項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中的常見問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

杜琳 胡奎

一、引言

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)或管理活動(dòng)都會(huì)產(chǎn)生大量文件，檔案管理人員在日常工作中要對(duì)這些文件進(jìn)行收集整理并使之符合驗(yàn)收要求，滿足后續(xù)利用需求。各級(jí)檔案驗(yàn)收辦法隨項(xiàng)目檔案管理規(guī)定產(chǎn)生，至今已形成一套相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和完備的體系，然而檔案管理不是一成不變的被動(dòng)接收，隨著檔案工作的持續(xù)開展，很多新問(wèn)題新情況也隨之產(chǎn)生，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目檔案管理的后置環(huán)節(jié)更能全面準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。本文作者結(jié)合工作實(shí)際，就檔案驗(yàn)收中凸顯的關(guān)于制度、管理、人員和驗(yàn)收本身等方面存在的一些問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

二、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作概述

為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效，項(xiàng)目檔案均要按計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)收，一般是在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收2～3個(gè)月前完成。根據(jù)項(xiàng)目資金來(lái)源的不同，其檔案驗(yàn)收組織主體存在差異，通常遵循“誰(shuí)審批誰(shuí)驗(yàn)收”的原則，由項(xiàng)目審批部門或?qū)徟块T委托相關(guān)檔案專業(yè)職能部門按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，如國(guó)家發(fā)展改革委批復(fù)的項(xiàng)目其檔案驗(yàn)收由國(guó)家檔案局組織實(shí)施，國(guó)防科工委批復(fù)的項(xiàng)目其檔案驗(yàn)收由國(guó)防科工委組織實(shí)施，或者授權(quán)符合軍工資質(zhì)的檔案機(jī)構(gòu)實(shí)施等。不同驗(yàn)收主體的驗(yàn)收在形式和要求上存在些許差異，但驗(yàn)收的總體目標(biāo)和原則一致。檔案驗(yàn)收一般通過(guò)質(zhì)詢、現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)、抽查案卷的形式進(jìn)行。檔案驗(yàn)收組人數(shù)及查驗(yàn)案卷的比例都有明確的要求，驗(yàn)收依據(jù)主要來(lái)自兩個(gè)方面：

一是項(xiàng)目的審批文件，如可行性研究報(bào)告、初設(shè)等的審批文件;二是相關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、制度和辦法，如《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822）等。驗(yàn)收內(nèi)容涉及項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)管理工作情況，項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性，項(xiàng)目檔案的安全保管等。最后根據(jù)驗(yàn)收情況提出整改要求與建議，出具驗(yàn)收意見。

三、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中的常見問(wèn)題

（一）相關(guān)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度的編制或升版不及時(shí)

就我單位而言，目前指導(dǎo)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的制度主要有2006年國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，2020年國(guó)防科工委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（其上一版的發(fā)布時(shí)間是2007年）以及本單位根據(jù)上級(jí)制度制定的相關(guān)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法及項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分辦法。從以上檔案驗(yàn)收辦法發(fā)布的時(shí)間來(lái)看，存在升版滯后的問(wèn)題，這就導(dǎo)致驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與新工作難以適應(yīng)的情況，比如隨著信息化的發(fā)展，電子文件的管理問(wèn)題越來(lái)越突出，國(guó)家相應(yīng)地發(fā)布或升版了一些標(biāo)準(zhǔn)，而未及時(shí)升版的檔案驗(yàn)收辦法中關(guān)于電子檔案的檢測(cè)或管理問(wèn)題描述并不明確具體。同時(shí)驗(yàn)收辦法本身與其引用或參考的文獻(xiàn)又存在升版時(shí)間不一致的情況，這就導(dǎo)致很多論述或提法的不一致，比如驗(yàn)收辦法中提到關(guān)于檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性評(píng)價(jià)，而后來(lái)升版的引用文件中提到檔案應(yīng)滿足完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性的要求。目前的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法多針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目，而對(duì)于科研等其他類型的項(xiàng)目還沒(méi)有專門的驗(yàn)收辦法做指導(dǎo)，其檔案驗(yàn)收工作參照建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行。

（二）驗(yàn)收中存在的某些問(wèn)題缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作涉及到檔案管理的方方面面，而檔案管理中總有一些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范未能提及或細(xì)化的問(wèn)題。比如，關(guān)于卷和件的問(wèn)題，到底哪些文件應(yīng)該以卷為單位進(jìn)行管理，哪些應(yīng)該以件為單位進(jìn)行管理，建設(shè)單位是否需要?dú)w檔總包方簽署的合同文本還是只需歸檔其目錄即可，數(shù)碼照片檔案到底要不要輸出，輸出的尺寸要求是什么，科研項(xiàng)目中論文、專利等成果性文件是單個(gè)歸檔還是以匯編的形式歸檔，其中論文是否要?dú)w檔期刊或會(huì)議相關(guān)文件，對(duì)于升版的文件，之前的版本是全部歸檔紙質(zhì)版還是只歸檔電子版即可等等。因?yàn)檫@些問(wèn)題未被明確規(guī)定導(dǎo)致驗(yàn)收和管理中仁者見仁智者見智，哪怕是有些問(wèn)題已約定俗成，在沒(méi)有形成規(guī)范之前仍是通過(guò)口耳相傳的方式進(jìn)行普及，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（三）管理模式上存在難以完全滿足驗(yàn)收要求的情況

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中關(guān)于項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作是驗(yàn)收的重要內(nèi)容之一，由于各方面主客觀因素導(dǎo)致很多難以完全滿足驗(yàn)收要求的情況出現(xiàn)。比如，單位有多個(gè)工作區(qū)且不在同一地區(qū)的情況下，受人力及距離的限制難以做到項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目進(jìn)行完全同步。合同管理、檔案管理及項(xiàng)目管理分屬不同部門的情況下，前期合同簽訂時(shí)很難對(duì)項(xiàng)目文件材料的歸檔工作提出細(xì)致明確的要求，就目前實(shí)際工作來(lái)看，多數(shù)項(xiàng)目合同的簽署沒(méi)有檔案人員的參與，合同中關(guān)于檔案的要求籠統(tǒng)簡(jiǎn)單。受單位整體信息化水平的限制或經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題的影響，目前仍有部分單位的項(xiàng)目檔案管理信息化水平低或未實(shí)現(xiàn)信息化。關(guān)于檔案的提供利用上受保密等因素的影響，檔案信息資源的開發(fā)和檔案編研成果的出版受到限制等。諸如此類的情況很多都不是能以檔案管理人員的意志為轉(zhuǎn)移的，因此，僅從檔案管理的層面很難解決。

（四）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的帶動(dòng)提升作用未能充分發(fā)揮

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是檔案管理部門和檔案管理人員的重要職責(zé)，因此，不免有將工作重點(diǎn)放在應(yīng)對(duì)檔案驗(yàn)收上的情況。平時(shí)的工作多圍繞檔案驗(yàn)收進(jìn)行，或遵循通過(guò)檔案驗(yàn)收即可的低標(biāo)準(zhǔn)或凡事服務(wù)于檔案驗(yàn)收的唯一標(biāo)準(zhǔn)，不管是哪種標(biāo)準(zhǔn)都不利于本單位檔案事業(yè)的進(jìn)步和全面發(fā)展。項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中輕管理重驗(yàn)收，檔案管理人員驗(yàn)收過(guò)程參與度低檔案質(zhì)量不佳，但又被要求通過(guò)檔案驗(yàn)收，這就導(dǎo)致工作上的矛盾。為完成驗(yàn)收任務(wù)，一個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收完馬上進(jìn)入另一項(xiàng)目，缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提升，這種情況下，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)項(xiàng)目檔案管理帶動(dòng)提升的作用未能充分發(fā)揮。

（五）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作本身具有局限性

驗(yàn)收組專家組成相對(duì)固定，且多為本單位系統(tǒng)內(nèi)專家，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的流動(dòng)性較差，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的項(xiàng)目檔案，專家很難從專業(yè)技術(shù)角度把握檔案的質(zhì)量。驗(yàn)收辦法中關(guān)于抽查比例的計(jì)算均以“卷”為單位，而目前的檔案管理中多采用卷、件結(jié)合的方式。參與驗(yàn)收的檔案及檔案說(shuō)明材料仍然是以紙質(zhì)輸出為主，對(duì)于檔案管理不斷進(jìn)步、各項(xiàng)工作都借助于信息化手段的今天，檔案驗(yàn)收工作依然采用線下模式進(jìn)行。在要求檔案信息化的同時(shí)不斷輸出紙質(zhì)版檔案進(jìn)行驗(yàn)收，而后續(xù)的利用中卻以電子版為主。部分紙質(zhì)輸出后的文件仍需進(jìn)行有效性確認(rèn)，至于驗(yàn)收中輸出的大量說(shuō)明材料后續(xù)都將面臨銷毀，因此，檔案驗(yàn)收工作本身也需要進(jìn)行適應(yīng)新形勢(shì)的變革。

四、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作中常見問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

（一）根據(jù)工作實(shí)際及時(shí)制定或升版相關(guān)驗(yàn)收制度

對(duì)于各級(jí)檔案驗(yàn)收辦法往往是上級(jí)部門的制度制定出來(lái)之后，下級(jí)部門才能以此為依據(jù)制定自己的驗(yàn)收辦法，所以上級(jí)部門應(yīng)及時(shí)征集意見升級(jí)制度版本，其中想特別指出的是，《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的評(píng)價(jià)依據(jù)，而此依據(jù)已在2018年升版為《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018），其使用范圍擴(kuò)大，相應(yīng)的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》也可以考慮擴(kuò)大使用范圍。對(duì)于目前還處于參照建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行驗(yàn)收工作的科研等類型的項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)制定符合項(xiàng)目本身的驗(yàn)收辦法，以指導(dǎo)檔案管理和驗(yàn)收工作。對(duì)于上文提到的諸如哪些文件應(yīng)該以卷或件為單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和管理、總包方簽署的合同建設(shè)單位是歸檔合同文本還是歸檔合同目錄、升版之前的各版本文件是全部歸檔紙質(zhì)版還是只歸檔電子版，這些在已有規(guī)范中尚未明確規(guī)定的問(wèn)題，各單位可以根據(jù)實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則。

（二）從管理模式的優(yōu)化上提高檔案管理水平

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高檔案管理的意識(shí)，從一個(gè)項(xiàng)目的頂層設(shè)計(jì)上就將檔案工作考慮在內(nèi)，比如建設(shè)項(xiàng)目在啟動(dòng)時(shí)就構(gòu)建好由建設(shè)單位、總包單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位組成的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確定好檔案對(duì)接人且要維持這個(gè)網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，中途不可隨意換人。項(xiàng)目管理中的重要節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)均應(yīng)要求檔案管理人員參加，比如重要會(huì)議、招投標(biāo)、合同簽署、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收等，并要求檔案人員從專業(yè)角度提出要求或問(wèn)題。對(duì)于同一項(xiàng)目分散幾地的問(wèn)題，可以在合同中通過(guò)明確監(jiān)理或總包的審查責(zé)任來(lái)保證文件質(zhì)量。對(duì)于文件的形成和歸檔問(wèn)題，項(xiàng)目管理人員應(yīng)明確各部門的責(zé)任，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照要求向檔案部門歸檔，堅(jiān)決避免因?yàn)橐环降奈募w檔不符合要求而影響驗(yàn)收的情況。檔案信息化已成為檔案驗(yàn)收的重要指標(biāo)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總體構(gòu)架之中。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案質(zhì)量和檔案驗(yàn)收質(zhì)量，工作中不管是對(duì)項(xiàng)目檔案管理的策劃還是對(duì)歸檔文件的質(zhì)量審查，對(duì)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)或是對(duì)項(xiàng)目檔案的編研利用等，都對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員除了要具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，還要掌握一定的項(xiàng)目管理、相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)以及與各部門溝通協(xié)調(diào)的能力。檔案管理人員應(yīng)通過(guò)自我學(xué)習(xí)、參與培訓(xùn)、交流總結(jié)等方式提高自己的業(yè)務(wù)水平。工作中熟練掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能靈活運(yùn)用到平時(shí)的收集管理中，檔案驗(yàn)收前能通過(guò)自檢發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)糾正，主動(dòng)深入了解項(xiàng)目進(jìn)展，在對(duì)項(xiàng)目過(guò)程綜合把控的基礎(chǔ)上開展檔案工作。在明確監(jiān)理和總包審查責(zé)任的同時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員又應(yīng)對(duì)監(jiān)理和總包進(jìn)行監(jiān)督檢查指導(dǎo)。檔案管理人員還應(yīng)起到宣傳的作用，通過(guò)各平臺(tái)發(fā)布相關(guān)政策法規(guī)和進(jìn)行宣傳報(bào)道，提高大家的檔案意識(shí)，推動(dòng)檔案工作。

（四）充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的帶動(dòng)作用

項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中要明確檔案驗(yàn)收是提高檔案質(zhì)量的手段而不是檔案管理的最終目的。首先要充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的督促作用，將檔案驗(yàn)收的要求和標(biāo)準(zhǔn)貫穿到項(xiàng)目檔案管理的始終，充分發(fā)揮檔案驗(yàn)收在整個(gè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中的督促作用，平時(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理，驗(yàn)收通過(guò)自是水到渠成的事情。其次，驗(yàn)收后要注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)共享，對(duì)于常見問(wèn)題和共性問(wèn)題要做到舉一反三，避免一個(gè)項(xiàng)目檔案管理人員身上存在的問(wèn)題再出現(xiàn)在另一個(gè)人身上，一個(gè)項(xiàng)目上存在的問(wèn)題再出現(xiàn)在另一個(gè)項(xiàng)目上。本單位可以根據(jù)檔案驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，按年度編寫檔案驗(yàn)收問(wèn)題匯編，上級(jí)單位也可以從驗(yàn)收者的角度匯編常見驗(yàn)收問(wèn)題供下級(jí)單位參考或借鑒。

（五）優(yōu)化檔案驗(yàn)收形式

從經(jīng)驗(yàn)共享的角度上看可以跨系統(tǒng)邀請(qǐng)驗(yàn)收專家，通過(guò)更新或優(yōu)化專家?guī)靵?lái)保持知識(shí)的更新和流動(dòng)，對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的項(xiàng)目可邀請(qǐng)專家從行業(yè)角度對(duì)檔案進(jìn)行把關(guān)。項(xiàng)目檔案卷、件結(jié)合管理的情況下，抽查的數(shù)量可以根據(jù)卷和件的數(shù)量來(lái)確定，以保證總體抽查比例的合理性。各單位可配備專門的驗(yàn)收會(huì)議室，以方便調(diào)卷和集中答疑，為每位專家配備驗(yàn)收專用電腦，以提高驗(yàn)收意見輸出效率和對(duì)查閱文件的檢索速度。上級(jí)單位可以考慮運(yùn)用檔案驗(yàn)收管理系統(tǒng)推進(jìn)成員單位的驗(yàn)收工作，驗(yàn)收說(shuō)明性材料和相關(guān)檔案都可在系統(tǒng)中呈現(xiàn)，倡導(dǎo)信息化的驗(yàn)收手段，提高電子文件的驗(yàn)收參與率。

五、小結(jié)

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主要目的是保證項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，而檔案驗(yàn)收中存在的很多問(wèn)題都不利于發(fā)揮其對(duì)項(xiàng)目檔案管理的提升作用。這些問(wèn)題又是多方面的，有些問(wèn)題從檔案管理人員的角度就可以解決，對(duì)于這類問(wèn)題檔案管理人員要總結(jié)分析并改進(jìn)。而諸如制度上的、管理上的或驗(yàn)收工作本身等方面的問(wèn)題則不是檔案管理人員可以直接解決或避免的，對(duì)于這類問(wèn)題檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)提出并解決。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收人員從驗(yàn)收工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)來(lái)豐富和完善驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員以更高的標(biāo)準(zhǔn)從事項(xiàng)目檔案管理，這樣檔案工作才能更進(jìn)一步。

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作者單位：中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院檔案館