新時代加強房地產檔案信息化管理路徑研究

文／王清江 平度市城鄉建設局 山東青島 266700

引言：

隨著科學信息技術的發展，信息化技術逐漸應用于各領域內。檔案是作為信息承載傳遞信息，促進各類信息傳播使用的一項重要物質載體，在檔案管理實踐中推廣運用檔案信息化，不僅能夠符合當前新的社會發展趨勢，也是在適應當前信息技術時代中對電子檔案管理提出的最新要求，各個行業都在積極利用檔案信息化系統管理技術對館藏檔案進行資料采集、整理編目和歸檔利用，建設電子檔案系統信息化綜合管理業務系統。

1、檔案管理工作概念

信息時代檔案管理工作是指，利用現代網絡信息技術，采集、整理、歸檔各類資料數據，從而在實現整理檔案實體的同時，為檔案使用者提供有效信息服務。當前，部分傳統的人工方式檔案管理已被淘汰，向高效智能化方式轉變。因此，檔案管理效率得到了顯著提升，檔案管理工作重心也發生了改變，其相關價值得到了有效發揮。

2、房產檔案管理的基本特點

首先，房產檔案管理具有專業性與項目性的特點。房產檔案管理自身具有特殊性，和其他行業實施的檔案管理有所不同，因此體現出的項目性和專業性比較明顯。這也是其比較突出的一個特點。就專業性來講，房產檔案形成的基礎與房產檔案活動項目直接決定了檔案的專業特點。就項目性來講，房產管理和房產建設形成的各個項目，需要在建立檔案時結合項目，具有項目性特點。其次，房產檔案管理具有分散性與集中性的特點。對于房產建設和房產管理而言，開展過程中形成的項目完全不同，因此其工作流程、工作內容會有所不同，形成的檔案也比較分散，不同項目需進行不同管理，管理比較分散。但是大而言之，不同項目組成一個整體，要想實現項目目標，就需運用集中管理方式，將二者充分結合起來，才能保證管理效果。

3、檔案信息化建設的必要性

3.1 有助于降低檔案管理的難度

在信息化高速發展的時代，把傳統紙質檔案管理轉變為建立電子檔案，對紙質檔案進行統一數字化的處理，能有效改善紙質檔案存儲難的問題，可以大幅降低檔案資料的收集保存處理難度。另外，檔案管理系統信息化建設能夠大幅減少由于存儲的環境條件對紙質檔案資料完整性的潛在影響，可以真正確保檔案系統的完整性。

3.2 有利于檔案信息資料的查詢

傳統的檔案管理主要是為用戶提供分散的檔案信息，使用者一般情況下需要根據分散的數據尋找數據間的因果關系，而從這些數據之間很難發現其內涵信息與關聯性，導致檔案信息服務效果不理想。而且，對于檔案管理部門來說，在信息了管理過程中會產生大量檔案信息資料，在傳統的紙質檔案信息管理操作模式中，想要使用電子檔案資料還要經過一系列的數字掃描、電子存儲等工作程序操作來最終實現電子信息化查詢，大大地降低了檔案信息電子化管理工作的總體工作效率。因此，加強檔案的信息化數據庫建設，構建檔案信息化與檔案現代化管理新體系，能及時有效地提高用戶檔案信息資料查詢檢索的應用效率，便于檔案資料及時有效查詢使用與公開借閱，提升檔案信息資源的利用率。

3.3 社會發展需求有效滿足

隨著信息技術、互聯網技術的快速發展，數據信息呈現海量增長的趨勢，作為數據信息的重要載體，檔案中所覆蓋的數據信息的數量也不斷增加，同時具有越來越高的應用價值，檔案管理工作的重要性也日益凸顯。同時傳統檔案管理模式已無法適應和滿足現代社會及檔案事業發展需求，導致檔案管理效用無法有效發揮。因此，需要對檔案管理信息化建設加強重視，有效促進傳統檔案管理方式的改進和創新，使檔案管理工作能夠更好地滿足人們多樣化、個性化需求，使信息化檔案管理的重要價值得以體現。另外檔案管理信息化也進一步促進信息技術的持續發展，更好地順應檔案管理方式的改革創新。

4、檔案信息化建設中存在的問題

4.1 工作人員對檔案信息化建設重視程度不夠

目前，一些政府部門的行政領導及檔案管理者對檔案信息化建設重要性缺乏正確的認識，并未正式將館藏檔案及信息化系統建設等納入長遠發展和規劃中，對現行檔案事業和檔案信息化管理系統建設方面重視程度尚不夠，在推進檔案事業信息化體系建設方面實際投入相應的人力、物力、時間和財力也較少，致使檔案及信息化的建設發展受到阻力，導致檔案信息化的建設方面的運作效率不高，信息化管理的質量也一般。

4.2 檔案管理工作人員的整體素質較低

一直以來，檔案管理工作在企事業單位、地方黨政機關等部門重視程度不夠，導致檔案管理工作人員普遍存在綜合素質能力較差、專業性不強、缺乏檔案專業崗位技能、不具備信息技術采集能力，無法適應當前信息化工作時代。目前很多地區仍是傳統的紙質檔案管理服務模式，不僅檔案工作開展效率低，還影響制約了整個檔案事業管理和改革的長遠發展。目前檔案管理機構工作一線人員業務能力較弱，信息化操作技術水平不高，且人員缺乏規范服務意識，管理程序不規范操作等，導致檔案信息使用率的低下。而檔案管理部門無法及時利用各種現代信息化技術有效開展數字檔案服務工作，在極大影響檔案信息管理工作效率的同時，也無法保障檔案信息管理的效果與質量。

4.3 檔案信息化建設與管理缺乏標準性

在推進檔案事業管理與實施信息化建設的工作中，一些傳統檔案的管理單位會根據自身檔案的發展實際工作情況，制定相應配套的檔案及信息化體系建設方案，并將傳統檔案管理業務模式引入信息化管理體系中，從而較有成效地實現檔案業務管理與信息化建設效果。但是，在許多實際信息化的建設過程中，很容易出現檔案信息化建設標準不明確的情況，而且各個行業檔案管理部門的信息化建設情況又存在差異，致使用戶在日常管理應用工作中，無法達成統籌管理與出現多重設計標準，從而容易對檔案信息化建設流程及系統管理使用效果等方面造成諸多不便。比如，檔案信息化管理的系統數據由于存儲記錄方式和軟件接口技術方面產生的一些差異，會導致檔案信息交換共享利用與傳輸流通造成障礙，從而可能影響檔案管理信息化系統建設運行和數據庫管理服務的最終效果。

5、房產檔案數字化管理的應用

5.1 應用在檔案登記中

對于我國房產檔案而言，登記檔案可以將房產檔案的基本信息反映出來。過去，我國房產檔案運用本地管理方式，管理的運用為區域所限制；而進行數字化管理能夠打破這種區域限制，推動檔案管理實現數字化與網絡化。在具體實施時，可以將房產登記方案對應的日常服務和記錄實體相分離，同時將房產檔案登記對應的原始檔案實體視為最原始登記憑證進行入庫保存。對于日常服務而言，可以通過檔案信息管理系統進行歸檔、分類、錄入等，進而在房產繼承、交易、饋贈這些權屬出現變更的狀態下，對房產登記檔案進行完善與補充。在對房產登記檔案進行數字化管理時，重點為登記申請機構審核文件以及登記原始材料，登記工作人員要將電子登記材料的掃描件打印出來，以使登記材料在外形特征以及內容信息等方面實現精確再現，將登記憑證的公正性、客觀性充分體現出來，并能夠代替原始材料作為房產處理證據。這是檔案管理中檔案登記實現數字化管理的明顯優點。

5.2 加強標準建設，落實科學發展

檔案管理工作內容十分寬泛復雜，因此應按照順序進行改革，推動檔案管理工作的創新發展。首先，結合社會發展需求及檔案管理工作現狀進行分析，然后結合分析結果制訂長遠計劃，并著手于眼前。在日常檔案管理中加強數字化及電子檔案管理工作的應用，為檔案管理服務創新發展奠定基礎。其次，為檔案管理工作制定明確的目標，保證檔案管理人員能夠熟練并熟悉電子檔案管理規范及流程，充分掌握檔案管理的期限與規則。通過提升檔案管理人員的專業素養，提升檔案管理人員檔案管理能力，在新時期運用信息技術熟練開展檔案管理工作，能夠促進檔案管理科學化發展，為企業持續發展奠定基礎。最后，應在檔案管理中，制定檔案管理制度，細化各個工作流程的要求，加強對檔案管理工作流程的管理。檔案管理工作內容復雜涉及多個部門，因此需要多個部門的協調配合，通過多個部門的共同努力促進創新檔案管理服務有序開展。運用電子檔案進行檔案管理時其中主要的優勢在于儲存便利，不會輕易受到環境破壞及人為破壞。另外，運用電子檔案管理形式能夠解決傳統紙質檔案管理占據空間過大的問題。基于電子檔案管理的諸多優勢，應在檔案管理中積極應用信息技術，提升企業檔案管理工作效率，為企業科學化發展奠定基礎。但是要想發揮電子檔案應有的效應，就要做好電子檔案歸檔工作，電子檔案歸檔有不同標準，要想發揮其效應就應該在歸檔工作中科學合理地分類，按照次序進行歸檔，令檔案管理工作井然有序，發揮電子檔案管理作用，推動檔案管理創新發展。

5.3 強化檔案管理人員的服務意識

檔案管理工作的最終目的是服務他人，因此需要檔案管理人員提高自身的服務態度和服務意識，改變以往重保管輕利用的意識，建立一個利用保管并重的態度，讓自身有一個服務大眾的良好狀態，并且在檔案管理工作中不斷創新、不斷提高，最終讓檔案管理工作的整體地位逐步提高，這也是發展檔案管理工作的重要標準之一。此外，根據檔案管理人員的服務進行針對性培訓，并針對服務的要求、服務的質量、服務的態度定一個標準，從而最大程度提高檔案管理人員的服務意識。

5.4 提高相關檔案管理人員的業務水平

如今的檔案管理人員業務水平普遍較低，這導致檔案管理工作的開展較為緩慢，因此提高檔案管理人員的業務水平迫在眉睫。筆者針對提高檔案管理人員的業務水平提出以下幾點建議：（1）加強管理人員的服務意識，在檔案管理的過程中要秉承以人為本，為人民服務的宗旨，改善服務態度，讓更多的員工相信檔案管理人員的業務水平；（2）針對檔案管理人員的聘用，應該有一定的標準，不能隨便聘用一些不相關的人員管理檔案。為了保障檔案管理的長期發展，可以采用以下幾種聘用方式：其一，長期從事檔案管理工作的人員；其二，短期從事檔案管理的工作人員；其三，從其他工作中借用的工作人員。不管哪種方式都要確保檔案管理人員的業務水平和綜合素養；（3）檔案管理部門需要培養自身的管理人才，因此對于檔案管理人員要定期進行培訓，從而確保業務水平不斷提高。此外，對于相關工作人員要定期安排外出學習，讓管理人員多看多學，最大程度提高檔案管理人員的業務水平，最后根據檔案管理的內容進行定期的考核，成績優異的員工給予一定的獎勵；一些平時工作中表現優異的員工也要定期評定，并根據評定結果給予獎勵。這些建議的制定，都是為了提高檔案管理人員的業務水平，以保障檔案管理工作長遠發展。

5.5 數字資源的建設

檔案信息的有效性與真實性是檔案得以利用的基礎與前提。在對房產檔案進行數字化管理時，需仔細檢查相關內容的質量，包括錄入的正確性、是否和實際情況相符、圖像的清晰性等。在此基礎上工作方能使房產檔案的開發與利用獲得良好保障。數字化資源建設具有動態性，需要經歷較長時間，在實際建設時，需要運用分步驟、分階段的方式將其完成。在信息出現問題時，需要及時開展補錄工作和修正工作，以完善歷史數據，確保各項信息的準確性，為后續工作的順利進行創造良好條件。

5.6 進一步完善檔案管理信息化技術體系

在當前檔案管理工作信息化平臺建設勢在必行的現實背景前提下，檔案管理部門要明確檔案的管理需要數字化信息技術力量的進一步大力推動支持。只有我們在對館藏檔案信息管理的工作手段進行了改革、創新，將各種先進高效的數字化管理運作方式有效引入到檔案工作信息化系統建設中，才能更好使數字信息資源充分有效發揮作用，推動檔案業務工作與信息化建設向一體化的方向發展。首先，相關的檔案管理部門需要大量引進高素質的信息化技術人才，在專業人才的支持下，對檔案管理工作的信息化技術體系進行優化與完善，以提高檔案管理工作的信息化程度與安全性。其次，可以根據檔案管理工作的實際需要進行技術研發。再次，結合檔案綜合管理發展的具體實際進展情況，構建檔案館信息化技術管理及其相應體系，提升檔案管理信息化專業水平,促進檔案技術管理工作信息化發展。

5.7 加強安全建設，保證檔案管理持續發展

在社會不斷發展中信息技術逐步被運用到多個行業與領域，改變了傳統生活模式與方式，為社會發展做出了巨大的貢獻，但是在信息化技術不斷發展的同時，應用信息安全成為了當前社會發展密切關注的問題。基于此，檔案管理信息安全問題的解決方式可以從以下方面進行：（1）應在檔案管理工作中提升安全保管意識，并制定安全保管制度，為檔案管理工作塑造安全的保管環境；（2）構建電子檔案管理工作模式，并在電子檔案管理中設置密碼，設定權限，指定專人進行檔案管理，保證檔案信息內容的安全性；（3）在檔案管理中建設檔案開放審核制度，在檔案開放使用中為了確保檔案內容的安全性應設置審核制度，對開放使用的檔案進行審核，并在系統內設置開放式目錄，通過以上方式保證檔案管理信息安全，促進檔案管理持續發展。

5.8 加強電子文件的管理

目前網絡技術的使用已經普及到日常生活和工作中，而且目前我國對于相關文件的使用，也在向電子化轉變。因此加強檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點內容之一。筆者針對電子文件的管理提出以下幾點建議：（1）成立專門的電子文件管理部門，主要對電子文件進行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果；（2）加強相關人員對電子文件的管理，需要管理人員及時注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進行；（3）目前許多電子文件都存在時效性，因此需要相關工作人員關注電子文件的期限，以便在使用過程中避免因時間問題出現錯誤。此外，對于一些長期使用的電子文件，要定期進行備份，防止電子文件缺失。

5.9 加強對檔案管理工作者的教育與培訓

檔案信息化管理工作程序比較復雜、瑣碎，對于開展檔案工作信息化及管理工作方面的人員而言確實有一定技術難度要求，且安全風險也較高。因此，檔案的信息化管理體系建設更需要相關技術人員，具有較高水準的信息專業理論知識和信息化應用管理技術水平。而基層檔案管理工作人員自身也同樣只有充分地認識到檔案信息化管理建設應用的社會重要性，才能夠主動進行實踐探索，從而推動檔案管理信息化建設進程。在目前檔案業務信息化系統建設服務工作流程中，為了有效提升從業者整體業務能力，還需要我們對檔案管理人員定期進行相關制度學習，促使其轉變傳統工作理念和作風，形成主動服務的意識。在對各部門檔案資源需求情況進行分析的情況下，完善檔案管理工作的服務體系，提高其檔案管理工作的綜合效能。另外，還要通過檔案繼續教育對相關工作人員及時全面進行有關業務知識培訓，使我們的專業隊伍能夠在各種日常實際中開展檔案管理工作。最后，各業務單位領導應定期組織進行檔案系統工作的指導交流活動，使檔案人能保持進取的態度，積極創新，促使檔案管理工作能夠實現長久、穩定的發展。

結語：

總之，房產檔案運用數字化管理方式，可以極大程度地提升檔案管理的整體效率，有效構建檔案資料庫，增加房產資料的使用價值與利用率。通過數字化方式對房產檔案開展管理、存儲工作，不僅整體操作會更為便捷，還能使檔案的安全性得到充分保證。在實施數字化管理時，需積極運用先進技術與先進設備，根據房產檔案的具體情況以及管理規律科學設計管理系統。同時需積極推進網絡化建設、信息化建設以及數字化建設，通過數字化管理促進房產檔案管理不斷向專業化、有序化發展。