醫(yī)院人事檔案管理信息化的必要性及其應(yīng)對措施

●郭淑娟

醫(yī)院是由各種不同的單位組成，其擁有復(fù)雜的體系，是一個以信息為中心的系統(tǒng)[1]?，F(xiàn)有的衛(wèi)生保健體系為一個較分散的系統(tǒng)，不同層次的衛(wèi)生保健之間沒有足夠的溝通[2]，可用的衛(wèi)生人力資源分配不合理，導(dǎo)致衛(wèi)生保健質(zhì)量不夠。

醫(yī)院人才流動性較強[3]，隨著醫(yī)院規(guī)模擴大，人事檔案數(shù)量呈現(xiàn)增加的趨勢[4]。人事檔案通過掌握個人信息，了解醫(yī)院的人員構(gòu)成、人力資源需求信息，指導(dǎo)醫(yī)院合理地引進所需人才[5]，將人力資源信息轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟效益，提高檔案的價值和意義[6]。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)的管理方式導(dǎo)致檔案信息程度低下。人事檔案管理方式落后問題比較突出[7]，人們對于檔案管理的方式仍沿用傳統(tǒng)的手工模式，醫(yī)院人事檔案大多采用傳統(tǒng)的封閉式管理，對電子檔案缺乏信任，制約了人事檔案信息化成果的利用率[8]。各科室、部門之間對于各自所轄范圍內(nèi)的職工個人信息仍需重復(fù)錄入，檔案信息程度低下[9]，增加管理人員不必要的工作量[10]，影響人事檔案管理時效性。

2.醫(yī)院人事檔案信息化管理重視度不高。醫(yī)院管理人員對人事檔案信息化系統(tǒng)的誤解和缺乏管理遠見，受重視程度低[12]，給予的支持不足[13]。政治機構(gòu)在該領(lǐng)域也沒有連貫協(xié)調(diào)的政策[14]，由于未能實現(xiàn)短期和長期利益，使得人事檔案管理信息化處于一個被動狀態(tài)。在日常工作中，醫(yī)院人事檔案的整理、歸檔和保存沒有明確的標準和約束體系，無法明確檔案歸檔的范圍和統(tǒng)一管理[15]，管理不善、機構(gòu)發(fā)展計劃不足導(dǎo)致資源利用效率低下。

3.醫(yī)院人事檔案信息化管理平臺更新緩慢。關(guān)于人力資源信息系統(tǒng)的大量研究都集中于發(fā)達國家。人事檔案信息化建設(shè)缺乏有效的研究和論證，沒有制定合理的規(guī)劃方案，信息化水平較低，信息化管理平臺更新緩慢，醫(yī)院的上網(wǎng)硬件以及局域網(wǎng)軟件設(shè)施配套不齊全。

4.人事檔案管理人員專業(yè)性不強?，F(xiàn)有的醫(yī)院體系中參與管理的專業(yè)人才不多[16]，缺乏專職人事檔案管理人員[17]，管理人員多為其他部門借調(diào)過來的，專業(yè)素質(zhì)不強，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識和技術(shù)，專業(yè)性不強，難以提高人事檔案管理水平。

二、醫(yī)院人事檔案信息化的必要性

1.提高醫(yī)院檔案管理效率。人事檔案復(fù)雜多變，推進檔案管理體系建設(shè)是創(chuàng)新檔案工作的現(xiàn)實需要?，F(xiàn)代信息技術(shù)可以提高醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量和效率，以促進基于證據(jù)的人力資源信息決策[18]。人事檔案信息化可以為人事部門的人員管理提供快速準確的信息，增強人事檔案信息管理的有效性，提高醫(yī)院檔案管理效率。

2.細化檔案內(nèi)容，提高檔案利用率。研究表明健康信息技術(shù)與醫(yī)院績效之間存在正相關(guān)關(guān)系，集收集、存儲、分析和報告數(shù)據(jù)一體的系統(tǒng)，可增加醫(yī)護人員崗位聘用、績效考核等相關(guān)指標，將有關(guān)成就納入人事檔案，細化檔案內(nèi)容，提高檔案利用率，以此為基礎(chǔ)有效提升醫(yī)院的管理水平，實現(xiàn)新型的績效管理體系，對工作實踐有重大影響。

3.提升對醫(yī)院人才的合理利用與分配。信息化檔案可以直接生成有關(guān)衛(wèi)生人力的有意義的信息，并通過檢查檔案內(nèi)容是否真實，檔案是否完整，檔案記載內(nèi)容的相關(guān)性是否合理，是否存在影響干部使用的情況，為人員管理和調(diào)動提供一定的參考，準確的衛(wèi)生人力資源統(tǒng)計信息，可以確保合適的人員以合適的技能出現(xiàn)在合適的地方，預(yù)測未來人力資源需求，提高人力資源在行業(yè)和組織中的合理配置效率，為人才發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供數(shù)據(jù)。

4.促進醫(yī)院更好的發(fā)展。醫(yī)療信息化被認為是臨床質(zhì)量實踐和質(zhì)量改進策略的推動者，信息化管理是提高行業(yè)綜合實力的一個重要內(nèi)容[7]。醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)可以幫助管理員和決策者快速響應(yīng)醫(yī)療保健服務(wù)，為醫(yī)院的人才可持續(xù)發(fā)展提供重要基礎(chǔ)保障，提高人事檔案的效力。利用檔案引導(dǎo)人們轉(zhuǎn)化學(xué)習(xí)成果，促進檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，使醫(yī)院在可持續(xù)發(fā)展的道路上走得更遠、更好。

三、醫(yī)院人事檔案管理信息化的應(yīng)對措施

1.建立專門的人事檔案信息管理系統(tǒng)。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布了國家檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃，提出“全面推進檔案管理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案保障體系建設(shè)”。建立和完善人事檔案信息管理體系，確保檔案信息管理體系的全面性，新系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)相結(jié)合，建立個人信息動態(tài)錄入電子檔案，盡可能量化醫(yī)務(wù)人員工作量[19]，提高醫(yī)院工作靈活性和協(xié)作性[20]。梳理國家檔案標準化技術(shù)委員會制定的國家標準和行業(yè)標準，加強醫(yī)療健康檔案、數(shù)字檔案(病房)等重點領(lǐng)域檔案標準的提供，提高檔案標準在國內(nèi)外的影響力。

2.提高對人事檔案管理信息化的重視。《國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)2022年全國檔案宣傳要點的通知》強調(diào)，要強化檔案法治理念，圍繞以《檔案法》為核心的檔案法制，通過多渠道、多平臺開展宣傳教育活動。廣泛宣傳人事檔案對醫(yī)院和個人的重要性，各單位發(fā)出必要的信號，使領(lǐng)導(dǎo)和臨床醫(yī)務(wù)人員更加重視人事檔案，配合人事檔案信息化管理，以提高各部門對人事檔案管理信息化的重視，提高管理效率，更好地服務(wù)于醫(yī)院。

3.保證人事檔案的安全性。2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，其中指出干部人事檔案是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源。醫(yī)院人事檔案同樣具有政治性質(zhì)，確保檔案信息安全尤為重要，樹立正確的信息化管理理念，保證人事檔案的安全性。圍繞網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全問題，確保個人信息的隱私安全性，最大限度地實現(xiàn)資源共享。

4.加強管理人員綜合素質(zhì)的提升。重視醫(yī)院人事檔案管理人員的選拔，選拔檔案管理基礎(chǔ)強、責(zé)任心強、敬業(yè)精神強、信息化素質(zhì)和政治素質(zhì)強的人員。深刻感悟習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的真理力量、實踐力量、人格力量，堅持和完善理論學(xué)習(xí)中心組等學(xué)習(xí)制度，提高管理人員思想理論素養(yǎng)，使管理人員能夠充分認識到人事檔案信息的重要性，建立良好的信息素養(yǎng)。

綜上所述，醫(yī)院人力資源的有效管理，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[21]。醫(yī)院綜合信息管理涉及的部門較多[22]，人事檔案的信息化管理是大勢所趨，提升醫(yī)療機構(gòu)的責(zé)任和職能，達到群體期望。人事檔案的管理已不是簡單的檔案整理，將其轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的經(jīng)濟效益。完善政府檔案監(jiān)督指導(dǎo)和局圖協(xié)調(diào)管理機制，進一步加強新格式資料、電子數(shù)據(jù)歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。要深入學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《條例》，提高政治地位，把人事檔案作為新時期黨的重要執(zhí)政資源，繼續(xù)推進醫(yī)院人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，為廣大干部人才服務(wù)，為黨的建設(shè)新的偉大工程服務(wù)，為新時期中國特色社會主義偉大事業(yè)服務(wù)。