集團業財一體化信息系統建設保障機制研究

◎唐小蘭

（作者單位：成都地鐵運營有限公司）

隨著中國經濟高速發展，越來越多企業進入集團化發展階段，規模不斷擴大，集團企業的經營管理問題也越來越凸顯。業財一體化作為先進的企業經營管理工具，自引進中國以來就備受歡迎，該理論為集團企業的經營管理問題的解決提供了方向，越來越多的集團企業開始研究運用業財一體化，建立集團業財一體化系統。但集團業財一體化信息系統建設周期長，工程量大，實施困難。為保障集團業財一體化信息系統建設的順利進行，集團企業應統一全體員工思想意識，統籌集團資源配置，提供全方面的保障支持，建立戰略保障、人員保障、技術保障、制度保障、績效管理保障相結合的保障機制，充分發揮各保障支持的作用，力求形成一個良好的保障機制。本文從集團企業特點出發，結合業財一體化理論，通過分析系統建設所需資源及其他條件，提出了集團業財一體化信息系統建設保障機制。

一、集團企業的特點

隨著企業規模的不斷發展，其業務范圍也越來越廣，逐漸從企業發展為集團，根據業務板塊成立專業子公司，集團總部趨于頂層化。隨著集團內各企業業務內容差異化的逐漸擴大，集團層級的不斷增加，集團企業經營管理面臨的問題也越來越多。如：集團資金管理問題方面，資金情況的實時監控不到位，或導致資金大量閑置，提高集團融資成本，或導致資金不足，提高集團財務風險；集團核算管理問題方面，集團管控等制度下達后，下屬公司的理解和執行上都存在偏差，無法保持一致性，各業務板塊存在較大的差異，導致最終得到的財務數據口徑不一，可利用性差；集團全面預算管理問題方面，集團預算編制、調整、執行及分析過程中信息的收集、整理及處理工作繁雜且滯后，缺乏時效性和準確性。

二、業財一體化理論

業財一體化是指企業利用信息技術將企業的業務流程與財務流程整合起來，將業務部門與財務部門的工作串聯起來，使財務數據業務導向化，實現信息的實時更新與實時處理，使企業各項信息能夠充分滿足經營決策需要。

業財一體化打破了各業務部門及職能部門各自為政的傳統思想，使各部門之間的關系更加緊密，每個部門都是整個流程上關鍵的一環，環環相扣，信息依次流轉，上游部門在完成自己工作的同時還需為后續流程做足準備工作，為下游部門提供所需的所有信息，整個流程中所有部門需步伐一致，分工明確，以保證整個流程的正常運轉。

業財一體化理論的運用，依賴于信息技術的不斷發展。隨著企業對數據庫軟件、企業管理軟件等系統的綜合運用，使企業能夠更有效的收集并整合企業運轉過程中業務、財務及管理活動數據，從而實現業務活動與財務活動的協同效應。使業務部門能夠及時掌握業務活動的財務數據，通過對財務數據的實時分析，了解各項業務活動的有效性，對無效業務活動進行及時調整。使財務人員能從原來的核算會計角色走出來，充分發揮管理會計的作用，參與到企業的管理中，及時了解業務活動開展情況，充分利用財務人員專業知識，主動為業務活動服務，以提高企業經營效益，降低企業財務風險。

三、集團業財一體化信息系統建設的作用

（一）有利于提高集團管控效率

集團管控是指集團總部對下屬單位進行管理控制及資源分配等。通過建立集團管控體系及集團管控機制，集團總部能夠優化集團的資源配置，加強對下屬單位的管理控制，充分發揮內部單位的協同作用，使集團利益最大化。

無論集團總部是通過戰略管控、財務管控、投資管控、研發管控還是營銷管控等方式對下屬單位實施集團管控，都需要充分了解集團內各單位的業務活動情況及財務情況。從業務終端開始進行數據的收集，實現數據的集中管理，在深度挖掘和分析各單位業務數據及財務數據的基礎上，集團總部能夠設計出更合適自身發展及外部環境的集團管控體系及集團管控機制，更有效的配置集團資源，更好的發揮集團內各單位經營管理的協同效益，使集團戰略得以實現。

（二）有利于集團企業實現降本增效

通過集團業財一體化信息系統的建設，集團業務、財務及管理信息得到全面的收集和有效的傳遞。集團總部及各單位可通過該系統及時掌握集團的生產經營及融資情況，通過對各單位財務數據的綜合應用及業務數據的深度挖掘，大大提高集團整體的管理能力及經營效益，促進集團的降本增效。

集團總部可通過該系統實時了解集團的資金籌集及使用情況，根據集團整體的發展戰略及經營目標，結合各單位的經營及投資發展需求，在充分考慮外部環境的影響下，統籌集團資金的籌集及使用，減少集團資金的閑置，提高集團資金使用效率，降低集團的綜合融資成本，實現集團整體的降本增效。

集團總部及各單位經營管理者可通過該系統了解各單位的業務活動開展過程及成果。各單位可通過深度挖掘的業務數據和及時掌握的財務數據，有效開展經營效益分析，通過精細化管理，制定針對性的成本費用控制目標及方式，確定可行的收入利潤增長計劃及途徑，實質性的提高集團的經營效益，促進集團實現降本增效。

（三）有利于集團企業控制財務風險

集團業財一體化信息系統將改變集團財務風險管理方式及途徑，集團通過該系統將集團財務風險管理方式由分散式轉變為遠程式，由局部化轉變為集中化。通過該系統集團將各單位及業務部門串聯起來，統一各單位及業務部門數據口徑，廣泛收集并及時傳遞業務數據。集團通過該系統集中收集并管理的數據，可及時識別企業的財務風險，第一時間采取相應措施，從而大大降低風險對集團造成的不利影響及可能造成的損失。

集團業財一體化信息系統給財務風險監管提供了新的管理工具，大大提高了財務風險的管理效率，由原來的財務人員為主轉變為集團全員參與，將反應時間由原來的事后提前到業務執行的整個過程中，做到財務風險的早發現早控制早處理，使風險在產生初期就及時得到控制，阻止風險的進一步擴大，降低風險的影響，提高風險規避的能力。

四、建立集團業財一體化信息系統建設保障機制

（一）戰略保障

業財一體化信息系統的建設具有統一性、全面性、持續性及過程性的特點。系統的建設要求系統使用者能夠按照統一的口徑對各類信息進行錄入、傳遞、讀取及處理，要求所有涉及企業經營的部門均要參與系統的建設和使用中，不斷的優化流程，推進企業系統建設工作，要求系統根據企業的不斷發展而持續更新，有計劃有組織的進行系統的建設和運行工作。這些要求對普通企業而言可能還尚不算苛刻，但對于集團企業，由于其存在管理層面廣、管理鏈條長、涉及行業多的特點，進一步加大了集團業財一體化信息系統建設的難度。

集團業財一體化信息系統建設困難重重，若不能將業財一體化信息系統建設項目放到戰略的高度來進行設計實施，項目在實施的過程中很容易由于集團各單位之間、各部門之間及系統供方等的不斷博弈偏離最初的設計思路，不斷的修改實施方案，最終無法達到集團經營管理需求。集團需根據已制定的企業戰略制定業財一體化信息系統建設工作的戰略規劃及目標，結合企業內外部環境及資源配置情況組織開展業財一體化信息系統建設工作，并根據不斷變化的實施條件及階段性成果進行調整。

（二）人員保障

業財一體化強調業務、財務及管理活動的有機融合，集團業財一體化信息系統建設要求集團內各公司、部門之間必須相互配合，充分溝通協調，達到深度合作，使企業整個管理工作“脫胎換骨”，幾乎重塑。為完成如此重要且艱巨的一項任務，一個熟悉業務、財務及信息化建設工作的公司主要領導是必不可少的，該領導作為系統建設工作的總指揮，清楚的了解系統建設工作的規劃、目標，有著不斷推進此項工作的決心和協調集團各項資源配置的能力，熟悉項目實施的全過程，能夠及時、準確了解項目實施過程中存在的問題并領導工作小組人員共同攻堅克難。由該公司主要領導為首組成的一個專門工作小組是業財一體化信息系統建設成功與否的關鍵要素之一，該小組由各單位及部門主要負責人、業務骨干及選定的軟件公司項目組組成。工作小組中各單位及部門主要負責人需組織各單位及部門梳理各自的工作流程，積極參與協調，堅決推進業財一體化信息系統建設工作。工作小組中的業務骨干均為各公司、部門熟悉公司相關制度、具體業務內容、現行業務流程的關鍵業務人員，在項目建設實施期間需脫崗將主要精力專注于此項工作中，充分發揮業務骨干在系統建設過程中的重要作用，確保業務骨干的工作效率，保障業財一體化信息系統建設工作的有序推進。認真仔細篩選軟件公司項目組成員，一旦選定項目組成員，需確保人員的穩定性，在合同中嚴格規定項目人員的更換及減少。項目組成員作為重要的項目技術人員，在建設過程中的人員變動容易存在系統建設具體細節移交不清查，內容移交不完整的情況，導致系統建設計劃無法正常推進，部分工作推進速度明顯減緩，甚至停滯。

（三）技術保障

業財一體化信息系統建設前，集團中各企業根據各自業務需求購建了許多獨立的業務系統，如房地產的明源系統，工程建設的項目管理系統，資產管理的PMS 系統，招投標管理的電子商務采購平臺等。這些系統主要供本單位或本部門使用，業務數據僅滿足現有本企業或本部門使用需求，故系統錄入保存的數據片面。這些系統的數據缺乏其他業務數據的支持和交叉檢驗，系統使用缺乏監督和管控機制，數據質量往往得不到保障。這些系統往往比較獨立，系統權限開設僅對本單位或本部門人員，其他系統或者其他人員均無法取得該系統數據，導致數據實用性降低，無法更好的作用于企業的經營決策。對于集團統一構建的信息系統使用也存在數據口徑不一致，數據使用不規范，“信息孤島”等現象。集團內各企業數據未統一歸口管理和使用，越來越無法滿足集團經營管理需求。

集團業財一體化信息系統建設需打破集團內各企業各部門各系統的“信息孤島”，將各單位各部門系統進行統一歸口管理和使用，打通各系統之間的物理壁壘，將數據流通起來，共享起來，使用起來。集團業財一體化信息系統建設需梳理各系統的功能、使用情況、系統間的邏輯關系及集團內各企業及各部門使用需求，從集團管控的角度出發，對業財一體化信息系統建設有個系統的規劃，對該信息系統在集團經營決策的作用有個初步的設想，根據一體化系統建設需求，對現有系統進行功能升級，通過對大數據平臺的使用，實現數據共享和有效使用。

（四）制度保障

集團業財一體化信息系統建設是將集團的管理、業務及財務活動高度整合的一項重大工程，為順利、高效的開展此項工作，從集團層面逐級往下均應當出臺一套完整有效的管理制度及規范，以統一集團管理人員及員工思想意識，明確工作的目標及行為規范，規范業財一體化信息系統建設后集團各項業務工作。一般包括：集團管控制度、一體化建設制度，采購管理制度、財務工作制度、檔案管理制度、系統操作規范等。

就財務管理制度方面，集團業財一體化信息系統建設將對集團內原來各自獨立的財務管理工作產生巨大的影響，革新集團現有的財務管理工作。通過制定新的財務制度，集團將統一規范各企業會計估計及政策的使用，統一核算原則，統一預算編制口徑，統一規范業務審批流程，統一稅務政策使用，統一財務報告列報等，從而適應新系統的建設和運行，提高集團財務工作效率，將集團財務人員從繁重的核算工作中解放出來，將工作重心轉向公司的經營管理中。

就業務管理制度方面，隨著集團業財一體化信息系統的建設，日常的費用報銷、合同結算、檔案管理等工作也會發生巨大的不變化。隨著系統的建立，集團費用報銷要求更加嚴格、流程更加規范，合同簽訂流程管控更加嚴格、結算數據更加準確，檔案管理界面更加廣泛、操作更加便捷，大大提高了業務執行和管理的要求。為適應新的系統環境，對現行企業各業務管理制度規章進行修訂必不可少，如成本費用管理制度、合同管理制度、采購管理辦法、檔案管理辦法等。從制度上對業務進行規范，才能保障集團業財一體化信息系統的順利實施，進一步保障業務、財務及管理活動充分融合，提高公司經營管理效率。

（五）績效管理保障

有效的績效管理可以有效的激發集團各單位各部門及其員工的工作積極性及創造性。為保障集團業財一體化信息系統的建設和實施，充分發揮整個集團上下的主觀能動性，尤其是上游業務部門及其員工，集團總部需充分研究現有績效管理中存在的問題和缺失，從而制定有效的績效管理方式。

在制定新的KPI 績效考評指標時，應側重于各單位及其員工的工作能力與態度。一個單位及其員工的工作能力及態度決定著集團業財一體化信息系統建設在這個業務環節成功是否的關鍵，是建設工作的內在驅動力。通過制定有效的考評指標，肯定員工的學習成長和工作能力，提高員工在工作中的滿足感和成就感，以此促使集團上下積極自主的開展專業知識學習，提高自身的工作能力滿足集團業財一體化信息系統建設工作需求。通過制定有效的考核指標，引導員工秉持積極樂觀的態度看待集團業財一體化信息系統建設工作的各項問題和困難，員工通過不斷努力，有效完成各項工作，從而獲得KPI 績效考評的肯定，進而形成良性循環，促使其主動保持積極的工作態度。

在制定KPI 績效考評體系時，不僅要注重業務工作績效，還需從集團層面出發考慮集團經營效益、工作效率，針對每個單位在集團經營效益中起到的作用制定考評指標。在集團業財一體化信息系統建設工作中，每個單位都是不可缺少的，特別是上游單位，某些業務雖然最終的工作成果未體現在該單位，但其對該業務的支持是不可或缺甚至是至關重要的，在集團業財一體化信息系統建設過程中，若上游單位僅從自身業務工作績效出發，則整個系統流程就不可能真正打通，數據的流通必然受阻，集團業財一體化信息系統建設工作不可能順利進行。

五、結語

隨著中國經濟高速發展，越來越多企業進入集團化發展階段，規模不斷擴大，集團企業的經營管理問題也越來越凸顯，如資金管理效率低、核算管理口徑不一致、預算執行分析滯后等。業財一體化作為先進的企業經營管理工具，自引進中國以來就備受歡迎，該理論為集團企業的經營管理問題的解決提供了方向，越來越多的集團企業開始研究運用業財一體化，建立集團業財一體化系統。集團業財一體化信息系統的建設有利于提高集團管控效率，有利于集團企業實現降本增效，有利于集團企業控制財務風險，但集團業財一體化信息系統建設周期長，工程量大，實施困難。為保障集團業財一體化信息系統建設的順利進行，集團企業應統一全體員工思想意識，統籌集團資源配置，提供全方面的保障支持，建立戰略保障、人員保障、技術保障、制度保障、績效管理保障相結合的保障機制，充分發揮各保障支持的作用，力求形成一個良好的保障機制。