對檔案信息化管理的優勢與安全問題的研究

柴青 衣蕾

摘要：檔案管理信息化已然成為當下企業檔案管理主要模式，檔案信息化管理能夠提升檔案管理工作質量與效率，對提升檔案管理實效性具有重要價值。檔案信息化管理背景下檔案管理工作優勢明顯，其能夠實現對檔案價值的開發與利用，同時符合當下企業現代化發展理念，但與此同時企業檔案信息化管理存在一定的安全問題，此類安全問題影響著企業檔案信息化管理質量。基于此文章對檔案信息化管理優勢與安全問題進行分析，并提出針對性的解決措施，以為企業檔案信息化管理工作的完善提供幫助。

關鍵詞：檔案信息化;管理優勢;安全問題

一、檔案信息化管理優勢

1.1有利于檔案管理價值的開發與利用

檔案信息化管理主要是依托信息化系統平臺所實現的，電子檔案在信息化系統平臺中能夠根據檔案類型、主題、時間等進行不同序列的排列，以此實現檔案資源利用率的提升。檔案資料往往包含企業發展檔案、業務檔案、人事檔案等多樣性內容，且受部分檔案數據能夠為現階段業務工作提供經驗，這也就彰顯著檔案管理工作價值。檔案信息化管理背景下，檔案以電子檔案的形式所體現，有效地延長了檔案存儲時間與存儲質量，同時檔案信息化管理能夠減少傳統人力資源工作壓力，能夠實現對檔案資料的快速檢索，基于此檔案信息化管理自身優勢得以體現。

1.2符合現代化企業發展理念

企業在現代化發展過程中，信息化技術作為企業現代化技術的主要技術理念，檔案信息化管理順應著當下現代化企業發展理念。從檔案管理形式來講，傳統檔案管理以紙質管理為主要內容，檔案信息化管理背景下，電子檔案能夠取代傳統紙質檔案實現無紙化辦公，符合當下可持續發展理念。紙質資源的節約能夠響應生態保護工作，符合現代化企業發展理念。

1.3檔案信息共享更加高效

檔案信息化管理主要是將檔案數據匯總到系統平臺中，以進行檔案數據專項存儲，以實現對企業檔案數據的高效查詢。檔案信息化管理背景下檔案以電子檔案的形式所體現，這也就有利于檔案信息共享的高效性。在進行檔案信息查閱的過程中，檔案查閱人員可通過檔案信息化管理平臺遞交檔案查閱需求，進而通過審批后可直接通過傳真或者數據傳輸的方式進行檔案查閱，此舉有效的減少了傳統檔案查閱流程的復雜性，實現了跨時間、跨空間的檔案信息傳輸，能夠實現檔案查閱的即時性，對提升工作效率具有重要價值。

二、檔案信息化管理安全問題

檔案管理人員安全管理意識薄弱。檔案信息化管理工作中部分檔案管理人員檔案管理安全意識薄弱，這也就直接影響著檔案信息數據的安全性，存在著檔案信息化管理數據丟失與檔案質量等問題，同時存在數據竊取等嚴重風險，不利于企業的發展。

檔案數據存儲缺乏安全性。檔案信息化管理過程中數據存儲缺乏安全性，當下網絡環境具有開放性，且檔案數據一般存儲于云端服務器中，網絡病毒與黑客能夠通過網絡實現對計算機終端的控制，這也就體現著檔案數據存儲缺乏安全性的現實問題。

檔案傳輸與共享安全問題。檔案信息化管理工作主要是借助網絡計算機系統進行檔案數據的傳輸與共享，但在此過程中，受限于互聯網開放性因素的影響，檔案在傳輸過程中容易出現數據截取等不良現象，這也就影響著企業數據管理安全性，不利于企業檔案數據管理質量的提升。

檔案信息化管理安全制度問題。檔案信息化管理安全制度不完善是影響檔案信息化管理安全的重要因素，在此情況下，檔案管理人員難以對自身職責與義務進行明確，存在工作責任相互推諉的現象，同時檔案電子信息的錄入與更改缺乏流程規范，這也就嚴重影響著檔案資源的安全性。

三、檔案信息化管理安全問題的解決措施

3.1提升檔案管理人員安全管理意識

為解決上述問題，檔案信息化管理人員需要接受專業教育與培訓工作，以提升自身檔案信息化管理安全意識，樹立工作警惕性，以此切實保障檔案信息存儲安全性。同時檔案信息化管理背景下，工作人員需要就自身計算機信息化操作水平進行提升，以增強自身對信息化操作系統的操作質量，減少人為操作風險導致的檔案管理安全風險問題。值得注意的是，檔案信息化管理人員需要掌握一定的信息加密方式，以確保檔案數據存儲與傳輸過程中的數據保密性，落實企業檔案信息化管理安全性。

3.2提高檔案數據存儲安全性

為提升檔案數據存儲安全性，企業需要加強對檔案信息化管理過程中的加密技術研究，以此實現對檔案數據安全的保護。對稱類加密技術與非對稱加密方式作為常見的檔案數據安全加密技術，在現階段檔案信息化管理安全技術中應用較為廣泛。通過此類加密技術的應用檔案數據能夠得到相對安全的存儲，且對防止方案資源的竊取、丟失等風險事件具有重要價值，同時還能夠進一步提高檔案資源的合法性和真實性。

3.3優化檔案傳輸與共享環境安全

優化管理技術，強化檔案數據傳輸管理是提升檔案傳輸與共享安全問題的主要措施。針對檔案資源傳輸安全問題，企業檔案管理人員需要對數據傳輸過程進行監控，通過平臺用戶身份權限設置等途徑避免非法用戶對企業信息化管理平臺的登陸。其次檔案信息化建設技術人員需要強化對系統平臺安全性的提升，通過完善防火墻等安全防護技術手段提升檔案信息化平臺對安全風險的抵御能力，提高檔案資源傳輸的安全性。

3.4完善檔案信息化管理安全制度

完善檔案信息化管理安全制度是提升檔案信息化管理的必要手段，首先企業需要建立明確的檔案管理安全責任制度，將各項工作責任落實到工作過程中，以提升工作人員參與檔案管理工作的嚴謹性。另外企業需要規范檔案信息化管理工作流程，制定統一的工作流程與標準，以確保各操作環節的安全性。最后企業要定期對檔案信息化系統平臺進行完善，以安全性為核心，對計算機以及軟件進行維護和更新，最大限度保障檔案資源的安全性和保密性。

四、結束語

檔案信息化管理作為當下檔案管理的主要趨勢，其在檔案管理工作中能夠提升檔案管理質量與安全性，對增強檔案存儲年限與規范檔案管理流程具有重要價值。上述文章對檔案信息化管理優勢進行羅列，并針對現階段檔案信息化管理安全問題提出解決措施，以致力于促進企業檔案信息化管理價值的彰顯。

參考文獻：

[1]張麗婷.信息化時代企業檔案管理面臨的問題及對策探討[J].企業改革與管理，2021（21）：34-35.