大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息化管理策略

山東黃金集團(tuán)深井開采實(shí)驗(yàn)室 李桂林

為促進(jìn)科研事業(yè)更好發(fā)展，本文對(duì)大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息化管理策略進(jìn)行研究。首先，闡述了大數(shù)據(jù)背景下科研檔案特征；然后，介紹了大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息化管理問(wèn)題；最后，提出了大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息化管理策略，希望能夠給相關(guān)人員提供一些參考。

科研檔案，是科學(xué)研究工作的記錄，專業(yè)性與規(guī)范性較強(qiáng)。隨著我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，這在很大程度上影響著科研檔案信息管理工作。想要從容應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給科研檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，相關(guān)人員需要樹立信息化管理意識(shí)，明確大數(shù)據(jù)背景對(duì)檔案管理的重要性，且結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善，靈活通過(guò)信息化手段，提升管理人員信息化水平，從根本上提升科研檔案信息化管理水平，提升科研檔案利用率，更好的服務(wù)于科研事業(yè)發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)背景下科研檔案特征

1.1 科研檔案數(shù)據(jù)規(guī)模較大

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)正在不斷增長(zhǎng)，尤其是科研檔案數(shù)據(jù)，存在該情況主要是受到兩方面因素影響，一方面是增量科研檔案電子化，另一方面是存量科研檔案數(shù)字化[1]。隨著我國(guó)信息技術(shù)不斷發(fā)展，尤其是OA辦公和信息管理軟件的應(yīng)用，改變了科研檔案歸檔形式，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔形式，而是紙質(zhì)和電子雙歸檔形式[2]。并且，通過(guò)新興技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)科研檔案、照片進(jìn)行掃描、翻拍，科研檔案逐漸向著數(shù)字化方向發(fā)展。在該時(shí)代背景下，科研檔案數(shù)據(jù)資源正在快速增長(zhǎng)，科研檔案大數(shù)據(jù)也在慢慢形成。

1.2 科研檔案數(shù)據(jù)種類繁多

在大數(shù)據(jù)背景下，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，如數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘等，在這些信息技術(shù)支撐下，科研檔案資源會(huì)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)信息系統(tǒng)中，具有非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)融合發(fā)展趨勢(shì)。從總體層面來(lái)講，在科研檔案數(shù)據(jù)中主要涉及到幾部分內(nèi)容：文書檔案、項(xiàng)目檔案、人員檔案、成果檔案，還有和各種科研活動(dòng)相關(guān)的文件材料，其中包括通知、政策、法規(guī)等[3]。科研項(xiàng)目檔案，主要是有關(guān)科學(xué)研究的檔案，這里的研究主要涉及到基礎(chǔ)理論、技術(shù)、應(yīng)用、軟科學(xué)等方面。在科研成果檔案中，該種檔案資料具有保存價(jià)值，是在科研活動(dòng)中形成的，且作為成果上報(bào)的。在科研人員檔案中，主要是指從事科研活動(dòng)人員的資料，其中涉及到諸多方面，如研究成果、科研獲獎(jiǎng)、學(xué)術(shù)背景、研究方向、科研項(xiàng)目等。這些科研檔案具有異構(gòu)性，提出了更高的管理要求。

1.3 科研檔案數(shù)據(jù)具有較大潛在價(jià)值

科研檔案是重要的歷史記錄，是具有較強(qiáng)權(quán)威性、可靠性，正式的原生信息資源，具有較大的潛在價(jià)值。但是，根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)下科研檔案數(shù)據(jù)管理效果不夠理想，一味的強(qiáng)調(diào)保存工作，沒(méi)有考慮到數(shù)據(jù)利用工作，利用率相對(duì)較低，導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)。在該種滯后的管理模式下，常常會(huì)發(fā)生信息不對(duì)稱情況，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，企業(yè)需要先進(jìn)科研成果，第二，諸多科研成果呆在了檔案規(guī)中，沒(méi)有人了解和掌握。在這樣的情況下，會(huì)阻礙檔案部門服務(wù)社會(huì)責(zé)任的發(fā)揮，降低科研檔案信息共享利用率。在大數(shù)據(jù)背景下，需要高效開發(fā)大量科研檔案數(shù)據(jù)，更好的服務(wù)民生和群眾。

2 大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息化管理問(wèn)題

2.1 科研檔案制度有待完善，執(zhí)行力度不強(qiáng)

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，一些單位干部沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，在科研發(fā)展中沒(méi)有注重落實(shí)科研檔案管理。部分單位盡管創(chuàng)建了檔案信息化管理制度，但是在實(shí)際工作中沒(méi)有注重宣傳、執(zhí)行力度不足，以至于很多職工沒(méi)有對(duì)信息化管理要求有所了解，沒(méi)有掌握信息化管理流程，以至于在實(shí)際工作中沒(méi)有嚴(yán)格根據(jù)檔案信息化管理制度執(zhí)行。此外，還有一些單位沒(méi)有針對(duì)檔案信息化管理創(chuàng)建制度，缺少信息化管理流程，以至于在實(shí)際工作中管理人員隨意操作，經(jīng)常發(fā)生檔案確實(shí)問(wèn)題。

2.2 管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提升，人才匱乏

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，部分單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選聘時(shí)還存在一些問(wèn)題，如年齡大、學(xué)歷低等[4]。管理人員文化水平存在參差不齊的問(wèn)題，其中部分人員缺乏專業(yè)知識(shí)，信息化能力較低。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化等特點(diǎn)，加之檔案類型較多，數(shù)據(jù)量龐大，導(dǎo)致管理內(nèi)容和范圍發(fā)生較大變化，其中涉及到應(yīng)用、信息平臺(tái)建設(shè)、存儲(chǔ)等內(nèi)容，這給管理人員提出了較高的要求。然而，很多管理人員檔案整理技能相對(duì)較低，難以對(duì)不斷增長(zhǎng)的管理需求進(jìn)行滿足，嚴(yán)重影響到管理效果。

2.3 科研檔案管理模式有待創(chuàng)新，管理意識(shí)薄弱

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員都是利用人工操作的模式，搜集、整合、處理科研檔案，工作效率相對(duì)較低，在查找檔案時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，且容易出錯(cuò)。最近幾年，雖然單位開始引入信息化管理模式，但是由于部分管理人員缺乏信息化意識(shí)，導(dǎo)致信息化管理工作呈現(xiàn)出形式化特點(diǎn)，僅僅是為了應(yīng)付上級(jí)部門檢查與評(píng)審。

2.4 科研檔案管理中存在信息安全隱患問(wèn)題

科研檔案信息安全性和國(guó)家安全、利益有著緊密聯(lián)系。在信息時(shí)代背景下，在科研單位檔案中，電子科研檔案數(shù)量快速上漲，檔案信息化管理已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，能夠給科研機(jī)構(gòu)檔案開發(fā)利用帶來(lái)諸多便利，但是同時(shí)也帶來(lái)了泄密隱患。基于網(wǎng)絡(luò)安全方面來(lái)講，部分科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有加密存儲(chǔ)保護(hù)單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、應(yīng)用鑒別信息、配置文件等。針對(duì)于一個(gè)檔案文件，如果不法分子盜取了相關(guān)權(quán)限，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中隨意對(duì)檔案信息進(jìn)行粘貼復(fù)制，且基本上會(huì)不留痕跡，這會(huì)對(duì)科研檔案自身的機(jī)密性、不可更改性造成威脅。

3 大數(shù)據(jù)背景下科研檔案信息化管理策略

3.1 創(chuàng)建完善的科研檔案信息化管理制度

在科研檔案信息化管理工作中，科研單位需要?jiǎng)?chuàng)建完善的管理制度，進(jìn)而保證管理效果。(1)需要嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際情況，創(chuàng)建完善的信息化管理制度和信息化管理體系，詳見圖1。(2)需要嚴(yán)格遵守三不、三嚴(yán)的規(guī)定，不歸檔不滿足要求的科研檔案、不接受審核不合格的科研檔案、不提供不滿足審閱規(guī)定的科研檔案。(3)相關(guān)人員需要對(duì)檔案信息安全進(jìn)行保障，不允許對(duì)檔案信息進(jìn)行造價(jià)，避免科研檔案信息泄漏。

圖1 體系架構(gòu)圖Fig.1 Architecture diagram

3.2 創(chuàng)新科研檔案信息化管理意識(shí)

受到大數(shù)據(jù)環(huán)境影響，單位檔案管理人員需要樹立大數(shù)據(jù)理念，把科研檔案信息化管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，積極構(gòu)建科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。管理人員應(yīng)梳理大數(shù)據(jù)理念，其中包括檔案觀、服務(wù)觀。具體來(lái)講，需要明確哪些是需要?dú)w檔的檔案資源，只要是在科研研究中生成的、具有保存價(jià)值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實(shí)物等，都屬于科研檔案，管理人員還需要注重加工處理工作。此外，管理人員還需要樹立科研檔案服務(wù)觀，就是把管理理念從保藏轉(zhuǎn)變成為利用，從資料管理收藏轉(zhuǎn)變成為科技知識(shí)管理、服務(wù)，進(jìn)而構(gòu)建全新的科研檔案管理格局。

3.3 組建專業(yè)化科研檔案管理人才隊(duì)伍

科研檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)如何，直接影響科研檔案信息化管理效果。因此，在實(shí)際工作中，單位需要注重提升檔案管理人員綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)，這樣可以有效提升檔案管理質(zhì)量，加大檔案信息化管理力度。科研單位可以定期開展進(jìn)行培訓(xùn)，其中涉及到網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)、檔案管理知識(shí)、信息化操作等。通過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)和教育，不斷提升管理人員檔案意識(shí)。此外，需要不斷提升管理人員服務(wù)意識(shí)，根據(jù)科研人員使用要求，對(duì)服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，提升工作效率。

3.4 創(chuàng)建科研檔案信息化管理平臺(tái)

（1）創(chuàng)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。在實(shí)際工作中，需要?jiǎng)?chuàng)建完善、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，具體來(lái)講可以基于采集、加工、安全、技術(shù)等環(huán)節(jié)入手，不斷補(bǔ)充和完善科研管理需求、科研檔案開發(fā)利用需求，構(gòu)建共享的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，形成有效的區(qū)域共享平臺(tái)，進(jìn)而提升科研檔案數(shù)據(jù)利用率。具體來(lái)講，身為科研檔案管理人員，可以積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)流程，對(duì)檔案信息進(jìn)行歸集，詳見圖2。創(chuàng)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新與完善信息，落實(shí)光盤備份管理、系統(tǒng)保護(hù)機(jī)制，保證信息數(shù)據(jù)可用、可查、可共享。此外，可以提供給職工對(duì)應(yīng)的賬號(hào)密碼，在其想要查看檔案時(shí)，需要填寫申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)檔案管理部門批準(zhǔn)后，可以直接進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行檢索，進(jìn)而有效提升資源利用率，還可以有效控制人力資源成本、財(cái)力成本。

圖2 入檔審批流程圖Fig.2 File approval flow chart

（2）創(chuàng)建完善的科研檔案協(xié)同聯(lián)動(dòng)共享機(jī)制。打破傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)協(xié)同管理力度。在實(shí)際工作中，相關(guān)人員應(yīng)注重對(duì)檔案管理要素、結(jié)構(gòu)、職能、內(nèi)在聯(lián)系等內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造性的整合和重構(gòu)，有效優(yōu)化配置科研檔案管理要素，形成完善的協(xié)同管理模式，實(shí)現(xiàn)三位一體、統(tǒng)一規(guī)范、資源共享、各司其職、互相促進(jìn)、協(xié)同高效，有效管控科研檔案收集、整理、保管、歸檔、利用全過(guò)程。此外，在實(shí)際工作中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集和分析，特別是針對(duì)表象數(shù)據(jù)后的行為特征數(shù)據(jù)，進(jìn)而提供給管理人員全局性管理和決策可靠支撐。

（3）注重信息技術(shù)支撐與硬件設(shè)施保障。基于文件生命周期理論，檔案雖然來(lái)源于文件，但是又不同于文件，文件到檔案屬于前后銜接過(guò)程。因此，在實(shí)際工作中，需要注重整合優(yōu)化檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)和OA系統(tǒng)之間的對(duì)接，可以利用統(tǒng)一的電子文件格式、操作規(guī)范，創(chuàng)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、辦公OA系統(tǒng)進(jìn)行集合，利用統(tǒng)一的技術(shù)參數(shù)與標(biāo)準(zhǔn)，由檔案管理人員、信息技術(shù)人員、軟件開發(fā)方一同溝通，設(shè)計(jì)出具有較好應(yīng)用性能、較強(qiáng)兼容性的軟件系統(tǒng)。此外，在單位內(nèi)部可以組建局域網(wǎng)系統(tǒng)，對(duì)配套硬件設(shè)施進(jìn)行完善，如工作站、服務(wù)器、集線器、交換機(jī)等，保證系統(tǒng)運(yùn)行流暢和系統(tǒng)操作方便，進(jìn)而對(duì)不同環(huán)境條件下服務(wù)使用需求進(jìn)行滿足，有效提升檔案管理質(zhì)量與服務(wù)水平。

（4）注重平臺(tái)數(shù)據(jù)安全維護(hù)。1)創(chuàng)建統(tǒng)一的安全標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建嚴(yán)格的保密制度，針對(duì)重要科研成果，應(yīng)有重點(diǎn)的、有區(qū)分的進(jìn)行管理，尤其是對(duì)這些資源的傳播范圍進(jìn)行嚴(yán)格限制，保證其保密性與安全性。2)創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)安全保障制度，避免出現(xiàn)盜用等行為，注明檔案保密級(jí)別、使用范圍等。3)提升平臺(tái)安全技術(shù)水平，定期進(jìn)行維護(hù)與升級(jí)，保證檔案數(shù)據(jù)不被攻擊、泄漏、非法侵犯，有效維護(hù)平臺(tái)數(shù)據(jù)安全。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)背景下，在科研檔案管理中加強(qiáng)信息化管理力度是非常重要的，不僅能夠有效提升科研檔案管理質(zhì)量，還可以有效提升科研檔案信息利用率，促進(jìn)科研事業(yè)更好發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，科研檔案信息化管理還存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響到了管理效果。想要有效改善這一現(xiàn)狀，在實(shí)際工作中，相關(guān)人員需要明確科研檔案信息化管理的重要性，轉(zhuǎn)變自身的工作理念和模式，不斷提升自身的信息化素養(yǎng)，充分利用信息化管理優(yōu)勢(shì)，不斷提升科研檔案信息化管理水平。