數據化時代高校干部人事檔案價值實現路徑研究

陸冬梅

摘? 要：高校干部人事檔案管理工作呈現出規范化、數據化、智能化等新特點，研究數據化背景下高校干部人事檔案的價值實現問題，對于活化干部人事檔案資源、有效提升組織人事工作水平具有重要意義。論文在明確高校干部人事檔案價值表征的基礎上，結合當前高校干部人事檔案管理的核心問題，構建了高校干部人事檔案價值實現的多維路徑。研究成果對高校干部人事檔案管理具有一定的參考價值。

關鍵詞：干部人事檔案;檔案數據化;檔案價值

Abstract： University cadre personnel file management presents new features such as standardization， dataization， and intelligence. Research on the value realization of university cadre personnel files under the background of dataization is important for activating cadre personnel file resources and effectively improving the level of organization and personnel work. significance. On the basis of clarifying the value characterization of university cadre personnel files and combining the core issues of current university cadre personnel file management， the paper constructs a multi-dimensional path to realize the value of university cadre personnel files. The research results have certain reference value for the management of personnel files of cadres in colleges and universities.

Keywords： Cadre personnel file; File data; File value

高等學校越來越重視干部人事檔案在教育培養、選拔任用、管理監督和評鑒人才等方面的支撐性作用。[1]探究數據化時代高校干部人事檔案價值的實現路徑具有重要的價值。

1 數據化時代高校干部人事檔案的價值表征

高校干部人事檔案是高校黨委和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的原始記錄材料。[2]一般來說，高校干部人事檔案主要體現為記錄、依據和憑證價值。隨著干部人事檔案數字化和數據化工作的推進，高校干部人事檔案的價值體現出新的特征。

1.1 全方位的人力資源管理價值。人事檔案作為第一手資料，對一個人的成長進行了詳細和真實記錄，包括人員的基本信息、學業、工作和獎懲等信息，這些信息為高等學校提供了選人用人的實際依據，包括調整崗位、增減薪酬等，在進行人才聘用和選拔時，利用人事檔案能夠推動相關政策得到貫徹，同時也為用人單位提供參考，從而保證人才選拔工作更具備實效。

1.2 全覆蓋的知識挖掘價值。干部人事檔案的數字化工作，為高校組織與人事管理工作提供了數據基礎。數據化組織方法可以根據年齡、性別、民族、專業、學歷、職稱、工作年限等條件進行知識加工，根據組織和人事工作的需要，精確匹配所需的干部人事信息，大大提高了組織和人事工作的智能化水平。同時，數據挖掘和可視化方法在干部人事檔案管理中有廣闊的應用空間，如高校教職工的基本數據結構、人才流動情況、晉升情況、干部選拔任用等情況，都可以通過可視化的知識產品呈現，為高等學校的人才規劃、崗位設置、人力資源戰略、學科布局等工作提供可靠的依據。[3]

從這個意義上說，數據化時代的干部人事檔案的價值突破了傳統的針對“人”的管理，其價值影響輻射到高校管理的各個領域和各個層面。從橫向上來說，干部人事檔案信息資源有效挖掘對不同的業務部門都具有數據支撐和參考價值;從縱向上看，從高校的戰略規劃到業務實施也都需要干部人事檔案提供知識服務。

1.3 全時空的歷史傳承研究價值。在各高校的校史研究中，都非常注重通過人物的線索組織校史資源，講好校史故事，從這個意義上來說，干部人事檔案資源是校史研究的重要基礎。例如，中國人民大學信息資源管理學院對于吳寶康先生的研究，相當比例的數據素材都來自于其人事檔案，利用數據挖掘、知識圖譜等技術，實現了對吳寶康先生從時間、空間、人物、事件等多維度的挖掘和呈現。

2 數據化時代高校干部人事檔案管理的瓶頸

為了更加深入地了解數據化時代高校干部人事檔案管理的現狀，筆者隨機選取20所高校進行了調研，調研方式包括網絡調查和訪談兩種方式。調查的高校包括10所雙一流建設高校、10所省屬高校。盡管不同高校的管理水平存在不平衡性，但也存在一些共性的瓶頸問題。

2.1 數據化理念有待革新，管理機制有進一步提升空間。從調查情況看，各高校管理人員都認識到數字化對干部人事檔案的影響，但是對如何依托數字化開展更加卓有成效的管理工作缺乏系統的認識。首先，大部分受訪人認為，實現紙質干部人事檔案的數字化就是人事檔案數字化建設的全部內容，對從數字化到數據化的認識跨越存在鴻溝。[4]其次，對數據化的管理機制缺乏認識，多數認為數字化管理系統仍是一個較為單一、封閉的管理模式，對干部人事檔案的數據化開發對其他業務部門的支撐性作用，缺乏戰略性思維，這種認識趨向和管理機制，不僅不能充分發揮數據化的紅利，從另一個層面也導致干部人事檔案管理人員的職業滿足感較低。

2.2 數據化技術的應用層次較淺，應用場景有待進一步豐富。《干部人事檔案工作條例》明確指出，組織人事部門及其干部人事檔案工作機構在干部人事檔案數字化過程中，應當嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。從調查結果分析，高校往往重視檔案掃描環節，對其他環節存在不同程度的重視不夠的問題。往往局限于常規化管理人事檔案，但未深入挖掘人事檔案的信息和數據，使得檔案的價值未被有效利用。硬件設施跟不上，高校對檔案管理的設備投入力度不足，導致檔案管理設備無法及時更新換代，安全性、便捷化的程度不高。信息技術手段應用率較低，部分高校檔案管理仍處于人工操作模式，浪費一定的時間，同時效果并不明顯，包括在資料收集整理、儲存保管等各個階段。

2.3 專業人才急需補充，人員結構有待進一步完善。高校的組織機構越來越完善和教職工數量的增多給人事檔案管理提出了巨大的挑戰。一方面專業人才缺乏，部分高校沒有配置專業的人事檔案管理人才，管理人員的專業素質有待進一步提高。另一方面，技術焦慮在受訪者中普遍存在，面對數據化技術和方法時，顯得束手無策，信息化素養有待進一步提升，復合型人才嚴重缺乏，尤其是能夠同時精通信息技術和檔案管理的人才。從這個意義上說，當前高校的干部人事檔案管理崗位的人員與數據化的要求還存在一定差距。

3 高校干部人事檔案管理的多維路徑

3.1 提高數據化素養。面對數據化的挑戰，高校組織與人事部門首先要樹立數據化思維，明確高校干部人事工作數據化轉型的必要性，明確干部人事檔案在各項業務活動中的戰略支撐性地位。[5]其次，要充分認識干部人事檔案的數據化的工作內容，打破對該項工作的局限性認識，確保明確數據化工作的影響場景和實現內容。此外，干部人事檔案管理人員要克服對信息技術的焦慮，能根據業務實際提出具體的技術和功能需求，實現檔案管理與技術外包的良性互動。同時，干部人事檔案管理人員要進一步完善自身的知識結構和數據素養，力爭達到既精通管理又熟悉技術，不斷提升自身的管理水平。

3.2 提高數據化技術的應用性。要嚴格按照數據化規劃進行檔案掃描、圖像梳理、數據存儲、資源描述、數據安全等工作。對于外包的工作，要加強對數據化工作的驗收，防止粗制濫造和重復建設。在系統設計時，除了滿足日常管理工作之外，還要充分重視干部人事檔案的數據化開發功能的實現，特別是對數據統計、數據挖掘、可視化等功能模塊要加強頂層設計，在實際應用過程中，盡可能有更多的擴展空間和技術接口，為干部人事檔案的深度應用預留空間。此外，在技術實施過程中，要樹立開發理念，要完善與其他部門溝通的機制，確保人事檔案數據能夠及時地更新和利用。利用信息化手段，能夠及時發布信息，并構建更為完善的信息發布平臺，推動人事檔案管理工作更具備條理性和有效性，確保能夠為高校、人事部門及教職工提供更優質化的服務、更便捷化的手段以及更真實的信息資料等。與此同時，還要做好檔案信息公開的工作，利用計算機系統，為管理人員和使用人員配置相應權限，及時查詢到人事檔案基本信息，并根據變化及時記錄和更新，從而保證人事檔案管理工作的安全性和有效性，確保檔案資料在可控的范圍之內。

3.3 完善激勵機制，提高人員效能。為了能進一步提高檔案管理的效率，需要強化激勵導向，將其納為個人績效考核以及崗位晉升的重要依據，從待遇、榮譽等方面著手，提高檔案管理人員工作的積極性，推動高校干部人事檔案管理工作能夠在轉型期間順利完成相關轉型，實現人員分工職責明確、工作效率提高以及工作效果明顯等，提高整體工作的效率和效果。

4 結語

高校干部人事檔案數據化既是一項管理活動，又是一個戰略行動，不僅是高校信息化的重要組成部分，同時也是重要的戰略性、基礎性、支撐性工作。數據化技術的發展，為高校干部人事檔案管理提供了更為廣闊的實現價值的情境，有效拓展了干部人事檔案管理的輻射空間。與此同時，數據化時代高校干部人事檔案的價值實現為高校各項業務活動提供了全覆蓋的支撐和保障，為提高組織和人力資源管理水平體現了新的價值。因此，高等學校積極推進干部人事檔案的數據化管理，不僅是順應政策環境、技術革新以及學校發展的重要舉措，同時從更宏觀的角度也是提升檔案工作服務中心工作能力，提升檔案工作影響力的重要路徑之一。

參考文獻：

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究，2011（05）：20-23.

[2]張鴻艷.大數據背景下人事檔案信息資源建設的現狀與進路研究——基于檔案數據管理視角[J].山西檔案，2020（01）：81-86.

[3]朱玉媛，周耀林.關于人事檔案管理的對話錄[J].檔案管理，2009（06）：12-19.

[4]周毅.個人信息權保護及其對人事檔案管理的啟示[J].檔案管理，2005（06）：41-43.

[5]霍奇道.新公共服務理論視角下高校人事檔案管理淺談[J].檔案管理，2020（03）：117-118.

（作者單位：常州機電職業技術學院 來稿日期：2021-10-15）