企業檔案保密與檔案信息化發展的融合實踐

衣蕾 柴青

摘要：企業檔案信息化管理作為當下企業檔案管理的主要趨勢，在此過程中企業需要強化對檔案管理保密性與安全性的重視。企業檔案管理信息化水平的提升有利于檔案管理效率，同時對檔案管理精準性與便捷性具有重要價值，也是降低檔案管理人員工作壓力的主要途徑。企業檔案信息化管理為企業檔案管理工作提供優勢的同時其對檔案管理工作提出了要求，部分企業檔案具有保密性，這也就要求信息化檔案管理需要強化對檔案保密工作的重視。基于此文章對企業檔案保密與檔案信息化發展的融合進行研究與分析，以為當下企業信息化檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：企業檔案 檔案保密 檔案信息化發展

一、企業檔案信息化

企業檔案信息化作為當下企業檔案管理的主要模式，信息化檔案管理模式下檔案管理工作更加高效，但同時檔案信息化為企業檔案管理帶來了一定的風險。檔案信息化管理平臺在缺乏風險管理的情況下，檔案管理工作難以保障安全性，從而檔案數據被盜風險增加，不利于企業發展的穩定性與持續性。互聯網技術與信息技術高速發展背景下，企業檔案信息化系統平臺存在風險性，此類風險嚴重影響著檔案信息資料的保存，使檔案資料數據面臨著泄漏與損壞風險，這也就導致企業面臨著嚴重的損失。

二、企業檔案泄密途徑

2.1檔案信息化系統設計問題

在進行企業檔案信息化系統的設計過程中，檔案信息化系統設計存在不合理因素，這也就導致企業檔案管理與使用過程中，存在檔案丟失風險。另外部分檔案信息化系統設計復雜，檔案管理人員在操作過程中容易出現操作失誤，這也就導致檔案管理質量難以保障，尤其是在檔案操作失誤的情況下，業務檔案或者核心檔案一旦出現外部傳輸，企業數據將面臨公開風險，這也就嚴重影響著企業的發展。

2.2檔案信息化存儲風險

在企業檔案信息化存儲過程中，系統平臺在接入電子存儲設備的過程中，部分電子存儲設備具有數據拷貝功能，這也是現階段企業檔案數據泄密的主要形式。除卻U盤等常見拷貝形式外，藍牙或者WLAN同樣屬于資料泄密的重要途徑，檔案信息化存儲過程中，此類檔案泄密方式防不勝防，是未來檔案信息化發展工作的重要著力點，以此實現對檔案保密工作質量的落實。

2.3病毒與黑客攻擊

病毒與黑客攻擊往往存在于不正常的行業競爭中，企業檔案信息記錄著企業發展核心數據與業務信息，通過網絡病毒與黑客攻擊得到企業數據，此類檔案泄密屬于嚴重的商業安全性問題。檔案保密工作應當落實于檔案信息化管理的全方面，對此檔案信息化管理應當強化對信息化系統平臺的建設，以此強化檔案信息存儲安全性。

三、企業檔案保密與檔案信息化發展的融合措施

3.1強化檔案保密工作理念

企業檔案信息化管理工作中需要切實強化檔案保密工作理念。理念作為工作前提，提出工作保密理念后，企業檔案信息化管理人員需要結合企業檔案信息化程度對其信息化系統進行優化，以此滿足企業檔案保密需求。檔案保密作為檔案信息化建設中的重要內容，檔案信息化建設水平嚴重影響著檔案保密工作質量，對此在企業檔案信息化建設過程中，檔案信息化建設水平要不斷提升，以更好的構建企業檔案保密環境。另外從檔案管理人員來講，檔案管理人員也要強化對檔案信息化工作流程的重視，以不斷提升自身工作能力水平，滿足檔案信息化發展下檔案管理工作需求。在此過程中檔案管理人員需要明確檔案信息化管理與紙質管理的差異性，從而樹立新的檔案保密意識。

3.2落實檔案保密管理制度

企業檔案信息化管理體系中需要不斷完善并落實檔案保密管理制度，以此為檔案管理人員形成新的工作機制，以提升對檔案內容信息的保密管理質量。從檔案泄密途徑來講，檔案泄密途徑主要集中在檔案信息化平臺建設、檔案存儲與傳輸、網絡安全風險等方面，為減少檔案泄密現象的出現，檔案信息化建設人員需要針對各風險因素提出針對性解決措施，從而確保檔案信息化管理全過程的保密性。此外，在進行檔案信息化管理的過程中，需要構建完善的工作監督管理制度，以此實現對檔案管理全過程的監督與控制，及時對相關風險隱患因素進行發現與處理。為提升檔案管理人員檔案保密意識，企業可適當對工作人員進行職業培訓，以提升其工作警惕性。

3.3規范檔案管理工作流程

企業檔案信息化管理工作的開展應強化各環節工作細節，以減少檔案泄密現象的出現，提升檔案管理工作流程安全性，以此確保檔案保密工作質量。從企業檔案信息化管理工作流程來講，檔案查閱登記與審批流程應當強化，以此對檔案使用流程嚴加監管。在檔案管理工作中，檔案管理人員需要對檔案保密等級進行劃分，以對檔案借閱人員資質進行審批，判斷其是否具有檔案使用權限。檔案使用嚴禁二次傳閱，為明確此類工作制度，企業可制定相關檔案工作機制，以此強化對檔案資料使用過程的安全管理。信息化檔案管理工作以電子檔案為主，因此在檔案借閱時間到期后，檔案信息化設計人員應當設計相關權限，以對檔案借閱人員提出警示信息，從而落實檔案管理全流程的安全把控。

3.4優化檔案信息化管理系統

信息化技術作為提升檔案信息化管理中檔案保密性的主要因素，技術人員需要不斷就檔案信息化管理系統進行優化。檔案信息化管理系統的優化能夠從源頭上提升檔案保密性，對減少檔案資料泄密風險具有重要價值。首先檔案信息化技術人員應當就檔案管理中檔案保密訴求進行分析，以對系統架構進行優化，從而提升系統網絡安全系數，提高系統對外部風險的防御機制。另外檔案信息化管理系統自身需要設置安全保護機制，以對檔案資料各保密級別進行劃分，保密級別每遞增一級，系統安全保護機制增加一項，此舉能夠避免越權查閱檔案現象的出現。且同時檔案管理信息化系統的優化，能夠對工作人員登錄操作記錄進行存儲，這也能夠及時對檔案泄密風險進行了解，是提升檔案保密質量的重要途徑。

四、結束語

企業部分檔案具有保密性，此類檔案往往以企業核心數據相關，但傳統檔案保密管理模式難以適應信息化檔案管理，為切實落實企業檔案保密工作，企業檔案信息化發展應當融合檔案保密這一需求，實現對企業檔案信息化管理工作的調整。

參考文獻：

[1]張淼.檔案保密與檔案信息化發展的融合實踐研究[J].產業科技創新，2020，2（04）：106-107.