城建檔案服務方式和方法的創(chuàng)新

梁 霄

（濮陽市城鄉(xiāng)規(guī)劃城建檔案館，河南 濮陽 457000）

城市建設檔案的出發(fā)點是記錄城鄉(xiāng)建設的實踐活動，產生于從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、設計、施工等各個領域，所以，城市建設檔案并不是獨立存在的，必須依存實際的建設活動。開發(fā)城市建設服務對社會和國家的發(fā)展有著重要的價值，他們可以記錄一個城市的完整建設過程，為后續(xù)的城市建設提供具體合理的改進依據。那么如何創(chuàng)新城市建設檔案服務方式和方法是相關管理人員亟待解決的問題，為城市建設檔案輸入新鮮的血液。

1 城市建設檔案服務理念綜述

城市建設檔案是城市的伴生物，城市存在的地方就可以找到城市建設檔案的身影，是社會和城市發(fā)展的客觀需要。城市建設最早出現于20世紀60年代，在后續(xù)的發(fā)展演變過程中，逐步填充城市建設檔案的內容和服務理念。城市建設檔案并不是單純由文字構成，還包括了設計圖紙、建設影像、事物縮影等具有參考價值的一系列元素，這些構成元素是城市建設歷史的載體和重要承接形式。城市建設檔案服務理念包括：綜合性、真實性、準確性、整體連貫性以及動態(tài)性。其中主要的服務原則是真實準確性，相關的檔案館人員不能為追求表面功夫而隨意更改記錄內容，這是對自身職責和城市化建設不負責的表現。城市建設檔案的作用是記錄建設經驗和技術，并且為建設人員提供維修和管理依據，同時也是重要的法律依據。隨著時代的發(fā)展，信息技術的應用領域越來越廣泛，但是城市建設服務理念要求紙質檔案與電子檔案共存，因為電子存檔雖然便于記錄、修改和整理，但是也會出現數據丟失的風險。紙質檔案與電子存檔的雙重保護下，可以讓城市建設檔案真正成為城市建設的“百科全書”。

2 城市建設檔案服務工作現狀分析

2.1 城市之間檔案服務水平不均衡

我國在實施改革的過程中，是優(yōu)先發(fā)展東部沿海地區(qū)的，這就導致城市化水平不均衡，所以對城市建設檔案的重視程度也不一樣。相較于我國的發(fā)達地區(qū)而言，中西部城市會受到種種因素的影響，如發(fā)展水平、經濟實力、地理因素等，所以在條件的制約下，當地并沒有建設完備的城市建設檔案館，更談不上創(chuàng)新城市建設服務方式和方法。從某種意義上來看，城市之間檔案服務水平不均衡的現象與收集資源不均衡有很大的關聯性，城市建設檔案內容缺乏相應的資料，管理人員在進行整理編排的時候很難順利開展工作。城市建設檔案服務的主要要求就是完整性，所以在缺少記錄材料的情況下，城市建設檔案管理會出現服務水平不到位的現象，城市建設檔案服務自出現開始，需要編輯者建立完整的檔案大綱，但是各地區(qū)發(fā)展水平不均衡的現象會使得檔案大綱存在內容缺失、空白的情況。

2.2 城市建設檔案服務設備落后

我國的城市建設檔案服務工作起步較晚，所以缺乏先進的服務設備。尤其是近幾年，隨著信息技術的高速發(fā)展，在城市建設檔案服務上面的應用并不成熟，主要是因為在編排城市建設檔案的時候需要用到編碼管理技術以及計算機管理技術，在我國相關工作人員缺乏使用經驗的前提下，城市建設檔案服務多數情況下還是采用原始的處理方式。同時，由于投入城市建設服務工作的經費有限，所以會出現技術落后、設備得不到及時更換等問題。這些年，隨著城市化進程的快速推進，依靠人力進行記錄已經無法滿足社會需求，所以急需先進的服務設備進行跟進，尤其是一些復雜的建設影像和拍攝圖像資料。城市建設檔案服務設備落后會導致一些城市對檔案的利用率低，最終相關的城市建設檔案管理部門無法提供優(yōu)質的服務和標準的建設指標。

2.3 缺乏專業(yè)性服務人才

城市建設檔案的內容會涉及到工程學、法律學以及建筑學等，所有需要綜合的專業(yè)知識進行編排，而實際的發(fā)展情況是在我國中小型城市地區(qū)無法培訓出專業(yè)性服務人才，對城市建設檔案的編制依舊采取傳統的文字記錄方式，也就是說這項工作只是一種形式，對城市和國家的建設發(fā)揮不出應有的作用和價值。另外，城市建設檔案管理部門在招聘人員的時候往往不注重專業(yè)素質，而且任職人員的年齡偏大、文化水平較低，所以在檔案整理編制方面，套用固定模式，無法得到創(chuàng)新優(yōu)化。另外，由于國家和政府部門對城市建設服務的關注度不高，在此種社會風氣的引領下，高校畢業(yè)人才往往不愿意從事城市建設檔案服務工作，這是其一；其二是城市建設檔案服務部門對招攬進來的人才不重視，不會根據國家的規(guī)定對他們進行定期的培訓，不了解社會的發(fā)展趨勢，對自身專業(yè)知識的缺陷得不到及時的完善和糾正。

2.4 相關責任部門缺乏城市建設檔案服務意識

很多城市檔案管理部門對自身的服務職責缺乏正確的認知，認為城市建設檔案在編排制定完成后就可以進行封存，對后續(xù)的城市建筑建設起不到實質性作用，所以在提供服務的時候只是做足表面工作，意識不到城市建設檔案的參考價值。通過相關調查數據表明，城市建設檔案管理部門的狀態(tài)是本封閉，也就是作為城市化進程中的一個環(huán)節(jié)，與其他部門的交流互動并不頻繁，甚至可以說是零交流，因此在記錄居民的實際需要上面缺乏創(chuàng)新意識，在后續(xù)提供服務的時候存在一定的缺陷。隨著城市化建設檔案工作重要性作用在國家和社會發(fā)展進程中日益凸顯，相關工作人員的服務意識并沒有得到有效地提高，這就是城市建設檔案管理機構與其他部門、與社會人員缺少交流的結果。因此，提高城市建設檔案的服務意識是當今社會急需解決的一個問題。

3 創(chuàng)新城市建設檔案服務方式和方法的對策

3.1 轉變服務觀念，拓展服務空間

國家和社會進步的最強推動力就是創(chuàng)新元素，對于城市化進程中的一個環(huán)節(jié)而言也是需要進行創(chuàng)新的，創(chuàng)新編制方式、創(chuàng)新管理方法，可以逐漸適應市場和社會的需求。城市建設檔案服務提供的是信息資源，和實際活動相比，社會人士很難對信息服務進行衡量，所以這就需要城市建設管理機構主動出擊，在前期階段做好市場調查，根據調查的數據充分了解民眾的實際需求是什么；在城市建設中期階段，需要安排專業(yè)的人員對城市建筑工程進行記錄，將自己的所看、所聽、所感、所想用文字或者是圖像的形式保留在檔案上面，充分發(fā)揮城市建設檔案的參考價值；在后期階段，城市建設檔案管理機構要改變現狀，也就是半封閉狀態(tài)，活躍在各部門之間，加強與其他部門的活動和聯系，補充完善檔案內容。整個階段實施下來，是轉變工作人員服務意識的第一步。此外，相關的工作人員在提供優(yōu)質服務的時候要加強對信息技術的使用，信息技術可以在一定程度上減少人員的工作量，從而城市建設檔案管理人員可以注重服務質量，也可以留出足夠的時間對現有的服務方式進行創(chuàng)新。認真執(zhí)行《建設過程文件歸檔整理工作》相關規(guī)定，拓展服務空間，積極遵循科學性歸納原則，進一步提升城市建設檔案管理工作的重要性，由此可以發(fā)揮其存在的價值。

城市建設檔案機構工作人員可以與其他部門進行協商，兩周舉辦一次交流研討會，針對城市建筑過程中的現狀和問題提出合理的建議，在交流會議上，工作人員要及時發(fā)表自己的意見，而不是將自己當做一個會議記錄人員。此外，參加會議的人員要及時進行更換，每期會議選取5～7人參與，采取輪流制度，提高工作人員的參與程度，爭取提升整個部門的專業(yè)知識素養(yǎng)。在結束會議的時候，城市建設檔案管理機構內部也要進行交流，為其他未參與的人員講解會議內容，及時把握檔案編制要求和城市建筑進程，在后續(xù)的編制工程中能夠根據會議內容進行合理的補充，完善城市建筑檔案大綱，填補以前的空白。此外，工作人員還要加強與社會人士之間的交流，在交流工程中可以先制定一個大致的溝通方向，在與城市建筑團隊、城市居民溝通的時候，可以了解他們的實際需求是什么，或者是在施工過程中會出現怎樣的意外情況，然后如何克服解決。兩項政策的實施下，可以最大程度改變城市建設檔案機構的半封閉狀態(tài)，為查閱者提供更加優(yōu)質的服務質量。

3.2 改進服務方式，滿足服務需求

改進城市建設檔案服務方式可以從三個方面展開，其一是主動式服務，服務行業(yè)重要的是信譽和口碑，城市建設檔案在編制工程中是以另一種角度記錄城市化工程，必要的構成條件是具體的圖文結構，因此，城市建設檔案管理機構要做好接受、管理、留存工作，每個環(huán)節(jié)都要認真執(zhí)行自己的任務，為委托者提供優(yōu)質的服務質量，實施“一人一項一表”服務責任量化考核制度。其二是超前式服務，指的是在建設城市建筑的時候要做好跟蹤工作，畢竟編制城市建設檔案是一個長期的過程，并且在記錄的時候要結合各種因素，如文字、影像、圖紙、聲音等，在后期進行整理時要及時改進服務方式，將得到的信息進行簡化歸納，而不是原模原樣將所有的信息都收錄到檔案里面。對檔案來說，由于紙張的有限，所以需要編制人員從大量的信息里面選取有效關鍵的信息，然后在原有信息的基礎上進行總結優(yōu)化。其三是開放式服務，信息爆炸的大背景下，開放式服務指的是編制人員可以充分利用高科技信息技術，根據民眾和建設團隊對城市建筑的需要求及時調整自己的編制方式，不過需要注意的是，在對信息進行歸納優(yōu)化的時候，應該保證收錄在檔案里面的內容都是有跡可循的，確保準確性和真實性。

3.3 更新服務方法，有效利用信息資源

信息技術的高速發(fā)展使得各行各業(yè)都在創(chuàng)新自己的運行方式，編制城市建設檔案的時候可以參照我國的數字化圖書館經營模式，在查詢和定位的時候可以根據計算機提供的信息快速定位。數字化建設的關鍵是做好掃描刻錄內容，這是確保工作正常進行的關鍵，同時還要增加對信息的收集和整理，增加城市建設檔案在數字化建設的收錄比重，由此可以為搜尋者提供更加優(yōu)質的服務，并且隨著檔案資料的不斷填充，搜尋者通過計算機可以找到大量的參考材料。有效利用信息資源，加強數字化建設可以做到即時查詢。和傳統的紙質版檔案材料相比，數字化檔案拓寬了檔案范圍，可以極大減少收錄人員的工作量。分析完數字化建設的優(yōu)點之后，城市建設檔案管理部門應著手準備建設電子閱覽館，然后加入資金投入，購入先進的查詢設備，為查閱者提供良好的視覺體驗和檢索體驗。更新服務方法是在原有的基礎上進行創(chuàng)新，所以在建設電子閱覽館的時候，相關的編制人員依然需要紙質版的留檔工作，防止電子版城市建設檔案數據的丟失現象。

城市建設檔案機構在建設數字化閱覽室的時候，首先要對民眾和建設人員進行調查，調查內容包括：數字化電子閱覽室的地理位置、建設風格、查詢方式等，通過調查數據開展建設工作。當數字化閱覽室建立完成的時候，需要派遣志愿者進行服務，因為這是一項全新的工作，查閱者在接觸的過程中會出現找不到準確位置的情況，此時，志愿者可以進行詢問，了解他們的疑問，然后及時解決。在查閱者將檔案歸位的時候，志愿者可以進行監(jiān)督，防止歸放位置不當的情況出現。同時，在運行數字化電子閱覽室的時候，要制定相關的管理規(guī)定，這是約束查閱者行為的一種最有效的方式，如查閱者要保護檔案的完整性，如果出現磨損或者是污濁現象，需要進行賠償處理，作為后期城市建設檔案編制人員的修補費用。電子閱覽室在開放之初會受到民眾的歡迎，所以，相關的管理人員要控制人流量，基于電子閱覽室的建筑面積，將參觀人員控制在50人以內，控制人數可以確保館內安靜，同時在服務管理上面也會節(jié)省大量的人力資源。電子閱覽室是一種新式的服務方式，城市建設檔案管理機構可以根據運行現狀增加建設數量，逐步實現紙質版轉變到電子版檔案的過渡。

4 結論

綜上所述，城市建設檔案服務工作是一項長期工程，在記錄工程中，也是檔案管理工作者不斷進行創(chuàng)新，改變自身整理、歸檔工作的過程。城市建設檔案編制者需要走出自己的舒適圈，不斷對自己的編制工作進行創(chuàng)新，及時適應社會的發(fā)展需求，做到與時俱進。在城市建設檔案編制人員充分發(fā)揮自己的職責任務下，為建筑團隊和民眾建立起緊密的聯系，由此促進國家城市化進程，創(chuàng)新城市建筑檔案服務的方式和方法。