●于 敏 陳宇飛
近年來,我國正在積極推行“互聯網+”新業態,從最初的商品零售業和服務業的試運行向工業制造業逐漸擴展,對會計行業也提出了更高的要求。依托于財務共享服務中心的管理會計信息化系統已成為財務智能化的發展方向。財務智能化技術不僅能夠提升財務活動自動化處理水平,同時也為財務會計由“核算型”向“管理型”轉型奠定基礎。對于企業來說,建設財務共享中心是較為經濟的選擇,無需增加崗位量,無需以高薪水招募大量員工就能高效處理財務工作,對公司財務管控和人員管理比分設財務部門有更好的效果。對于行政部門來說,通過財務共享服務中心可以優化政府會計集中核算制度,提高政府會計信息披露質量,改善財政預算管理效率,并且能夠為政府組織財務管理決策提供支持,以此加強政府組織的內部控制管理。對于事業單位來說,建立財務共享中心的重要意義在于簡化操作流程,憑借信息系統提供的憑證掃描、影像上傳、資金撥付等功能,實現業務事項及時、準確的會計處理。
財務共享服務和管理會計信息化兩者相輔相成,信息化發展對提高管理會計工作質量、效率起到至關重要的作用,并可以為財務共享服務提供支持,而財務共享服務中心的建設則是管理會計信息化不可或缺的前置條件并為后續搭建管理會計體系的組織架構奠定基礎。財政部在2013年12月6日發布的《企業會計信息化工作規范》中第三十四條提出“分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。”為我國行政及企事業單位積極建設好財務共享服務中心,推進管理會計信息化提供了政策支持。
在財務共享和管理會計信息化的應用研究中,信息技術的發展占據著重要地位。我國大多數的企業目前還處于業財一體化的會計信息系統初步階段,只有少部分的企業擁有云計算,財務數據共享等技術,所以2014年10月27日財政部根據“十二五”規劃綱要發布了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》,意見中指出國家鼓勵大型企業和企業集團充分利用專業化分工和信息技術優勢,建立財務共享服務中心,加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展,促進管理會計工作的有效開展。熊磊(2015)也認為如今政府應當推出激勵政策針對大中型企業及國有企業建立財務共享中心,并且嘗試將云計算與財務共享服務相結合以帶動中小型企業財務共享的發展。許漢友等(2016)提出高新信息技術是管理會計信息化建設的基石,應當以此來促進管理會計職能的高效發揮。同時,我國財務軟件供應廠商所能提供的例如管理會計基礎系統、全局性決策支持軟件等大多數都是批量生產并不針對某一企業定制,喬繼英(2017)以此認為由于大中型企業往往擁有多種行業的分公司,整個企業需要處理的數據量十分龐大,而不同行業的公司甚至同公司里不同部門產生的數據類型也是多種多樣的,所以應該加強數據管理系統對于數據的分析能力,提高數據處理的效率,才能實現財務共享服務中心和管理會計的功能。

圖1我國管理會計信息化發展歷程
根據圖1分析可知,我國管理會計信息化是從單純的成本核算與預算管理向業財一體化發展的歷程,結合學者的研究足以支持財務共享中心服務的建設對于提升管理會計信息化發展具有重要的意義這一觀點,以信息技術為基礎的財務共享服務,不僅拓展了會計基本職能,同時也貫徹落實了國家“互聯網+”戰略。
黃長胤(2017)研究發現在基礎理論方面,權變理論(Contingency Theory)、行動者網絡理論(Actor-Network Theory)、社會交換論(Social Exchange Theory)普遍被國外學者應用于管理會計信息化研究之中。Martin Fahyh和Andrew Kris(2005)認為企業想要建立財務共享服務中心,必然需要對自身業務流程進行重組,重新構建一套具有標準化規范的企業流程。并對企業建立財務共享中心所要面對的風險提出了的觀點,認為企業面臨的風險與企業管理層的重視程度以及對員工的態度相關。Christian Wrage(2014)提出企業組織可以通過建立財務共享中心制定統一化的準則以此來重新整合公司的組織架構,提高管理效率。Loan Petrisor(2016)認為財務共享可分為三個模塊,分別是入賬管理、流出管理和綜合控制。Banoun A.Dufour L.,Andiappan M.(2016)等人認為財務共享中心的建立可以大大減少管理人員處理基礎性工作的需要,使得公司管理層可以更好地進行戰略規劃,增強公司的市場競爭力,通過調查收集了五個不同共享服務中心的客戶服務,梳理出共享服務中心從最初的財務數據審計功能到為客戶提供數據信息分析服務的演變流程。Philipp(2017)通過統計財富500強企業中有超過75%的公司已經簡歷了共享服務中心,這不僅意味著共享服務在全球企業中普及化發展,更肯定了共享服務中心的節約成本和創造價值能力。
構建財務共享中心的必要性在國內外學者之間都達成了一致,并且都認定推行大數據技術將其應用于企業的管理會計信息系統是大勢所趨。近幾年來,國內學者的研究重點將大數據與管理會計信息系統構建相結合上。目前,我國的大型企業例如騰訊、華為、蘇寧等都已經根據公司的實際情況定制了財務數據共享中心和管理會計信息系統。國外學者更加注重從企業整體角度出發來構建管理會計信息系統,他們認為一個合格的管理會計信息系統應該是具有較好的兼容性,能夠與企業的報表以外的多個數據庫和子系統無縫連接。國外企業包括創立世界首家財務共享服務中心的福特、強生、摩托羅拉等公司都以提升整體財務運營能力,完善集團風險管控,支持全球化戰略為目標建立了財務共享服務中心。美國IBM公司還針對不同企業提供財務共享中心建設方案,幫助企業利用財務共享服務提高財務流程的效率,通過智能工作流程實現智能化發展,實現可持續的競爭優勢。
中興通訊于2005年率先建立了國內首家財務共享服務中心。隨后蘇寧、阿里、長虹電器、中國建設銀行等企業也開始建立財務共享服務中心。2020年底ACCA、中興新云服務有限公司、廈門國家會計學院聯合正式發布《2020年中國共享服務領域調研報告》,根據報告得出以下結論:

圖2我國共享服務中心運營時間
根據圖2分析可知,國內多數共享中心建設時間不長,超過半數的企業共享服務中心建設時間在三年之內。而截至2020年底,國內共享服務中心數量已超1,000家。除去國家政策支持以及企業自身內部財務轉型需要外,數字經濟時代的到來和新型信息技術的發展也是越來越多企業選擇建立共享服務中心的原因。

圖3我國共享服務中心建設戰略結構模式
根據圖3分析可知,由于大多數企業共享服務中心處于起步狀態,并且多中心及全球中心模式共享服務中心建設投入高、難度大,所以,國內企業基本選擇單中心建設結構,其好處在于便于集中管理以及統一信息系統和數據格式。

圖4我國企業建立共享中心選址分布
根據圖4分析可知,企業選擇共享服務中心地址時更傾向于上海、北京、武漢等一線及新一線城市。一般來說,成本、環境、人力資源和配套相關基礎設施是企業選址考慮的重要因素。除了上述城市以外,企業也會選擇將中心設置在公司總部所在城市,便于增強管控效率。
綜合報告顯示,我國企業對標目前世界一流財務共享服務中心建設企業在運用范圍、戰略布局、服務范圍等維度都存在著一定的差異。

表1我國企業與世界一流企業對標分析
根據表1分析可知,在共享服務中心運用范圍一項中,我國企業目前大多數都將其應用于財務數據的處理活動,而國外企業則早已廣覆蓋人力資源、合同、材料等領域。由于我國大型企業的集權性普遍較高,共享服務中心的地址選擇一般和公司總部建設在一起,國外企業則會綜合考慮人力資源、勞動力成本、語言溝通、地塊價格等因素選址。
1、中興財務共享服務中心簡介。從1999年率先在公司內部推行ERP系統,并完成獨立網絡報銷系統,到2005年創建中國首家財務共享服務中心再到2010年將其業務擴大至大數據、商旅業、云計算等新興技術行業,中興在國內財務共享行業一直都扮演著領頭人的角色。中興在2011年將財務共享服務中心更名為“財務云”,并在此基礎上次年依托云計算技術,通過互聯網平臺開展了國際咨詢業務,為用戶提供可以隨時隨地使用任何設備能夠查詢到自己權限范圍內任意財務信息的“5A”服務。

圖5中興財務共享服務中心發展歷程
2、中興通訊財務數據分析。財務共享服務中心的建立對于中興的公司成本減少也產生了明顯的效果。中興管理層人數及管理費用和資產總額增長率見表2和表3。

表2中興通訊2003—2020年管理費用相關數據統計
根據表2分析可知,2004年中興行政管理人數有較大幅度的增加,這是因為2003年中興在國外13個國家開辟了新市場,至此中興產品分布國家已經超過50個,這也是促使在2005年中興建立國內首家財務共享服務中心主要原因。在2007年時中興管理費用有小幅度上升,其增長原因有兩點:一是年初三月中興開始實施第一期股權激勵計劃;二是3G時代的到來使中興投入大量資本以搶占市場先機。經過2006年至2007年這一特殊過渡時期后,中興行政管理人數和管理費用增勢降低,而海外龐大的市場帶來的利潤使得總資產增長率保持超過管理費用增長率的態勢。2008年后中興將財務共享服務中心遷址西安后,管理費用和行政管理人數都趨于穩定,財務共享服務中心帶來的降低人員成本以及節省管理費用的優勢已經開始初步見效。
2016年到2020年,中興行政管理人數始終保持在4,000—5,000人基本趨于穩定,相對于財務共享服務中心建立初期,行政管理人數已大幅減少,2020年相比2009年人數減少了32.44%。雖然由于2018年美國對于中興科技發出了出口權限禁令,再加上后來為了達成和解協議支付的高達10億美元罰款導致2018年中興全年虧損近70億元。但是由于全球超110個國家和地區的財務共享服務中心的運營,中興在接下來的兩年之內很快扭虧為盈。
由此可見,建設財務共享服務中心是中興用來壓縮成本、提高效率的一種非常有效的管理模式。建設財務共享服務中心同時優化了中興集團組織結構和流程,改進后的財務管理流程對中興通訊的財務管理改革起到了決定性的作用。
3、中興通訊共享服務中心不足。一方面,中興財務云面臨著信息安全與技術風險。例如票據影像管理系統,為了解決原始紙質票據流傳環節復雜,丟失率高的問題,財務云使用該系統將原始票據掃描后將電子影像文件上傳系統以供中興公司內部任何一位有權限的員工查詢。雖然這種系統提高了便利性,但同時數字信息帶來的信息泄露風險也是不可忽視的。中興財務云采用Oracle ERP財務核算系統包含了總賬、應付、應收、資產、現金等模塊,而該系統的開發商為美國甲骨文公司(Oracle),技術支持與軟件維護均由該公司提供,而核心系統過度依賴于國外技術存在著很大的安全性風險。另一方面,經營規模擴大面臨較大挑戰。作為最早一批走出中國國門的通訊類企業,中興集團的公司遍布全球各個國家,雖然中興全球財務共享服務中心已覆蓋超116個國家及地區,但就目前業務量來看,仍然需要建立更多的財務共享服務中心,而每個實體財務共享服務中心的建立中興集團都面臨著選址、人員管理、大規模資金投入等問題。
國內實施企業管理會計信息化經驗主要體現在企業實現了財務管理成功轉型。中興一方面通過校企合作,從大學中引進了若干信息專業人才對原有財務員工進行培訓,另一方面少數無法轉型的財務型員工中興將其設置在數據審核崗位、票據憑證歸檔、函證中心等目前仍需人工處理的崗位。
得益于云計算和大數據的技術支持,中興財務共享中心突破了內部局域網的界限,借助互聯網實時地提供各業務環節所需的會計服務,同時實現了中興公司對全球各分支機構的財務集中管控,充分發揮了現代信息技術的優勢,推動財務與業務的融合,帶來了企業內部財務管理模式的巨大變革。
目前我國企業財務共享服務中心發展還面臨著若干問題:一是數字化技術不夠成熟。有的企業財務共享信息系統的核心技術依靠國外企業提供,這成為我國企業財務共享服務中心建設的安全隱患。二是服務范圍過于狹隘。我國企業的共享服務中心目前來看大部分都以財務活動為主,而國外的領先企業早已覆蓋了財務、IT、人力資源、合同管理等多種職能。三是云端技術與財務共享服務中心系統兼容性不足。財務共享服務中心建立后會產生海量的數據,而如此大量的數據的儲存與分析都需要借助大數據和云計算服務。雖然我國許多大型企業設立了云計算和IT營業部,但和國外企業相比,我國的云端技術還處于起步階段。四是高級信息人才的短缺和流程再造面臨挑戰。對于人才短缺的問題,目前已有企業和高校達成合作培訓課程,例如浪潮集團、元年科技等;而流程再造給企業帶來的主要挑戰在于與企業經營戰略的脫節以及人力資源規劃困難。
對于企業來說管理會計信息化的建設不能簡單利用財務會計信息化的經驗,而是應當在財務共享服務中心的基礎上統籌結合進行管理會計信息系統搭建。整個管理會計信息系統由企業生產經營產生的財務以及業務數據匯聚到財務共享服務中心數據庫進行數據加工、分析處理,再將分類好的數據分別輸送給不同子管理系統以供管理者進行管理活動時使用。一個完整的管理會計系統中需要包含以下六個子管理系統:預算管理、成本管理、核算管理、績效管理、投融資管理、決策管理。
企業的信息系統建立需要包括但不限于高層管理者的決策導向、大量持續不斷資金的投入、高新技術學習引進等條件。同時,任何信息技術實施帶來的效益都是逐漸顯現的,且越復雜的系統越慢,但帶來的卻是企業深層優化提升,所以時間投入是必須的。而對于影響企業選擇某一信息系統的因素又可以分為系統技術、企業組織和企業環境三大因素進行研究。
1、相對優勢。信息系統是否能夠引起管理者的重視在于其技術能否讓企業管理者看到發展前景,而并非是該技術客觀存在的優勢,也就是所謂的技術相對優勢。只有讓管理者對該管理信息系統技術產生認同感,才可能推進實施管理會計信息系統。
2、可實驗性。新的管理系統的建立是系統工程,對于大型集團企業公司更是如此。公司決定建立新的管理系統往往需要在部分分公司進行技術型試點,此時技術可實驗性的特點就尤為重要,新技術的實驗往往需要承擔一定的風險,但如果風險過大,公司可能就不會采納。
1、管理層決策。集團管理層掌握著集團未來發展方向,管理層的意向會影響管理會計信息系統的采納結果。同時管理層對于系統的重視和推廣程度會影響到員工對系統的接納,理解和關注。管理者重視信息系統,愿意宣傳和劃撥大量資金給信息系統,會對管理會計信息系統發展提供很大的幫助。
2、集權化程度。管理層決策因素對于系統的決策影響,在一些公司其集權化程度很低,董事會成員較多,在管理會計信息系統采納選擇中,由于會對公司整體運營情況產生較大影響,集權度低的公司在決策時就會產生不同的方案,對于投票確定采納的信息系統的方式存在一定缺陷。
1、競爭壓力。環境的競爭不僅僅包括市場上同類競爭對手的壓力,更包括了企業供應鏈上游供應商和下游客戶的競爭。市場的競爭對手可能會有更好更新的信息技術,而外部市場環境,商業模式變化所帶來的壓力都是企業需要正視的,有些企業為了應對市場殘酷的淘汰制而不得不選擇采納高新技術信息系統。
2、上位壓力。上級對于企業的壓力也是不可忽視的,企業花費數年投入了大量人力財力剛剛建設起來的管理會計信息系統可能受到市場環境影響。同時,政府部門和行業協會等擁有優勢地位的組織發布政策規章也可能給企業帶來壓力。
傳統的財務管理組織架構和財務智能化背景下的管理會計信息化系統不能相互兼容,并不能很好地服務財務共享服務中心,會影響到其實施過程。財務共享服務中心的建設和管理會計信息化系統的設立要求企業組織結構之間達成有效的溝通,為了實現資源合理化配置要求各部門之間減少重復工作。若部門間獨立性較強則很有可能會影響財務信息之間的“共享”需求進而影響到管
理會計信息化的建設進程。
財務共享服務中心建設有三大流程:信息化流程,實物化流程以及資金流程。目前,國內企業財務管理工作,三大流程相互獨立缺乏溝通聯系。資金流的規劃需要實物流程所提供相應的數據信息,還未完全保證其數據的有效性和真實性。各部門相互獨立會影響數據信息的共享交流從而影響到管理會計的“管理”職能的發揮。
管理會計信息化系統最主要的特點就是信息的開放性和共享性,但是由于管理會計中的數據信息都比較重要且往往涉及到機密信息,而目前大部分企業所采取的管理會計信息化系統都沒有辦法做到私密性與共享性的平衡。
財務共享服務中心處理業務需要大量的數據支持,所以信息系統的選擇就尤為重要。目前我國企業有采用SAP/ERP信息系統,但是只能是在一定程度上加強數據中心處理業務的能力,實際上信息系統依然會出現表單缺失,信息交流對接效率低,信息整合效率低下等問題。而對于大型跨國集團來說,全球若干家不同企業、分公司、門店都需要通過信息共享系統傳輸數據,由此可見,信息系統數據處理量和處理效率是管理會計信息化發展的重中之重。
新建一個財務共享服務中心對于一些企業來說可能需要將整個財務部門全部重組,而財務部門在企業整體組織架構中是關鍵一環,并且根據財務共享服務中心調整的組織架構需要顧及到各部門之間的聯系性,對于獨立性較強的部門可能還需要通過拆分的方法來保證與其他部門之間的合作溝通。所以,組織架構調整是否得當成為了能否提升管理會計信息化水平的重要影響因素。而行政、事業單位可以采取扁平化組織結構管理,減少信息傳遞中間層級以杜絕信息失真的可能,并且提高信息傳遞效率。在財務共享服務中心嚴格區分各類崗位,尤其是資金的撥付和審核崗位需要進行復核和二次確認。
財務智能化時代的到來使得管理會計工作面臨著包括核算數據、流程數據、客戶數據和行為數據等的沖擊,而財務共享服務中心通過大數據、人工智能、移動計算、云計算、物聯網、區塊鏈等新一代信息技術將數據進行匯集分析,不僅提高了數據的利用率更提升了數據的價值。管理會計信息系統需要處理分析大量的數據,這就要求管理會計從收集數據向使用數據轉變,充分發揮財務信息價值。同時在信息時代的影響下,行政及企事業單位的業務辦理和財務處理流程都有較大改變,需要管理會計信息系統具有良好的適應性和可變性。未來財務智能化的管理會計范圍會更加廣泛,管理會計與業務流程關聯更加緊密,智能化、數據化將成為管理會計信息化的新特征。
財務共享服務中心是以信息技術為基礎建立的,而連接著互聯網的數據就會存在風險和威脅,存放在云端的數據極有可能被違法查閱修改,數據傳輸時也有被截斷的可能。因此,大型企業可以借鑒騰訊集團采取分地實體設立數據庫存貯中心,在全國多地分別設置數據中心,這樣即使某個數據庫遭到惡意訪問也可以迅速將財務數據傳輸到其他數據中心。同時,由于是實體數據庫,更便于安全保護設施的設置。中小型企業也可以采取合作租賃數據庫的方式在本地存儲財務數據以保證財務信息的安全性。對于政府的數據安全則更為重要,目前普通的服務器數據都已經采取CDP實施保護,但是對于運行保存核心數據的關鍵信息系統則需要7×24小時不間斷運行,為避免停機風險,需要針對關鍵信息系統進行容災系統建設。除了外部因素對數據的威脅外,對于企業內部數據的監管措施也尤為重要。例如“滴滴打車”APP惡意收集用戶數據并對外非法提供的案例就給我國數據安全領域敲響了警鐘。如何做好企業的數據監管,是信管部門和財務部門需要考慮的重點問題之一。
重新構建一個管理會計信息化系統的需要投入大量資金,而國內的一些企業從十幾年前就開始設計會計信息系統,如今已經接近完善。但現在管理會計信息系統要求企業在財務共享模式下進行建設,應考慮將財務共享服務中心與現有的會計信息系統相結合,而并非完全推翻現有的系統重新搭建。例如國內許多中大型企業基本都擁有的ERP系統就可以為財務共享服務中心收集經營數據并提供相關的支持服務。但需要注意的是,如果集團內部原本使用了例如QAD、SAP等多種ERP系統時就必須先統一系統,如果無法統一也需要做到系統之間互相兼容,否則不同種類的管理系統只會阻礙企業管理會計信息化系統建設進程。
我國目前多數企業管理會計信息化系統仍處于初級階段,即使搭建完成的系統也需要不斷地完善,例如可以采取6sigma流程管理技術,能夠有效改善和優化企業流程設計。企業可以設置專業的流程控制團隊,循環反復、不斷審視系統并且發現其中問題分析原因最終由團隊提出解決方案。
財務共享是管理會計信息化和財務智能化的基礎,而未來的財務智能化則需要人工智能技術的輔助,使管理會計能夠通過信息化數據去分析、管理和決策。本文將理論與實證相結合,將財務共享服務中心建設與管理會計信息化系統搭建兩種相對獨立的管理模式進行綜合整體分析,基于信息系統、管理會計職能、流程管理、財務管理等理論對我國管理會計信息化進行研究。由于我國企業率先建立財務共享服務中心,并取得了良好的效果,因此從財務共享服務視角首先對目前國內共享服務中心的建設情況進行梳理,再從代表性企業中興通訊的財務共享服務中心建設情況進行分析,并對影響我國管理會計信息化系統建設因素進行解析,最后對在財務共享服務模式下如何推進管理會計信息化提出實施策略和解決方案。
企業率先建立財務共享服務中心,給行政、事業單位提供了經驗,使其根據自身的特點在企業財務共享服務中心上進行轉變。我國從2000年開始進行國庫集中支付中心建設和會計集中核算制,目前行政、事業單位構建財務共享服務中心主要包括國庫資金收付、核算、財務數據分析與匯總、預算控制四個系統,并通過大數據、云計算等新型信息技術來實現數據分類和整合,建立財務共享服務中心是對會計集中核算制度的優化和升級。同時,財務共享服務中心通過對成員單位的業務和財務流程的規范化設計與管理來幫助其完善內部控制制度,并及時提示潛在風險,從而加強行政事業單位的內部控制管理。2018年工信部聯合中興新云服務有限公司在政府部門中率先建立了財務共享服務中心以促進會計改革與財務轉型。通過銀政互聯建設,保證資金安全的同時還強化了對于資金調撥部門的內部控制。尤其是在差旅費報銷業務方面,工信部將財務共享服務中心與“公務之家”APP對接,實現了差旅費報銷的全程線上化,同時使用專用電子憑證柜來確保財務數據的傳輸和存儲安全。
財務智能化背景下管理會計發展最重要的環節是以信息化建設為基礎,通過現代化的信息技術手段,充分實現會計和業務的有機融合,加快會計職能從核算到管理重心的轉變。而財務共享服務中心則是以大數據為基礎,支撐管理會計全面預算管理、資金集中管理、成本控制、績效評價等職能高效執行。對于行政及企事業單位建設財務共享服務中心提出基本步驟:一是戰略定位。財務共享服務中心選址、建設模式、運營模式的確定。二是制定決策設計。人員配備、組織規劃、流程梳理和制度建設。三是選擇信息化平臺。業財一體化平臺、會計信息系統、運營管理平臺。四是后期運營優化。信息共享模式持續優化、完善中心大數據分析能力。因此,無論是企業還是行政、事業等單位都應以財務共享服務為中心,實現管理會計與財務會計的無縫鏈接,從而搭建智能化平臺促進管理會計信息化的發展。