應進館各類檔案整理方法
——《河北省檔案館（河北省方志辦）關于開展到期檔案依法接收進館的通知》釋義（之一）

■康云梅

為認真貫徹實施《中華人民共和國檔案法》，今年3月份，省館（辦）制定印發(fā)了《河北省檔案館（河北省方志辦）關于開展到期檔案依法接收進館的通知》（以下簡稱《通知》）（冀檔館發(fā)〔2022〕6號），有序開展了到期檔案依法接收進館工作。結合各類檔案接收進館標準，筆者就幾個大的門類傳統(tǒng)載體檔案（包括文書、會計、科技檔案等）在整理過程中所遵循的原則、整理規(guī)范等分別進行釋義，以供讀者參考。

一、文書檔案

按照《通知》要求，依年度排序，今年應移交檔案為2002年及之前各立檔單位形成的永久保管的檔案，因此，相應時期形成的文書檔案可按照當時的標準進行整理。

（一）以“卷”為單位整理的文書檔案

2000年前的文書檔案是以“卷”為單位進行整理的，文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背填寫等，應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-1988）要求。

1.整理原則。在對歸檔的文書檔案以“卷”進行整理的過程中，要充分利用原來的整理基礎，保持文件之間的聯系，便于保管和使用。檔案原來的整理基礎是前人整理檔案的成果，其中主要強調以下兩方面：

（1）已整理完成的。只要是經過整理，有目錄可查有規(guī)可循的檔案，就應力求保持其原有的整理體系，一般不再重新整理，原則上應當保持原卷冊的封裝，必要時可做適當的加工整理，按照接收標準及要求做好補充完善，分類排列。

（2）有必要進行再次整理的。必須進行一定整理的檔案，要注意研究原有的整理基礎，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，對整理不當和錯誤的部分要經過仔細分析，摸清情況之后再進行改動和調整，避免人為破壞文件之間的聯系，保證檔案整理質量。

2.整理內容。以“卷”為單位整理的文書檔案每本案卷必須包含4方面內容，即案卷封面、卷內文件目錄、案卷內容和卷內備考表。

（1）案卷封面。文書檔案案卷卷皮為硬卷皮和軟卷皮兩種，案卷封面項目包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號，其中，常用的檔號包括全宗號、目錄號、案卷號。項目填寫需用耐久材料書寫準確、規(guī)范、字跡工整清晰或計算機打印。案卷題名既要簡明確切又要結構合理，體式一致，文字簡練，準確概括本卷文件的主要制發(fā)機關、內容、文種。案卷目錄號應區(qū)分不同保管期限編制，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，要考證清楚后填寫。

（2）卷內文件目錄。卷內文件目錄項目包括序號、文件號、責任者、題名、日期、頁號、備注，項目填寫需用耐久材料書寫或計算機打印，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化，對無題目的須重新擬寫題名，自擬內容外加括號。沒有責任者或年、月、日的要考證清楚，用規(guī)定符號填入有關項內。會議記錄應填寫出會議的時間和主要內容，字跡工整。卷內文件目錄放在卷首。

（3）卷內備考表。卷內備考表項目包括卷內文件材料情況說明（可填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況）、立卷人、檢查人、立卷時間，按規(guī)定逐項填寫齊全，準確無誤，立卷人與檢查人不能是同一人，可手簽或蓋個人章。卷內備考表置于卷尾。

3.案卷的裝訂。裝訂一般采用“三孔一線”左側線裝方式。對破損的文件材料應按裱糊要求托裱，字跡擴散或字跡模糊材料、不符合保護要求的材料，應復制并與原件一并立卷裝訂。裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。卷內應剔除易銹蝕、易氧化的金屬物和塑料裝訂制品。原裝訂方式符合要求的，應維持不變。單份裝訂的案卷應逐件加蓋檔號章，檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，項目包括全宗號、目錄號、案卷號、件號。

4.頁碼編寫。卷內材料宜在有文字的每頁材料正面右上角、背面左上角空白位置編寫阿拉伯數字頁號，整卷裝訂的編制大流水號，單份裝訂的編制小流水號。文件材料已印制成冊并編有頁碼的、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

5.編制全引目錄。以“卷”為單位整理的文書檔案在進館時，需要附上本單位編制的全引目錄，即案卷目錄+文件級目錄，又稱“卷內文件目錄匯集”，包括案卷檔號、案卷題名、起止日期、總頁數、保管期限、備注及卷內文件目錄等項目，在備注一欄中，要詳細標注檔案密級和鑒定開放內容，如密級文件是否到期解密，非涉密文件是否滿25年后向社會開放及有無權限等問題。

6.裝盒。軟卷皮檔案應裝入檔案盒。

（1）檔案盒封面為空白面。

（2）檔案盒脊背。項目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫準確、規(guī)范，字跡工整清晰。盒脊項目包括全宗名稱、目錄號、年度、起止卷號，其中起止卷號填寫XX-X卷，其余項目的填寫方法同硬卷皮格式。

（二）以“件”為單位整理的文書檔案

2000年以后文書檔案應以“件”為單位進行整理，歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目等，2000-2015年應當符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2000）要求；2016年后應當符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2015）要求。以2000年《歸檔文件整理規(guī)則》（DAT 22-2000）為例：

1.整理原則。歸檔文件一般以每份文件為一件，歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，并應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

2.整理內容。以“件”為單位整理的文書檔案一般以每份文件為一“件”，一般來說順序為：正本在前，定稿在后，發(fā)文處理單在正本之后定稿之前；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；結論性材料在前，依據性材料在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后，或者漢文本在前，少數民族文字本在后；有收文處理單的，可放在最前面。

3.歸檔章。歸檔章一般蓋在歸檔文件首頁上端的空白居中位置，用紅色印泥蓋章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、目錄號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。

4.備考表。每盒應附上備考表，置于盒尾，填寫盒內歸檔文件需要說明的情況和整理人、檢查人、日期，立卷人與檢查人不能是同一人，可手簽或蓋個人章。

5.文件裝訂。歸檔文件材料應以“件”為單位進行裝訂，宜采取線裝法裝訂，頁數較少的，使用直角裝訂，文件較厚的，采用“三孔一線”左側線裝方式，裝訂要結實、整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀，應剔除易銹蝕的金屬物和塑料制品。原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

6.頁碼編寫。一般以件為單位編制頁碼，頁碼應逐頁編制，宜在有文字的每頁材料正面右上角、背面左上角空白位置編寫阿拉伯數字頁號；文件材料已印制成冊并編有頁碼的、擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

7.編制歸檔文件目錄。以“件”為單位整理的文書檔案在進館時，應編制歸檔文件目錄，編目應準確、詳細、便于檢索，包括序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、備注等項目。

8.裝盒。按三級分類法整理的歸檔文件按順序裝入檔案盒，不同年度、保管期限的歸檔文件不能裝入同一檔案盒。

（1）檔案盒封面。刻章（使用耐久紅印臺）或用耐久材料書寫，將立檔單位名稱（全稱或通用簡稱）蓋（寫）在檔案盒封面雙橫線上方。

（2）檔案盒脊背。項目填寫需用紅色印泥蓋章或用耐久材料書寫，準確、規(guī)范，字跡工整清晰。項目包括全宗號、目錄號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號，用阿拉伯數字自上而下填寫。保管期限用漢字填寫。盒號指檔案盒的排列順序號，可按進館要求填寫，如機關檔案室認為有必要填寫盒號，可用鉛筆填寫。

二、會計檔案

（一）整理原則。《會計檔案管理辦法》（國家檔案局79號令） 在2016年1月1日起施行，舊的《會計檔案管理辦法》財會字(1998)32號同時廢止，無論如何變化，會計檔案有自身的形成規(guī)律和特點，一般由財會部門隨時立卷，定期保管，因此在整理會計檔案時不應打亂原有基礎，原則上應當保持原卷冊的封裝，保持其外形特點，然后分類排列。

（二）接收范圍。包括決算、年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。

（三）整理內容。每本案卷要包含4方面內容，即案卷封面、卷內文件目錄、案卷內容和卷內備考表。

1.案卷封面。包括單位名稱、內部機構名稱、案卷題名、所屬年度、卷內張數、保管期限、檔號，并有會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。

2.卷內文件目錄。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

3.卷內備考表。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

（四）案卷的裝訂。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

（五）編制全引目錄。同以“卷”為單位整理的文書檔案。

（六）裝盒。

1.檔案盒封面。會計檔案盒封面項目包括全宗名稱、案卷提名、時間、卷數、張數、保管期限、全宗名稱、案卷號等。

2.檔案盒脊背。會計檔案盒脊背項目包括年度、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等。