基層事業單位往來款管理存在的問題及對策
——以G省B市基層某氣象局為例

王 斌

(浙江省臺州市氣象局,浙江 臺州 318000)

0 引 言

隨著氣象事業快速穩定的發展,氣象工作被各級政府納入重點工作行列。基層氣象部門是國務院垂直管理的事業單位,實行分級管理,雙重計劃財務體制,資金來源渠道多樣,有中央財政撥款、地方財政撥款、上級補助收入、事業收入等。自2019年新政府會計制度實施開始,氣象部門以權責發生制核算單位的各項往來資金,對往來款的核算和管理也提出了新的要求。氣象部門往來款的核算主要包括兩類,一類是應收賬款類的債權資產,另一類是應付賬款類的負債。分別通過“應收賬款”“預付賬款”“其他應收款”“應付賬款”“預收賬款”“其他應付款”等科目進行核算。

由于基層氣象部門財務內部控制建設相對薄弱,資金往來的監督能力不到位,往來款在管理上暴露出種種問題,有的事業單位的往來款像滾雪球一樣越滾越大,掛賬的時間也越來越長,若不及時進行清理,勢必影響單位資金的有效運轉，造成單位會計信息失真，給國有資產流失開了一道門。本文主要論述了事業單位往來款管理中存在的4個典型問題：長期掛賬不清理，往來款未定期對賬，會計核算不規范，質保金逾期未退還。以G省B市基層某氣象局往來款清理工作的實際為例,提出了加強往來款管理的一些對策,同時結合實際工作,提出了往來款信息化管理的設想。

1 往來款管理中存在的主要問題

1.1 長期掛賬不清理

往來款長期掛賬是事業單位往來款管理中存在的最典型的問題。在該次G省B市基層某氣象局往來款清理中發現,往來款的賬齡大部分都在3 a以上,最長的掛賬時間長達17 a。應收賬款類基本上是由疏于催討形成的,有些已經可以確認無法收回的，還一直掛賬未及時清理。例如,2006年發生的一筆經營收入7萬元,發票當年已開,一直沒有積極跟進催收,直至2018年企業負責人死亡破產,企業注銷而無法收回。隨著清理工作的深入,發現有很多債務方以財務管理混亂、詳情不清楚、經辦人已離職或經營不善等等理由為借口賴賬,有的甚至已經破產注銷,事業單位當時有些合同資料也未在會計檔案中詳細記載,無法為司法訴訟提供充足證據,或者事業單位內部的經辦人離任、退休或死亡等原因,導致這類往來款最終因年代久遠或信息不詳等情況形成壞賬、死賬,給往來款的催討和清理工作增加了重重難度。

1.2 往來款未定期對賬

一是事業單位內部業務部門和財務部門未形成定期的“兩兩對賬”機制,未及時溝通核對。在實際工作中業務部門并未建立規范的臺賬,一旦業務經辦人或主管崗位調整,工作交接不清,往來款就形成長期掛賬無人問津。例如G省B市基層某氣象局2015年金額為0.8萬元的服務收入,財務當年開票列入應收賬款科目,此次清理時發現,收據聯未交給對方，尚留在業務部門,導致長期掛賬;二是往來款雙方不對賬,造成往來款掛賬雙方之間的金額不一致,形成債權和債務事實不符。例如,2013年金額為0.28萬元的應收賬款,由于債務方發票遺失,款項未付也未入賬,2014年債權事業單位重復開票并收到了款項,因為雙方不對賬,截至清理日2013年的往來款還掛在該事業單位的應收賬款科目中,造成雙方金額不一致。

1.3 會計核算不規范

一是同一筆往來多頭掛賬,導致實際可以沖銷而未沖銷,如G省B市基層某氣象局在清理中發現,應收賬款名為“×××單位”的掛賬0.5萬元與預收賬款名為“李四”的掛賬0.5萬元實際是同一筆經濟事項,經查實“×××單位”0.5萬元是以“李四”作為匯款人轉入的。二是利用往來科目調節部門收支,如在年終決算時將歸屬于次年的業務收入,通過掛其他應收款科目,提前確認收入,以此達到單位當年收支平衡的現象,而次年該筆業務收入未實際到賬,導致長期掛賬不能核銷。三是核算科目使用不規范,其他應付款科目和應付賬款科目的使用不符合政府會計制度要求,例如未區分工程款、貨款、押金、質保金、存入保證金等會計核算的不同,科目選擇錯誤;同一往來單位的質保金有的掛其他應付款,有的又掛在應付賬款;核銷往來款時未選擇已掛賬科目進行沖銷,例如應該沖銷其他應付款時，錯誤選擇其他應收款進行核算;四是未設置輔助明細核算,導致部分往來款的債務人、債權人信息不明確。

1.4 質保金逾期未退還

事業單位項目建設暫時收取的質保金,按照合同規定質保到期后質保金應退還,而在實際的工作中,經辦部門及經辦人未對項目的進度進行跟蹤,到期未及時辦理退還申請手續,財務部門在核算時未建立往來款的備查賬,質保金到期時未進行核對提醒,造成質保金長期掛賬,給單位帶來了逾期未付的法律風險。如G省B市基層某氣象局2013年的一筆質保金1405.8元至今掛賬未退還。

2 往來款管理存在問題的原因分析

2.1 對往來款管理的重視度不足

基層氣象部門一般在日常的工作中側重業務管理,平時管理層重點關注單位收入和日常的資金需求情況,忽略了對往來款項的監管,認為往來款管理歸計財部門負責,缺乏有效的往來款管理硬性指標,風險意識淡薄;二是單位負責人調整后,經常存在“新官不管舊賬”的思想,對一些歷史遺留的舊賬缺乏重視,沒有充分意識到往來款長期掛賬形成呆賬、壞賬將會給單位造成的不良影響,將會增加單位涉稅的風險,長期積累使得往來款項的清查更加困難,嚴重的甚至會導致國有資產流失。

2.2 單位的內部管理制度不健全

基層氣象部門的內部控制環境較差,對單位的財務制度內部控制體系的建設意識淡薄,更談不上針對往來款的管理制度,平常對往來款監督控制僅依靠國家或地方財政出臺的相關制度,有的單位未結合實際出臺可行的實施細則,有的雖然制定了往來款管理制度,但是執行不到位,內部的核對機制未真正落實到位。

2.3 往來款的監督整改著力不夠

這幾年氣象部門加大了紀檢監督和內部審計的力度,雖然對往來款的清理監督日趨加強,但是由于往來款涉及面廣、量大,開展紀檢監督或內審工作時很難深入取證,對往來款的關注度不高;很多基層氣象部門未認識到問題的嚴重性,對內審提出的“往來款未清理”問題的整改落實不到位,沒有真正地推進往來款清理工作,導致往來款越來越難以清理;紀檢和內審對后續的整改監督和評估措施也未進一步跟進,也是往來款沒有真正“銷戶”的原因之一。

2.4 對往來款會計核算不夠扎實

一是基層氣象部門由于編制的原因,財務人員基本是臨時聘用人員,收入不高,穩定性差,人員經常更換,導致會計基礎工作薄弱,再加上新老會計人員交接時不涉及往來款項的內容,幾次變動造成了往來款長期掛賬難以查清。二是有的財務人員專業素質不高,往來款的科目核算經常使用錯誤,有的財務人員責任心不強,不主動找業務部門對賬,也不積極清理往來款項,導致單位往來款項長掛不清。

3 加強事業單位往來款管理的建議

3.1 增強往來款管理意識

單位領導層應高度重視,增強往來款管理的財務風險意識,全力支持往來款管理工作,要認識到往來款管理是不可放松的工作[1]。明確單位往來款管理的責任部門及各崗位的工作職責,壓實責任,把往來款管理工作納入各個部門年終考核指標,建立“誰經辦,誰負責催收”的應收賬款管理原則和“誰經辦,誰負責申請付款”的應付賬款管理原則。完善事業單位領導離任、會計人員換崗、經辦人員調離的往來款交接制度,避免“現任不理前任舊賬”的現象,防止歷史往來款長期無人問津而形成呆賬、壞賬甚至死賬。

3.2 健全有效的內部控制制度

從制度機制上完善往來款的管理監督,將往來款的管理納入內部控制制度體系建設之中,使會計管理工作流程、方法、要求等制度化、規范化,防止新增不良債權債務[2]。一是要建立往來款分類管理制度,財務部門和業務部門應根據往來款的金額、賬齡、來源、用途以及往來對象的類別和重要程度等標準，做好分門別類的管理;二是要建立完善往來款的詢證對賬制度,單位內部各個部門之間應建立往來款的核對制度,提高“業財”融合的工作機制,財務人員在登記往來賬款的過程中，要加強與業務經辦人員的溝通,全面準確地登記往來賬款的掛賬信息,同時業務部門應該建立獨立檔案,對往來單位的資金營運情況進行審查,做好往來單位的信用評估檔案。每年應定期向往來單位發送詢證函對賬,雙方確定相等的債權債務金額,并將核對結果形成書面記錄,按時間裝訂歸檔,防止呆賬壞賬死賬的形成;三是建立往來款及時清理制度,財務部門應堅持“前賬未清、后賬不掛”的往來款清理原則,建立往來款占用情況實時動態跟蹤措施,對尚在信用期內的往來款項要及時提醒催收,對長期掛賬的往來款要分析原因,制定操作性強的清理方案,及時記錄對賬過程,重點把掛賬超過1 a的往來款項列入跟蹤清理范圍。

3.3 加大往來款的監管力度

紀檢部門應針對往來款是否按時對賬、清查,是否長期掛賬等情況開展不定期檢查,對于沒有及時結算的債權債務,應當進行源頭把控,全程跟蹤監督。在檢查時如果發現了重大往來款管理問題，應當進行公示,給予相關領導問責處分[3];內審部門審計時應加大對責任人任期形成的往來款的關注力度,將往來款的管理情況列入領導干部經濟責任審計的評價指標;上級管理部門應該將基層單位對紀檢、內審、財務等各部門檢查、審計提出的往來款問題的整改落實情況作為考核會計工作質量的依據,對未及時整改的單位給予通報批評。

3.4 提高往來款的會計核算水平

一是要定期組織基層事業單位分管領導和財務人員的財經法規及財務核算業務知識的培訓。明確財務人員在政府會計制度下往來款核算的要點,正確區分預算會計和財務會計往來款的核算方法,保證會計科目使用準確。二是要利用事業單位的財務信息化系統,在明細科目設置時，要充分利用輔助核算項目,添加正確的往來款輔助明細科目,做好一目了然的往來款備查臺賬,定期分析往來款賬齡,同時認真審核往來款的憑證資料,嚴禁無原始憑證掛往來款,杜絕直接在往來款科目列收支。三是年底結賬和年初結轉新賬時，要認真仔細核對金額以及掛賬戶數,保證做好前后信息一致,同時將備查賬打印單與會計憑證一起裝訂歸檔。

4 “大數據”時代往來款信息化管理的設想

隨著“大數據”時代的來臨,各層級的事業單位財務管理普遍實行了自動化、智能化、數字化管理方式,如何利用“大數據”信息時代的信息共享，給往來款的管理帶來便捷和高效，筆者就此結合所在事業單位的實際，做了大膽的設想。事業單位應在現有的財務信息化系統中，優化開發往來款項管理系統,固化往來款的核算。目前氣象部門計財業務系統(即網上報銷系統)已實現與氣象部門“氣政通”辦公系統的協同運作,應該進一步設置與“氣政通OA”辦公系統的聯動,例如在辦公系統中設置單位的合同管理、票據管理、收款管理及往來款管理等系統并加以關聯,實現審批環節內部控制的閉環管理。在財務核算業務系統和網上報銷系統中添加往來款信息模塊,建立往來款信息共享通道,應收賬款類只要經辦人提交開票申請,會計人員開票成功后,系統就能自動讀取經辦人及開票信息反饋至往來款管理系統。同時,在各級審批人、經辦人、財務人員的報銷審批系統中設置查詢功能,能實時查詢往來款項的進展情況,在經辦人和財務人員“氣政通”辦公系統的“待辦事項”的界面上，設置到期未結賬的預警提醒功能,對于超期未結賬的往來款,系統自動提醒經辦人不能辦理新的往來業務,以此建立單位內部的信息溝通橋梁,從源頭上控制往來款因內部溝通、對賬不及時造成的長期掛賬。在財務核算平臺開發往來款報表,設置賬齡、金額、資金往來情況、摘要、對方單位信息等要素,以此提高往來款的管理效率和準確性。

5 結 語

總之,加強往來款的管理,有助于有效地促進基層事業單位的內部控制制度建設,有助于促進基層事業單位領導層的履職盡責,有助于增強基層事業單位在新政府會計制度環境下的財務管理能力,有助于提高基層事業單位財務人員的會計基礎工作水平。往來款的規范管理是全面維護基層事業單位國有資產保值增值的重要途徑。