人工智能在現(xiàn)代人事檔案管理中的應(yīng)用

鄭 穎

（國家電投集團(tuán)貴州金元股份有限公司 貴州 貴陽 550081）

0 引言

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，人力資源成為任何一個企業(yè)發(fā)展的重要推動力，直接關(guān)系到企業(yè)在市場競爭中的成敗。近幾年，得益于貴州能源行業(yè)的快速發(fā)展，國家電投集團(tuán)貴州金元股份有限公司已發(fā)展成擁有遍布在全國各地20余家下屬公司、員工七千余人的大型能源企業(yè)，隨著公司組織機(jī)構(gòu)越來越大，下屬公司逐漸增多且分散，傳統(tǒng)的人力資源管理手段很難滿足公司的發(fā)展需要，亟需探討新技術(shù)、新方法在人力資源管理中的應(yīng)用以適配公司的快速發(fā)展。

人事檔案管理作為人力資源管理工作中的重要組成部分，一直存在管理繁瑣、材料收集難度大、更新實時性不夠等問題，這些問題在信息化普及的今天更是突出：人事檔案信息資源和用戶數(shù)據(jù)總量呈爆炸式增長[1]。

隨著社會的發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，“人工智能”技術(shù)也在日益完善與進(jìn)步。人工智能作為當(dāng)今世界的一項熱門學(xué)科，已被廣泛應(yīng)用于人類生活的方方面面，該學(xué)科主要研究如何使計算機(jī)模擬人類完成智能任務(wù)，研究領(lǐng)域包括知識表示、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處、專家系統(tǒng)、圖像信息識別、模式識別等。這些研究內(nèi)容為人事檔案的信息化管理提供了豐厚的技術(shù)基礎(chǔ)支撐[2]。

1 人事檔案管理概述

人事檔案是一種在人事管理活動中形成的，且經(jīng)過特定組織部門專門審查核實的，能夠記錄和反映人員的個人經(jīng)歷、業(yè)績能力、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)等一系列與個人信息息息相關(guān)的信息綜合體。該信息以個人為單位進(jìn)行立卷并交由專門部門集中保存?zhèn)洳榈挠涗洝Ｈ耸聶n案管理是以人事檔案為基礎(chǔ)，對人事檔案進(jìn)行全方位管理以及使用的過程性的活動的統(tǒng)稱，包括將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，人事檔案的特性如圖1所示。

圖1 人事檔案管理的特點

人事檔案信息化是指利用信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的人事檔案信息經(jīng)過處理，變成一系列的二進(jìn)制編碼，長期存放在計算機(jī)中或其他易存儲保存的媒介中。目前可供處理的傳統(tǒng)檔案信息有紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、微縮膠片檔案等[3]。檔案信息化管理的第一步是檔案信息的數(shù)字化，該階段是指利用掃描設(shè)備、OCR設(shè)備或者語音識別設(shè)備將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案或者音頻影像資料通過數(shù)字化加工的方式變成可存儲于計算機(jī)中的信息，然后通過人工或者自動化的手段對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存放，以便于后期的查詢工作。這些方式是檔案信息化的初級方式，僅僅完成了對原始數(shù)據(jù)的采集與分類，但蘊含在檔案信息中的重要信息沒有顯現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)的深化應(yīng)用及服務(wù)功能沒有實現(xiàn)，這就需要在原來的檔案信息化系統(tǒng)中注入新技術(shù)新手段，以充分挖掘蘊藏在檔案數(shù)據(jù)中的價值。人工智能的出現(xiàn)，為檔案管理的信息化、智能化的實現(xiàn)提供了可能，圖2是注入人工智能技術(shù)后的檔案管理信息化系統(tǒng)框圖：

圖2 檔案管理信息化系統(tǒng)框圖

由圖2可知，人工智能技術(shù)在檔案管理信息化的整個業(yè)務(wù)流程中都可以融入，且發(fā)揮重要作用。

2 人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施

人事檔案的信息化管理是建立在大量可分析、可管理的檔案資源基礎(chǔ)上，這些檔案原始數(shù)據(jù)的獲取及存儲需要有專門的空間、設(shè)備以及專人進(jìn)行維護(hù)和管理，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)資源的實時更新與處理。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施層主要由機(jī)房和軟硬件設(shè)施兩部分組成。

2.1 機(jī)房資源

人事檔案機(jī)房主要用于檔案數(shù)據(jù)資源的存儲、加工以及處理的地方，檔案機(jī)房主要以服務(wù)器、交換機(jī)以及大容量的存儲單元構(gòu)成，因此，檔案機(jī)房的基礎(chǔ)設(shè)施主要由溫濕度控制設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、供電設(shè)備等構(gòu)成，通過這些設(shè)備的運行，實現(xiàn)對火情、水災(zāi)、人為破壞等危險情況的識別進(jìn)而確保檔案資料的安全。

2.2 軟硬件設(shè)施

在人事檔案的信息化系統(tǒng)中，軟硬件設(shè)施除了必需的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、計算機(jī)服務(wù)器設(shè)備外，還需配置大量的感知設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，實現(xiàn)對各種介質(zhì)檔案的信息化處理。感知設(shè)備包括對實體檔案和人員動態(tài)進(jìn)行智能感知的RFID技術(shù)、人臉識別、指紋識別、虹膜識別等人工智能技術(shù)產(chǎn)品，可以實現(xiàn)檔案實體的內(nèi)容和地理位置感知、檔案業(yè)務(wù)人員及利用者的位置和信息感知。

數(shù)字化加工設(shè)備是指完成檔案數(shù)據(jù)的采集并進(jìn)行數(shù)字化的設(shè)備，以實現(xiàn)檔案文檔、圖片、視頻等非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的數(shù)字化進(jìn)程，常見的數(shù)字化加工技術(shù)主要有OCR識別技術(shù)、語音識別以及圖像識別等技術(shù)，這些技術(shù)配合人工智能技術(shù)，可以實現(xiàn)人事檔案的智能服務(wù)。

網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備主要用來避免數(shù)字檔案資源被非法用戶訪問或者修改，以達(dá)到保護(hù)檔案資源的真實性、可靠性的目的。常見的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備有各種堡壘機(jī)、入侵檢測（防御）系統(tǒng)、VPN設(shè)備、漏洞掃描設(shè)備等。在實際的應(yīng)用配置中，通過上述一種或多種設(shè)備的聯(lián)合運用，可以達(dá)到有效抵御外部非法訪問，保護(hù)數(shù)據(jù)安全的目的。

3 人工智能技術(shù)在檔案信息化中的應(yīng)用

3.1 人事檔案數(shù)據(jù)的收集

人事檔案數(shù)據(jù)的采集可以借助現(xiàn)有的智能終端、智能感知設(shè)備完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的大規(guī)模收集，這些數(shù)據(jù)中存在很多的冗余和無效數(shù)據(jù)、借助人工智能技術(shù)中的語義分析、深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效地從大規(guī)模的數(shù)據(jù)中剔除冗余的無效數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的清洗，提升存儲數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.2 人事檔案的整理

人事檔案的整理包括檔案的智能分類和歸檔。對于一些實體檔案，可以利用OCR識別技術(shù)、文本分析技術(shù)、智能語音技術(shù)等技術(shù)將不同類型的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并采用專門設(shè)計的智能機(jī)器人完成檔案自動上架、存取和監(jiān)控。

人工智能技術(shù)還可以與云計算相結(jié)合，針對不同時期的檔案資料、文獻(xiàn)資料，通過相關(guān)性分析與處理，實現(xiàn)檔案資料的快速歸類與合并，大大減少了檔案管理人員的工作強(qiáng)度；此外，利用遞歸神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、改進(jìn)型BP神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)還可以對異構(gòu)格式的原始檔案資料進(jìn)行處理，提升原生電子檔案的智能分類結(jié)果，解決了傳統(tǒng)人工分類的粗糙和耗時較長等問題，細(xì)化了檔案內(nèi)容，提升了檔案材料的精細(xì)度。

3.3 人事檔案真實性鑒定

人工智能技術(shù)中的自然語言處理、專家系統(tǒng)、智能預(yù)測推理技術(shù)可以在檔案管理中，快速地完成檔案的價值鑒定、開放鑒定，可以有效解決檔案處理過程中長期存在的專業(yè)鑒定人員不足、鑒定標(biāo)準(zhǔn)把握難、鑒定結(jié)果不客觀等問題，為檔案的鑒定管理提供了一個有效的解決方案。檔案真實性鑒定過程的設(shè)計主要由初始知識庫、開發(fā)并實驗原型系統(tǒng)、改進(jìn)與完善知識庫這三個步驟來建立檔案價值鑒定專家系統(tǒng)[4]。

3.4 人事檔案智能檢索

檔案的智能檢索是指依托自動識別技術(shù)、知識圖譜技術(shù)、代理Agent技術(shù)等技術(shù)將數(shù)字檔案資源智能化，以更好地便于用戶查詢、檢索。檔案智能檢索建立在檔案全面數(shù)字化、信息化的基礎(chǔ)上，是檔案管理信息化的一項重要應(yīng)用，該業(yè)務(wù)通過利用智能Agent技術(shù)、自然語言處理分析技術(shù)、知識圖譜技術(shù)，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，在用戶與計算機(jī)系統(tǒng)之間搭建一個信息溝通橋梁。

現(xiàn)代的智能檢索服務(wù)還能將用戶的過往檢索記錄、檢索偏好、檢索內(nèi)容等進(jìn)行關(guān)聯(lián)匹配、為用戶提供個性化的檢索推薦。除了常規(guī)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的檢索，對于一些非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，如圖像、視頻等，依托于人工智能技術(shù)，“以圖找圖、文字搜圖、分幀查詢”等一站式檢索也得以實現(xiàn)。

3.5 人事檔案的存儲

人事檔案智能存儲和利用，主要包括檔案實體存儲和電子檔案存儲。檔案存儲的過程中，人工智能技術(shù)可以利用專家系統(tǒng)或模式識別技術(shù)，實現(xiàn)對檔案管理保密等級的智能分級，使得檔案的管理與存儲更加科學(xué)合理；同時，在檔案管理的過程中，可以借助人工智能中的人臉識別技術(shù)、虹膜識別技術(shù)以及生物信息識別技術(shù)，實現(xiàn)對檔案管理的多模態(tài)安全防護(hù)，這些技術(shù)的應(yīng)用，將大大提升檔案的保密性和安全性；利用云存儲技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行云備份、分布式“云存儲”，為存儲數(shù)據(jù)機(jī)房加裝人工智能防火墻，可以有效提升數(shù)據(jù)存儲的可靠性。

3.6 人事檔案的智能服務(wù)

人事檔案的智能服務(wù)是指在檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)上，針對用戶對檔案的使用需求，利用專家系統(tǒng)、深度學(xué)習(xí)、自然語言語義處理技術(shù)對用戶服務(wù)需求進(jìn)行深度分析，并與館藏檔案資源結(jié)合，最后借助模式識別、文本分析技術(shù)、機(jī)器視覺等技術(shù)為用戶需求匹配最佳的查詢數(shù)據(jù)。人事檔案的智能服務(wù)其實質(zhì)是綜合運用多種人工智能技術(shù)深度挖掘分析檔案資源和用戶數(shù)據(jù)，以達(dá)到實現(xiàn)檔案服務(wù)智能化、服務(wù)虛擬化以及服務(wù)精準(zhǔn)化等目的。

4 風(fēng)險與對策

由上述分析可知，人工智能技術(shù)在人事檔案管理信息化過程中具有豐富的應(yīng)用場景，但它在帶來便利的同時也帶來了一定的使用風(fēng)險，其主要風(fēng)險歸納如下：

4.1 責(zé)任主體的風(fēng)險及對策

人工智能技術(shù)廣泛使用，使得人工智能機(jī)器人或產(chǎn)品能否作為倫理主體承擔(dān)責(zé)任的問題逐漸引發(fā)人們的思考與擔(dān)憂。人工智能技術(shù)無法自動實現(xiàn)隱含倫理問題的推導(dǎo)，它必須依賴其他人嵌入相應(yīng)的程序甚至通過訓(xùn)練神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)來完成，而人工技術(shù)的開發(fā)人員的價值取向則影響著人工智能推斷的公正性與客觀性。此外，由于檔案管理的保密性，在檔案智能服務(wù)體系設(shè)計過程中，其算法過程及機(jī)制往往很復(fù)雜、也不透明，這就導(dǎo)致檔案管理和服務(wù)過程中，一旦出現(xiàn)泄密事件，就很難追溯是機(jī)器算法還是工作人員的責(zé)任，導(dǎo)致系統(tǒng)在使用過程中存在一定的法律風(fēng)險和責(zé)任風(fēng)險。針對以上風(fēng)險，各檔案管理機(jī)構(gòu)在使用過程中，應(yīng)認(rèn)真思考人工智能在檔案領(lǐng)域應(yīng)用過程中將會產(chǎn)生哪些風(fēng)險，針對這些風(fēng)險預(yù)先做好詳盡的規(guī)劃與管理標(biāo)準(zhǔn)，對人工智能在檔案管理中的功能、安全、責(zé)任進(jìn)行明確的界定，在規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)層面規(guī)定人工智能技術(shù)的使用范圍、使用權(quán)限以及相關(guān)責(zé)任人，完善頂層制度設(shè)計、制定行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及從業(yè)人員行為規(guī)范；其次，要將檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)理念與服務(wù)原則嵌入到人工智能應(yīng)用程序中，將道德倫理融入到智慧檔案服務(wù)的全過程[5]，從根源上杜絕可能產(chǎn)生的違背公眾利益、服務(wù)不平等、責(zé)任難追溯等問題。

4.2 檔案數(shù)據(jù)的共享問題

由于目前檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)硬件水平尚未完全統(tǒng)一、管理系統(tǒng)不互通、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)存在流通性差、兼容性差的問題，這些問題的存在很大程度上制約了檔案館的數(shù)據(jù)挖掘和智能分析的應(yīng)用，使得檔案管理信息化系統(tǒng)的功能大打折扣，影響了系統(tǒng)的推廣及應(yīng)用[6]。針對該問題，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系及智能服務(wù)平臺是解決這一問題的重要手段，一旦數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系建立完成，就可以實現(xiàn)檔案資源的跨界、跨領(lǐng)域、跨系統(tǒng)的資源整合，為后續(xù)智能服務(wù)所需的數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析等奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

4.3 個人隱私的泄露問題

人事檔案信息化的同時，也給人事檔案的安全帶來了巨大風(fēng)險。與傳統(tǒng)人事檔案的訪問不同，現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)對檔案的訪問，一旦檔案系統(tǒng)被黑客入侵，或者被商業(yè)管理平臺用來謀取私利，將會使大量的個人隱私數(shù)據(jù)被泄露，產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險和用戶隱私泄露風(fēng)險。針對該問題，在檔案系統(tǒng)設(shè)計之初，必須堅持以人為本的原則，在相關(guān)算法設(shè)計時必須將個人授權(quán)、服務(wù)選擇、隱私界定等方面的內(nèi)容考慮進(jìn)去，使用用戶畫像也必須按照法律規(guī)定，充分考慮檔案用戶的感受，在采用數(shù)據(jù)脫敏等技術(shù)保護(hù)檔案用戶隱私和尊重用戶隱私的前提下為檔案用戶提供服務(wù)，并做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險預(yù)案。

5 結(jié)語

自20世紀(jì)中葉人工智能誕生開始，隨著近70年的曲折發(fā)展，世界各國積極推進(jìn)人工智能技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，加速人工智能技術(shù)與各產(chǎn)業(yè)的融合發(fā)展。人工智能技術(shù)的發(fā)展對眾多行業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，如制造、金融、醫(yī)療、農(nóng)業(yè)等各領(lǐng)域，改變了諸多傳統(tǒng)工作生活方式，提高了企業(yè)生產(chǎn)效率。

為適應(yīng)時代的變化與發(fā)展，滿足檔案用戶對檔案利用的多元化需求，提升人事檔案的管理水平與管理效率，探索人工智能與檔案管理工作的深度融合是非常必要的。文章針對人工智能技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中各流程中的使用進(jìn)行了分析，通過分析可知，人工智能技術(shù)有利于提高檔案工作人員的管理效率，降低管理成本，同時提高檔案的保密性。

文章最后還分析了檔案信息化管理帶來的潛在風(fēng)險和使用過程中出現(xiàn)的問題，并給出了解決建議。通過對建議的梳理可以發(fā)現(xiàn)，只要人們能制定好倫理規(guī)范和設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善相應(yīng)制度法律；做好數(shù)據(jù)統(tǒng)一及服務(wù)平臺的整合工作，管理人員就能克服現(xiàn)存問題，推進(jìn)人工智能技術(shù)在未來檔案管理中的大規(guī)模普及應(yīng)用。