論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問題與對策

■王愛珍

一、問題

目前，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還存在一些問題，主要是：

（一）缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范

在事業(yè)單位體制改革的大背景下，很多單位都在加強信息系統(tǒng)的建設(shè)，但在實際應(yīng)用中，由于各單位之間存在著部門之間的關(guān)聯(lián)性差、適應(yīng)性差等問題，很難通過單一的文件管理來實現(xiàn)對各類文件的查詢和檢索，導(dǎo)致了資源共享性差。隨著時代的發(fā)展，檔案的涉及面越來越廣，內(nèi)容也越來越豐富，但由于工作流程和規(guī)范性的落后，導(dǎo)致了檔案工作的效率大打折扣，很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（二）資源配置不足

在事業(yè)單位信息化建設(shè)中，軟硬件設(shè)備的配備是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施中，加強對檔案信息和資料的存儲，是推進檔案管理信息化的關(guān)鍵。目前，我國大多數(shù)事業(yè)單位的硬件設(shè)備都比較落后，其主要原因是審批手續(xù)復(fù)雜、回復(fù)遲緩，信息化建設(shè)缺乏資金支持，導(dǎo)致硬件和軟件更新滯后，無法持續(xù)推進檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，缺少必要的其他實際措施也是造成信息化發(fā)展緩慢的重要原因。

（三）缺乏專業(yè)管理人才

檔案信息化建設(shè)再怎么健全，也離不開人的介入。要加快檔案事業(yè)的信息化建設(shè)，就必須選用具有較強專業(yè)素質(zhì)和擁有與時俱進思想的人才。從發(fā)展的視角來看，由于信息技術(shù)的發(fā)展滯后，使檔案管理的工作在很長一段時間內(nèi)被邊緣化，有的地方還存在著人才短缺的問題。有的單位在招聘檔案管理人員時，為了確保組織的完整性，對檔案管理人員的招聘要求有所降低，比如有的單位不設(shè)置考核內(nèi)容、不限制專業(yè)門類、不注重工作經(jīng)歷等問題，從根本上阻礙了信息化發(fā)展。有的機關(guān)檔案管理人員呈現(xiàn)出老齡化嚴重的問題，這就導(dǎo)致了他們的思想觀念落后、專業(yè)技能不足、主觀能動性低，沒有清楚認識自己工作的重要性，逐漸成為信息化建設(shè)道路上的阻礙。

（四）檔案信息化程度較低

計算機技術(shù)的迅速應(yīng)用，為提高檔案工作的工作效率打下了堅實的基礎(chǔ)。但是，在實踐中，有的機關(guān)還沒有建立起與之相適應(yīng)的管理體系，無法實現(xiàn)檔案的信息化管理。有些網(wǎng)站建設(shè)完成后，由于缺乏必要的管理與維護，無法正常運作，無法有效地實現(xiàn)信息化管理的功能。

二、對策

（一）明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準

傳統(tǒng)的檔案管理工作是以實物方式進行的，而隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的信息化管理工作也得到了有效的應(yīng)用。新形勢下，為充分發(fā)揮檔案共享的作用，必須進一步明確和完善檔案信息化管理體制，提高檔案信息化管理的規(guī)范性與標(biāo)準性。按照國家相關(guān)規(guī)范，結(jié)合我國國情及發(fā)展特點，制定內(nèi)部管理體系，嚴格執(zhí)行各項管理規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)。歸檔管理資料所使用的軟硬件規(guī)范必須統(tǒng)一，為實現(xiàn)檔案資料的高度共享打下良好的基礎(chǔ)。

（二）完善檔案信息化服務(wù)設(shè)施

要搞好檔案工作，必須充分運用計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息技術(shù)，利用先進的設(shè)施和設(shè)備，做好檔案的收集、儲存和分類工作。要加大對檔案管理的經(jīng)費投入，引進掃描儀、刻錄機、計算機等必要的檔案管理信息系統(tǒng)。同時，加強檔案管理人員對有關(guān)設(shè)施和設(shè)備的使用管理，保證其科學(xué)合理地使用，從而提高檔案的使用壽命，減少檔案的信息化建設(shè)費用。

（三）實現(xiàn)檔案信息資源共享

隨著新形勢的發(fā)展，更多的機構(gòu)向信息化方向邁進，事業(yè)單位要實現(xiàn)自身的發(fā)展，就必須與社會發(fā)展保持密切的關(guān)系。為確保社會群眾、社區(qū)居民及時得到信息的反饋和相關(guān)的服務(wù)，我們可以在網(wǎng)站上對公眾進行信息公開，以網(wǎng)站的形式回答疑問或提供相關(guān)的服務(wù)。通過對網(wǎng)上咨詢的反饋、查詢和實時存檔工作，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站與單位內(nèi)部網(wǎng)的聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)智能辦公系統(tǒng)的自動化，實現(xiàn)檔案資源的共享。利用因特網(wǎng)技術(shù)，建立了一個特定的國家或區(qū)域內(nèi)的特定網(wǎng)絡(luò)，使各部門之間的檔案管理信息能夠在線上進行共享，加強各部門之間的溝通。在建設(shè)檔案資訊網(wǎng)站時，必須選用具有較高安全性、良好口碑、符合國家有關(guān)規(guī)范的檔案資訊網(wǎng)站。要加強與其他部門的溝通，在信息化方面加強思想和技術(shù)交流，并結(jié)合自身的具體情況，結(jié)合各部門的具體情況，形成個性化的檔案管理信息系統(tǒng)。

（四）加強檔案信息化安全

在檔案管理工作中，要加強對檔案工作的安全保障，提高檔案工作的安全運行水平。由于互聯(lián)網(wǎng)的高度共享，為機關(guān)檔案數(shù)據(jù)的安全帶來了很大風(fēng)險，在實際使用中，要從安全的角度出發(fā)，做好檔案的網(wǎng)絡(luò)安全防范工作。要科學(xué)地維護檔案管理系統(tǒng)，并要強化防火墻和殺毒軟件的設(shè)置。同時，在日常管理、使用過程中，要利用好除濕除塵等設(shè)施，以保證檔案資料的安全。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接關(guān)系到檔案信息化的實施。因此，在檔案信息化建設(shè)中，通過加強培訓(xùn)，強化教育和指導(dǎo)，使有關(guān)工作人員能根據(jù)自己的能力和素質(zhì)情況，適時地進行專業(yè)知識的更新和提高。通過聘請專家學(xué)者到單位進行有針對性的內(nèi)部培訓(xùn)，提高檔案管理人員運用計算機技術(shù)的能力，豐富新技術(shù)在檔案工作中的運用；同時，要加強檔案工作人員的思想政治工作，激發(fā)他們的工作熱情，明確職責(zé)，使其全力以赴地投身于檔案工作。

三、成效

（一）有利于節(jié)約檔案儲存空間

傳統(tǒng)的文件管理過程，包括收集、歸納、存儲等，以紙質(zhì)文件為主要存儲方式。但由于年代和存儲條件的限制，紙質(zhì)文件的缺點也逐漸顯露，易造成文字不清、破損等問題，如受潮、蟲蛀等，從而影響到文件的完整性。將信息化建設(shè)與檔案管理結(jié)合起來，在單位內(nèi)部進行信息化管理，既能避免以上問題，又能降低儲存空間和管理難度，還有利于維護好的檔案儲存環(huán)境。

（二）有利于提升檔案管理效率

檔案的查找、排序、核對在傳統(tǒng)的檔案管理工作中主要依靠工作人員手工完成，而這種管理模式往往造成檔案管理中的差錯，在海量的檔案中查找會增加工作難度，嚴重影響機關(guān)檔案管理效率及質(zhì)量。新形勢下，把信息化與檔案管理結(jié)合起來，不但可以緩解人力資源的不足，而且可以簡化檔案查詢過程。按照信息化、智能化的要求完成檔案的管理，既可以降低人力成本，又可以促進單位各項工作的快速開展。

（三）有利于提升單位信息化水平

檔案工作是事業(yè)單位綜合管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，加強檔案管理信息化建設(shè)，不但可以促進事業(yè)單位信息化的發(fā)展，也可以加速事業(yè)單位信息化建設(shè)發(fā)展水平。同時，也能促進單位建立健全的綜合信息化體系，真正促進事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。