加強企業檔案管理 促進企業快速發展

◎范恩風

引言：企業檔案管理是企業管理的重要工作內容。論文分析了企業檔案管理現狀及存在問題，提出要成立企業檔案領導小組，專抓專管檔案管理，抓企業檔案管理隊伍建設，重視企業檔案鑒定，利用好企業檔案信息，注意企業檔案管理規章制度的制定和實施。并進行了研究和論述。

一、加強企業檔案管理的重要意義

在以習近平總書記為核心的黨中央的堅強領導下，在黨中央國務院一系列振興東北老工業基地好政策的引導下，東北老工業基地穩中求進，精準發力，全面振興，全方位振興已到了爬坡過坎筑底起穩，向好發展的關鍵時期。經濟的振興和發展要求企業檔案管理要用科學的理論和方法管理檔案，為各級黨政機關、社會團體、企事業單位及職工，開發利用，承擔記載，傳承、證明歷史的重任。為我國經濟發展，社會和諧、企業穩定服務。本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司礦山實業分公司（簡稱本鋼礦山實業公司）是本鋼全資子公司，隸屬于本溪鋼鐵（集團）建設有限責任公司（簡稱本鋼建設公司），是本鋼建設公司的核心層企業。主要經產經營范圍是以礦山工程建設、拆除工程、冶煉工程、建筑材料銷售、碎石工程、工程機械修理、設備租賃、貨物運輸等為主要業務的生產經營企業。為了適應本鋼礦山建設發展的需要（本鋼南芬露天鐵礦是亞洲最大露天鐵礦）。2013 年3 月13 日，本鋼決定：由本溪鋼鐵（集團）路橋建設工程有限公司與本溪鋼鐵（集團）礦山工程建設公司的部分資產和相關人員組建本鋼礦山實業公司，主要為本鋼礦山建設服務。本鋼礦山實業公司下轄本鋼南芬作業區、本鋼賈家堡作業區、本鋼歪頭山作業區、爆破作業區、設備維修作業區、維檢作業區等6 個基層作業區，擁有施工機械設備凈值24252.91 萬元，年施工能力在3億元人民幣以上。

隨著企業施工能力的不斷增強和企業的發展，盡量減少由于檔案管理粗放，而造成的資產、技術、科研、會計、施工生產等損失。全面加強企業檔案科學化管理，對企業平穩、有序生產經營意義重大。筆者依據學習掌握的檔案管理專業理論知識和長期從事企業檔案管理的工作實踐經驗，撰寫本文，擬對企業檔案管理存在的主要問題進行分析、探討，并提出加強和改進企業檔案管理的對策措施，從而促進企業進入發展的快車道。

二、企業檔案管理的現狀與存在的問題

一是對企業檔案管理重視不夠。據筆者所知，眾多的企業對檔案管理不重視。特別是企業的高管重生產經營，忽視企業檔案管理，或閑時說檔案管理重要，生產經營忙時就不要，不去過問企業檔案管理，不去抓企業檔案管理。二是企業檔案管理的隊伍建設問題。企業院校學習檔案專業畢業生，在企業檔案工作崗位上的人不多，沒有形成專職和兼職檔案人員隊伍，檔案管理人員隊伍建設沒有抓，沒有人管。三是企業沒有成立檔案管理工作領導小組及檔案兼職網絡員。既使有的企業成立了檔案管理工作領導小組，下設了辦公室，或指定科室代管，并用紅頭文件下發，但只是流于形式，而實際上只是把文件裝在辦公桌里，鎖在辦公室柜里，不去定期組織召開企業檔案管理分析、總結、布署工作會議。四是企業專職檔案管理人員沒有變上為下，深入基層，貼近實際，分析研究檔案管理。順應企業外部環境的變化，順應企業發展存在的檔案管理問題，指導機關科室和基層單位進行檔案管理自查自檢等工作。而是坐在辦公室里，一杯茶，一支煙，一張報紙看一天，僅是等待機關各科室或基層單位檔案資料的移交歸檔。特別是建筑施工企業，由于施工地點分散，施工人員、施工設備流動，更需要檔案管理人員跟蹤指導、督促、檢查所屬各單位檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的歸檔、檔案的保管、檔案的信息利用、檔案秘密等級的掌握及保密等工作。五是企業檔案管理人員綜合素質低下。企業檔案管理人員綜合素質低下是一個共性問題。有的企業把年紀大、身體差的人員安排到企業檔案管理崗位上。實際上檔案管理是一項專業管理，既需有較強的檔案管理專業理論知識和檔案管理專業的實踐經驗與檔案工作實際能力等業務素質。特別是當前，我國國內深化改革，國外擴大開放，檔案管理與世界接軌已成定勢，檔案管理國際標準化已成趨向。又需要具有愛崗敬業、嚴以律已、遵紀守法、勤奮努力，共產黨員條件的政治素質。六是企業檔案管理亟待規范、標準化運作。企業檔案管理是一項系統工程，具有長期性、復雜性。伴隨著企業成立、生存和發展，要在企業外部環境的變化和企業內部占有條件的基礎上，不斷根據管理的動態變化，適時調整檔案管理。但是，實施企業檔案管理標準化仍然是企業檔案管理的薄弱環節，亟待加強改進，補短板。七是企業檔案信息尚缺少利用。實際上，企業檔案信息的利用，是企業強化檔案管理的重要組成部分。就建筑施工企業而言，追求質量、工期、安全、成本是企業追求的綜合目標。工程建設施工技術的應用，工程施工工期、工程施工安全、工程施工成本、工程施工質量無一不與施工企業檔案管理息息相關，緊密相連。已交付使用工程的開竣工報告、施工組織設計等存檔資料為后繼同類工程的施工技術、施工安全、施工質量、施工成本都有很強的借鑒和指導增效作用。特別是對本鋼重點工程建設，總投資大都是幾億乃至幾十億元，已交付使用的礦山工程、冶煉工程等檔案信息，對后續礦山工程、冶煉工程等工程建設施工的經驗研究利用無疑對本鋼重點工程上工程技術應用、上工程質量，保施工安全、保合同工期、降施工成本，意義重大。既使是不同類型的施工項目，已建成投入使用的利和弊，通過檔案資料信息的利用分析，對在建工程也是有益、有利用價值的。八是企業缺少檔案室（檔案館）突發事件防控預案。加強企業檔案安全管理，抓好企業檔案室（檔案館）突發事件的防控應急處置是檔案管理的一項重要工作。可以試想如果職工的檔案因發生火災燒毀或被盜竊丟失，這將對職工是一個不小的打擊，涉及到職工的工齡、提職、退休等切身利益。要切實抓好企業檔案管理，做好檔案室突發事件的救援預案。

三、強化企業檔案精細化管理的方式方法

企業檔案管理與企業生產經營緊密相連，發力抓好企業檔案管理，提高企業檔案管理水平，促進企業生產經營發展。

（一）抓住提升檔案管理意識導向，推進企業檔案管理

筆者通過對現代心理學的學習和掌握認為：現代心理學揭示了意識—需要—動機—行為四者之間的要素作用關系，即企業檔案管理的意識高，就會產生加強企業檔案管理的強烈欲望需要，強烈的強化企業檔案管理的需求動機，導向了真抓實干的企業檔案管理行為，這是起連鎖反應的，這是客觀規律。馬克思主義哲學也論述了物質與意識的相互能動關系，這證明意識對行為的能動作用是客觀的，是重要的。

本鋼礦山實業公司抓企業檔案管理，始于從抓提高企業員工檔案管理意識入手，特別是對企業檔案管理的專職和兼職人員，加強了企業檔案管理在企業生產經營過程中的重要地位和重要作用教育。這個公司經理親自主持召開企業提高檔案意識會議，講述企業的發展與企業檔案管理的必要性和重要性的關系。公司的各個職能科室與基層單位代表在會議上介紹了重視檔案管理的經驗。特別是工程技術部門，介紹轉變觀念，要我強化檔案管理轉變為我要加強檔案管理，注重了對工程技術檔案信息的開發利用，實現了承建的本鋼重點工程，質量高，施工進度加快，施工安全五為零，降本增效的目標。實踐證明：要抓好企業檔案管理，首先就要抓住提高企業員工的檔案管理意識這個牛鼻子，才能實現事半功倍的效果。

（二）抓好企業檔案管理人員隊伍建設，著力提高企業檔案管理人員素質

要抓好企業檔案管理，就要建立一支高素質，相對穩定的企業檔案管理人員隊伍。企業的一切生產經營活動都要靠人去組織、去參與、去干，企業的檔案管理靠人。馬克思主義哲學也揭示了人是生產力三大要素中最關鍵、最重要的要素。企業只有抓好對人的管理，才能使企業里的人抓好對企業里事的管理。竭力抓好對企業里人的管理，促進企業檔案管理人員隊伍建設，形成企業檔案管理專管成線，群管成網。要盡量把那些院校檔案管理專業畢業的人才，安排到企業檔案管理崗位上，用所學之長。對那些在企業檔案管理崗位，但缺乏檔案管理理論知識的人員，企業一方面要創造條件，讓這些人員利用半脫產和業余時間參加本鋼舉辦的檔案管理培訓班學習，或與院校聯辦進行檔案管理理論學習。另一方面，企業檔案管理人員要自身努力，依據企業檔案管理經驗，自學檔案管理理論知識。本鋼礦山實業公司檔案管理人員是通過競爭，競聘上崗。要把那些掌握運用檔案管理理論知識好的，熱愛檔案管理工作，檔案管理業績突出，政治可靠，愛崗敬業，遵紀守法的人員選聘到企業檔案管理工作崗位上來。應當說明的是：隨著我國對內企業深化改革，對外開放的大門越開越大，管理創新的加快，技術創新的加速，參與世界和國內兩大經濟循環，這需要企業檔案管理人員要與時俱進，一方面要努力學習檔案專業管理知識，實現知識更新。另一方面要學習國外發達國家的檔案管理知識，學無止境，提高企業檔案管理水平。

（三）重視企業檔案鑒定，提高企業檔案歸檔質量

筆者在長期從事企業檔案管理工作中深刻地體會到：企業的檔案管理人員要認真學習《檔案法》，掌握檔案鑒定的內容，檔案鑒定的原則以及檔案價值的依據和標準，這是事關重要的。企業檔案人員在處理企業各部門、各基層單位在立卷歸檔時，一定要高度重視檔案的鑒定，要按照《檔案工作規范》等檔案法規和行業標準與檔案的鑒定要求及本鋼有關文件材料歸檔與不歸檔范圍要求，精準確定。本鋼礦山實業公司明確規定，為保證歸檔材料有利用價值，去粗取精的篩選，對上級機關下發的普發性文件材料中，不需本單位辦理的文件材料；任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料；僅供工作參考的抄件等。本單位的文件材料中、重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件；一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的文件材料；不需辦理的一般性人民來信、電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料；本單位負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料；有關工作參考的文件材料；同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映；抄報或越級抄報的文件材料。對上述文件材料檔案鑒定后不進行歸檔。對經過檔案鑒定后歸檔案文件材料歸檔范圍是：本單位所屬機構和派出機構（包括境外機構）應報本單位的文件材料；本單位引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本單位投資的全資、控股、參股企業應向本單位提交的文件材料；本單位參與的合作項目，合作單位按要求應向本單位提交的文件材料；本單位執行、辦理的外來文件材料。歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片、實物等各種載體形式。

（四）制定文件材料歸檔管理職責與職責考核

為了規范企業文件材料歸檔工作，使之文書、科研、基建、設備、會計、職工、合同等類歸檔文件和音像、照片、電子、榮譽實物等載體文件檔案。企業應制定檔案歸檔管理職責與歸檔職責考核。本鋼礦山實業公司為抓好文件材料的歸檔，制定《本鋼礦山實業公司檔案歸檔管理職責與歸檔職責考核》，確定了企業分管檔案工作的分管領導，分管部門是文件材料歸檔的第一責任人和責任部門。其主要職責是組織貫徹落實國家和本鋼有關文件歸檔工作制度，組織建立健全本單位文件歸檔管理網絡和規章制度，將文件歸檔工作納入各專業工作的核決權限流程及專項工作計劃，為文件歸檔工作提供組織、制度保證。組織將文件形成、積累和歸檔要求納入各職能部門、業務機構、項目經理部及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。組織對文件歸檔工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關規定造成文件資料損失的相關人員給予處分。公司檔案室履行本鋼及基層單位文件材料歸檔工作的歸口管理職責，其主要職責：組織制定和實施各類文件材料歸檔范圍、保管期限、歸檔辦法等制度、標準。對本單位各職能部門、業務機構、項目經理部的文件材料收集、整理和歸檔工作進行指導，組織技改、基建、設備、科研、產品等項目文件材料的歸檔驗收和目標考核。組織接收和集中管理本單位的各類歸檔文件材料，做好管理和利用服務。歸檔時間的確定要求。文書類紙質文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。產品項目、科研課題項目、基建技改項目、合同項目文件材料，在其項目簽定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段歸檔或單項歸檔。外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。企業領導和職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。職工人事材料應在材料完備手續后15 日內，向檔案管理部門移交歸檔。辦公自動化（OA）系統、ERP 系統已辦結電子文件的邏輯歸檔，按本鋼檔案信息系統的運行要求定期進行。對有永久長期保管價值的電子文件實行電子、紙質雙套制歸檔，由其形成單位的文書人員辦結后實時打印紙質備份，歸檔時間與文書類紙質文件材料一致。音像、照片、光盤、底圖、榮譽實物等特殊載體文件材料應在工作結束后及時歸檔。文件材料歸檔要求是：整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合《本鋼檔案整理著錄細則》的要求。歸檔的文件材料應為原件，非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求，歸檔的文件材料一式一份，基建技改項目施工文件、竣工圖紙歸檔一式兩份；電子文件光盤歸檔一式三份，一套封存，一套供查考利用，一套移交本鋼檔案館安全備份。文件材料歸檔移交時，交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

（五）充分發揮企業檔案信息利用，為企業生產經營助力

企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，會計檔案管理是財務管理的重要組成部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分。檔案作為一種原始憑證、文件資料等蘊藏著大量原始信息，檔案管理的重心已逐步從重保管好企業檔案轉變向檔案信息的開發利用方向上發展。筆者認為：充分發揮企業檔案信息化利用要注意兩個問題。一是為方便企業內部和外部各部門各單位的檔案信息的利用，企業檔案管理人員要作好企業檔案整理著錄。本鋼礦山實業公司依據《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）規定要求，實現科學的檔案整理著錄。這也是企業檔案管理標準化的要求，也極大的方便了企業檔案信息的利用，為企業生產經營的發展助力。另一方面，企業檔案信息的利用一定要加強管理，要在《本鋼檔案秘密等級及利用規定》的控制下，根據檔案秘密等級，按規定手續和審批程序及相關要求辦理。

（六）建立企業檔案規章制度，形成檔案管理受控體系，規范企業檔案管理行為

本鋼礦山實業公司在長期的檔案管理工作實踐中，極為重視企業檔案管理制度的建立，并十分注意構建形成檔案管理規章制度體系。從成立“企業檔案工作領導小組及檔案兼職網絡員”、制定“企業機關科室及基層單位文件材料歸檔實施辦法”、“企業重點工程歸檔制度”，到“企業檔案整理著錄工作實施細則”、“企業檔案秘密等級規定”、“企業檔案利用制度”、“企業檔案復印制度”、“企業檔案室管理規定”，再到“企業檔案室突發事件應急救援預案”等全覆蓋企業檔案管理的規章制度，形成了制度體系，使企業檔案管理在體系受控之中。在建設企業檔案管理規章制度體系過程中，一是要錨定抓規章制度執行落實，壓實責任，落實落地；二是依據馬克思主義靜止相對，運動是絕對規律和管理是動態與施工企業施工地點分散，設備、人員流動性大的特點。一方面保持企業檔案管理控制體系相對穩定；另一方面，適時進行企業檔案規章制度刪減，填充調整，宗旨是為了更加科學，嚴細企業檔案管理。

四、結語

在建設數字企業，以互聯網、物聯網、大數據、人工智能、5G 等新技術為代表的大背景下，分析企業檔案管理現狀及存在問題，采取對策措施加強企業檔案管理，這是擺在所有企業面前的重要課題和熱點話題。企業要從抓提高檔案管理意識入手，竭力提高企業檔案管理人員的綜合素質。把握檔案鑒定，挖掘利用企業檔案信息，為企業生產經營服務，建設企業檔案規章制度體系，用規章制度來約束和規范企業檔案管理行為，這些對加強和改進企業檔案管理都是非常必要的和重要的，除此之外，筆者始終認為：要加強企業檔案室檔案的保護和管理，要強化突發事件應急預防控制，要精心籌劃，企業檔案管理的數字化和網絡。要重視檔案科學的應用理論研究和實際應用，只有這樣企業檔案管理水平才能得到提升。