事業單位檔案管理中存在的問題及對策

申淑華

摘 要 目前我國信息技術飛快的發展，檔案對于個人來說是非常重要的，所以檔案管理工作對于每一個單位都是至關重要的，尤其是在事業單位中，做好檔案管理工作，對于事業單位的可持續發展性有著很大的作用。但是，檔案管理工作并不是一件簡單的工作，在工作的時候或多或少都會存在一些問題，那么事業單位能夠及時及發現問題并給出相應的對策，這對檔案管理工作是有一定的幫助的。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；問題與對策

對于我國事業單位來說，檔案管理工作是至關重要的，它對于今后人員的晉升問題、考核問題及其他工作方面都有重要的作用。其工作人員可以通過檔案了解到一些相關的信息，對于今后的工作也有幫助。隨著我國社會的進步，事業單位檔案管理工作也是越來越完善。但是還是存在一些的問題，如果不能及時的解決問題，對于事業單位會造成一些不好的影響，所以，管理人員要及時的發現檔案管理工作中的問題并及時的解決。

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理人員不夠專業

在我國大部分的事業單位中，檔案管理人員對于檔案管理工作存在一定的誤解，部分人認為只要把資料收集、保管好就行了，并且對于檔案管理工作中使用的技術都比較落后，也就使檔案管理工作中的技術水平普遍不高。更有甚者一些事業單位聘請的檔案管理人員所學的并不是這方面的知識，缺乏足夠的專業性及專業人才，在進行上崗工作的時候也并沒有進行相關工作知識的培訓，對于檔案工作管理工作一竅不通。這樣就會導致在管理工作過程中出現差錯，不能使檔案管理工作發揮其真正的作用。

1.2 檔案管理設備落后

目前我國的信息技術十分發達，但是由于部分事業單位對于管理工作并不是太重視，所以并沒有把這么發達的信息技術運用到檔案管理工作上。并且對于檔案管理的工作地點也不重視，大部分的檔案管理工作室空間較小，環境簡陋，這對于檔案的管理是十分不利的。還有一些事業單位并沒有使用計算機設備，對于檔案管理的記錄僅僅是靠著人工登記，這樣會使檔案出現一系列的錯誤，并且速度慢，使一些檔案不能在一定的時間內歸檔，同時也耗費人力精力，嚴重影響了檔案工作的辦事效率。

1.3 對于管理人員離職之后的檔案管理工作

現如今的社會中，沒有哪一個人可以在一個固定的崗位中干下去的，之后也可能會離職、退休。那么在檔案管理工作中也會出現這種情況，有些事業單位中的管理人員離職之后，單位沒有把交接工作做好，就會使一些人員的檔案變成“死檔”等現象，對于單位也造成了一定的損失。

1.4 事業單位沒有合理運用現有檔案

在一些事業單位中，其擁有許多的檔案，但是他們并沒有把這些檔案進行合理的運用，使它們常年的擺在那里，使這些檔案失去了其原本的作用。還有一些單位對于檔案的利用只存在于一些表面的工作，并沒有把檔案的作用發揮到最大，這些問題都要進行解決。

1.5 對于檔案的管理工作沒有規范規定

其實，檔案管理工作是一項及其復雜的工作，但是一些事業單位對于檔案的管理工作并沒有正確的規定，使檔案管理人員想怎么管理就怎么管理，使檔案沒有規律可循。導致檔案中的紙張雜亂不堪，當在需要用到這些檔案的時候，找尋起來就相當的麻煩了，從而降低了工作效率。

1.6 對于檔案沒有及時的更新

我們現在所處的社會是無時無刻不在變化與發展的，對于事業單位中的檔案也要時刻的進行更新，以便能夠跟上這個變化迅速的時代，，而不是使單位還停留在原地，這就對于事業單位的可持續發展性有了一個阻礙。

2 事業單位檔案管理中問題的解決對策

2.1 對于檔案管理人員要加強培訓

上文了解了檔案管理人員專業性不強所帶來的問題，那么要提高檔案管理工作，首先要解決的問題就是加強對檔案管理人員的專業知識培訓。在培訓中主要是加強管理人員對檔案管理的專業知識，使管理人員能夠正確的認識管理工作的重要性，有一個正確的工作態度。目前我國的社會進步越來越快，事業的單位發展也是越來越來，所以要跟上社會的步伐，對檔案管理工作也要緊跟時代，這樣才能使管理工作有效的提高，并且對于單位的可持續發展性也有一個重要的作用。

2.2 對檔案管理人員的工作實行明確規定

在事業單位管理人員的工作交接的過程中，要做出嚴格的規定，當管理人員由于一些原因要離開的時候，要做好交接工作。并且要求人員留下自己的聯系方式，以便單位在以后的工作中發現問題還能及時的保持聯系，這對于單位的發展和檔案管理工作的提升也是有重大意義的。

2.3 做好檔案管理的工作

在對于檔案管理人員進行培訓的時候，還要告知人員在工作中對于方案管理的工作要慎重，加強工作人員在檔案管理工作中的保護意識。定期對于檔案進行查看，在查看的過程中發現問題的話要及時匯報并且修補。在外人看似簡單的檔案管理工作其實是非常復雜的，這十分考驗管理人員的耐心和細心，只有管理人員能夠在工作中做到細心，那么才能完好無損的保存好檔案，為事業單位的發展做好基礎。

2.4 合理的利用檔案

在事業單位中，應當提高對于檔案的重視，合理的使用檔案，使檔案能夠充分的發揮其作用。現在我們都處于一個信息化的時代，在任何時候都需要檔案信息，所以事業要對檔案重視，對于檔案要定期的查閱，以便能夠及時的了解到事業單位信息，不僅可以提高工作效率，還對事業將來的發展有重要的作用。

2.5 對于檔案要定期更新

社會在不斷的更新變化，事業單位也在不斷的更新發展，那么其事業單位檔案也在不斷的發生變動，所以檔案管理人員要緊跟步伐，及時的收集并更新檔案，使檔案庫更加的充實，檔案資料更加的完善。這樣，對于事業單位的可持續發展有重大的作用，還能體現該事業單位的能力，吸引更多的人才來為單位做出貢獻。

2.6 在檔案管理工作中使用先進的技術

目前我國檔案管理工作中的技術設備太過于落后，導致管理工作出現各種各樣的問題，那么在管理工作中使用先進的技術設備，勢必會提高事業單位的發展性。目前我國現在處于信息技術時代，檔案管理都是通過計算機來進行，這樣可以使檔案進行永久保存且不易丟失，也節省了人力精力，大大節約了成本。

3 事業單位檔案管理工作的今后發展

通過以上描述，我國事業單位的檔案管理工作還是比較落后的，在工作中也存在著一系列的問題。那么在今后，我們對于事業單位檔案管理工作要更加的重視，檔案管理工作直接的影響到了事業單位今后的發展。在檔案管理中，我們可以利用先進的信息化技術來進行存檔，這樣節省了人力及精力，也可以方式檔案的丟失和損壞等問題。總的來說，在這個信息發達的新時代，事業單位檔案管理工作的發展是以信息技術為中心的，所以，事業單位中的相關工作人員要在此方面進行不斷的研究和努力，提高檔案管理工作，不僅使檔案管理工作的發展迅速，還使其事業單位的發展也越來越迅速。

4 結束語

在對于我國事業單位檔案管理工作中一些問題的分析中發現，我國對于其還不太重視，這也就造成了我國事業單位發展緩慢等現象，所以，事業單位在今后的發展中，務必要重視檔案管理工作，這樣才能提升事業單位，使其有可持續發展性。

參考文獻

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作者單位

河北省隆化縣郭家屯鎮政府 河北省隆化縣 068150