事業單位人事檔案信息失真現象分析及應對之策
——以江蘇省揚州市中心血站為例

徐 艷

（揚州市中心血站，江蘇揚州， 225000）

人事檔案信息失真是一個較為寬泛的概念，系檔案管理人員因主觀判斷、從業經驗、檔案事項自身不確定性引起的人事檔案與人事信息實質的差異，也包括人為造假現象。

一、事業單位人事檔案信息失真的表現

1. 人事檔案信息不完整

受一些因素影響，其人事檔案信息不完整、不準確的現象一直存在。以江蘇省揚州市中心血站（以下簡稱“血站”）為例，部分人員沒有學校期間的考核評定，部分人員缺失個人年度工作總結以及年終考核表等。血站干部人事檔案十大類中均存在檔案材料缺失，主要集中表現為以下情況：一是個人履歷材料不完整。往往存在未及時更新填寫的情況。二是鑒定、考核材料不完整。個別年度單位員工年度考核登記表收集不及時，全站缺失年度考核表有12人，共計20份。三是學歷材料不完整。由于畢業后未及時追蹤個人檔案，會存在檔案遺失的情況。繼續教育學歷教育如網絡教育主要以家庭學習形式為主，與學校接觸較少，由于信息不對稱，往往存在未及時向學校索要學歷檔案的情況。四是聘用合同材料缺失。或未及時簽訂，或由于工作單位變換，存在斷檔、聘用合同時間不連續的問題。

2. 人事檔案信息前后不一致

部分血站員工對自身檔案重視不足，在填寫信息時粗心大意或筆誤，導致填寫內容前后不一致。履歷表上的出生年月日有的用農歷，有的用公歷，與身份證信息不符，加之檔案管理人員并未對所填寫的內容進行嚴格審核，造成了履歷表信息前后不一致。

3. 人事檔案信息虛假

由于人事檔案管理的規范化程度不高，血站人事檔案中年齡造假、履歷造假的情形屢見不鮮。如某員工在2005年未參加工作時相關登記表上出生年月填寫的是“1988.7”，工作后所有材料的出生年月都改為“1989.7”。

二、事業單位人事檔案信息失真成因分析

1. 人為因素導致檔案信息失真

一是重視程度不夠。人事檔案工作是一項基礎性的工作，也是專業性、保密性很強的工作，但部分領導對此項工作了解不多，重視不夠。各方面的不重視使血站人事檔案管理工作被邊緣化，在資金投入、設施建設、人才配置等方面都存在不足。

二是人為篡改信息。受利益驅使，存在對人事檔案信息內容進行偽造，制造對自己升遷有利的材料放入檔案的情況。個別人員出于某種目的弄虛作假，或者摻雜個人情感，人為篡改檔案內容。

三是專業水平不強。血站檔案管理人員來源復雜，大部分是兼職。這些人員基本未經專業、系統的培訓，難以勝任人事檔案管理工作。

四是檔案信息更新不及時。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求，“在材料形成之日起一個月內按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續”，但很多人都沒有形成及時歸檔的習慣。

2. 管理因素導致檔案信息失真

一是管理制度不規范。當前，血站還未建立完善的人事檔案管理制度，部分人事檔案管理人員在規章落實過程中沒有充分認識到制度機制的約束性功能，出現了制度機制落實不全面、“走形式”等問題。

二是審核把關不嚴。審核把關不到位，人事檔案中的錯誤、疏漏之處未被及時發現。部分人事檔案管理人員沒有細心審核、嚴格把關，造成人事檔案填寫失真。

三是信息化建設滯后。目前，血站依然采用傳統的人事檔案管理制度與模式，加之有些人事檔案管理人員對于信息技術掌握不全面，短時間內難以對大量的人事檔案材料進行加工和整理。

三、對策和建議

1. 從信息源頭把控檔案質量

加強對血站人事檔案管理的重視程度。在血站日常工作中，突出人事檔案管理的嚴肅性和政治性，將人事檔案管理作為重點工作，對職工開展人事檔案政策法規、知識普及，告知常見進檔材料及填寫要求，強調其重要性，督促血站領導干部、人事部門、人事檔案管理人員認真貫徹執行黨和國家有關人事檔案管理的方針政策。

加強人事檔案填寫管理與審核管理，將把好人事檔案資料“入口關”作為工作重點，嚴肅認真對待，對相關信息真實、準確填寫，任何人不得隨意刪減和篡改人事檔案信息，并嚴格按照人事檔案歸檔時限進行歸檔，從源頭上切實保障人事檔案信息的真實性和完整性。［1］

2. 完善人事檔案管理制度

結合本單位實際情況，進一步建立更為科學合理的人事檔案管理制度。血站制定了《中心血站人事檔案收集制度》，通過建立人事檔案材料收集網絡，明確收集范圍和要求，使人事檔案內容更充實、全面地反映個人情況；制定《中心血站人事檔案鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔要求；制定了《中心血站人事檔案保管制度》，采取切實有效的措施減少人為因素破壞，保障人事檔案安全，延長使用壽命；制定《中心血站人事檔案利用制度》，明確人事檔案利用方式方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。

深入推動專項審核工作。一是成立血站人事檔案專項審核工作領導小組，由主要領導擔任組長，明確審核工作的人員、范圍、權限、類別等，落實責任，確保審核工作的嚴謹性、規范性。二是對人事檔案專項審核的各項程序進行梳理，制定嚴謹的工作細則，確保流程具有可操作性，審核工作全程留痕。同時加強培訓，使有關員工掌握必要的人事檔案審核知識和技能，進一步增強人事檔案專項審核的權威性、公正性。三是加大對審核流程的監督，在完成審核數量的同時，進一步提升審核質量，避免因監督不力出現檔案信息失真。一旦發現問題，必須及時與相關部門和利害關系人取得聯系，對材料內容進行核實，并經過專業化操作形成認定材料，對于新形成的認定材料要加蓋公章。［2］

3. 利用專業技術保障信息真實

血站為人事檔案管理信息化建設提供了必要的信息設備和基礎設施，2021年，實現編制內職工人事檔案全部信息化。利用現代計算機設備、數據庫、云平臺實現對人事檔案信息分布式存儲，通過數據對比分析，及時發現數據缺失和數據失真問題，保障人事檔案信息的真實完整。

四、結語

事業單位人事檔案信息失真對事業單位可持續發展以及相關利益人的合法權益都會造成影響。因此，在推動人事檔案管理工作過程中有必要對當前人事檔案信息失真存在的具體問題以及成因進行分析，并從制度、機制、人員、資金、教育培訓等多個層面入手，構建多層次、立體式的人事檔案管理體系，有效杜絕事業單位人事檔案信息失真問題，切實保障事業單位人事檔案信息安全。