基于數(shù)字化背景下學(xué)生檔案的管理研究

陳 健

（吉林體育學(xué)院，吉林 長(zhǎng)春 130000）

0 引言

學(xué)生檔案雖然能夠直觀反映出學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)表現(xiàn)等信息，為學(xué)校的教學(xué)與學(xué)生管理工作提供重要依據(jù)，但由于傳統(tǒng)檔案管理模式下學(xué)生檔案管理的工作效率較低，檔案信息準(zhǔn)確性、完整性、一致性也有所不足，因此在很多學(xué)校，學(xué)生檔案往往并不能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。而在數(shù)字時(shí)代下，通過對(duì)數(shù)字化、信息化技術(shù)的應(yīng)用，則恰恰能夠改變學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀，使學(xué)生檔案能夠在認(rèn)識(shí)管理工作中得到更好的應(yīng)用。

1 現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理存在的主要問題

1.1 管理理念相對(duì)落后

檔案管理的信息化、數(shù)字化雖然能夠?yàn)閷W(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供明確方向，當(dāng)前很多學(xué)校也都針對(duì)學(xué)生檔案管理工作展開了信息化建設(shè)，但在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)卻并未能夠在實(shí)際工作中得到充分發(fā)揮，并使學(xué)生檔案管理工作的效果受到了直接影響。例如，在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過程中，很多學(xué)校通常會(huì)將工作重心集中在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備儀器引進(jìn)、軟件系統(tǒng)開發(fā)等方面，對(duì)學(xué)生檔案信息的收集則并不重視，即便將相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)建立了起來，其中存儲(chǔ)的檔案信息也仍然比較陳舊，對(duì)學(xué)生管理與教學(xué)工作的幫助十分有限。另外，由于檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、一致性長(zhǎng)期得不到保證，因此很多學(xué)校并未將學(xué)生管理、教學(xué)方面的實(shí)際工作與學(xué)生檔案聯(lián)系起來，即便檔案管理工作得到了優(yōu)化，也仍然保持著傳統(tǒng)工作理念，對(duì)學(xué)生檔案的應(yīng)用并不多，這同樣會(huì)影響學(xué)生檔案管理的工作效果。

1.2 管理人員素質(zhì)不足

學(xué)生檔案管理的信息化、數(shù)字化不僅能夠使學(xué)校的檔案管理工作得到優(yōu)化，同時(shí)也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，但由于當(dāng)前很多學(xué)校對(duì)檔案管理工作并不十分重視，工作待遇也相對(duì)較差，因此往往很難吸引到專業(yè)的檔案管理人員，只能安排一些非專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，或是直接由學(xué)校教師兼職學(xué)生檔案管理，而這些非專業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，顯然是很難滿足當(dāng)前學(xué)生檔案的數(shù)字化管理需求的。另外，有些學(xué)校的學(xué)生檔案管理人員接受過專業(yè)培訓(xùn)，相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)也比較豐富，但在學(xué)校開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)后，仍然習(xí)慣于按照傳統(tǒng)工作模式完成檔案管理工作任務(wù)，無論是計(jì)算機(jī)操作水平，還是在檔案信息資料檢索、分類處理等方面的工作經(jīng)驗(yàn)，都存在著明顯不足，如果仍安排這樣的工作人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，檔案管理工作效果同樣會(huì)受到較大影響。

1.3 應(yīng)用方式過于煩瑣

當(dāng)前很多學(xué)校正處于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)階段，很多學(xué)生檔案尚未完全實(shí)現(xiàn)電子化，在需要調(diào)取學(xué)生檔案信息時(shí)，仍然需要采用人工檢索的方式來查找相關(guān)紙質(zhì)檔案文件，并閱讀檔案文件內(nèi)容，這樣的檢索方式過程煩瑣、效率較低，同時(shí)還可能會(huì)因檔案管理人員操作失誤而出現(xiàn)檔案存放混亂、檔案文件丟失等情況，給學(xué)生檔案管理工作帶來較大困難。另外，有些學(xué)校雖然實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案的電子化，能夠依托檔案管理信息系統(tǒng)來完成檔案信息檢索工作，但對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)卻存在一定缺陷，并未在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，在調(diào)取學(xué)生檔案時(shí)，常常需要經(jīng)過層層審批方可獲得權(quán)限，其應(yīng)用方式同樣是比較煩瑣的[1]。

2 數(shù)字化背景下加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的有效策略

2.1 調(diào)整檔案管理工作理念

在檔案管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)下，學(xué)校要想使學(xué)生檔案管理工作得到更好的發(fā)展，不僅盡快推進(jìn)學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，建立專門的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)也要準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的核心目的，遵循為學(xué)生管理與教學(xué)工作服務(wù)的基本原則，對(duì)自身檔案管理工作理念進(jìn)行調(diào)整，從多方面入手對(duì)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行充分應(yīng)用，使學(xué)生檔案的完整性、信息準(zhǔn)確性得到提升，并在學(xué)生管理工作中發(fā)揮出更大的作用。例如，為實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生信息的高效調(diào)取，就需要盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并錄入檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)借助系統(tǒng)的檔案新建、編輯、修改、歸檔等功能，對(duì)學(xué)生檔案信息加以更新。而在學(xué)生管理工作中，也同樣需要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理對(duì)學(xué)生檔案的影響，并將學(xué)生檔案更多地應(yīng)用到實(shí)際工作中來，使數(shù)字化學(xué)生檔案的應(yīng)用價(jià)值能夠得到充分發(fā)揮[2]。

2.2 建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

為適應(yīng)檔案管理數(shù)字化所提出的一系列工作要求，學(xué)校還需提高對(duì)檔案管理人員專業(yè)性的重視，建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，并將數(shù)字化檔案管理的各項(xiàng)工作措施盡快落實(shí)到位。從具體措施來看，學(xué)校首先應(yīng)從人才引進(jìn)入手，提高檔案管理崗位的相關(guān)工作待遇，同時(shí)根據(jù)數(shù)字化檔案管理的實(shí)際工作需求，對(duì)學(xué)生檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更新，以吸引更多專業(yè)素養(yǎng)較高且掌握數(shù)字化、信息化技術(shù)的專業(yè)檔案管理人才，使其能夠加入學(xué)校檔案管理隊(duì)伍中來。其次，由于檔案管理數(shù)字化正處于發(fā)展階段，無論是先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用還是相關(guān)工作技能，都經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變化，因此學(xué)校還需建立常態(tài)化的檔案管理人員培訓(xùn)體系，定期組織檔案管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)專業(yè)知識(shí)、工作技能、工作理念加以更新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)全面提升。最后，還要建立完善的獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，根據(jù)檔案管理人員的工作表現(xiàn)、工作態(tài)度及培訓(xùn)期間表現(xiàn)情況來為其提供相應(yīng)的物質(zhì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)存在工作能力不足、工作態(tài)度較差等問題的檔案管理人員給予一定懲罰，或是直接將其調(diào)離工作崗位，以免因檔案管理人員素質(zhì)不足而影響學(xué)生檔案數(shù)字化管理的實(shí)際工作效果。

2.3 轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式

在開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)后，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)很難再適應(yīng)學(xué)生檔案管理的實(shí)際工作需求，而對(duì)于檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變自然也是十分必要的。一般來說，由于學(xué)生檔案的數(shù)字化管理需要借助學(xué)生檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，因此學(xué)校在進(jìn)行信息系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，還需充分考慮到學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際需求，構(gòu)建檔案信息查詢、數(shù)據(jù)分析、報(bào)表編輯等子模塊，同時(shí)將各模塊的功能與操作要點(diǎn)納入檔案管理工作制度中來，使檔案管理人員能夠利用檔案管理信息高效完成學(xué)生檔案信息查詢、統(tǒng)計(jì)、修改等工作任務(wù)。例如，在檔案信息查詢工作中，就可以借助系統(tǒng)的檔案信息查詢模塊，在檢索欄中輸入學(xué)生姓名、職稱、檔案號(hào)等關(guān)鍵檔案信息并進(jìn)行搜索，之后由系統(tǒng)據(jù)此展開自動(dòng)檢索，將相關(guān)學(xué)生的檔案信息集中顯示出來。

2.4 創(chuàng)新檔案管理工作方法

針對(duì)學(xué)生檔案信息不夠準(zhǔn)確的問題，學(xué)校還需根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法進(jìn)行不斷探索與創(chuàng)新。例如，在學(xué)生檔案信息的數(shù)字化錄入階段，應(yīng)明確各項(xiàng)檔案信息的錄入規(guī)范，為工作人員提供具體的檔案模板，并要求其按照模板上的檔案信息形式輸入個(gè)人信息，以免因格式不統(tǒng)一而導(dǎo)致部分檔案信息丟失。而在學(xué)生檔案的存儲(chǔ)階段，則需要對(duì)原始檔案信息的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，以免因技術(shù)更新而出現(xiàn)檔案信息格式錯(cuò)誤、無法識(shí)別的情況。

3 結(jié)語

總而言之，在數(shù)字時(shí)代下，學(xué)生檔案管理的信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，雖然從目前來看，學(xué)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)上存在著很多不足，但對(duì)于學(xué)校來說，只要能夠在檔案信息安全防范、檔案管理工作方法創(chuàng)新、專業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等方面采取合適的應(yīng)對(duì)策略，未來學(xué)生檔案管理工作就必然能夠發(fā)揮出更大的作用。