高校財務智能報銷標準化流程的優化分析

吳雯嬌

（江南大學財務處，江蘇 無錫 214122）

近年來，在疫情的影響下，高校傳統的工作模式已經不適應當下時代的發展要求。再加上信息化大爆炸的影響，高校必須要敢于突破自身的固有思路和想法，改變傳統的財務報賬模式，盡可能減少人員的聚集。高校財務部門在生產和使用會計信息的時候，應當盡可能選擇線下操作和管控的智能化和標準化流程，推動高校財務部門提升自身的財務管理水平和質量，以應對當下高校財務報銷流程當中存在的問題。

1 高校財務報銷流程存在的問題

1.1 高校財務報銷審批困難

為了保障高校的財務報賬管理效率得到提升，高校制定了財務報銷的標準化流程，但是在實際開展相關工作的時候仍然面臨著很多問題，其中包括審批困難問題?；趯Ξ斚赂咝Ｘ攧請箐N程序的了解可知，高校的財務報銷審批數量很多，工作繁重，在進行財務報賬和審批之前還要經過院領導的層層票據審批。如果財務報銷的金額較大，還需要經過校領導的簽字審批。但是，大多數高校領導工作都較為繁忙，要想一次性辦理所有的審批流程存在很大的困難，很有可能在票據填寫時出現不規范，重新進行辦理，這大大增加了財務報銷審批的難度。

1.2 高校財務報銷的信息化管理水平有待提升

高校財務報銷的信息化管理水平不高的原因主要有三點，其一是當下高校的財務管理部門跟不上財務智能化發展的步伐，在信息化技術的不斷推動下，高校的傳統會計人員已經對財務智能化有了一定的認知，但是其在適應發展環境變化的時候，要想學習好相關的知識和技能還存在一定的難度，這使得高校的財務智能報銷流程建設受到了很大的影響。其二是在高校不斷發展的狀況下，很多高校在開展財務管理工作的時候，仍然選擇使用傳統的財務管理軟件，如金蝶等，再加上其不能夠及時對系統進行更新等，使得高校不能夠獲得最新的信息反饋，這使得高校的財務決策受到了很大的影響。

1.3 高校的財務和報賬和之間的信息不對稱

隨著國家財務政策的不斷發展變化，高校的財務制度也在不斷地更新，但是由于信息的不對稱，對高校財務報銷相關制度和規定未開展廣泛的宣傳工作，信息傳遞渠道無效等因素的影響，高校內部的師生對財務報銷流程的認識程度十分有限，這樣一來就使得財務報銷的業務流程變得更加復雜，進而大大降低了財務報銷的實際效率，不利于高校財務管理工作的順利開展。同時，高校財務報銷的相關部門工作任務較為繁重，對于一些需要更新的財務規定普及程度很低，一些報銷人員在進行報賬的時候，才對相關的變更內容有了進一步的了解，這使得財務信息的不對稱狀況加劇，使得高校財務報賬的效率受到很大的影響。

2 高校財務智能報銷標準化流程的優化策略

2.1 建立高校智能報銷標準化流程的電子簽字審批系統

要想優化高校財務智能報銷標準化流程，就要掌握住電子簽字審批系統這一關鍵點。在建立高校電子簽字審批系統的時候，需要在完善的報賬簽字審批流程的基礎上，將財務票據的電子簽名系統引入其中，保證簽字審批難和審批過程消耗時間長的問題得到切實的解決。取消高校的財務紙質報銷匯總單，不再將重點過多地放在相關領導的親筆簽名上，推廣應用電子簽名系統能夠使審批流程更加標準化。電子簽名系統會根據報銷人選擇的報銷項目，將報銷單完整的提交到系統當中，并且依據報銷人的設定，將相關內容的報銷推送到制定的驗收人所在地。高校的智能財務報銷系統具備自動加載報銷人選擇的報銷模塊的功能，舉個例子來講，日常的高校財務報銷模塊會在驗收人的環節進行自動加載的操作，而其他的模塊會被自動推送給相關的項目負責人。在相關的項目負責人登錄高校的智能財務報銷系統之后，可以查看需要確認的報銷單，在報銷單中項目負責人能夠查看電子發票和支付方式等相關的信息。

2.2 提升高校財務方面工作人員的業務能力和水平

當下，高校的智能財務報銷標準化流程的優化離不開相關人才的支持，為此高校應當加大培養高素質和業務能力熟練以及業務水平高的人才。其一，加大對高校財務人員的業務培訓。當下，高校的財務管理工作人員不僅在素養和能力上存在很大的差異，并且年齡階段老年化的傾向較為嚴重，這要求高校應當充分發揮自身資源的優勢，利用財務管理的信息技術和軟件等對其加大培訓，保證提升相關工作人員的業務能力、專業化技能和信息化技術的應用能力。其二，積極引進復合型的高技能人才。當下，高校的財務智能化是發展的趨勢，高校在進行財務建設的時候，應當積極順應當下的時代發展潮流，做好人才的儲備工作，加大對復合型高技能人才的引進，為高校的財務智能化管理工作注入新鮮的血液，從而保證高校的財務隊伍得到革新。其三，提升高校財務工作人員的服務意識。促進高校財務人員和經辦人員加大溝通，在滿足高校師生報賬需求的基礎上，用良好的職業態度和精神等提供更加高質量的財務服務。

2.3 構建高校智能財務報銷標準化系統

現階段，解決高校財務信息不對稱問題的有效方式就是構建高校智能財務報銷標準化系統，實現高校財務報賬信息標準化的財務報賬新模式，進而達到提升工作效率和服務質量的目的。當下，高校的智能財務報銷標準化系統不僅將“互聯網+”充分應用其中，打造了財務APP軟件，還將電子簽字審批系統引入到了其中。建立了高校財務報賬的在線交流和溝通平臺，不僅為相關的經辦人查詢經費、繳費和欠費等信息提供了便利，還有助于高校師生解決在報賬過程中碰到的各種問題。

3 高校財務智能報銷標準化流程的未來設想

高校財務智能報銷標準化流程的未來設想主要體現在對電子發票報銷的設想上，在全國電子發票完全普及的狀況下，大多數的經濟業務能夠自動做到自動開具電子發票，并且進入到報銷人的電子發票當中，最終歸集到卡包之中。近年來，微信和支付寶中都已經具備了卡包發票收集的功能，這在一定程度上具有相似性。報銷人可以結合經濟業務的實質，使預先設定好的發票抬頭能夠自動進入到報銷人的卡包之中。目前，高校智能財務報銷系統就具備自動收集報銷人發票包里發票抬頭的功能，對于未報銷的發票卡包來講，能夠在很大程度上規避報銷人遺忘電子發票。報銷人依據電子發票選擇相應的項目進行報銷，這種方式是對以前高校填報報銷系統模式的改變，使以票據定項目報銷的模式得到了真正地實現。同時，這種報銷模式采取的是順向思維的方式，使報銷人能夠容易理解。與此同時，除了能夠選定報銷的經濟業務之外，高校智能財務報銷系統還能夠對發票的金額進行自動化的提取，不僅減少了報銷人匯總各類發票金額出現偏差的可能性，還大大減輕了相關工作人員的心理負擔。在選擇相應的電子發票進入報銷系統之后，能夠實現對電子發票的自動標識和分類，然后進入到相應的待報銷發票卡包當中。在通過高校財務審核人員的審核之后，電子發票的報銷工作就完成了，其會自動反饋到報銷人系統當中。

4 優化高校財務智能報銷標準化流程之后的利弊

4.1 優化高校財務智能報銷標準化流程之后的利

從報銷人的角度來講，在優化高校財務智能標準化流程之后的利體現在擺脫了高校財務報銷的時間和空間限制，大大提升了財務報銷的效率、能夠及時掌握財務報銷的進度和項目的預算狀況上。報賬人員能夠利用手機APP或者PC端登錄相應的平臺，進而上傳相應的原始發票，在這個過程中不需要填寫報銷單，相應的平臺會根據票據的內容進行智能匹配，并且生成所需的報賬單。同時，對于任何環節有可能出現的“退單”，都可以根據系統的提示，對電子報銷單進行修改，大大減少了時間和成本。報銷人不需要去尋找相應的領導人簽字審批，大大提升了報銷的效率。借助手機APP或PC端，報賬人能夠及時掌握報賬進度和項目預算的具體狀況，有助于財務報銷實現透明化，大大提升了報銷人的滿意程度。

從財務人員的角度來講，一方面，使得高校的財務人員減輕了工作量，基于對傳統高校保障模式的了解可知，財務人員的工作環節很多，包括審核、復核、制單和付款等，尤其是在月底或者年底的時候工作量相當大。但是在優化高校財務智能報銷標準化流程之后，大大釋放了財務人員的壓力，有助于高校的財務人員提升自身的業務能力和工作水平。另外一方面，促進了高校財務人員從業務型人才向管理型人才轉變。優化的高校財務智能報銷標準化流程實現了財務的一體化，推動了各種信息和數據的共享，消除信息孤島，不僅優化了高校的內部財務資源配置狀況，還使財務人員能夠發揮出更大的財務工作價值。

從智能平臺的角度來講，借助人工智能、云計算和大數據等技術，將其運用到高校智能報賬系統當中，不僅能夠保證報賬的安全性，還能夠大大提升工作的實際效率。充分發揮互聯網的作用，將財務業務核算系統、資產管理系統、預約報賬系統等聯合起來形成智能系統平臺，能夠使報賬人、審批人和財務人員的工作負擔減輕，并且起到保駕護航的作用。

4.2 優化高校財務智能報銷標準化流程推廣之后的弊

從報銷人的角度來講，高校很多財務人員的專業性不強，缺乏對高校報賬規則的深入了解，并且不能夠及時適應當前的高校智能財務報賬模式。一旦出現了問題，不能夠做到對“退單”提示的改善。高校科研人員將工作的重點放在了項目研究上，忽視了提升高校采取智能報銷標準化流程的使用體驗，因而出現了頻繁的“退單”現象，導致高校的財務服務滿意度降低。

從財務人員的角度來講，優化高校財務智能報銷標準化流程的弊端主要表現在兩個方面，其一是一般情況下，在年底的時候退單率會呈現一個增加的高峰。此時，財務人員需要采用打電話的形式去處理各種各樣的問題，從一個側面來講這讓財務人員的工作壓力成倍增加。其二是高校的財務人員在審核崗位和復核崗位上的人數不相等，這使得復核工作的進行難免不夠及時，進而會影響相關問題的反饋。

從智能平臺的角度來講，當前銀行、高校和財政三者之間并沒有實現相互連通，大多數的財政資金依靠的是國庫支付系統，在這個過程中的流程相當復雜，并且出納人員的工作量也很大。與此同時，由于高校財務智能報銷標準化流程的推廣，雖然加大了高校財務報賬系統的數據公開和透明度，但是在年底業務倍增的狀況下，很可能會出現死機和系統平臺癱瘓的現象，高校的財務信息安全得不到切實的保障。

5 結束語

通過對高校財務智能報銷標準化流程的優化分析，對高校財務報銷流程存在的問題有了更好的認知，并且提出了建立高校智能報銷標準化流程的電子簽字審批系統、提升高校財務方面工作人員的業務能力和水平、構建高校智能財務報銷標準化系統的對策。同時，對優化高校新財務智能報銷標準化流程的未來提出了相應的設想，重點在于研究電子發票報銷方面，對于認識優化高校財務智能報銷標準化流程推廣之后的弊端和解決其中問題有著重要的意義。