高校機構知識庫數據管理和服務模式研究

劉玉博，聶 兵，賈 偌

（山東農業大學圖書館，山東 泰安 271018）

1 高校建設機構知識庫的必要性

信息處理技術和互聯網技術的迅猛發展，促使高校圖書館的服務模式發生了極大的變化，對學校教學科研的支撐逐漸由以紙質圖書轉變為電子資源，服務模式逐漸由文獻服務過渡為知識服務［1］。機構知識庫可將高校學者學習、工作過程中產生的各種學術成果進行整合而形成一個完整的數字資源集合［2］。基于豐富的人力優勢、技術優勢和專業優勢，高校圖書館成為機構知識庫建設的主力軍，也是其提升服務質量和服務效率的重要途徑之一。

高校機構知識庫的建設對圖書館具有以下現實意義：一是拓展圖書館數據管理范圍。機構知識庫收集的數據類型涵蓋期刊論文、會議論文、學位論文、圖書著作、科技成果、專利、標準、報紙等，深度參與各類學術研究數據的管理，為學校和職能部門決策提供數據支持。二是促進圖書館服務模式變革。機構知識庫是高校學術研究數據的一項基礎工程，是對信息進行搜尋、組織、分析、重組的有效工具，為圖書館開展學科化信息服務提供了重要渠道，特別為學科館員開展學科服務提供了便利條件［3］。

據OpenDOAR網站統計，截至2020年12月，全球共注冊機構知識庫5 585個，其中中國被收錄的機構知識庫有59個［4］。目前，全球和中國的機構知識庫建設處在一個快速增長的爆發期，越來越多的高校認識到了機構知識庫的重要性，并加大了投入力度和加快了建設速度。

2 基于機構知識庫的數據管理模式

2.1 機構知識庫功能需求調研

為定制機構知識庫的功能，作者通過問卷調查調研山東農業大學專家學者的需求，得到了以下信息：（1）95%的本校師生對機構知識庫不了解或了解不多，說明亟須加強宣傳推廣工作；（2）98%的師生認為機構知識庫的建設有必要或很有必要，說明在初步了解了其功能后能夠契合師生的實際需求；（3）超過七成認為學科評價、科研考核、學位論文等功能是必需的；（4）課件等教學內容、研發的新品種、科研過程數據和承擔的教學任務應當作為建設內容；（5）個人主頁應可自由選擇展示方式。通過調研和走訪，更好地了解專家學者對機構知識庫的需求情況，為設計更加實用的功能模塊提供了依據，有針對性地要求服務商根據需求進行設計和實施。

2.2 機構知識庫功能模塊設計

總結前期考察和調研情況，山東農業大學機構知識庫設計了以下功能模塊：（1）成果管理。收集和保存學校產出的學術研究成果，以正式出版文獻為主；在前臺對學校、院系、學者的可視化統計，以及后臺自定義組合統計、建設統計、使用統計等。（2）成果展示。對學校的學術成果進行多維度展示，包括學校、院系、團隊、學者的成果展示，重點成果、最新最熱成果展示，成果收錄情況展示，并且支持對成果的多維度篩選、多條件檢索；通過收集和展示，促進各機構內的學術交流與資源共享。（3）計量評價。為學校提供科研水平統計數據，為學者提供學術成果的瀏覽下載、他引被引、合作關系等統計分析，為重點學科、優勢學科發展提供對標分析和評價，為學校“雙一流”建設提供決策支持。（4）學科評價。為科研決策人員提供學科建設情況分析。從學科競爭力分析、學科發展趨勢、學術貢獻度分析、人才結構與分布情況等維度展示學校學科發展情況。解決項目申報、職稱評定等實際應用問題。（5）科研考核。輔助科研管理部門進行年度科研考核。支持按中科院JCR分區標準、WOS的JCR分區標準和自定義成果等級標準，對成果分區和等級進行統計標記。（6）輔助功能。對學位論文、學術出版物等資產集中使用、管理、統計，添加觸摸大屏設備用于展示和宣傳等。

2.3 學科館員深度參與的數據管理模式

高校機構知識庫建設意義重大、工程繁雜，涉及學校和各學院歷史沿革、人事變遷，需要對大量數據進行匯集、整理和審核。學校各部門、各學院協同配合、凝聚合力，才能做到確保完整、準確地收集好辦學歷程中積累的豐富學術成果，建設成為集成果典藏、數據中心、學者舞臺和合作平臺等多功能于一體的動態智庫，為學校科學決策、學術創新、學科評估等提供數據支撐。

正值機構知識庫啟動建設之時，山東農業大學圖書館全面實施了學科館員定點服務學院制度，選拔16名具有碩士、博士學歷的館員對口擔任19個教學學院的學科館員開展學科服務，組建了農業與生命科學、理學與工程科學和人文社會科學3個學部服務組，建立起有效的信息需求與服務保障渠道，幫助學科和讀者高效利用圖書館的資源和服務。

對口服務學院的學科館員在開展常規信息咨詢服務、學科資源建設與導航、信息素養教育和學科情報分析服務的同時，還負責分工學院機構知識庫建設的聯絡工作。在前期學科服務工作已經取得學院信任和認可的基礎上，學科館員與擔任學校圖書情報委員會委員的學院負責教學或科研的副院長直接聯系，溝通機構知識庫建設過程中人員信息、數據資料的收集和維護工作。另外，學科館員通過參與機構知識庫建設，了解對口服務學院的專家學者、學術產出和學科發展等基本信息，為更好地開展學科服務掌握了第一手資料，是深入開展工作的有力抓手，也是服務創新的重要途徑。學科館員依托自身的學科知識和服務優勢，加強機構知識庫的內容構建、利用和推廣，建立圖書館、學院和學校職能部門之間的聯動機制，從而使機構知識庫真正做到可持續、健康發展［5］。

3 機構知識庫建設實踐經驗和思考

山東農業大學機構知識庫已經按計劃完成了學校和學院的基礎數據采集、6個試點學院的數據整理并上線預覽、19個教學學院的學者數據全面采集等工作，共匯集學校成果總量72 485篇、收集全文64 504篇。目前正在進行全校數據的整理和歸屬，預計2022年上半年完成數據整理和本地部署。在建設過程中形成了以下經驗和思考。

3.1 頂層設計和宣傳推廣

在建設過程中，完成試點學院預覽版數據收集和功能設計后，牽頭單位圖書館邀請分管副校長、相關職能部門和試點學院進行了進展匯報和功能演示。通過前期的調研發現，絕大多數師生對機構知識庫不了解或了解不多，如果不進行試點建設就進行宣傳推廣，就會言之無物，缺乏形象的展示。在進行功能介紹時，抓住部門和學院的痛點，取得最廣泛的理解和支持，后期才能認可并參加建設。相關部門和學院均表示機構知識庫功能強大，能夠解決煩瑣耗時的數據統計和表格填報等實際問題，希望配合圖書館做好數據維護工作。討論通過了建設方案，成立領導小組、明確職能分工、部署建設進程，并通過校長辦公室向全校正式發文。

3.2 心理準備和人力儲備

機構知識庫的建設涉及學校幾十年甚至上百年的歷史成果、幾百甚至幾千人的成果歸屬，前期要明確建設目標、做好詳細的準備工作，一定要做好長期艱苦建設的心理準備，不可能一蹴而就。早期機構知識庫平臺功能弱、數據質量差，逐漸放棄更新并淪為圖書館自娛自樂的工具，沒有發揮其應有的價值。在沒有做到完善的功能和優質的數據前，不宜進行推廣使用。機構知識庫的建設需要穩定的人力資源投入，短期內難以實現全部工作自動化，數據的精準化也需要學者的參與。圖書館成立跨多個部門業務骨干組成的18人建設小組，館辦公室負責調研規劃、系統建設部負責平臺建設、以信息咨詢部為主的學科館員服務團隊負責各學院數據整理。

3.3 基本功能和深化拓展

收集和保存學校教職工產出的學術研究成果，是機構知識庫的基本功能，也是實現其他一切功能的基礎。機構知識庫平臺支持自定義成果類型，例如動植物品種作為農業高校的特色成果類型進行了添加。除了科研產出，評價學者的另一個關鍵指標是教學工作量。為此，山東農業大學機構知識庫專門定制了教學課程模塊，可以與教務處和研究生處的系統對接，接收課程編號、課程名稱、課時量、任課教師、開課時間等數據信息，生成學者的教學工作量展示頁面。學院提出了許多個性化的功能需求，希望能解決頻繁填報各類科研數據的實際問題，統計和利用數據是機構知識庫的目標定位之一，優質的數據加上定制化的功能，甚至可以讓職能部門直接調取所需數據，而不需要各個學院分別提報，節省時間、提高效率。但需要清醒地認識到，圖書館擅長的事是與文獻資源打交道，機構知識庫建設的核心數據也是文獻資源，要在做好基礎功能的前提下再考慮功能拓展。

3.4 數據提交和審核機制

機構知識庫可以自動收集的公開發表的科研成果最高只能達到90%左右，這其中還包括標識不符、重名等原因需要學者手動認領，剩下的仍然需要學者自助提交，特別是一般不標注單位的著作等成果類型。機構知識庫必須建設成及時、全面和權威的系統平臺才能讓學者有動力去維護個人數據。學者應該為自己提交的個人數據真實性負責，否則就是一種學術不端行為，但誰來審核學者提交的個人數據同樣是個棘手的問題。機構知識庫建設的目的之一就是解決冗繁的數據提報，學院只需做好日常數據維護，部門即可通過平臺報表提取所需數據。筆者認為，機構知識庫里學者自提交數據的審核權應該放在更了解情況的學院，由學院科研秘書匯總，分管科研的副院長審核，然后提交圖書館由學科館員進行繳存。

3.5 開放獲取和服務學校

機構知識庫建設的初衷之一是開放獲取，即圖書館界理想地認為機構建成自己的成果庫并共享，就可以打破出版界對學術成果的壟斷，以實現知識的自由傳播和價值提升。但是，根據OpenDOAR（開放存取知識庫名錄）網站資料，國內59個在網站注冊的可開放獲取的機構知識庫中，38個為中科院系統科研院所，港澳高校6個，內地高校只有北京大學、清華大學、廈門大學、蘭州大學、西安交通大學等寥寥10個。絕大多數內地高校建設機構知識庫的目的變成了服務學校科學研究和學術創新，大量科研數據被收集后反而變得敏感起來，開放獲取變得唯恐避之不及。但也應該意識到“存在即合理”，機構知識庫能服務好學校發展也同樣是成功的、有價值的，開放獲取之路“道阻且長”。