高校電子文件在線歸檔的研究與實現

謝文杰

摘? 要：隨著計算機和網絡技術的廣泛應用，各高校已基本實現了辦公自動化、電子化管理，教學、科研、管理等職能活動中形成了大量的電子文件。按傳統的檔案歸檔管理方式已難于滿足業務增量電子化及高效管理的行政要求，電子文件的信息化管理勢必會成為數字檔案館建設的重要內容。本文將研究高校電子文件如何實現在線歸檔，從而為高校實現電子檔案信息化管理提供參考樣例。

關鍵詞：電子文件;平臺設計;信息化管理;統一接口;在線歸檔

Abstract： With the wide application of computer and network technology， colleges and universities have basically realized office automation， electronic management， teaching， scientific research， management and other functional activities formed a large number of electronic documents. According to the traditional Archives management mode has been difficult to meet the incremental business electronic and efficient management of administrative requirements， electronic documents information management is bound to become an important content of the construction of digital Archives. This paper will study how to realize online archiving of electronic files in colleges and universities， so as to provide reference examples for the realization of information management of electronic files in colleges and universities.

Keywords： Electronic documents; Platform design; Information management; Unified interface; Online archive

隨著我國信息化技術的發展，信息和文件長期保存電子化已經成為檔案管理的主流趨勢。本文將立足于電子檔案的管理規范，旨在以建立檔案數據統一接口平臺的方式來實現高校電子文件在線歸檔。

1 電子文件在線歸檔的實現方式

數字檔案館系統實現在線歸檔的建設，要充分考慮未來業務需求及系統可擴展性，以提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。[1]本文將采用由檔案管理系統提供統一檔案數據交換標準接口的方式以實現在線歸檔。通過檔案管理平臺統一提供restful接口來保證、實現與各業務系統無縫銜接。

1.1 實現電子文件歸檔業務標準化。目前各高校不同院系、二級部門間往往存在多個業務系統并存，各個系統間產生的電子文件散落在不同的服務器上，數據結構、保存格式也會有所不同，不同渠道的電子文件按傳統的歸檔方式，難于保證電子檔案數據接收的規范性。采用統一歸檔接口設計可以實現電子文件在線歸檔的應用服務標準化。

1.2 實現電子文件數據共享與歸檔業務的一體化要求。在利用云計算、大數據等技術基礎上，各高校開始大力推進智慧校園戰略，整合各院系之間的信息資源，打破部門間的信息壁壘，實現信息共享。統一接口平臺為不同渠道、不同業務數據提供一套標準的集成方案，響應高校對智慧校園信息共享的要求，可實現電子文件數據歸檔與業務一體化設計，為學校信息化建設提供良好的檔案信息資源支撐。[2]

1.3 節約成本，減少不必要的信息化建設投入。統一接口平臺設計充分考慮了未來各業務需求及系統可擴展性要求，通過檔案系統提供統一歸檔業務和數據結構標準要求，提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。當各個二級部門更新上一個業務系統時，可以有效避免重新開發及調整檔案系統電子文件歸檔接口的情況。

1.4 滿足檔案安全管理需要。在實際應用場景中，統一接口平臺通過采用SM4加密算法（國密）對預歸檔電子文件進行加密處理，結合IP白名單校驗，再為每個業務系統分配一個校驗身份的渠道名稱和密碼，以保證電子檔案的安全性要求，每次接口數據交互都會被有效地記錄和監管。

2 統一接口平臺實現

2.1 架構設計。本次統一接口平臺設計通過制定電子文件/檔案接收元數據標準，要求各產生數據的異構系統按照統一的標準生成JSON，接收系統對JSON進行檢查和校驗之后進行接收操作。

2.1.1 接口平臺基礎保障體系。電子檔案在線歸檔接口應能滿足海量電子文件的流轉與歸檔處理，基于歸檔接口可靠性和穩定性要求，統一接口管理主要通過三大部分組成，分別由負載均衡服務、服務注冊中心、反向代理服務組成。（1）負載均衡服務進行負載分配，將服務請求均衡分配到實際執行的服務中，從而保證整個接口服務的響應速度。（2）服務注冊中心，負責注冊外部接口、接口服務狀態監測、通知集群更新接口服務信息、接口服務狀態管理、接口服務清單展示。（3）反向代理服務，負責接口服務反向代理、數據標準檢測、數據攔截、接口服務調用日志。

2.1.2 接口平臺技術概述。平臺提供Restful接口來實現電子文件的在線歸檔。Restful是一種網絡應用程序的設計風格和開發方式，基于HTTP，可以使用XML格式定義或JSON格式定義。Restful適用于移動互聯網廠商作為業務使用接口的場景，實現第三方OTT調用移動網絡資源的功能，動作類型為新增、變更、刪除所調用資源。

在目前主流的三種Web服務交互方案中，REST相比于SOAP（Simple Object Access protocol，簡單對象訪問協議）以及XML-RPC更加簡單明了，無論是對URL的處理還是對Payload的編碼，REST都傾向于用更加簡單輕便的方法設計和實現。技術架構實現如圖1所示。

（1）檔案系統與業務系統集成采用建立檔案數據交換標準接口的方式，以提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性、安全校驗機制。（2）檔案數據交換標準接口提供與外部業務系統的接口規范、統一模型、數據交換格式定義等。（3）業務系統主動將數據上傳到檔案服務器，即采用“推送”的方式將包含了元數據和電子原文的檔案數據主動推送給檔案系統。（4）檔案系統對業務系統推送過來的檔案數據不做二次加工，保證檔案數據的準確性和原始性。（5）檔案數據交換標準接口的日志與監測通過檔案系統接口平臺統一實現。（6）檔案系統定時處理業務系統推送的檔案數據。

2.2 在線歸檔業務分解。目前高校電子文件在線歸檔主要實現對檔案條目數據和附加電子文件、審批信息的在線移交、歸檔。[3]

檔案條目信息歸檔實現是各系統和檔案系統實現預歸檔數據的交互，實現元數據標準、信息歸檔數據標準定義的無縫銜接。檔案電子全文在線移交分為兩種模式。一是推送檔案目錄數據及電子文件信息，對應文件小的業務系統建議一個接口，在檔案條目信息推送同時直接關聯電子文件一起推送;二是對應電子全文比較大的可以將檔案目錄信息和電子全文分開推送。[4]

接口的開發，將依照ISO14721開放檔案信息系統參考模型（OAIS）中關于檔案管理的規范流程，同時采用模塊化開發技術。高校檔案電子文件種類繁多，同時又是按季度進行已完結業務數據集中歸檔的模式，因此本文采用檔案目錄信息和電子全文分開推送，以保證接口穩定性。

2.3 接口平臺技術實現

2.3.1 檔案條目數據。各業務系統調用檔案統一歸檔接口，按檔案歸檔業務要求，結合接口數據結構規范化，將業務系統所需歸檔的檔案條目信息加密處理后，推送到統一接口平臺中。檔案系統再定時或實時去輪詢接口任務，獲取符合檔案歸檔的業務數據。

接口采用主流的分層結構，分成接口層、業務邏輯層和數據訪問層，而實體類則貫穿各個層為其所用。服務以歸檔接口為入口，其負責將請求分發給API層，API層獲取了參數并校驗成功后，調用Service層執行相應的業務邏輯。而Service層則調用DAO層或訪問數據庫或通過HTTP請求其他外部服務（如OA系統、教務系統等）。實體類會在各層被加工和消費。

2.3.2 電子文件傳輸方案。電子文件內容本身具有容易被更改和易于傳播的特點，所以在檔案管理工作過程中極易造成文件的泄密，因此電子檔案的在線歸檔方式應視情況而定，必須在有效監控過程中進行。

基于檔案管理規范要求，我們在本次在線歸檔實踐中采用通過FileZilla軟件連接基于sftp協議的文件服務器進行文件傳輸，OA系統可通過FileZilla軟件，通過root用戶將電子附件推送到文件服務器中。

檔案系統根據接口中的存放路徑說明，到服務器中獲取相對應的電子文件，然后導入檔案系統，并關聯對應的檔案信息。電子文件獲取成功后，對已接收的中間庫數據做標志。檔案系統接收到電子文件后會通過四性檢測控制歸檔的規范性和數據完整性。

3 結語

高校業務數據、電子文件的在線歸檔具有極其重要的現實意義與價值。值得注意的是，目前檔案管理更多是依據現有紙質檔案分類體系，從業務系統抓取相應紙質分類電子文件，包括相關元數據，實現電子、紙質檔案雙軌制管理。實現增量紙質檔案電子化、系統化自動歸檔管理將具有極其重要的作用。具體實踐過程中在推進信息技術深入應用的同時，也應綜合考慮多方面因素，制定合理化工作策略，從而有效規范高校檔案在線歸檔工作。

參考文獻：

[1]沙洲.人工智能在檔案工作中的應用研究[J].檔案與建設，2018（02）：36.

[2]田士兵.電子文件歸檔與管理系統構建[J].中國檔案，2017（02）：64.

[3]陳愛戀.高校檔案的電子文件管理分析[J].辦公室業務，2015（10）：37.

[4]楊似海，閆其春.大數據背景下的高校圖書館檔案管理策略研究[J].四川圖書館學報，2016（04）.

（作者單位：廣東惠州學院 來稿日期：2021-10-20）