關于強化企業合同管理工作的實踐與思考

◎付艷霞

合同管理是制約簽訂合同雙方的一種形式，是經濟發展的產物，也是商品交易法律層面的具體呈現。在企業經營管理的過程中，企業的所有經濟活動都是建立在合同的基礎上實現的，合同管理是企業得到法律保障的一種方式。企業在開展合同管理中，從簽訂合同到終止合同是一個較為復雜的過程，其中每一個環節都嚴重影響著企業正常的經營管理。因此，如果企業要實現可持續發展，就必須更加科學、合理地實行合同管理，完善合同管理制度，進而保障企業經營管理活動順利運行。

企業合同管理有助于幫助企業解決一些經營管理問題。一些企業在簽訂合同時沒有嚴格控制合同的具體內容，導致在后續過程中無法保護企業的經濟利益。通過對合同的規范化管理，企業可以根據實際情況明確合同簽訂的范圍，評估合同執行的效果，更好地按照合同的規定維護雙方的經濟利益。

一、企業進行合同管理的重要性分析

對于企業而言，合同是明確業務權利義務、確認財務收支、開展內外部管理的重要依據，可以說，企業的每項經營行為都離不開合同，合同管理的重要性自然不言而喻。規范的合同管理工作不僅能夠對企業間的法律關系進行維持和規范，其法律效力的強制性還能夠保證自身合法權益。具體而言，一旦雙方出于真實、合法、自愿的意思表示簽訂了合同，則合同具備法律效力；若一方違反合同條款或不按合同條款履行義務，守約方可以通過合同違約規定要求對方進行賠償，維護自身合法利益。除此之外，合同作為企業經濟效益的直接影響因素之一，通過開展合同管理工作，在預防違約行為發生的同時，能夠對企業戰略風險、法人治理風險、人力資源風險以及業務流程風險等管理風險進行全面并有效的防控，實現自身合法有序運營，避免對企業造成不良影響。另外，高質量的合同管理工作還能夠直接有效降低法律風險，例如合同形式風險、合同內容風險、合同履行風險等，實現風險有效識別和管控，降低合同風險的發生幾率，為企業健康、穩定運行和戰略目標的實現提供科學有效支持。最后，合同管理工作通過對合同進行匯總分析，能夠預見可能發生的風險，進而前瞻性的制定針對性風控方案，保證企業可持續發展。

二、企業中項目的合同管理

項目合同管理是對合同的訂立、履行、變更、終止、違約、索賠、爭議處理等進行的管理。對各種原因造成的洽商變更內容，必須以書面形式簽認，并作為合同的組成部分。在項目進行過程中，針對項目合同面臨的定價、撥款等風險，要深入調查、了解合作方的信譽、資質。通過調查合作方的行業信譽度，進一步全面了解合作方真實背景，例如合作方在以往項目中的利潤、虧損等情況，以及處理撥款的方式等。借助信用擔保手段維護自身的權益，在簽訂項目合同時，要求合作方明確項目合同擔保人對項目實施擔保，在一定程度上最大限度約束合作方，避免出現拖欠工程款、延期、增加工程量等問題。如果合同雙方關系人在行為上產生合同風險，通過索賠的方式可以有效降低自身的損失，對于項目合作雙方來說，通過索賠可以減少經濟利益損失。對合同索賠加強管理，這是項目參與方借助索賠維護自身利益的最佳方式。在實際的項目開展過程中，一定要強化對項目合同管理的重視，明確項目合同管理中的各項風險，有針對性的開展各項工作，確保在有效降低企業項目合同管理風險的同時，還可以從根本上推動企業的整體進步和發展。

三、當前企業合同管理中存在的問題

1.企業沒有構建完善的合同管理體系。

合同管理的實施工作不是僅僅嚴格把控合同內容和手段就能實現的，更重要的是企業內部整體員工的互相配合。通常，企業中各部門人員很難做到專業全能，比如懂技術的不懂商務，而懂商務的在技術上卻欠缺，由于各部門業務范圍的切割和目標不同，制約了合同的簽訂，從而給企業的發展造成阻礙。要注重合同履行的方法，企業工作人員要提前做好市場調研工作，不是單純按照合同內容來執行每一步，而是要隨時掌握整個大市場發展的趨勢，以便及時調整企業發展戰略，這樣才能促使企業發展與市場實際緊密聯系。但是，目前相當一部分企業管理人員忽略了合同管理的重要性，沒有建立起完善的合同管理體系，合同落實過程中也缺少監督，導致企業的發展存在局限性。

2.沒有選擇合適的合同范本。

在合同范本的選擇中，往往以甲方的要求為準，這樣從合同條款的設置上就處于被動狀態。國際通行的菲迪克合同范本在中國企業內無法通行，企業中無法對不同的合同工作選擇合適的合同范本作為指導。

3.法律意識單薄。

部分企業由于準備工作不夠充足，缺乏對合同的重視，或者簽訂合同的負責人員不具有專業的合同知識等情況，使合同的簽訂存在缺陷，從而無法發揮合同的管理價值。企業在簽訂合同之前，缺乏對對方企業的調查，沒有準確掌握其信譽情況以及相關資格審查情況。如此簽訂合同，勢必威脅到企業的經營管理，增大企業經濟風險，甚至有可能導致企業遭受巨大的經濟損失，不利于企業實現經濟效益和可持續發展。

4.忽視履約管理。

一些企業在合同內容簽訂后認為工作已經完成，就交接執行單位去執行，忽略對合同履行過程的管理和經驗總結。目前，這是在企業中普遍存在的問題，合同簽訂與合同執行完全分離，履約過程中變更一些信息時，沒有及時執行合同管理變更流程，最后導致不能及時變更或者變更失效，進而使得企業遭受經濟損失。例如一些工程類的合同，是在溝通好價款和結算方式后才會簽訂合同，但是工程造價會受到各種因素的影響，然后需要變更工程設計或者施工方案，從而影響工程價款。在這種情況下，如果沒有及時更新合同有關內容，就會給企業帶來經濟損失的辦法。

四、強化企業合同管理舉措

1.構建完善的合同管理體系。

當企業在進行合同管理的過程中，應當按照企業自身實際的情況，從合同的談判、簽訂、履行等多個方面制定全面的管理制度，以此在最大化限度中保障自身企業的良好發展。那么，我們就需要從以下幾個方面進行著手：第一，開展合同歸口管理制度，通俗的說來便是企業需要合同進行統一化的管理，確定統一管理的機構和職責，保障合同中的簽訂、履行等等事項都能夠滿足實際情況。第二，制定合同分類專項管理制度，從目前的情況來看，關于企業合同而言，它的種類比較多，并且不同種類具有不同的特點，這就需要在一定的程度上對合同開展專項管理工作，以此較好的加強合同管理的效率。第三，制定合同審批制度，針對不同類型的合同需求建立相應的合同簽署前的審批制度，從技術、商務、法律、財務等方面嚴格把控。第四，階段性進行經驗總結，提高合同管理機構的建設，讓合同管理中存在的漏洞得到補充，以此保障合同管理更趨向于專業化和法律化。

2.促進企業合同管理的規范化秩序化。

合同管理過程是一個連續的、漸進的過程。任何環節出現問題都可能影響合同管理。因此，各單位和部門需要相互配合，做好合同管理工作。首先，合同履約部門要做好合同管理和收集工作，保證各種原始資料的完整性，建立相應的合同檔案，合同內容履行完畢或合同權利義務終止后，將全部合同資料提交合同管理部門備案。其次，合同管理部門需要及時存檔合同的相應數據，包括合同的相關條款其次，合同管理部門需要及時存檔合同的相應數據，包括合同條款、相關紀要和合同協議。如果還包括招標項目，則需要對招標過程中的所有數據進行歸檔。最后，企業主管部門將相應的數據歸檔后，檔案部門需要根據合同的性質進行歸檔。基本建設企業工程合同列入基本建設檔案，日常維護項目和外包合同列入生產檔案。此外，還要做好合同的借款管理工作。一般情況下，企業的原合同不得外借。復印件借出時，要做好借出登記，及時回收，避免檔案損壞和丟失。

3.動態管理，全流程系統化控制。

實現企業合同的動態管理對于后續工作的推進具有十分重要的意義，但是現階段，許多企業仍舊受到傳統模式的桎梏，并未將動態管理理念貫穿于合同管理工作中。許多企業都將重點放在合同具體條款擬定方面，對于合同具體的履行情況不加關注，出現了合同“一簽了之，束之高閣”的現象。這就使得在后續工作中，很容易出現各種風險。另外，企業合同本身的合理性和規范性也可能會受到外界環境變化因素，從而影響實際合同履行效果，甚至造成諸多不良后果。需要注意的是，在社會經濟快速發展的當代，企業進行合同管理不能僅僅受制于簽訂時的靜態狀況，而應當結合外部環境的變化，將合同動態管理工作貫穿于實際工作中。實際上，企業日常工作的各個環節都面臨著來自四面八方的法律風險，法律風險也處于多元變化過程中，在此情況下，企業應當堅持動態管理的方式，深度挖掘企業合同簽訂全過程中隱藏的法律風險，尋求解決措施，有效應對法律問題，確保企業運行安全，并將全流程管理工作落實到位，全方位、系統化地識別和應對風險，避免企業合同在制定執行等階段出現漏洞。合同簽訂過程作為企業日常管理過程中最容易產生法律風險的環節，需要相關工作人員加強對合同簽訂環節的重要性認識，將動態管理貫穿其中，促使簽訂過程能夠更加嚴謹化、系統化。具體來講，第一，伴隨著各種現代信息技術的快速發展，促使企業的日常管理工作也開始進入高速發展階段。將電子信息系統引入到企業合同管理中，能夠擺脫傳統管理模式的桎梏，以大數據管控的方式提高管理效率，避免因為人工處理不當造成的問題，也能夠更好地規避法律風險，提高合同管理效率和效果。第二，嚴格按照合同編號規則，促使日常合同管理工作能夠朝向規范化、系統化進行，避免在企業日常管理工作中出現合同丟失、合同被偽造的情況。雙方簽訂合同后在合同履行期間如果出現任何問題，也能夠通過規范化的合同編號規則簡化工作人員的工作，降低法律風險型因素發生的可能。第三，在企業簽訂合同期間，促使企業全體法務人員和合同管理人員都能夠集體參與其中，在前期準確識別風險，當法律風險發生，第一時間制定針對性方案。因此，企業應當堅持動態化管理原則，對各種類別的風險準確識別和科學應對，嚴格規范流程，指派專業法務人員，規避法律風險發生的可能性，進而實現企業經濟利益最大化的目標。

4.風險識別，建立健全管理機制。

想要切實減少法律風險性因素發生的可能，需要企業將風險防控意識貫穿于實際工作中，建立健全企業管理機制，通過日常管理和監督，促使企業各項工作都能夠順利進行。企業應當將合同風險管控工作擺在重要地位，這就需要企業上下都能夠充分重視合同管理工作和法律風險防范，從管理層到基層工作人員都能夠對其予以適當的關注和重視。例如，在合同簽訂過程中，每個環節都由相應的法務人員進行管理。需要明確的是，想要切實摸清合同管理中遇到的問題，應當從法律層面入手，各種風險從根本性出發均來自于法律問題。建立健全企業管理機制可以從人力資源、合同管理、監督評價三方面入手，切實帶動企業管理效率效能的提高。第一，企業日常啟動人力資源評價主要是對工作人員日常表現情況進行整體性考核評估，這其中不僅包括對工作人員專業技能、工作水平的評價，也包括對工作人員工作態度和思維理念的評價，企業可以將人力資源評價體系和工作人員工作績效相結合，促使工作人員能夠不斷強化法律觀念，激勵更多工作人員能夠主動投身于法律專業知識學習中，帶動團隊升級。第二，完善合同管理制度能夠在一定程度上規避風險發生的可能性，提高企業的經濟效益。在這種情況下，不斷完善企業合同管理制度，能夠將各個工作環節內容進行明確劃分，實現合同管理工作的規范化處理。第三，企業應當設定相應的監督管理部門，確保人力資源評價和合同管理制度都能夠落實到位。

5.加強合同監管力度。

合同是一種能夠約束簽訂雙方的契約，要是雙方都能嚴格落實合同規定的相關條款，能夠在一定程度上降低雙方企業的經營風險，如有一方出現違約，使得對方公司經濟利益損失，企業可以根據合同向對方索賠。因此，企業經營管理過程中，需要加強合同監管力度。當合同落實的過程中出現變動，也必須根據合同規定內容落實。當企業雙方其中一方發生違約行為，雙方互相先進行協商，盡量選擇合理科學的解決方式，解決時按照合同上面規定的法律手段。如果發生緊急情況，要維護合法權益時盡量考慮減少雙方的經濟損失的辦法。

6.及時處理合同出現的問題。

企業雙方簽訂的合同如果出現了問題，雙方應盡早選擇合理的方法快速解決，要保證在實現雙方利益最大化的基礎上解決。另外，企業的管理階級和工作人員也要重視合同問題解決，并且在出現更大的問題之前積極協商解決。當雙方經過協商還不能解決問題的時候，就必須借助法律手段，并且企業要制定出完善的問題解決措施，以免出現更多問題，給企業雙方帶來無法挽回的損失。如有些企業在簽訂合同時玩文字游戲，使用一些模棱兩可的詞語，若不能及時發現并解決就會使企業陷入不利的局勢。

7.實時跟蹤管理。

對方企業的信息企業在合同簽訂之前，必須將對方企業的信譽情況和一些批文等信息資料核查清楚。在合同簽訂的過程中，要反復確認合同里面語言描述的準確性，在之后的合同落實過程中要采取措施監督履行情況，并及時提高合同內容的精確性。同時，在合同管理的過程中，及時了解對方的實際情況，并對照合同內容，一旦對方企業出現違反合同規定的情況，一定要維護自身權益，通過協商、申訴等提出索賠，進而不斷提升企業合同管理的質量。

8.提升人員素質。

企業展開合同管理工作應當以人才隊伍打造作為核心任務，配備相應的人才管理團隊，并聘請專業的法律顧問對企業合同條款進行宏觀審核和專業分析，實現企業專業法律團隊的打造。對于專業合同管理人員的培訓工作應當從專業理論學習和法律風險防控兩方面入手，定期要求專業人士展開培訓，將理論和實踐相結合，帶動管理效能的提高。企業應當不斷加強人才培養力度，培養出既熟知企業法律法規建設，又對企業合同管理工作十分了解的專業人士。這就要求企業的培訓涵蓋兩個方面，分別是業務通識的培訓和法律專業的培訓。開展業務通識培訓的原因是，合同在簽訂過程中的任何一個環節都隱藏著各種法律風險，法務人員只有在了解業務流程、盈利模式、商業結構等知識的前提下，才有可能開展法律風險的識別和管理。

五、結束語

合同管理是企業經營管理中不可或缺的一部分，是企業經濟活動中無法替代的內容。企業必須加強合同管理的意識，通過構建完善的合同管理體系、提高員工思想意識，及時處理合同出現的問題以及跟蹤管理對方企業信息，盡早發現問題，解決問題。企業在實行有效的合同管理工作之后，才能順利開展生產活動，進而從根本上推動企業穩定、良好的發展。