長江大保護項目檔案資源整合機制的形成與保障

付曉小 李進 王晗 方冰瑩 吳茜

摘? 要：本文以長江大保護項目檔案資源整合為例，通過調研長江大保護項目檔案資源的建設情況，分析項目檔案資源整合困境，闡明項目檔案資源整合機制的形成與保障。

關鍵詞：長江大保護;項目檔案;檔案資源整合

Abstract： Taking the Archives resource integration of the conservation of the Yangtze River as an example， this paper investigates the construction of Archives resources of the Yangtze River protection project， analyzes the difficulties of the project Archives resource integration， and expounds the formation and guarantee of the project Archives resource integration mechanism.

Keywords： Conservation of the Yangtze river; Project archives; Integration of archives resource

長江大保護項目，是指在貫徹落實習近平總書記關于“共抓長江大保護”的一系列重要指示精神下，開展的與保護長江生態環境相關的規劃、設計、投資、建設、運營、技術研發等項目。

長江生態環保集團有限公司（以下簡稱長江環保集團）是三峽集團開展共抓長江大保護業務的實施主體。隨著長江大保護項目建設進程的不斷深入，長江環保集團積累了大量的項目檔案資源，如何更好地管理和利用這一檔案資源成為亟待解決的問題。本文將通過調研長江大保護項目資源情況，分析當前檔案資源整合存在的問題，并基于此形成長江大保護項目檔案資源整合機制，以期推動長江大保護項目的高質量發展。

1 長江大保護項目檔案資源調研與整合分析

長江大保護項目業務點眾多、覆蓋面廣、責任主體多、跨區域多、戰線長，由此形成的項目檔案類型多樣、數量龐雜。截至2021年7月，長江環保集團共入庫管理類檔案54044件，技術類檔案7件，實物類檔案9件，聲像類檔案112件。目前，長江大保護項目檔案資源分布分散，各區域公司交流不暢，項目檔案資源建設水平也參差不齊，檔案資源整合面臨困境。

1.1 主體之間存在壁壘。長江大保護項目檔案形成主體多，涉及區域公司、項目公司、各參建單位等多個主體。但目前，各參與主體的職責還不夠明晰，各公司在檔案工作制度、資源建設標準、軟硬件設備配置以及檔案信息化建設等方面都存在一定差異。因此項目檔案資源無法在各區域公司及項目公司之間順暢流通，各單位之間存在壁壘，形成“數據孤島”，阻礙了長江大保護項目檔案資源整合總體目標的實現。

1.2 客體整合存在障礙。根據調查發現，長江環保集團正面臨信息化建設瓶頸，存在檔案信息化相關標準缺失的問題，例如資源建設標準缺失、元數據描述標準缺失、數字化加工標準缺失等。同時，現有的檔案業務系統的模塊設計與長江環保集團的實際工作存在許多不適配的地方，功能較為單一，系統兼容性不強，難以在檔案形成主體之間建立有效的連接通道，也無法適應企業未來發展的需求。

2 長江大保護項目檔案資源整合機制的形成

2.1 以分布式整合為原則。分布式整合，即將分散在區域的長江大保護項目檔案的數字檔案副本進行整合，實體檔案管理則按照屬地管理的原則執行。

參與長江大保護項目檔案資源整合協作的區域公司應包括：上游區域公司、湖北區域公司、湖南區域公司、江西區域公司、安徽區域公司、長三角分公司，各區域公司在長江環保集團的統籌管理之下，依據統一的標準和規范妥善保管本公司的長江大保護項目實體檔案，并參與數字化建設。

2.2 以完整的制度為保障。長江大保護項目檔案資源整合制度是長江大保護項目檔案資源收集齊全、完整的基礎，也是明確檔案資源整合職責的重要保證。

長江環保集團針對不同類型的檔案，已修編印發了11部檔案管理制度，包括《長江生態環保集團有限公司檔案管理辦法》《長江生態環保集團有限公司會計檔案管理辦法》《長江生態環保集團有限公司人事檔案管理辦法》《長江生態環保集團有限公司廉政檔案管理辦法》《長江生態環保集團有限公司建設項目檔案管理辦法》等，涵蓋了檔案接收、整理、保管、鑒定、統計、保密、利用、銷毀、庫房管理、應急管理等方面。此外，還應當從制度上確立本部檔案管理中心與區域檔案管理機構之間的關系，明確不同主體的責任、權利與義務，確保機制能夠有效運行。

2.3 以體系化標準為準繩。長江大保護項目檔案資源整合需要與當前社會的數字環境相適應，在相關標準的約束下，開展各項信息化工作。標準體系建設是否合理完善，將在很大程度上影響長江大保護項目檔案資源建設質量以及檔案資源整合的成功與否。

長江環保集團檔案信息資源建設的標準化工作已經起步，在工作中參照了既定標準，如《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》《計算機信息系統安全保護條例》《計算機病毒防治管理辦法》《檔案分類標引規則》等，但尚未形成標準體系，特別是在元數據標準制定方面存在短板。應結合項目檔案資源建設工作實際，構建既滿足工作發展需要，突出業務特色，又能與國內外標準相接軌的項目檔案資源整合標準體系。

2.4 基于目錄、全文和平臺的整合形式。基于目錄進行整合。在長江大保護項目檔案數字化的基礎上，以區域、流域為中心，建立起長江大保護項目檔案目錄數據庫。為此，一是要設計規范統一的目錄數據庫結構，建立統一的數字檔案目錄交換體系;二是注重長江大保護項目檔案目錄數據庫的質量控制，開展定期的質量抽檢和階段性的驗收。

基于文檔進行整合。檔案全文數據庫不僅能夠存儲、獲取和使用不同類型、不同格式的檔案信息，而且能夠實現檔案全文信息的訪問和使用，為項目檔案資源開發提供數據支持。具體來說，一是要注重項目檔案資源全文信息的采集完備;二是要設計便捷易用的檔案資源全文檢索系統;三是要根據地域特色建立項目檔案專題數據庫。

以數字檔案館為統一平臺進行整合。項目檔案各形成單位通過分級授權，管理各自形成的檔案數據，開展檔案業務工作，并遵循安全保密原則，依托數字檔案館系統實現長江大保護項目檔案資源整合與共享。

3 長江大保護項目檔案資源整合機制保障

3.1 制度保障。針對檔案信息化建設方面，長江環保集團應制定《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《電子檔案移交與接收辦法》等統籌規范長江環保集團的建設項目電子檔案管理工作。而針對檔案流程管理制度方面，長江環保集團應制定《長江大保護項目檔案驗收辦法》《長江大保護項目檔案登記備份管理辦法》《檔案借閱管理制度》等規章制度完善檔案流程管理制度，規范引導長江環保集團和長江大保護項目檔案工作的持續推進。

3.2 標準保障。在管理標準方面，長江環保集團應參照國家及地方標準，結合檔案工作的實際情況，制定《文書檔案案卷格式》《會計檔案案卷格式》《歸檔文件整理規則》等檔案工作標準以及《建設工程電子文件與電子檔案管理規范》《建設項目檔案管理規范》《錄音錄像檔案管理規范》等一系列管理標準，以輔助長江大保護工作更好地開展。

在技術標準方面，長江環保集團可以參照國家及地方標準制定《檔案數字化服務規范》《檔案信息系統運行維護規范》《建設工程檔案信息數據采集標準》等系列技術標準，為長江大保護項目電子檔案數據存儲提供技術指導，切實保障長江大保護項目檔案資源整合平臺的運行。

3.3 人才保障。在人才引進方面，長江環保集團在檔案專業人才引進的過程中，應對其學歷水平和檔案專業化程度提出一定的要求，所聘人員應具有本科及以上學歷、檔案學相關專業，通過人力資源的不斷更新逐漸提高檔案專業人員的層次和水平，[1]進而提高集團公司檔案工作的質量。

在人才培訓方面，在頻度上，長江環保集團應按月或季度開展常態化的檔案專業人才培訓。在模式上，長江環保集團要堅持提升理論知識和綜合能力并行，有針對性地開展各式各樣的有關檔案資源服務和平臺建設運行的業務培訓工作。

在人才考評與激勵方面，根據長江大保護項目檔案資源整合平臺的建設特點和具體工作職責，建議構建涵蓋檔案移交、資源整合、平臺運行、總結匯報等幾個層面的考評機制，對優秀員工予以一定的表彰和激勵。通過考評制度提高集團工作人員的工作積極性，促進長江大保護項目檔案資源整合平臺的管理運營水平不斷提升。[2]

3.4 運行安全保障。在數據安全與備份方面，為了保障項目檔案數據安全，長江環保集團有必要在項目數據傳輸的過程中采用非對稱加密技術。除此之外，長江環保集團還應對存儲的項目檔案數據進行分類分級整理，基于此分級，可實行檔案資源整合平臺項目檔案數據安全訪問機制，確保長江大保護項目檔案數據的安全。

在設備與網絡安全方面，長江大保護項目檔案資源整合平臺的建設運行不僅需要配備高性能軟硬件設備，還需要安排專人對系統設備進行定期的巡查和維護，利用技術手段及物理手段維持平臺運行環境的穩定。[3]

在系統安全管理規章制度方面，首先，要健全系統安全責任制。其次，要健全系統安全應急管理制度。最后，要健全系統安全管理檢查制度。通過預防應急安全問題的出現和安全漏洞的擴大，保障長江大保護項目檔案資源整合平臺的正常運行。

本文是國家檔案局項目《長江大保護項目檔案管理體系構建及創新發展研究》（批號2020-R-14）成果。

參考文獻：

[1]樊樹娟.大數據時代檔案職業改革與發展研究[D].山東大學，2015.

[2]伍顏.大數據時代政府檔案信息資源共享平臺建設研究[D].湘潭大學，2018.

[3]張加欣.信息生態視域下數字檔案資源安全研究[D].南昌大學，2017.

（作者單位：長江生態環保集團有限公司 來稿日期：2021-10-20）