高校文書檔案收集與歸檔管理細節化

摘要：高校的檔案管理是不可忽視的工作，而文書檔案收集歸檔是其中的重要環節。本文簡述我國高校文書檔案收集、歸檔管理工作中所存在的不足之處，并逐步分析其原因，最后探討出提升文書檔案收集和歸檔管理水平的有效措施，提高高校檔案管理的水平，推動高校的穩定發展。

關鍵詞：高校文書;檔案收集;歸檔管理;細節化

引言：隨著教育改革逐漸深化，高校文件種類數目日漸增多，高校對檔案管理提出了更高要求。為了提高文件管理工作的效率，促進高校發展，需要細化文書檔案收集及歸檔管理的工作流程，并強化對其管理水平。結合現代化信息技術，走出一條符合高校持續發展的文書檔案管理道路。

1文書檔案收集與歸檔管理工作中存在的問題

1.1檔案內容不完整

目前高校未將所批復文件與請示文件合理擺放，并且在歸檔材料中僅體現范圍內出現的材料，相關部門所產生貼合實際工作的文件缺失。同時，文件沒有及時歸檔，未做到紙質、電子共同歸檔。針對電子文件未及時下載打印，而紙質文件未加蓋印章，導致其缺乏價值和效力。

1.2收集工作滯后性

高校所遞交的材料信息在經過很長一段時間后才能進行歸檔，導致歸檔時文件無處可尋，并且在上交檔案材料時，不能在規定時間內完成相關工作。同時，歸檔部門在工作時，對歸檔文件范圍認知不到位，容易引發資料的丟失或重復。

1.3文書處理不規范

高校文書工作中，只注重文書的流程和使用，缺乏文書處理工作中細節部分，導致文書處理的不規范不系統，對文件質量造成不利影響，制約文書檔案工作。

1.4文件材料無聯系

高校目前文件檔案工作人員流動較大，不少新員工對業務不熟悉，導致文件材料丟失，缺乏連貫性;并且一些上報材料，會出現內容、附件方面的缺失，材料不完整，導致檔案的價值大打折扣[1]。

2引發文書檔案收集歸檔工作問題的原因分析

2.1高校缺乏重視

目前，部分高校領導對文書檔案工作沒有起到重視。但不管從長期發展或者短期利益來看，其價值和參考意義重大。因此，高校文書檔案工作質量較差主要因素是由于邊緣化、不重視所導致。

2.2人才隊伍不足

高校從事文書檔案管理工作的人員基本都是兼職，并不具備相關的從事經驗。同時，檔案工作時間安排少，導致其工作質量較差。

2.3缺乏專業培訓

高校檔案的培訓人員，大多數都是年齡較大的老師或者人才家屬，未配有專業的檔案人才。在實際工作中，受傳統觀念影響，方法理論滯后，導致在新時代背景下，工作人員不能及時獲取新的管理理念。

2.4規章制度匱乏

高校文書檔案部門的規章制度并不完善，有些高校的制度還是上世紀落后過時的制度體系，也沒有及時完善和修訂，制度落實方面也存在不足。一系列的影響導致對文件收集和歸檔工作造成影響，最終導致工作質量參差不齊。

3解決高校文書檔案工作存在問題的有效策略

3.1優化文書處理，強化檔案意識

首先，高校的管理部門以及各個職能部門要切實確保公文處理流程具有規范性，提高文書檔案工作的水平。在公文處理過程中，要確保公文的內容范圍符合原則，一文一事，不可一文多事。并要正確選擇公文文種，正確書寫格式。文書檔案工作人員需要及時了解國家出臺的公文處理規章制度，完善部門公文處理。其次，加強責任落實，建立檢查機制，并落實到具體負責人員。最后，文書檔案人員需要增強檔案收集歸納意識，時刻懷揣著檔案思維觀念，并不斷提高自身的業務能力，從源頭上解決和規避問題，使檔案管理水平上升一個層次。

3.2優化歸檔范圍，開展專業培訓

第一，優化文件歸檔范圍以及保管期限，要求其檔案部門根據上級需求并結合工作的實際情況，制定出符合學校以及各部門情況的文件材料歸檔范圍和保管期限，以保證各個部門都能夠按時遞交文件材料，并保證其質量。第二，需要提高檔案人員的專業技能，提高其工作效率。要求其能夠熟練掌握各職能部門工作中的歸檔材料，并及時清楚地了解未歸檔案材料的去向以及何時進行歸檔。同時，需要熟練掌握文件材料之間的關聯，并善于發現文件材料的規律，及時發現缺損的文件材料，并進行補充。第三，高校應重視職后教育，為檔案管理人員提供專業的檔案培訓教育，在學習中提高檔案專業知識，并引入信息技術化管理模式，實現文書檔案收集歸檔工作的信息化和規范化，并保證工作順利地開展[2]。

3.3提高重視程度，健全規章制度

高校檔案文書工作其范圍較廣，涉及到學校的各個方面。一方面，需要加強宣傳力度，采用多種宣傳手段提高人們對檔案工作的重視程度，例如專題會議、校園廣播、校園報紙等。并向廣大師生及領導普及檔案知識，并講解檔案管理對高校發展，師生自身帶來的好處，帶動高校師生及領導參與到檔案管理工作中來。另一方面，建立健全檔案管理制度，通過制度的約束力，幫助檔案工作人員嚴格遵守檔案管理的原則，提高檔案收集歸檔的工作質量。

3.4改變收集方式，了解業務動態

高校文書檔案的收集和歸檔工作，首先需要檔案管理人員具備創新的意識，針對傳統的文件收集方式進行創新，發揮其主觀能動性，改變原有的文件收集模式。同時需要其熟練掌握并了解高校中各個職能部門所辦理的業務，以及每個業務中的工作流程環節。其次，檔案人員需要時常進行實地考察，走訪高校的各個職能部門，了解其部門工作的每個環節中所需要的文件材料，以及有哪些材料是重要的需要歸檔的，哪些材料重復性不重要，不需要歸檔，并結合自身的檔案管理經驗，探究檔案管理的規律。最后，檔案工作人員需要積極并主動與其他部門的負責人進行交流和溝通，發揮好檔案人員在檔案收集歸檔中的重要作用。

結論：文書檔案管理是高校檔案管理的一部分，因其具有著憑證和參考作用，因此需要高校重視對文書檔案的管理。在收集和歸檔這一環節中，需要文書檔案工作人員遵循其原則，善于發現問題解決問題，勇于創新，并迎合時代發展，探究出文檔工作的新方法，提高文書檔案管理水平，促進高校全面發展。

參考文獻：

[1]韓雪.新舊動能轉換下高校文書檔案收集與歸檔細節化管理研究[J].科技資訊，2019，17（11）：255-256.

[2]張寶愛.高校文書檔案收集與歸檔工作研究[J].蘭臺內外，2018（06）：75-76.

作者簡介：黃曉娜（1983年）廣東人，漢族，現職稱：館員，學歷：大學本科，研究方向：檔案館（從事檔案管理 工作）。