人事檔案信息化對策研究

段海昕

摘要：如何做好人事檔案管理信息化建設工作，是新時期人事檔案管理的重要課題。本文首先分析了信息化對人事檔案管理的作用，然后針對目前人事檔案管理中存在的問題進行探討，最后提出了人事檔案管理信息化建設對策，為人事檔案管理信息化建設方面提供可行性思路。

關鍵詞：人事檔案管理;信息化;對策

引言

計算機網絡信息技術的廣泛應用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且信息化的應用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統紙質管理面臨的問題，促進管理效率大幅度提升[1]。因此，單位應該遵循時代發展，確?？梢院侠韺⑿畔⒒夹g融入人事檔案管理工作當中，發揮其應用效果的同時，促進人事檔案管理效率的提升。

1信息化對人事檔案管理的作用分析

單位人事檔案作為人事管理工作的重要部分，選拔確定優秀人才的過程中，必須要強化對人事檔案管理工作的重視。在信息化穩定發展的推動下，各項技術的應用可以全面展現自身的優勢，為各項工作的順利進行提供更多幫助，解決傳統管理工作面臨的問題，促進檔案管理信息化建設。再加上信息技術的應用能夠通過計算機進行管理，從而對人事檔案資源進行歸納分類，提高檔案工作的效率。這種管理模式與傳統管理相比，不僅可以有效發揮自身的優勢，還可以在各項工作開展的過程中進行創新，解決傳統檔案管理的不足，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本[2]。除此之外，檔案信息化建設與檔案管理工作效率的提升有著密切的聯系，推動單位檔案管理工作水平的提升，充分發揮檔案信息資源的價值，并開展符合當前發展的各項工作，為社會提供高效的服務。

2現代人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案管理人員不專業，檔案內容質量低

人事檔案管理工作與其他工作不同，更多的是單調和乏味的連續性工作，看起來很輕松，實則工作內容極為細致和專業。因此，事業單位對于人事檔案管理人才的要求越來越高。但是，在實際的人事檔案管理工作中，由于檔案管理人員整體專業素質不高、專業性不足，缺乏對人事檔案管理的全面知識儲備，使得實際的管理工作混亂不堪。甚至在一些事業單位中，很多人事檔案管理人員往往身兼多職，比如監察、科技等，使得人員在人事檔案管理工作上的時間和精力方面超負荷運轉，無法做好人事檔案管理及相關工作。

2.2檔案管理手段落后，信息化開發力度不足

很多人事檔案管理人員，因為不具備專業的人事檔案管理技能，不具備專業的人事檔案管理知識，未參加過人事檔案管理相關培訓，導致在實際的人事檔案管理過程中，無論是管理手段還是管理模式，都是比較落后的。甚至有些事業單位，人事檔案管理設備落后，人事檔案管理基本保管措施不到位，比如防火和防潮等，人事檔案管理還停留在七八十年代的水平上。另外，事業單位在人事檔案信息開發工作中極為被動，人事檔案管理工作人員沒有主動意識，只有當人們需要使用時才會查詢，而且也是一些最基本、最簡單的信息，比如黨團信息、個人簡歷等，而對于通過人事檔案發掘人才、選拔人才方面的全面性、時效性、深度分析等作用不是很明顯。

3人事檔案管理信息化建設的對策

3.1以材料為依托，建立數據庫

建立數據庫，對檔案材料的長期保存至關重要。傳統的檔案管理模式較為落后，依靠人工的形式。一是紙質檔案資料較多而且容易受到外界環境的影響，包括氣候、溫度、濕度、檔案室條件的影響。二是隨著檔案的保存年限，調檔閱讀的次數，檔案文本會受到污染，遭到不同程度的污損和腐蝕，難以長期保存。三是溫度的高低，空氣環境潮濕的影響，會促使紙質材料水解，字跡洇化、風化，建立數據庫可以有效地保護檔案材料長期存放，解決了紙質檔案在保存上存在的許多弊端。四是信息技術可以將檔案材料進行分類，進而做好編目、檢索的工作。另外，信息技術的應用可以促進檔案管理工作的信息化和數字化[3]。

3.2信息化建設資金的投入

檔案信息化建設在開展的過程中，需要強化對基礎設施工作的重視，

單位應該投入一定數額的資金，確保人事檔案管理信息化順利進行。檔案信息管理作為事業單位順應時代發展的必然選擇，必須要得到單位的重視，確保能夠做好相對全面的分析，圍繞人事檔案信息管理工作而開展，嚴格遵守事業單位人事檔案管理要求，并建立較為完善的系統，這樣可以保證各項工作順利進行，減少影響的同時，保證各項管理工作的順利進行。再加上檔案管理信息化需要涉及的設備相對較多，為了避免受到多種因素影響[4]，需要適當對各個環節工作進行優化，配備防火、防盜及各項檢測措施，保證人事檔案信息化管理順利進行。對于配置信息管理儀器來講，要想保證各項工作的順利進行，應該強化對各個環節工作的重視，確保各項工作能夠得到落實與優化，選擇符合信息化要求的打印機、計算機及掃描儀等多種技術設備，強化對檔案管理工作的重視，落實好各項工作的開展，使得人事檔案管理信息化工作順利進行。

3.3加強信息化的宣傳

大數據時代，信息化的應用絕對不只限于人事檔案管理這一部分，還可以應用于機關事業單位檔案資料管理、物料采購檔案管理等許多方面。跳出檔案管理這一塊，信息化在機關事業單位的發展過程中也是必不可少的，但是現階段很多機關事業單位并沒有真正重視起來，這就需要機關事業單位給干部進行定期的培訓講解，由中上層領導帶頭實施，自上而下地推行信息化，這樣才能快速地推廣到各項工作中，必要的時候可以安排外派培訓[5]，去學習相關技能。但是信息化的養成不是一朝一夕就能完成的，它需要潛移默化，逐步完善，經過長時間的積累，才能完成由量變到質變的過程。

3.4培養管理人員，提高管理素質

檔案管理工作是一項業務性很強的工作，同時也是服務性很強的工作，培養一名合格的檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質尤為重要。這就需要從事檔案管理的工作人員要練好內功，具備扎實的業務技能、較強的管理能力、一流的服務意識。增強檔案為社會服務理念，及時有效地為檔案利用者提供有效的檔案信息，熱情周到細致的優質服務，盡最大努力讓檔案利用者滿意。在為檔案利用者服務程序上變繁為簡，在手續完備的情況下盡量簡化查閱手續，多為檔案利用者著想做好服務窗口的工作。

結束語：綜上所述，人事檔案管理信息化建設，是順應新時代下“互聯網+”的客觀要求。面對社會需求、經濟發展、工作管理等多方面的變化要求，單位應該從人事檔案管理信息化建設理念、目標、機制、方法、能力等多層面、多角度出發，落實人事檔案管理政策和制度，從硬件和軟件這兩個維度，提高人事檔案管理信息化建設水平。

參考文獻：

[1]童雄.淺談人事檔案管理的網絡信息化建設措施[J].數碼世界，2021，（03）：222-223.

[2]武增華，李清云.加快醫院檔案管理信息化建設的實踐研究[J].蘭臺內外，2021，（04）：7-9.

[3]韓冰.現代人事檔案管理存在的問題及對策綜述[J].辦公室業務，2021，（02）：170-171.

[4]王玉.關于信息化技術對人事檔案管理影響的探究[J].蘭臺世界，2020，（S2）：78-79.

[5]宋艷語.高職院校人事檔案管理信息化建設探究[J].船舶職業教育，2020，8（06）：67-69.