提升事業單位物資管理的有效措施

◎陳文賢

引言：

事業單位承擔社會服務職能，是為滿足廣大人民群眾在生活、醫療等各方面所需而設立的組織。事業單位各項工作與活動的順利開展，離不開充足的物資作為基礎保障，如何合理管理各類物資，是新時期事業單位在運行發展中需重點關注的問題。但是，當前我國一大部分單位并未高度重視物資管理，依然采取粗放式的物資管理模式，沒有基于有效的內部控制，加強對物資的管理，存在內控意識薄弱、預算管理控制不合理、存貨管理制度不完善等實際問題，整體來看單位的物資管理工作成效并不樂觀，還會導致大量國有資產流失，影響到單位的正常運行與長遠發展。基于這一背景，本文就提升事業單位物資管理的有效措施展開分析與論述。

一、事業單位物資管理的意義

事業單位的穩定運行與發展，離不開各類物資，物資類型多種多樣，主要用于滿足日常工作以及各項活動開展的需要，例如，部分辦公用品具有低值易耗品特征，一般情況下購買與使用的頻率較高。隨著事業單位改革的不斷深化，基于市場大環境，物資管理也逐漸成為體現單位綜合管理水平的一項重要工作。要想確保物資的合理使用，體現不同物資的實用價值，加強物資管理，改進管理方法尤為關鍵。開展物資管理工作，對物資從采購到使用的整個過程加以嚴控，規范流程，進行定期的盤點與清查，可確保賬實相符，不會出現嚴重的物資流失現象。而且，在強有力的管理與監督下，可以及時發現物資損壞、物資報廢等情況，由單位物資管理人員查明原因之后，上報給管理部門，根據上級指示再進行合理的處理，能夠實現最大程度確保物資安全完整，體現出物資的價值。通過進一步加強物資管理，既可以從預算角度，以更符合單位實際的物資采購計劃來進行采購工作，遵循降本增效的原則，控制額外的成本支出，又可以經物資領用程序，有序發放各部門所需的物資，減少庫存量，不出現物資長期擱置，提高每一項物資的使用效率，并促使單位的經濟與社會效益同步提升。

二、事業單位物資管理現狀分析

（一）內控意識薄弱，物資管理存在內控風險

由于受到傳統觀念的影響，目前部分事業單位習慣以簡單的程序與方法來開展物資管理工作。盡管近幾年國家在內部控制方面的理論研究不斷深入，實踐經驗更加豐富，且先后出臺了多項政策文件，為事業單位加強物資管理指明方向，但是受傳統思想觀念和單位的管理制度影響，關于物資管理的內控意識較為薄弱，并沒有將內部控制與物資管理相結合，物資管理工作中仍存在內控風險。例如，崗位職責劃分不明確，物資管理崗位的職能定位較為模糊，可能與單位其他崗位的職務交叉，工作內容重疊，某環節出現問題之后，不能第一時間問責到人，更是頻頻發生相互推諉、不愿承擔責任的問題。

（二）預算管理控制不合理，導致物資采購成本偏高

對事業單位而言，要想嚴格控制物資采購成本，并且確保物資采購計劃的合理性與可行性，做好相應的預算管理控制工作尤為關鍵。但是據了解可知，部分單位的預算管理與物資管理相脫節，預算管理控制不合理，在編制物資管理計劃之前，并沒有完成各項調研分析準備工作，這種情況下就會導致物資的盲目采購，與單位實際需求不相符。事業單位全面預算管理的實施情況不佳，預算意識沒有貫穿于單位的物資需求、申請、批準、采購、保管、申領等各項工作的全過程，缺少完善的管理體系，還會因預算控制不當，導致物資采購成本居高不下，根本難以實現“降本增效”

（三）存貨管理制度不完善，難以規范物資領用

“無規矩不成方圓”，對于事業單位物資管理而言，亦要以嚴謹的規章制度為保障，約束單位各部門人員，在制度的作用下盡可能避免出現違規違紀等行為。然而，部分事業單位尚未建立完善的存貨管理制度，根據計劃采購物資之后，就不再重點加強后續的管理，尤其是難以規范物資的領用。例如，有的單位大量庫存物資積壓，沒有及時發放至相應的職能部門，在物資領用過程中，缺少標準的程序與機制，領用程序并不嚴格，存在物資申請表和領料單數量不一致的問題，而庫管人員沒有進行仔細的檢查核對就將物資出庫，出庫時也未能同時填寫出庫單，之后可能因工作繁忙而遺忘，造成程序漏洞，不利于后續的物資清查盤點工作的順利開展。

（四）物資管理人員綜合素養較低，影響工作實效

目前，部分事業單位的物資管理人員綜合素養較低，影響具體的工作成效。如物資采購人員，在正式上崗之前缺少系統性的培訓，對自身崗位職責的認知不清，且沒有充分了解預算與采購需求，專業能力水平不高，更是未能掌握與供應商談判的技巧，難以使單位采購到質優價廉的物資，不能節省經費的支出。還有庫管人員，缺少防范意識、風險意識以及主動意識，往往只是根據上級的要求被動檢查物資，問題發生之后才予以補救，在物資入庫檢查、申請領用等過程中，存在不足，而且一些錯誤的行為也會影響到物資的完整性、安全性，對事業單位的發展產生影響。

（五）物資管理信息化建設不到位，管理效率難提升

盡管在信息技術高速發展的今天，將信息技術應用于物資管理中，已經成為必然趨勢，各事業單位也將信息化建設提上日程。但是據了解可知，目前仍有一些單位還是以手工編制賬簿為主，物資管理方面的數據處理難度大、工作量大，即消耗大量時間精力，也不能確保工作質量。有的事業單位已經建立了物資管理系統，卻沒有實現信息資源的共享，該系統與其他系統之間尚未有效對接，如預算管理系統、成本管理系統等，存在信息孤島的現象，還可能因數據傳遞不及時、溝通不到位等，造成重復勞動、資源配置不合理，顯然不利于提高物資管理工作效率。

三、新時期加強事業單位物資管理的有效措施

（一）強化內控意識，基于內控視角建立健全物資管理體系

內部控制在事業單位物資管理中的作用十分重要。因此，各單位應當強化內控意識，把握內控的要素，基于內控視角，建立健全物資管理體系。首先，重視內控理念的宣傳，組織宣傳引導活動，覆蓋單位的各個職能部門，使得全體職工都能夠正確認知、了解內部控制，主動承擔責任并且積極配合，逐漸形成全員參與、全員配合的良好局面，為進一步加強物資內控管理創造條件；其次，結合內控中的“不相容職務相分離”，明確劃分采購管理、資產管理、存貨管理等職責，以免出現問題相互推諉，無法問責到人，提高單位物資管理工作的規范性；再次，以政府采購制度、預算制度、稽核制度、物資領用發放制度等，約束單位相關人員的實際行為，從根本上杜絕隨意占用單位資產、不合理使用物資等現象的出現；最后，完善單位的內控監督機制，加大監督力度，落實監督職能，設立內部審計部門，要求獨立完成對物資采購、物資收發等活動的審計監督，監督管控的過程中若是發生異常情況，在查明原因并上報管理層后，及時采取相應的改善措施。

（二）落實全面預算管理，實現全過程控制，降低物資采購成本

針對預算管理與物資管理相脫節，導致物資采購計劃不合理，采購成本居高不下的問題，新時期我國事業單位應當落實全面預算管理，結合其全員參與、全面覆蓋的特點，加深與物資管理的聯系，將預算意識貫穿于全程，并且加強過程監管與控制，確保物資采購計劃符合實際，降低采購成本[2]。

第一，預算編制環節，既要注重單位各職能部門的參與以及配合，落實預算編制責任，加強內部溝通與協商，又要分析物資價格變動規律，把握市場情況，再經規范性的編制流程，由上級下達預算目標，各部門按需填寫申報計劃，完成初步的部門預算編制，進一步完善預算編制方法，采取零基預算、滾動預算等，實現細化，經多級審核、多次修改之后，確保預算編制的科學性，更加直觀地體現出單位各部門對不同物資的需求，統一研究年度采購種類和數量，基于此制定相應的物資采購計劃，降低采購的隨意性。

第二，預算批復環節，保證批復工作按程序推進，從預算視角，增強物資管理的合規性與嚴肅性。單位財會部門應當對內部預算批復實行統一管理，由專職預算管理人員，全權負責，根據單位實際，選擇批復方法，包括總額控制、分期批復、逐項批復等，針對后續的預算追加調整，實行無特殊情況一律不得隨意調整的原則，以防個人原因下的物資管理不當，造成部分材料或者資產流失，而獲得追加預算，導致相關物資管理人員的責任心大大降低。

第三，預算執行環節，事業單位必須強化執行過程的控制與監管，明確各預算責任中心的具體職責與義務，建立資金支付控制、執行分析控制、審查監督控制等機制，并且嚴格履行審批流程，以防出現越級審批的行為，確保預算執行的效率以及進度。執行環節，關于單位物資的儲備、消耗等管理，將所采購的物資按照部門申請，一一下發，規范物資領用以及使用，物資數量上盡可能實現合理的最小化，降低倉庫貨物占有率，并且滿足全面預算中的庫房管理費、物資損耗費逐年下降的要求。從管理視角出發，貫徹“算管結合，算為管用”，結合預算執行全過程的有效監督以及控制，掌握物資的消耗情況，將成本預算落到實處，根據預算來不斷優化物資管控，更加真實地反映單位物資狀況。

第四，決算與評價環節，即對預算執行進行總結，編制年度報告，認真填寫相應的表格，反映單位財務狀況，并且通過統一平臺實行預決算公開，符合財政部展開專項檢查工作的要求；加強預算績效評價控制，既要包含基礎性的財務指標，又要根據工作實際，設置預算執行、庫存物資收發與管理、預算目標達成情況等各項指標，綜合考量在全面預算作用下單位庫存物資管理工作的效率、完成質量等，并且將評價考核與激勵獎懲相對接，以此促進全面預算管理的落實，大大提高物資管理的水平。

（三）建立完善的存貨管理制度，杜絕出現跑冒滴漏現象

事業單位必須建立存貨管理制度，嚴格規范整個流程，加大管控，杜絕出現跑冒滴漏的現象。一要明確存貨管理的目的是保障庫存物資的安全完整，根據國家有關法律法規以及關于內控管理下達的文件通知，制定存貨管理制度；二要把握存貨管理的重點，首先，應加強物資采購管理，根據預算安排物資采購計劃，當采購物資入庫后，及時發放；其次，分析庫存與實耗，盡可能避免過多的材料積壓，每一項新購置的物資，都需要以發票為依據，列明數量、品種等關鍵信息，入庫的物資也要加強管理，減少損耗；三要簽訂關于物資的購銷合同，由單位庫管人員加強入庫管理工作，仔細審核、驗收物資，檢查品種、數量、規格等供貨單、發票等是否一致，若是發現物資破損，在查明原因后及時解決問題，以防驗收了不合規的物資；四要改善物資領用出庫管理，領用手續必須完整，各部門負責領用人員，如實填寫申請表，說明物資用途，經審批通過之后方可領用物資，庫管人員將物資出庫之后，同時填寫出庫單，并實行“一式三聯”；五要加大后續的監督力度，由庫管人員定期檢查物資情況，完成盤點清查工作，保證賬實相符，以防發生跑冒滴漏，并且對于庫存量過剩的情況，及時與使用部門溝通和分析，測算下一年的使用量，再通知采購部門按下一年的實際使用量編制采購預算。

（四）加強物資管理隊伍建設，提升物資管理工作實效

事業單位要想提升物資管理工作的完成效率，則應當組建一支更加專業的物資管理隊伍，由優秀且綜合素養高的人員作為支撐。事業單位可加大教育培訓的力度，側重于對單位倉儲管理人員、采購人員等的培訓工作，采取多樣化的培訓方式，以督促相關人員積極參與。例如，邀請專門的學者、專家展開培訓講座，讓物資管理者了解更多相關的知識，不斷提升自身的專業能力和綜合素養；引導物資管理者運用互聯網、多媒體等渠道學習物資管理的相關法律政策和知識，進一步提高物資管理的水平。除此以外，信息化時代單位物資管理必然使用了相應的信息系統，因此還要加強管理人員的系統操作能力，通過專題培訓，理論與實踐相結合，實現在物資管理工作中充分運用信息化。例如，清查車輛、房屋、土地等固定資產后，將清查的數據信息以電子表格的形式記錄下來，如此清查資產的數據信息會更加有效、真實，更有利于事業單位開展固定資產管理工作。

（五）構建物資管理信息系統，發揮信息化管理的作用

事業單位應構建物資管理信息系統，將信息化管理的優勢與作用充分發揮出來。一方面，強化物資管理相關人員的信息化認知度，由單位管理層牽頭，貫徹落實新理念、新方法，促使信息技術、信息化管理手段與物資管理相結合，既要注重技能培訓，信息素養的提高，又要加大在物資管理方面的信息化建設力度，促使物資管理人員參與其中，根據實際工作需求，對物資管理信息系統的功能、性能等提出想法；另一方面，在認識到物資管理信息化的重要性、必要性基礎之上，單位可以根據實際需求，與技術服務型企業建立合作關系，共同擬定符合單位自身情況的物資管理信息化建設方案，從長遠角度出發，引入先進的軟件系統，滿足物資管理工作的多樣化需求。另外，物資的采購、入庫、領用等流程都包含在信息系統中，借助信息技術，將各方面的數據信息統計整理，便于單位管理者對物資領用、物資采購等情況有更加全面的了解，同時在應用中不斷完善系統的查詢、報表等功能，自動更新庫存數據，將物資系統與預算、成本、財務等系統相對接，實現資源共享，降低重復勞動，加深部門之間的溝通與聯系，進一步實現資源的合理配置，從源頭上提高工作效率與質量。

結束語：

根據上述的分析可知，新形勢下我國各級事業單位做好物資管理工作是十分必要的，既可以順應改革趨勢，更好地應對當前的大環境，又可以確保單位各項資源的優化配置以及合理使用，避免出現過多的物資浪費。但是物資管理工作相對復雜，涉及多個管理部門，這也就要求事業單位從實際出發，持續改善物資管理的手段，按照規章制度以及規范程序，做好物資采購、驗收、保管、發放等方面的工作，全面提升物資管理水平，從而進一步推動單位自身的可持續健康發展。