗和調整。另外,受人員、時空等方面的限制,圖書館對物流公司的實時作業質量監督也存在一定的難度,如果不能有效監督,就會造成讀者對圖書館服務的不滿意,需要在日常工作實踐中不斷完善。
為了保證圖書館通借通還服務的順暢運行,一些圖書館會根據成本最小化的原則,考慮圖書館的地理位置,將圖書館按照區域分組,精心設計若干條配送路線,各配送路線覆蓋范圍內的各圖書館會每天被配送一次。一般而言,配送路線會根據配送量的變化每兩年或三年調整一次。這種圖書配送模式以美國芝加哥圖書館、紐約皇后區圖書館及加拿大多倫多公共圖書館等為代表。優點是因圖書配送路線相對固定,圖書運轉速度較快,缺點是配送成本較高。
國內圖書館系統建設經費大多由各級財政負擔,市圖書館的經費來自市財政,區圖書館的經費來自區財政。為了解決圖書通借通還問題,一些圖書館實行“分散一共建”的模式,即區圖書館的經費一部分上交到市圖書館用于建立通借通還館藏,一部分留給自己用于建立自有館藏[4]。當一個圖書館接收到不屬于本館的通借通還圖書時,會將其分揀打包,負責通借通還配送的工作人員會定期打電話詢問書籍的數量,達到一定數量的時候會到該館取書送到市圖書館,并將市圖書館收集的該館圖書送回。這個“取走”和“送回”的頻率一般不固定,有時一周一次,有時一周兩次,也可能兩周一次[5]。這種圖書配送模式以上海市、北京市、深圳市等公共圖書館服務體系為代表,優點是相對節約了圖書配送成本,缺點是配送時間和配送路線不固定。因為經費問題,與圖書館合作的物流公司也僅僅負責市圖書館與區圖書館之間的配送,區圖書館與街道圖書館或社區圖書館之間的物流配送要由各區圖書館自己解決。
國內公共圖書館領域最早開啟“互聯網+物流”“送書到人”服務模式的是蘇州圖書館。2014年,蘇州圖書館推出了“網上借閱、社區投遞”服務,讀者可以先通過電腦或手機、平板電腦等移動智能終端訪問蘇州圖書館網上借閱平臺,提出借閱請求,圖書館找到圖書后,再通過郵政部門把圖書送到讀者指定的圖書服務點,時間不超過兩天。當郵遞員打開取書箱的門放書時,蘇州圖書館的“放包裹”軟件會自動發短信通知讀者及時取書,讀者憑證刷卡取書,在還書時也可選擇就近到社區分館或者投遞點[6]。該項目填補了國內高端自助借閱服務的空白,在全國甚至全世界處于領先水平,但是因為受體制、政策、資金、設備等方面的限制,目前較難在其他地區推廣。
南海區從2012年開始探索基層公共文化服務體系建設。與國內大多數地區一樣,在圖書館服務改革與探索中,一開始也面臨了區、鎮圖書館資源難以盤活,村居一級的農家書屋服務資源與服務時間不足,未能滿足群眾需求等難題。為了改善供需失衡的狀態,2013年南海區提出建設24小時讀書驛站的創新思路[7]。2013 年7 月建成第一間讀書驛站——萬科金色家園站,至2019年底,全區讀書驛站的數量已經達到186 間。隨著讀書驛站數量的增加,運營管理問題面臨越來越多的挑戰,因此南海區圖書館一直在不斷強化升級“三大中心”(即管理中心、配書中心和編目中心)的職能,三個中心互相協作、相互支撐,共同完成總分館服務體系的運營工作。
南海區圖書館的圖書配送工作由配書中心承擔,主要負責全區讀書驛站中轉書庫的庫藏管理、讀書驛站的日常運營及圖書配送和更換等工作。日常工作包括以下3個方面。
5.2.1 庫藏管理
南海區圖書館總館配書中心書庫目前面積約770㎡,有藏書近15 萬冊,按照圖書入藏時間劃分為區域大流通書庫和區域流轉書庫兩個部分。其中,區域大流通書庫內有區館、市館、鎮街分館以及社區自購書,除按圖書分類編碼順序排列圖書外,還專門設有少兒類書架用于置放校園驛站流通的I類及其他類適合少兒閱讀的圖書,以避免青少年不宜閱讀的圖書流進校園驛站。區域流轉書庫存放的書籍是鎮街分館和社區當年自購的圖書,按規定鎮街和社區購買的圖書先在其鎮街流轉一年后再將其流入區域大流通書庫,最終用于全區讀書驛站圖書的流轉。
5.2.2 圖書配送
為確保每一冊圖書的流動性、讀書驛站內圖書類別的多樣性,流轉書庫書架中設有書籍更換位置標識牌,圖書配送操作人員可根據前一次更換的位置來抽取需要被更換的圖書,并在每次結束配換書后做好更換位置標識牌位置記錄,以方便隨時查閱監督。每一冊圖書從各個鎮(街道)讀書驛站收回到南海區圖書館總館到都要經過入庫、清點、分揀、填表、流轉上架這一流程,遇到破損或書標遺失的圖書,還要進行修補、補打書標、粘貼書標等工序(見圖1)。

圖1 流動圖書入庫流程
同樣,每一冊從南海區圖書館總館配書中心發往鎮(街道)讀書驛站的圖書也有一套完整的流程:配書中心根據大數據分析報告制作出“圖書更換表”、配書人員按更換表要求進行按需撿書、將書籍調撥到各驛站、將圖書分類裝箱、填表、按計劃分送圖書到指定驛站、書籍分類上架及整理等工序(見圖2)。

圖2 流動圖書出庫流程
5.2.3 監督維護
按照圖書館與服務公司的合同約定,服務公司每次在更新圖書的時候,還要負責讀書驛站的環境維護和設備檢查,如果發現有不應該出現在讀書驛站的物品要及時清理,發現有讀者遺失的貴重物品要及時與業主單位聯系,張貼遺失物品認領啟事。若發現讀書驛站有硬件設備損壞或者網絡中斷等問題,要及時通知配書中心負責人維修,以保證在最短的時間內盡快恢復讀書驛站的各項功能。為更好地監督巡檢人員的工作質量,配書中心采取實時監督和遠程監控兩種方式進行管理和監督。首先,在“釘釘”軟件的基礎上制作出可以在PC端和移動端同時使用的程序應用,分別是“驛站巡檢情況監督表”和“驛站巡檢日志表”,其中“驛站巡檢日志表”主要使用功能有“實時定位”“自動統計”“實時拍照”“實時審批”“智能報表”等,管理人員通過上述日志功能在遠程進行實時審批,有效提高協調和監管力度。其次,在遠程監控方面,主要由兩部分組成:一部分是通過巡檢人員上傳的“驛站巡檢日志表”的內容進行核對核實,另一部分是通過螢石云平臺對部分讀書驛站進行視頻監控監督。
5.3.1 突破體制限制,解決資源流動難題
基層圖書館圖書資源流動面臨兩個方面的難題:一是圖書采購經費由區、鎮(街道)兩級政府財政支出,存在績效考核問題;二是圖書配送需要大量的人力、財力、物力資源,存在資源不足問題。為了解決績效考核難題,南海區規定各級政府采購的圖書資源所有權仍然歸各級圖書館所有,通過實行“三統”(即統采、統購、統編)政策,實現了全區圖書資源的科學合理配置,并且規定各鎮(街道)當年采購的圖書第一年只能在本鎮(街道)管轄范圍內流通,優先為本轄區內的居民提供借閱服務,從第二年開始方流入全區大循環書庫,為全區居民提供借閱服務。圖書配送需要的人力、財力、物力資源方面,在總分館服務體系建成后,全區圖書館總分館服務體系內圖書配送所需經費均由區財政支出,由區圖書館總館統一調配、具體負責。這種做法,既有效盤活了圖書資源,也解決了基層公共文化服務薄弱問題。
5.3.2 政府主導多元投入,形成總分館長效發展機制
南海區委、區政府高度重視全區各級公共圖書館的統籌規劃工作,積極構建區總館、鎮街分館和讀書驛站(服務點)等三級總分館服務體系,重點落實南海全區各級政府的主體建設責任。在讀書驛站建設方面,南海區于2016年在《佛山市南海區文化事業發展資金使用管理辦法》中新增了“讀書驛站建設獎勵”,通過“以獎代補”的方式,調動區、鎮兩級財政及企業、社區(村居)和各類機構等社會力量參與圖書館基層服務點(讀書驛站)建設的積極性,拓展建設資金投入來源[8]。據不完全統計,2016—2020年,通過“以獎代補”的方式鼓勵社會參與讀書驛站建設,南海區三級財政共投入讀書驛站建設經費近3 000萬元,補貼基層讀書驛站購書經費超300 萬元,撬動6 000 多萬元的社會資金。在運營管理方面,面向社會購買建后維護、運營、物流等社會化服務,形成政府主導、社會參與、多元投入、協力建設的格局。其中:建后維護涉及的讀書驛站公共責任險、設備維護更新、過保服務等所需經費由區財政和各鎮街財政共同出資;日常運營管理涉及的圖書配書、衛生清潔、安全防衛、應急處理等所需經費主要是區政府財政撥款。通過社會化購買服務的方式,構建穩定高效的第三方物流體系。運營管理每年所需經費,一般會隨著讀書驛站數量的增加而相應的遞增。據不完全統計,2016—2020年,政府投入的運營管理經費已超過1 000萬元。
5.3.3 通過社會化購買服務,解決人員緊缺問題
在圖書配送環節,因配送和更換的圖書數量增加、巡查和維護的站點增加,相應的工作人員數量也需要增加。為了維持總分館正常運營工作,南海區圖書館總分館采取多種人員機制融合管理的方式加強管理。目前,工作人員主要分為三類:第一類是圖書館在職員工(事業編制人員、輔員),區館37 人,分館31 人,共68 人,占比為59%;第二類是通過購買服務項目形式雇傭的從業人員,區館27人,分館0人,共27人,占比為23%;第三類是通過購買服務形式雇傭的專職圖書館人員,區館15 人,分館6 人,共21 人,占比為18%。上述三類工作人員都有相應的招聘制度、人事管理制度、考勤制度和獎懲制度,且每一類工作人員都要進行崗前培訓和每年至少2次的業務培訓。與此同時,南海區還積極引入志愿者管理機制,比如總館和各鎮街分館都有相對固定的“市民志愿者”,校園驛站有“學生館長”,他們通常會參與讀書驛站的日常清潔、整理書架、維護現場秩序等工作,對讀書驛站的運營起到了良好的輔助作用。
5.3.4 根據流通大數據,實現圖書精準配送
由于每個讀書驛站地理位置、周邊環境和讀者群的不同,因而對圖書的配送需求也有較大差異。配書中心會定期根據全區讀書驛站的流通大數據,分析每個讀書驛站的具體流通情況,并針對每個驛站的實際情況,分析該驛站周邊讀者群的特點,制作“圖書更換表”。例如,甲讀書驛站的J類圖書連續好幾個月沒有流通記錄或者是流通次數非常少,而乙、丙、丁幾個驛站這類圖書的流通次數卻比較多,那么管理中心就會建議將該類圖書配送到流通量較大的乙、丙、丁幾個驛站。同時,還要補充在甲驛站因流通量較大而空缺較多的圖書。這種根據流通大數據及時調整配送計劃的舉措,雖然沒有完全匹配個性化需求,但是也在一定程度上實現了用戶需求范圍內的精準配送。
5.3.5 根據固定周期,合理安排配送路線
在圖書配送車輛調度方面,需要根據讀書驛站分布和車輛信息在配送區域劃分后進行車輛的具體安排。在車輛安排完成后,需要根據交通狀況、讀書驛站的具體位置和配送時間來選擇配送路線。按照《南海區圖書館總分館管理辦法》的相關規定,并根據標書要求,中標服務公司以釘釘管理軟件為依托,對全區驛站進行分組分線路執行,以落實讀書驛站的日常巡查維護和圖書配換等工作。在安排巡檢路線時,本著“不走回頭路、組與組之間不交叉”等原則,并根據讀書驛站的地理位置、距離遠近等分布特點,制定了14條巡查線路,每一條路線都有專門的負責人巡查,巡檢人員相對固定。其中:最少的一條線路因為離市區較遠,站點之間物理距離較大,僅分布有8間讀書驛站;最多的一條線路位于市中心,站點之間物理距離較近,共分布有23 間讀書驛站。這樣的路線安排最大程度節省了人力、物力、財力,提高了工作效率。
5.3.6 根據需求實現圖書配送兼顧運營管理
根據中標合同約定,中標服務公司在完成分館及讀書驛站圖書配送和更換的同時,還要負責讀書驛站日常整理和保潔工作,并將沿線各個讀書驛站的實時運營情況進行詳細登記。每個讀書驛站原則上每周巡檢保潔不少于2次,熱門驛站可增加巡檢保潔次數,2次巡檢保潔間隔時間不少于2天;每2周更換1次圖書,更換數量為該驛站總藏書量的10%;每次整理內容包括驛站內外書架書籍整理和環境衛生的清潔、檢測驛站內的設備設施是否能正常運作、張貼更換各種與讀書驛站相關的公告或通知、發現設備損壞或其他異常情況需馬上向管理中心匯報。這些措施為南海區圖書館總分館服務體系的健康持續發展提供了良好的運營保障。
5.4.1 加速了圖書的流轉頻率,提高了圖書利用率
從2017 年下半年開始,配書中心開始采用人工管理與技術管理相結合的方式加強圖書配送工作:2018 年配書中心輪換的書籍共1 891 089 冊,其中驛站圖書配送844 970冊,期刊配送5 595冊,送達各鎮街分館書籍129 934冊,回流書籍816 403冊;2019 年配書中心輪換的書籍共1 992 301 冊,其中驛站圖書配送952 085冊,期刊配送3 619冊,送達各鎮分館57 453冊,回流963 066冊。基于高速流轉的圖書配送,南海區圖書館的服務效能顯著提高。2016—2019 年,全區圖書館進館人數逐年攀升(見圖3),文獻流通量成倍數增長。從2017年開始,隨著讀書驛站數量的增加,讀書驛站的流通量超過總館和7 個鎮街分館流通總量的一半以上(見圖4)。隨著讀書驛站數量的增加,因其便利性和靈活性等特點,導致南海區圖書館總館的流通量出現略微的下降趨勢(見圖5)。2019年,順德區圖書館開始加入佛山市聯合館,盡管如此,南海區的文獻總流通量依然占據25.71%,居佛山市五區之首,其中讀書驛站的流通量是傳統圖書館流通總量的2倍。

圖3 2016-2019年南海區總分館到館人數情況

圖4 2016-2019年讀書驛站文獻流通量占比情況

圖5 2016-2019年南海區總分館文獻流通量情況
通過幾年的實踐,南海區已經形成相對完善的圖書配送體系,實現了南海區甚至佛山市公共圖書館藏書的大循環、大流動,提高了各類文獻資源的利用率,盤活了傳統體制下各級圖書館滯留的文獻資源,有效提升了公共圖書館的服務效能。
5.4.2 減少了意外事故發生的次數,保障了讀者的人身安全
公共圖書館面臨的情況非常復雜,在南海區,讀者只要憑借第二代居民身份證就能夠自由進出讀書驛站,雖然極大程度方便了市民,卻在無形中增加了許多風險。為了更好地解決這一問題,除了加強實時遠程監控以外,圖書配送實行網格化管理,并將日常巡檢工作分成整理清潔和更換圖書兩種模式,有效提高了工作效率和突發事件應變能力。在近年發生的幾起玻璃爆裂事件等突發事件后,網格管理人員均能第一時間到達現場,對現場進行雜物清除、圍蔽,并張貼警示通知等工作,有效避免了二次傷害的發生。
5.4.3 調整了資源構成比例,滿足了讀者個性化閱讀需求
為了滿足讀者的個性化閱讀需求,配書中心根據流通數據報告及時調整資源構成比例,按照讀書驛站附近主要服務群體需求,將讀書驛站分為校園驛站、休閑驛站、產業園驛站三大類,按照類別的不同有針對性地調配圖書,實現讀者需求最大化。例如:以學生為主要服務對象的校園驛站,將會把少兒類圖書由基礎占比25%提升至62.5%;以商業中心或公園為建設中心的休閑驛站,此類驛站會加重養生和藝術類圖書的比例;建設在產業園區內的產業園驛站則會注重工業類書籍的比例;針對位于居民小區的讀書驛站,將會配置更多的養生讀物、兒童繪本和親子教育類圖書。
圖書館圖書配送具有現代物流配送的一般特性,但相對于其他行業而言更為復雜,最突出的特點是環節多、品種多、批量少、需求分散且不確定、圖書生命周期短且具有不可替代性[9]。基于便利性和實際效果等方面的考慮,目前很多圖書館的圖書配送很大程度上還要依賴于人工服務。如今隨著人工費用的逐年攀升,這方面的支出在運營費用上占比很大,再加上車輛消耗、設備損壞等支出,運營成本確實不少。如果當地政府不能持續穩定地提供資金支持,就會直接影響圖書的配送效果,進而影響到圖書館的聲譽。
不同于其他行業,圖書館圖書配送是一個復雜的系統工程,既有管理問題、技術問題還有行業標準化的問題,其中許多問題都是值得研究的難點[10]。由于圖書配送具有環節多、圖書種類多、批量少、需求分散且不確定性等特點,目前對其研究沒有其他行業那么深入,多側重于定性分析和針對具體案例的業務流程優化,因此想要實現穩定可持續發展,就要制定一個系統全面又科學合理的圖書配送管理制度。這項制度既要考慮效率最大化,還要考慮人員配置、節約成本、有效監督等因素。在實際運營過程中,還要根據情況做出適當調整。
圖書館圖書配送物流體系主要涉及業務流程重組、倉儲、運輸、分揀等方面。在保證有穩定持續的經濟來源、有科學合理的管理制度以后,還需要選擇一家相對穩定且有資質的合作公司。圖書館可在權威機構的監督下,通過公開招標,選擇信譽好、服務好的物流公司合作。合作須遵循一定的法規和標準,按照互惠互利、相互依存的原則,簽訂責任書,規定雙方必須嚴格履行各自的職責。為保證服務質量和服務效率,圖書館還要定期或不定期對物流公司進行調查、評估,增強其競爭意識和服務意識,加強風險管理,做好應急預案[11]。
在大數據時代,圖書館的發展需要有與社會發展相適應的高素質專業技術人才做支撐。然而,由于各種原因專業技術人才的供給沒有形成穩定的機制,不能完全通過市場化配置選拔出大數據時代公共圖書館需要的人才,這就導致當前基層圖書館人才隊伍的現狀與人民日益增長的多層次、多樣化閱讀需求出現嚴重的偏差。例如,在圖書配送環節,需要懂現代物流倉儲技術、智能數據分析技術和項目管理技術等方面的人才,缺少這些人才,容易出現費事、費力、費資金的現象,容易“走彎路、走回頭路”。因此,基層圖書館要爭取建立健全人才選拔機制,通過多方位、多途徑引進人才,必要時需要打造“綠色通道”,吸引各類優秀專業技術人才、招納一批領軍人才。
在新的政策背景下,基層公共圖書館要充分利用好當前的有利條件,積極探索,因地制宜地開展圖書配送工作。要想讓圖書在總分館服務體系內高效流動起來,需要構建第三方物流系統,并充分利用云計算平臺為大數據提供的強大的存儲空間和分布式并行計算能力,把總分館服務體系與相關行業數據進行信息融合,找出非關聯數據之間的關聯,進行智能化分析和預測判斷,從而提高圖書配送的操作速度與精準度,以更好地滿足讀者個性化、多樣化的閱讀需求。