機關文書檔案數字化管理工作的研究

■徐珊珊

一、機關文書檔案數字化的現實意義

文書檔案是機關單位在行政管理事務活動中產生的，包括命令、指示、決定、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。文書檔案根據各機關單位制定的《機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》中的具體要求，來劃分每份文件材料的保管期限，分為永久、30年、10年。通過遵循文件形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，將歸檔文件進行有序整理形成文書檔案。保管期限為永久的文書檔案需要將紙質版文書檔案定期移交至當地檔案館，保管期限為30年和10年的文書檔案可留在本單位檔案部門按有關規定進行集中統一保管。現階段，由于機關單位文書檔案的數量和種類不斷增加，檔案庫房基本處于飽和狀態，在保管期限為永久的紙質版文書檔案向當地檔案館移交前，新接收的紙質版檔案沒有充足的庫房空間進行保管。而且，保管期限為永久的紙質版文書檔案在向當地檔案館移交后，若想再向當地檔案館調取紙質版文書檔案進行利用，需要異地調取，完成當地檔案館相關的利用手續，費事費力。在日常工作中，紙質版文書檔案提供利用時，頻繁的調取復制檔案，也會造成文書檔案的磨損，不利于檔案的保護。為此，及時對紙質版文書檔案進行數字化處理，通過借助大數據網絡技術、辦公自動化系統，進行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲，這樣不僅可以解決傳統紙質版文書檔案管理的復雜問題，提高文書檔案整理、歸檔效率和質量，而且使文書檔案在機關單位中的歸檔、保管、查詢、檢索、利用更加便捷。

二、機關文書檔案數字化管理存在的問題

（一）機關文書檔案數字化工作制度不完善

在對機關文書檔案管理工作中，與時俱進地應用了數字化的相關技術，需要添加并完善有關數字化方面的工作要求到文書檔案管理規定當中去。但是，當前機關單位普遍的文書檔案管理規定對數字化方面的工作要求針對性不強，內容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細則，無法有效應用到文書檔案數字化工作的各個環節中。所以，在開展文書檔案數字化工作時，沒有詳細的文書檔案數字化工作要求和規范，工作人員在參與文書檔案數字化的具體工作時，對于文書檔案管理規定中沒有明確說明的地方，在實際操作時會感到困惑，對于問題的處理上會存在差別，這會使機關文書檔案管理工作走向數字化，形成比較大的阻礙。

（二）機關文書檔案歸檔工作進行緩慢，導致無法及時開展數字化工作

1．紙質版文書檔案歸檔工作

中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《機關檔案管理條例》里指出文書檔案應由所在單位的文書部門或業務部門進行規范化整理、立卷，并應在第二年上半年向檔案部門歸檔。然而，部分機關單位由于機構體制、歸檔部門沒有固定的兼職檔案員、歸檔部門人員缺乏整理經驗、缺乏整理時間、不夠重視等問題，未能將文書檔案及時進行規范化整理并到檔案部門按時歸檔，使檔案部門遲遲無法收齊紙質版文書檔案，未能及時開展上一年文書檔案的數字化工作，對后續文書檔案的相關工作增加了不便和壓力。

2.電子版文書檔案歸檔工作

對于無需定期移交到當地檔案館的保管期限為10年的文書檔案，在咨詢過當地檔案局后發現，其實是可以以電子版的形式向機關檔案室進行歸檔。筆者發現許多歸檔處室所歸檔的保管期限為10年的文書檔案，大多都形成于OA系統。然而，由于部分機關單位的OA系統中未建立檔案模塊，無法在OA系統中將歸檔范圍內的文件規范化整理成文書檔案，形成電子版文書檔案。另外，OA系統與機關檔案室的文書檔案管理系統之間存在著連貫性較弱的情況，由于OA系統與文書檔案管理系統的設計和開發單位都是不同單位，技術手段不統一，未能實現功能上的有效關聯，使得數據信息共享偏弱，進而影響文書檔案實現電子化歸檔。因此，歸檔部門只得將OA系統中的文件打印成紙質版，再進行后續的規范化整理及歸檔工作，大大降低了歸檔工作的效率，延緩了檔案部門集中開展數字化工作的進展。

（三）機關文書檔案數字化管理經費不足

機關文書檔案數字化管理工作需要配備專門的硬件設備、管理軟件及相關配套設備。部分機關單位因為人員不夠、經驗不足、未配備專業設施等問題，選擇了專業的文書檔案數字化公司進行外包加工。但由于申請文書檔案數字化經費不足，不得不采取“螞蟻搬家”的方式，申請一點經費，完成一部分文書檔案的數字化，沒有經費就暫停，文書檔案數字化工作缺乏整體規劃。因此，經費不足是現今機關文書檔案數字化管理中存在的一個不可忽視的問題。

（四）機關文書檔案數字化管理人才缺乏

近年來，各個機關單位文書檔案的數量激增。然而，部分機關單位文書檔案管理人員的數量卻沒有相應增加。從當前機關單位人員現狀看，工作人員普遍對大數據技術、云計算技術、數字化掃描技術等缺乏全面了解和掌握，致使文書檔案數字化管理方面的人才缺乏，無法滿足機關單位文書檔案數字化管理的日常工作。與此同時，如何在處理存量的基礎上，對增加的紙質版文書檔案進行合理的數字化工作，也是困擾著文書檔案管理人員的難題，需要專業的數字化管理人才的指導。

三、機關文書檔案數字化管理的對策

（一）構建完善的機關文書檔案數字化工作制度

目前，涉及文書檔案數字化工作主要依照國家標準《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》、行業標準《紙質檔案數字化規范》、單位內標準《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《機關檔案管理規定》《文書檔案整理工作要求及做法》等各級標準規范來開展數字化加工工作。各單位應基于各級標準規范，根據本單位的實際情況，構建并完善本機關單位內文書檔案數字化工作制度和工作流程，例如文書檔案電子數據安全保密制度、文書檔案電子數據歸檔制度、文書檔案電子數據安全保管和備份制度、文書檔案數字化實施方案、文書檔案數字化加工操作流程及規范等，明確細化此項工作，保證文書檔案的數字化工作有規可依。

（二）搭建具有檔案模塊的辦公系統

OA系統是機關單位在日常工作中所使用的重要的辦公系統，日常收發文、領導簽批、公文流轉等皆通過該平臺，各部門所歸檔的文書檔案基本形成于此系統。為此，若能將OA系統中已經運轉完畢的電子版文件在OA系統上按照單位內所制定的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》進行收集分類，在線上規范化整理成電子版文書檔案，發送給檔案部門工作人員進行審核，最終將審核通過的電子版文書檔案傳輸至文書檔案管理系統上進行歸檔，線上完成文書檔案的歸檔動作，可以提高各部門歸檔的效率，解決一部分人力的問題，使檔案部門更快地開展文書檔案數字化的工作。要實現這個目標，需要搭建具有檔案模塊的辦公系統，檔案模塊需要具備以下幾點功能：1.文件材料的收集功能。收集符合歸檔范圍的文件，能將已辦結的文件材料根據《機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》進行自動或人工劃分保管期限，分為永久、30年、10年。2.規范化整理功能。能在線上進行以件為單位的文書檔案的規范化整理，文書檔案的分類、排列、編號、編目等。3.審核功能。可在線上實現歸檔部門兼職檔案員審核、部門領導審核、檔案部門審核的逐級審核功能。4.提醒功能。將即將到期未整理的文件和未歸檔的文書檔案設置提醒功能，督促各部門及時整理并按時歸檔，保證后續文書檔案相關工作的進度和效率。5.與文書檔案管理系統掛接。可以將審核通過的文書檔案進行格式上轉化，形成數字化成果，傳輸至文書檔案管理系統，便于日后文書檔案的查詢利用。

（三）加強文書檔案相關的培訓指導工作

據筆者了解，部分機關單位業務部門未能按時歸檔文書檔案，致使檔案部門數字化工作推進緩慢的主要原因是業務部門的工作人員對文書檔案的歸檔工作欠缺了解，日常收集整理文件材料的工作不到位。部分業務部門的兼職檔案員輪換頻繁，導致缺乏整理經驗，整理效率低，未能為所在業務部門的文書檔案歸檔工作答疑解惑。對于此項問題，機關單位應重視各部門在檔案方面的宣傳教育。檔案部門要加強對文書檔案整理的培訓指導，1.定期召開檔案業務培訓交流，組織各部門兼職檔案員及工作人員對文書檔案整理歸檔工作進行交流，將單位內實行的有關檔案的制度和各項規定進行充分的解讀，列舉實例，重申整理規范和歸檔要求。2.迎合相應的電子化應用需求，檔案部門需要對檔案管理人員及兼職檔案員進行文書檔案管理系統操作能力及業務能力培訓，確保能夠在日常的文書檔案數字化管理中熟練地開展各項工作。3.增加檔案部門文書檔案指導人員，加大指導力度，拓寬指導范圍。可開放電話、現場、政務通等多種途徑進行指導，使文書檔案的指導工作更加便捷高效。

（四）提高對文書檔案數字化管理工作的重視和支持

文書檔案數字化管理工作對于機關單位全面開展各項工作具有重要的影響，機關單位主要領導必須要重視起來，對于文書檔案數字化管理工作，應該主動出謀劃策，緊抓制度修編、責任落實、績效考核等工作，認真地思考和研究涉及文書檔案數字化存在的問題，科學合理謀劃近期部署的文書檔案數字化管理工作。同時，還應在項目經費、數字化設備、人員配備、工作場地等方面給予支持，為文書檔案數字化管理工作開展創造有利條件，保證文書檔案數字化管理工作的有序開展。在落實具體工作時，檔案部門的領導應親自過問，親自抓，要經常檢查，及時發現問題并督促整改，積極參加檔案數字化相關的調研，積極推廣經驗做法和優點，在機關單位各級領導帶動下，使全體工作人員都能夠重視文書檔案數字化管理工作。

（五）增強工作人員綜合素質，引進檔案數字化管理人才

文書檔案管理人員既要開展文書檔案數字化管理工作，又要具體落實文書檔案管理的一系列規章制度。所以，必須要提高檔案管理人員的綜合素質，增強管理意識。機關單位可以通過加強培訓，使文書檔案管理人員對整理規范和檔案法律法規有更深了解，對大數據技術、云計算技術、數字化掃描技術等進行全面學習和培訓，增強綜合素質和專業水平，進而提高機關單位文書檔案管理工作水平。同時，可以引進高素質的檔案數字化相關的管理人才，將新理念、新技術適時運用到檔案數字化工作當中去，為機關文書檔案數字化工作帶來創新。