新時期水文檔案的管理模式與對策探討

郭 含，田奕姍

（1.長江水利委員會長江中游水文水資源勘測局，武漢 430014；2.長江水利委員會水文局，武漢 430010）

水文檔案是在水文工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，對于研究流域水文水資源特征、開展流域綜合規劃、進行水利水電工程設計與建設以及防汛抗旱的部署決策等都具有重要的意義。水文檔案管理工作在水利行業各項業務實踐中發揮著重要的作用，有關水文檔案管理的研究在不斷加強[1]，但所獲得的成果不多。為了獲取具有實用性的成果，查閱大量的水文檔案管理相關資料，并結合長江水利委員會水文局（以下簡稱長江水文）檔案特點及管理工作實際，對新時期水文檔案管理的模式等進行分析探討，以期為水文檔案管理工作的進一步開展提供參考。

1 水文檔案相關理論

從水文檔案管理工作的具體實踐來看，需要明確水文檔案的概念、內容、特點及重要作用。

1.1 定義及主要內容

水文檔案指的是水利單位和個人在從事水文測驗、水環境監測、河道測繪、水文氣象預報、水文水資源分析與開發、水文自動測報、網絡信息建設、水利科學研究、基本建設、行政管理、黨務管理、財務管理、工程管理、科技管理、學術交流、外事活動等工作中形成的，具有保存價值和歷史查考憑證作用的紙質文件、電子文件、聲像資料等不同形式的歷史記錄[2]。其主要內容有：①原始觀測記錄資料，包括雨量、水位、流量、含沙量觀測資料，大斷面測量、水準點校測資料，高程接測、河道水下地形測量資料，水質取樣資料等；②整編成果資料，包括水位、流量、泥沙等整編成果資料，河道地形圖，水質整編成果資料；③分析成果報告資料，包括水文預報成果及報告、水文分析成果及報告、泥沙分析成果及報告等；④科學研究資料，包括國家研發計劃、省部級科研項目、國家自然科學基金項目、單位自主研發項目等成果資料；⑤橫向創收項目的成果及報告資料；⑥行政管理方面資料，包括人事、公文、財務、工程建設、質量管理、黨務等資料；⑦上述資料的電子檔案資料；⑧音頻、視頻等聲像資料。經過幾十年的積累，長江水文逐漸形成了水文測驗、水環境監測、河道測繪、水文氣象預報、水文水資源設計開發、網絡信息建設、水文科學研究、學術交流等門類齊全的、具有保存價值的紙質、聲像及電子形式的各類檔案資料近40 000卷，內容極為豐富。

1.2 主要特點及作用

水文工作普遍具有點多、線長、面廣的特征[3]，因而水文檔案具有其獨特性。以長江水文為例，其檔案主要有以下4個特點：①專業性，水文檔案作為科技檔案，內容包括水文測驗、水環境監測、水資源分析評價、水下地形測量、水文氣象預報、水文站網與測報系統建設、水文基礎設施建設等，具有專業性特征，針對檔案門類專業的不同，管理模式也有所區別；②公益性，水文檔案形成單位多為公益性事業單位，其形成的檔案主要為防汛抗旱、水文測報，以及交通、環保、國防等領域提供社會服務，具有社會經濟價值及意義；③統一性，水文學是研究自然界水的時空分布、變化規律的一門學科，水的變化復雜而連續，僅僅依靠一個水文觀測站的信息，很難準確做出范圍較大、時段較長的水情預報，難以提供精準的水文保障服務，水文檔案的統一性，指的是水文原始觀測記錄等原始記錄，其觀測結果的記錄、傳輸、儲存和整編，都要按照統一的規范和格式進行填報、處理和管理；④系統性和連貫性，水文檔案的利用包含有長系列且連續不斷的精準的水文數據，以便利用歷史和近期的檔案成果開展系統分析和研究，檔案的歷史積累年限越長，分析成果的準確性越高。

水文檔案是水利工程規劃設計和運行調度、防汛抗旱、水資源開發利用、管理和保護以及一切與水相關聯的國民經濟建設的重要基礎信息和決策依據[4]。以長江水文為例，在長江流域綜合規劃中，水文分析使用了檔案部門全流域大量的歷年水文、泥沙、水質、河道等監測資料；三峽工程設計洪水計算中，查閱了大量歷史洪水的調查和考證資料，研究1870年洪水的洪峰、洪量、過程線和重現期，為確定三峽工程規模提供了科學依據；南水北調中線工程可調水量專題研究中，查閱了近500年洪澇干旱資料，研究南北水資源豐枯遭遇規律，為確定漢江可調水量提供了技術支撐；在長江防汛工作中，遇到全流域大洪水時，水情預報分析需要在水文整編資料電子數據庫中，快速查詢各測站歷年最大流量、最高水位、超警超保歷時的數值和排位，為防汛決策提供準確的水文信息；在2018年金沙江白格堰塞湖應急處置過程中，水文業務部門通過查閱水文檔案，迅速調出金沙江各站歷年洪水資料，計算各站稀遇頻率設計洪水，并與估算的堰塞湖潰決各站洪水比較，判斷潰決洪水的災害程度，為搶險救災的決策提供了檔案信息支撐。

2 新時期水文檔案管理模式、特點與實踐

水文檔案管理，從整體層面出發，就是針對水文工作中產生的不同形式的歷史記錄開展收集、管理、保管及利用，并且在此基礎上開展水文檔案的分析、統籌與規劃。

2.1 管理的模式及特點

新時期水文檔案管理工作采用了紙質檔案及其對應的電子文件同步收集、管理的模式，其顯著的特點是檔案的信息化管理。結合目前的管理實踐，信息化手段在管理效率以及管理質量提升中的應用非常突出[5]。信息化管理模式主要的技術使用有：計算機技術、網絡技術、數據管理技術、知識管理技術以及信息管理系統等。以長江水文為例，從2004年起，長江水文局機關和下屬7個勘測局陸續建立檔案管理系統，實現了檔案管理的計算機化；2021年，又將傳統單一的C/S架構的檔案管理系統進行了更新升級，新的數字檔案管理系統更加適用于當前智慧水利建設及檔案數字化建設的發展需求。長江水文目前采用紙質檔案和電子文件“雙套制”收集、管理模式，并在積極推進水文檔案“存量數字化、增量電子化”管理的基礎上開展檔案數字化轉型工作。水文檔案信息化建設極大地提升了水文檔案的管理水平，在資源節約、時間成本節省以及提升檔案服務水平等方面取得了顯著的成效。

2.2 管理方法與思考

針對水文檔案專業性、公益性、統一性、系統性和連貫性特征，長江水文在加強新時期水文檔案管理上采用了如下方法：①針對水文檔案的專業門類劃分，制定了全江水文檔案分類方法、歸檔范圍，訂制個性化的檔案管理系統，對各個專業門類的檔案進行分類管理，并制定科技、會計、文書、聲像、實物等門類，對不同專業門類檔案制定整理細則；②針對其公益性特征，實現了新版數字檔案管理系統與綜合辦公平臺（OA）的無縫對接，電子公文可以直接通過OA歸入數字檔案系統歸檔，用戶也可通過OA平臺接口開展檔案查詢、利用申請、催還提醒等，已掛接原文的電子文件經審批后，可直接下載使用，實現了全江范圍內檔案信息資源的共享利用，為防汛抗旱、水資源研究、水利基礎設施建設等提供服務與支撐；③針對其統一性特征，長江水文以現實情況為依據，建立健全各項檔案管理制度[6]，制定《水文局檔案管理辦法》及《水文局檔案制度匯編》，采用統一領導、分級管理的原則，針對各類工作記錄的收集、整理、立卷、管理和利用各個環節進行詳細、統一的規定；④針對其系統性和連貫性特征，以水文整編資料為例，長江水文按流域水系、按地區（站）、按年份進行組織排列，以維護水文記錄文件之間的有機聯系，對各種門類和載體的檔案實行規范整理，確保案卷質量符合相關規定。

同時，針對水文檔案管理，還需注意以下方面。①加強信息化管理平臺的管理。一方面是加強軟、硬件環境的適配[7]，確保檔案管理系統滿足當前國產化環境下的使用需求；另一方面則是強調檔案管理平臺的安全性，符合電子檔案長期保存的相關要求，保證檔案的安全有效。②明確檔案收集、整理、入庫、歸檔的全流程管理，確保檔案管理的專業性和現實效果。③加強檔案數據知識化的探索與研究。將保存的長系列數據進行提煉和獲取，對檔案數據資源進行知識化整理和信息化處理，最終轉化為可利用、可共享的語義化知識網絡，是檔案信息化管理的一項重要工作。

3 水文檔案管理存在的問題及對策探討

對新時期水文檔案管理工作實踐進行分析，發現在具體實施中依然存在一些問題，主要體現在檔案信息化專業人才的匱乏及新時期檔案管理觀念的缺乏，不能滿足水文檔案的高效利用及多樣化服務需求。這些問題的存在不利于提升水文檔案管理水平，提出針對性的解決措施非常重要。

3.1 水文檔案管理存在的問題

（1）組織管理方面。檔案管理專業人才配備不足，持證上崗人員未達到標準。在新時代背景下，信息技術具有較強的專業性，需要管理人員具備相應的信息知識能力，檔案管理人員專業知識達不到要求，知識結構不合理，尤其缺乏適應檔案資源整合、檔案數字化轉型需要的人才。水文檔案管理人員大多不是檔案專業出身，對檔案管理這門學科的系統性、深入性學習不夠，尤其是在新時期檔案管理思路發生變化的情況下，管理工作的技術實施、方法利用等均有了改變。在這種情況下，必須要對工作理念進行革新，并用先進性理念來指導實踐，這樣實踐工作才能獲得顯著進步。

（2）檔案信息化方面。針對水文檔案利用率高且利用目的多樣的特點，長江水文通過更新檔案管理系統，拓展檔案借閱途經，在原本紙質借閱、即時通訊系統借閱的基礎上，增加了OA管理系統及手機移動端提交借閱流程的方式，充分發揮水文檔案作用，尤其是科技檔案在水文測報、防汛抗旱、水資源管理等水利工作中的利用價值。新時期檔案管理雖然在技術上能夠適應單位信息化的發展，但仍需在不同門類檔案的元數據設置與提取、電子文件四性檢測、電子文件長期保存以及單套制探索等方面加強探討與探索。比如如何通過檔案管理系統實現檔案的一站式線上管理，在檔案收集管理“雙套制”向“單套制”過渡的趨勢下，如何確保電子檔案的真實、有效、安全、可控，是當前水文檔案管理亟待解決的難題。

（3）檔案開發利用方面。水文檔案管理能夠通過檔案管理系統、實體檔案借閱等途徑開展檔案利用工作，但在通過對水文檔案進行編研，為用戶利用水利檔案信息資源提供信息通道方面普遍有所不足。長江水文根據館藏檔案資源，編寫了《全宗指南》《大事記》《長江水文發展年度報告》，編輯了《水文局機關檔案工作制度匯編》等，但檔案編研的計劃性、系統性、深入性較為缺乏，需在充分探索檔案信息資源的數據價值和服務價值上加大工作力度，把檔案數據資源用好、盤活。

3.2 對策探討

提升水文檔案管理工作的實際效果，必須基于工作中存在的問題進行相關的管理方法和措施改進。

（1）加強新技術的應用及檔案信息安全的保障。目前，我國經濟及技術發展水平顯著提高，為水文檔案管理能力提升提供了有力支持。在水文檔案信息化管理模式的應用過程中，應積極引進新技術，如云計算、大數據、數據挖掘等技術以及這些技術與現有檔案管理系統的融合應用。同時，構建完善的網絡安全防護體系，合理利用防火墻、VPN等先進技術，有效抵御外界威脅的入侵，保障檔案信息安全[8]。

（2）水文檔案管理人員技能培養及管理理念的轉變。在目前水文檔案管理實踐中，往往沒有檔案專業人才負責相應的工作，增加了水文檔案管理難度。建議加強檔案專業管理人員培養。通過脫產培訓、在線教學、調研教學等方式，提升其專業理論知識與操作技能，以適應新時期信息化檔案的管理需求；促進管理人員的檔案管理思想、理念等改變，使其順應時代的發展趨勢，積極提升自身業務技能，并配合檔案管理工作的實際要求構建更為合理的管理模式。

（3）進一步完善管理制度。長江水文于2019年更新了《水文局檔案管理辦法》和《水文局機關檔案管理制度匯編》，對檔案管理的目標、流程、規范進行了制度化的明確。結合長江水文檔案管理實際，還需進一步完善水文檔案的管理制度，一是完善責任制度。建立基礎建設項目檔案管理責任制度及分工表，誰簽字、誰負責，確保檔案生成、整理、歸檔全過程的精細化責任制管理，保障檔案的完整、準確、系統、安全。二是完善監督制度。建立水文檔案管理互查制度，制作檔案工作分工及監督表格，對檔案管理人員每年收集、整理的檔案，采用互相檢查、互相督促的方式，對水文檔案的收集、著錄、整理、上架等每個管理環節進行監督、抽查。

4 結語

在防汛抗旱、水資源管理、水利工程設計與建設等水利工作中，水文檔案發揮著重要作用。本文從水文檔案的定義、內容、主要特點及在社會經濟中的重要作用出發，結合長江水文檔案管理實際，對新時期水文檔案管理模式、特點及方法進行了分析，并針對水文檔案管理實際工作中產生的問題，探討了相應的解決措施，對于提升水文檔案管理水平，更好地發揮水文檔案在水利工作和社會經濟發展中的服務作用，具有一定的參考價值。