關于國有企業電子招標投標模式下電子檔案應用的思考

摘 要：隨著科技的日新月異的發展，電子招投標越來越多地應用到如今的招投標交易活動中，傳統的紙質文件歸檔已經無法滿足電子招標投標的需求，電子招標投標檔案隨之應運而生。文章通過介紹國內兩大通過三星認證的電子招標投標平臺的電子檔案應用，分析電子檔案的特點及問題，提出一些關于電子檔案的思考，以期增加招投標工作效率，促進招投標可持續發展。

關鍵詞：國有企業 電子招標投標 電子檔案 云平臺

中圖分類號：F270 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）01-292-03

一、引言

招標投標檔案是企業進行招標投標活動的客觀記錄，是招標投標全過程的原始資料，包括項目前期資料、招標代理委托合同、招標公告、招標項目合同副本等等，是支付款項、投訴處理、審計紀檢、仲裁訴訟等方面的重要依據。傳統紙質招標模式下，招投標流程結束后，由招標代理對招投標全流程文件進行歸檔，移交給具體采購實施部門，由其再移交給企業檔案管理部門統一保存管理。在這種傳統模式下，檔案資料整理不及時、經手人保管不善導致文件缺失等問題，都會嚴重影響檔案的完整和準確性;立卷工作繁瑣，降低招標代理機構工作人員的工作效率;紙質檔案保存環境和空間要求高，不利于資源的利用。

目前在大多數的國有企業招標采購過程中都采用了電子招標投標模式，依靠計算機與網絡支撐整個招標投標全流程。尤其是在2021年1月1日新修訂的《檔案法》中規定電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，將電子檔案與傳統載體檔案賦予了同等法律效力。有了法律為依據，電子招投標模式下進行的招標采購活動，借助計算機與網絡完成資料的收集和歸檔，摒棄傳統檔案成為必然趨勢。但如何保證電子檔案的完整性、準確性和安全性，如何將無需實質載體的數據電文形式資料移交給企業的檔案管理部門等等一系列問題，如果沒有得到很好解決，將導致整個電子化檔案的進程落后，因此，解決上述問題也變得尤為重要。

二、電子檔案應用案例

（一）電子招投標平臺A

某國有企業自2020年7月起全面試運行電子招投標平臺，并印發了《關于全面試運行電子招投標平臺的通知》，通知明確：所有招標業務流程（包括委托、招標公告發布、招標文件獲取、投標、開標、平標、定標等流程）原則上全部通過平臺實施，相關招標資料原則上采用電子方式歸檔。招標代理公司每年將當年招標資料電子版整理后，于次年1月底前向公司檔案管理部門移交。

電子招投標平臺A，系統在完成發出中標通知書后，自動歸檔，并具備自動獲取歸檔電子文件及數據的功能，評標過程中發出的澄清及回復也能實時保存在系統中，支持電子檔案查看、補充、下載和重新生成下載。但在某類采購類別下需要上傳到評標系統中的過程資料，無法在業務系統中進行查看。由于該企業檔案管理部門尚未開放與電子招投標平臺的對接接口，目前只能由招標代理公司將電子文件刻入只讀光盤后，再交由檔案管理部門保存管理。

（二）電子招投標平臺B

某央企旗下招標代理公司是國內較早開始自主開發和研制網上招投標系統的公司之一，歷經幾次迭代更新，發展到今日由國內智慧招采行業信息化領軍軟件企業作為技術支持的智慧招標共享平臺。該公司內部制定了完善的招標業務檔案管理辦法，明確各部門的職責、歸檔流程、歸檔操作辦法、檔案保管要求、檔案的統計和鑒定以及檔案的提供利用等細則。通過細化在業務系統中的操作流程和歸檔節點的相應負責人，實現檔案工作規范化，有效地為公司經營管理服務。

在平臺檔案管理模塊，設有項目歸檔和檔案統計兩大功能，對于不可避免的紙質材料可以在“其他資料（招標過程）”進行上傳，項目歸檔支持選擇必需的文件名稱打包。在檔案統計項下，可以查看項目檔案的相關信息，在做統計時可選擇所需要的列進行數據的導出。該系統與該集團內部檔案管理部門做以檔案數據交換標準接口，支持數據電文形式的數據資料傳輸。

三、電子招投標檔案的特點及問題

通過對上述兩大平臺電子檔案的應用介紹，我們可以清晰的看到電子檔案在招投標的優勢與特點，在具體應用過程中，也暴露出一些問題。

（一）電子招標投標檔案的特點

1.依托電子招標投標模式，大大改變了在傳統招標投標活動中用紙質文件作為整個招標投標過程的客觀記錄，負責歸檔工作的相應負責人使用計算機與網絡即可完成資料的收集、審核和歸檔工作，避免出現了遺漏、丟失等人為操作中可能存在的問題。根據業務的具體需求，可以實現一鍵歸檔，或者在發出中標通知書自動歸檔的功能，為業務人員節約了大量整理收集材料的時間，大幅提高了工作效率。

2.電子檔案將招標投標檔案的載體由傳統的紙張，改變為只讀光盤或無需實質載體的服務器中。無論是哪種方式，都減少了紙質材料的產生，符合國家開展節能減排，倡導綠色低碳的生產生活方式的理念。對于大部分的國有企業來說，招投標文件存檔至少15年，紙質材料的存放空間、存儲條件的要求都比較嚴格。采用電子檔案亦可節省檔案室、降低檔案管理成本。

3.電子檔案為招標投標各個環節的數據真實記錄，任何對數據的修改均會在系統上留痕，讓招標投標工作更為公開、公正、透明。電子檔案的采用方便調閱查看項目信息;有效縮短投訴處理流程，節省社會成本;方便審計紀檢執行監督監管，將被動監管轉換為主動監管;規范招標投標活動，保護各方當事人的合法權益。

4.電子檔案的應用可以通過海量數據的分析，實現對面臨的問題進行建模、各指標分析，解決經常出現的“拍腦袋”決策，使決策科學化。對于傳統紙質資料，若想整理、收集、分析所需要的數據，要翻遍浩如煙海的資料檔案，所需要的時間、人力和精力是極為巨大的。采用電子檔案，只需要輸入關鍵字進行搜索，即可準確地得到想要的資料和歷史數據，再通過計算機的比對和分析就可以快速地生成分析結果，可以以文字、表格、曲線圖、柱狀圖等形式展示。并且能夠輕松地完成各類數據統計，可以測算出商業數據、預測出未來一段時間內的價格和經濟發展趨勢、發現問題，為作出準確的決策提供強有力的科學支撐。

（二）電子招投標檔案面臨的問題

1.電子檔案對介質、載體的要求較高。（1）電子檔案的生成、傳輸和存儲都是通過計算機實現，缺乏計算機和其所支持的軟件工具，電子檔案將無法被讀取，更無法實現數據整理、收集和分析的功能。同時電子檔案的運行環境要有很高的標準化程度，如果不遵守運行標準，或者運行標準不統一、不健全，就會導致電子檔案在其他運行環境下無法讀取，以及不同介質、載體之間無法互換的情況出現。（2）第一個案例中將電子檔案存儲在只讀光盤上，與傳統紙張資料相比，光盤的穩定性較差。光盤的刻錄和讀取必須要用到刻錄機，一般刻錄機的讀寫速度較慢，并且使用范圍具有局限性。存放時間較長的光盤，其表面涂層化學基質在長時間冷暖干濕等環境變化下會發生很多化學變化，即使肉眼看起來鏡面如新，光盤內部的變化會導致數據完全無法識讀。第二個案例電子檔案數據可以直接上傳到檔案管理部門的服務器中，但是電子信息和介質載體可以分離，有電子信息被黑客篡改、刪除、感染病毒、盜竊、銷毀的可能。

2.國有企業電子檔案歸檔的“最后一公里”較難打通。這里所說的“最后一公里”不是物理距離上的一公里，而是指將電子文件資料通過數據電文形式移交給企業的檔案管理部門，雖然“最后一公里”是整個招投標環節的末端環節，卻是整個檔案管理環節中的關鍵環節之一，所面臨的問題如下：（1）技術上不支持。第一個案例中，就是在這個環節中沒有做好接口和對接，將無需實質載體的數據電文形式資料又轉化為光盤。（2）制度上不健全。有一些國有企業在使用第三方電子招投標平臺后，相關檔案管理制度未出臺，出于檔案歸檔的考慮，招標人仍會要求投標人提供紙質投標文件，導致全套紙質文件和線上文件共存，增加投標人的工作量和投標成本，導致整個電子化檔案進程的落后。

3.電子檔案管理缺乏專業性人才。電子檔案管理工作與傳統檔案管理相比，將業務性和技術性相結合，傳統的檔案管理人員僅靠專業的檔案管理知識是無法勝任電子檔案管理工作的要求，還需要熟練地掌握計算機操作技術。目前檔案管理部門人員普遍年齡偏大，對計算機操作較少，對計算機系統的軟件知識、網絡技術、設備維護等相關知識了解更少，這一點客觀上制約了電子檔案管理的順利開展。

四、電子招投標檔案問題解決的思考

（一）保證電子檔案的安全性

1.對電子檔案的介質或載體的維護。（1）電子檔案的介質或載體在物理性上的安全保管。以光盤形式存放的電子檔案需要建立溫度濕度適合保存的專用檔案室，將光盤放在光盤盒內垂直放置于密集光盤架或檔案防磁柜，存儲設備滿足防磁、防潮、防塵、防水、防火、避光功能，并遠離強磁場、強熱源和有害氣體源。（2）對電子檔案介質或載體定期進行檢測和維護。對于以光盤為載體的電子檔案，特別容易受到周圍環境的影響。因此，必須進行定期的檢測和維護，保證電子檔案的準確性。定期檢測，建議每年一次，采用隨機抽樣或等距抽樣方法，按照環境和保存情況，設置抽樣的樣品比例。首先進行外觀檢查，查看光盤表面是否有物理變形或損壞。然后進行內容檢測，對光盤上的內容進行讀寫。若檢測到錯誤，則必須進行更正或更新。嚴格電子檔案的檢測和維護的管理，建立相應的維護檔案，對檢測、維護等操作過程逐一記錄，避免任何一次誤操作，而造成電子檔案的損壞，甚至造成不可挽回的損失。

2.對于數據電文形式的無載體電子招投標電子檔案，為了保證電子檔案的可用性、完整性和保密性，需要建立安全保護措施，確保經過網絡傳輸和交換的數據不會發生增加、修改、丟失和泄露等。將防火墻作為網絡安全的第一道門戶，加強病毒防護技術并開啟入侵檢測系統作為第二道安全閘門，全面做好網絡安全工作。

3.電子檔案的文件加密、存儲權限和數據備份。將電子招標投標過程中生成的文件資料進行加密管理，針對不同的用戶設置不同的權限（如數據是否可以被讀取、移動和復制等），確保無相應權限人員無法進行超出權限的操作。建立電子檔案備份管理措施，將電子檔案備份與恢復作為保護數據資料的最后手段和防止主動型信息攻擊的最后一道防線。由指定人員定期對電子檔案進行備份，解決數據泄露、失真、無法復原等問題，降低電子招標投標電子檔案遺失風險。

（二）電子檔案資料線上移交和存檔

解決電子檔案資料線上移交的問題，最關鍵的一點是企業制定及完善的電子檔案歸檔管理制度，其次是通過技術手段，開發與檔案管理部門之間相應的信息系統接口，打破電子招標投標平臺和檔案管理系統之間的信息傳遞壁壘，實現電子檔案的線上移交。

1.國有企業自有招標投標平臺與檔案管理系統的接口對接方式，見下圖。

檔案管理系統與招標投標平臺集成采用建立檔案數據交換標準接口的方式，以提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。

招標投標平臺主動將數據上傳到檔案服務器，即采用推送的方式將包含了元數據和電子原文的檔案數據主動推送給檔案系統。

檔案系統對招標投標平臺推送過來的檔案數據不做二次加工，保證檔案數據的準確性和原始性。

檔案數據交換標準接口的日志與監測通過檔案系統消息模塊統一實現。

2.第三方電子招標投標平臺與國有企業檔案管理部門建立檔案云平臺。一些國有企業使用第三方電子招標投標平臺完成全流程電子招標，往往這些企業的檔案管理部門無法接收電子數據，也無法實現電子數據的隨時調閱和查看。針對于這種情況，可以搭建云平臺，管理人員可以將電子檔案數據存儲到云計算中，實現數據信息共享。為了確保數據信息的存儲安全，將電子數據傳輸到云端，保證數據以在多個服務器中打開的方式進行存儲，并且對管理人員進行授權和驗證，只要是合法的經驗證的授權人，可隨時調出檔案進行檢索和查閱，不必擔心檔案的丟失和泄密。

（三）提升電子檔案管理人員的專業化水平

加強對檔案管理人員關于計算機和網絡知識的培訓，提高自身素質，也可以在人員選拔時設置較高的標準，適應電子文件歸檔工作的需要，保障電子檔案工作的順利開展。

五、結語

電子檔案作為電子招標投標的過程資料，是招投標過程中重要的組成部分。但電子檔案的發展還處于起步階段，只有積極探索和完善電子檔案的制度、技術及管理措施，才能夠推進招投標電子檔案管理工作的長足發展，在根本上為整個電子招投標行業的健康穩定的發展提供強有力的保障。

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（作者單位：上海寶華國際招標有限公司華北分公司 山西太原 030003）

[作者簡介：趙楓，中級經濟師，主要從事招標采購管理等工作。]

（責編：賈偉）