財務共享中心在審計行業的應用及存在問題

文/吳勝男（山東高速泰安發展有限公司）

一、引言

隨著時代的發展，新型管理學理論在企業管理實踐中的應用也越來越充分，新的管理模式不斷出現，而財務共享中心則是現階段被廣泛應用的一種現代化財務管理模式，它具備簡化財務工作流程、優化財務系統人員、強化企業財務管理有效性等一系列優勢，已經被包括審計行業在內的許多行業在實際工作中予以采用。同時也需要學術界對其進行進一步分析和關注。

二、財務共享中心的概念和理論基礎

（一）財務共享中心的概念

結合現階段財務管理工作的實際情況來看，財務共享中心是指在企業原有的組織架構中，將企業各子公司和下屬分支機構中的財務人員進行重新整合而建立的專業財務管理部門，其主要工作職責在于將企業中原本較為零散的財務核算以及匯總管理工作進行重新規劃和統一，從而通過流程化、標準化和規范化的管控模式增強企業財務管理工作的效率。

（二）財務共享中心的理論基礎

財務共享中心理論基礎主要包括流程再造理論、組織結構理論和規模經濟理論等。具體來看，流程再造理論旨在通過將現有管理或業務流程進行再編組和再設計的方式，進一步優化流程有效性。在財務共享中心的業務中則體現為將舊有的零散核算工作進行系統化、標準化的過程。組織結構理論強調了企業行政架構對于企業工作效率和經濟成果的影響，在財務共享中心的業務中則體現為扁平化、簡單化的財務人員組織架構對于工作效率的進一步提升。規模經濟理論主張企業為了提供服務或生產產品所付出的邊際成本將會隨著整體經營業務的擴大而有所下降，在財務共享中心的業務中則體現為在財務人員方面的合理優化和員工人力成本的降低。

三、財務共享中心在審計行業應用方面存在的問題

目前隨著我國企業管理能力的不斷強化，已經有許多單位在日常工作中應用了財務共享中心的概念，并且已經取得了不錯的成果。但是目前來看，其存在的問題也同樣較為明顯，很可能會給審計行業的財務管理工作帶來一定的影響。具體來看主要包括報銷工作存在障礙、信息系統支撐不足、內部溝通效率差、員工流動性較高四個方面。

（一）報銷工作存在障礙

報銷工作存在障礙是企業內部審計單位目前在財務共享中心應用過程中較為突出的一項缺陷，主要是在建立了財務共享中心之后，日常費用的報銷方式發生了變化，出現了報銷流程較為繁瑣，影響到日常報銷工作的情況。具體來看這一問題主要體現在以下幾點。第一，部分財務共享中心的流程設計不妥，一些單位在內部管理準則上要求每一筆報銷單據都需要經由在線報銷系統進行填報，并且在電子流程逐步審批結束之后才能夠進行資金的支付，這一舉措雖然有利于公司內部管控，但也導致了審核環節的整體流程相對較長，耗時也同樣較長，在某些情況下如果出現領導出差等特殊事項，則等待時間還將進一步加長，這就導致員工報銷效率較為低下，部分收入較低的基層員工為此很可能產生怨言，影響到其工作穩定性。第二，部分單位的財務共享中心所使用的報銷系統都是基于財務視角所建立的，在報銷過程中存在較多的專業財務術語，而對于部分人力、業務、后勤等部門的員工而言，其對于費用科目等財務語言理解程度不足，在報銷時存在一定的難度，常常會出現因為填報錯誤而審核不通過的情況。第三，部分業務或后勤方面的人員在上傳報銷憑證時也很容易出現錯誤，比如目前在許多省市，固定金額的手撕票已經無法作為有效票據進行入賬，但部分不熟悉發票政策的人員仍然常常出現將手撕票用于報銷的情況，同時也常有將增值稅發票的抵扣聯和發票聯混淆進行錯誤上傳的情況，這對于財務共享中心的報銷流程運作相當不利。

（二）信息系統支撐不足

信息系統支撐不足是企業內部審計單位應用財務共享中心普遍存在的另一項問題。具體來看這一問題主要體現在以下兩點。第一，部分財務共享中心現有的信息系統在智能化程度方面有不足現象，缺乏后期的數據自動整合以及分析功能，所使用的財務系統往往只能夠輸出較為固定的三大報表，而相關的分析工作幾乎完全依賴于人工使用excel表格等手段予以完成，這就導致操作性失誤較為頻繁，特別是在財務共享中心人員流動性較強的現實情況下，負責分析的員工在經驗和技能方面很可能存在不足，對于數據分析的效果也不能夠得到保證。特別是在實際工作中，財務共享中心在月初時往往存在工作量較大、員工應接不暇等情況，因此財務分析方面的質量也很容易受到影響，這不利于發揮財務共享中心對于管理的輔助作用。

第二，部分單位在信息化方面的投入不足，缺乏有效的信息化人才培育和投資。許多財務共享中心都將主要工作放在業務上，重視財務人員的培育，而對于提供支持性作用的信息部門往往缺乏關注，導致許多單位在財務共享中心的行政架構中，信息部門人員往往都處于較為邊緣的位置，行政等級相對較低，話語權嚴重不足且工作強度普遍偏高。這不利于信息部門對現有系統進行進一步的改造和優化升級，也對財務共享中心相關信息系統的應用造成了一定的不利影響。

（三）內外部溝通效率差

在部分單位的財務共享中心工作中，內部溝通效率差的缺陷也較為明顯。雖然在公司的各部門中，審計、風控等相關人員對財務工作較為熟悉，和財務共享中心之間的配合程度也較高，但是在單位中的其他一些部門，尤其是后勤、業務等部門，則不可避免地存在著一定的信息不對稱現象。由于在專業知識和工作方式方面存在著一定的差異，導致財務核算人員與其他部門人員之間溝通困難較大，財務人員不熟悉實際的業務運作方式，而其他部門人員則對財務管理的規則和核算方法缺乏了解，這導致日常溝通過程中存在著一定的障礙。

另外，部分單位的財務共享中心除了為單位內部提供財務共享服務之外，也承接部分外部財務管理方面的業務，這就不可避免地會涉及和客戶單位之間的溝通協作。而在溝通過程中，聯系不暢或是反饋不及時的問題也較為明顯，嚴重影響到了財務共享中心工作的效率。由于財務共享中心的業務呈現出高度專業化的態勢，許多員工都只熟悉自己經手的部分業務流程，因此當客戶單位提出專業性較強的疑難問題時常常難以回答，需要咨詢其他員工，這也影響到了和外部溝通的效率。

（四）員工流動性較高

員工流動性高是企業內部審計單位應用財務共享中心普遍存在的一項問題。由于財務共享中心的工作本身具有高度專業化和整合化的特征，其工作的強度相對較高，特別是月末月初時會涉及大量的賬務處理工作，對員工吃苦耐勞等素質有著較高的要求，但同時其能夠支付的工資獎金相對其他行業，特別是銷售等崗位又缺乏足夠的競爭性，因此其基礎崗位員工的離職率也相對較高，這就導致財務共享中心人才團隊存在不穩定現象，為了彌補離職員工的崗位而招收的新員工又不熟悉業務，會導致日常工作中的操作性失誤大大增加，這一系列問題都會給財務共享中心的業務帶來較大的影響、

四、審計行業應用財務共享中心存在問題的對策

結合上述分析，針對審計行業在應用財務共享中心方面存在的問題，特提出下列優化建議。

（一）優化報銷流程設計

為了解決目前許多單位應用財務共享中心時存在的報銷障礙問題，有必要對通行的在線報銷流程進行持續性的優化，為此，建議廣大單位將現有的流程管控體系進行簡化處理，對于部分金額較小（比如低于100元）的報銷單據，可以在報銷人所屬部門領導審批之后直接交由共享中心進行支付操作，不需上層領導再進行批準，這樣就可以減少日常報銷過程中的審批節點，起到優化流程、縮短審批時間的作用。另外，在現有報銷系統的設計中，也應當注意減少財務語言的使用，加大業務語言的應用，比如針對業務人員理解較為困難的收支項目名稱，可以使用較為容易理解的“出差報銷”“招待報銷”等詞匯對原有的收支項目進行優化。

（二）增大信息化投入

增大信息化投入是另一項財務共享中心應當應用的手段。具體來看這一工作應當分為以下三個環節進行。第一，應當提升財務共享中心對信息部門的重視程度，加強信息人員的配備，增加相關預算投入，保證財務共享中心的信息化系統能夠得到充分的后勤和技術支撐。第二，應當在工作中加大智能化財務分析工具的應用，比如財務機器人等，讓部分較為繁瑣、容易出錯的匯總工作通過系統自動匯總完成，從而從根源上提升財務數據本身的準確程度。另外也可以應用大數據分析等相關信息化工具，結合行業數據對財務報表及相關數據進行分析，對可能存在的風險進行及時提示。第三，應當在現有財務系統的可操作性上繼續進行優化，減少新員工對系統的學習成本，同時也盡量保證大部分員工能夠掌握最基本的系統維護能力，減少對信息部門的依賴性，從而提高日常工作的效率。

（三）優化信息溝通協調機制

針對現階段許多單位的財務共享中心都存在內外部信息溝通不及時、存在信息不對稱問題的實際情況，應當在信息溝通協調機制方面進行進一步的優化。具體來看，首先可以通過建立跨部門協同工作小組的形式強化單位內部各部門之間的溝通合作。這一工作可以由公司總經理級別的高級管理層出面，將財務、后勤、信息等多個部門的骨干員工整合到同一個工作小組之中，共同解決現階段存在的痛點問題，為財務共享中心的業務發展建言獻策，逐漸改變業務人員輕視財務管理的實際情況，也不斷強化財務核算人員對其他業務的認識，從而在根本上消除信息不對稱現象。

其次，還應該通過建立有效的問題回饋體系來解決財務共享中心和外部單位溝通不佳的問題。為此財務共享中心應當呼吁使用多元化的聯系工具，除了傳統的電話、郵件之外，也應當提倡在財務共享中心員工與客戶單位之間通過微信、QQ等私人聯系，保證信息溝通渠道的通暢。同時，財務共享中心內部還應當注重日常工作中重點難點問題的收集歸檔工作，可以將其整理之后形成疑難問題手冊進行下發，確保員工在遇到非自己專業領域的疑難時也有應對的辦法。

（四）推動建設人才培育機制

人才培育機制是現階段廣大審計單位在財務共享中心建設和運行過程中所必須進行的一項重點工作。具體來看這一工作應當包括以下三個方面。第一，應當在日常工作中注重對共享中心的工作人員，特別是基層核算人員的培訓和再教育工作，保證員工能夠充分掌握現有系統的使用技巧以及日常工作的應對處理能力，保證財務共享中心的工作能夠有條不紊地進行。同時除了對日常工作的培訓之外，還應當鼓勵員工進行自我學習和發展，比如自學進行CPA、CFA等財會方面專業證書的考證等。第二，財務共享中心除了對內部人才的不斷培育之外，還應當注重外部人才的引進工作，可以從其他企業或是部門中吸收一部分具備較強專業素養的中高層管理人員，從而實現對財務共享中心現有工作模式和方法的不斷優化，克服舊有的管理頑疾，對共享中心原有的員工形成激勵和促進作用。第三，財務共享中心還應當考慮優化現有的員工薪酬體制，大力提升基層員工整體的待遇水平，特別是應當優化現有的加薪制度，結合員工的實際情況，比如工作態度、資格證書、日常工作中的差錯率等績效指標進行加薪，從而起到較強的激勵效果。除了直接的薪資待遇，還可以由財務共享中心的人力部門出面，增組織員工開展相關活動，通過統一的團建活動增強員工對財務共享中心的認同感和彼此之間的親密度。

五、結論

財務共享中心是現階段被廣泛應用的一種財務管理模式，許多單位也都在實際工作中應用了財務共享服務的概念并建立起了有效的財務共享中心。但是在對財務共享中心的實際應用過程中也存在著一定的問題，主要包括報銷工作存在障礙、信息系統支撐不足、內部溝通效率差、員工流動性較高等，給審計行業的工作效率帶來了一定的阻礙。本文認為應當采取優化報銷流程設計、增大信息化投入、優化信息溝通協調機制、推動建設人才培育機制等手段予以優化。

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財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡 稱FSSC）是近年來出現并流行起來的會計和報告業務管理方式。它是將不同國家、地點的實體的會計業務拿到一個SSC（共享服務中心）來記賬和報告，這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規范、結構統一、而且由于不需要在集團的每個公司和辦事處都設會計。節省了系統和人工成本，但這種操作受限于某些國家的法律規定。

財務共享中心一般為人員素質較高的制造業企業所屬各分支機構、辦事處服務。這些分支機構，辦事處往往只承擔銷售任務，而無復雜的財務核算需求。例如DELL在中國各個地區的銷售網點，這些網點僅有一個銷售團隊及服務人員構成，通過設在廈門的總部標準訂單統一處理業務， 財務則可以共享至廈門。

適合建立財務共享服務中心的企業：金融企業、服務企業、制造業的銷售網點、連鎖企業、通訊服務業；

技術條件下不適合建立財務共享服務中心的企業：制造業的工廠、勘探業、信息化程度較低的企業等。財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）作為一種新的財務管理模式正在許多跨國公司和國內大型集團公司中興起與推廣。“財務共享服務”（FinancialShared Service，簡稱FSS）最初源于一個很簡單的想法：將集團內各分公司的某些事務性的功能（如會計賬務處理、員工工資福利處理等）集中處理，以達到規模效應，降低運作成本。眾多《財富》500強公司都已引入、建立“共享服務”運作模式。