探究學校整合中如何做好檔案工作

李君平

（廣州市信息技術職業(yè)學校 廣東廣州 510600）

檔案工作重要嗎？答案是肯定的。檔案工作被戲稱為“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的窘境應不復存在。無論多大困難，我們都需要迎難而上，做好這一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)。

廣州市教育局2020年對市屬中職學校進行調整和整合，廣州市信息工程職業(yè)學校與廣州市電子信息學校整合為廣州市信息技術職業(yè)學校。而廣州市信息工程職業(yè)學校又是由四個學校整合而成，包括廣州市無線電中等專業(yè)學、廣州市無線電技工學校、廣州市化工學校、廣州市信息技工學校。這種情況下，廣州市信息技術職業(yè)學校的檔案相當于擁有六加一即七個全宗，因全宗數量多、歷史跨度長、各個全宗管理水平參差不齊等原因，使得檔案工作面臨諸多復雜難題。具體困難包括，第一，各個全宗都存在完整度差的情況，仍有許多檔案散失在各個部門或者個人手中；第二，資料形成的標準不一致，現集中統(tǒng)一整理時，需逐個分析全宗構成的特點，參照現有科學的歸檔方案來調整工作方法；第三，庫房分散，專職檔案員有限，對檔案整理、保管、利用等帶來巨大挑戰(zhàn)；第四，也是最重要的一點，歸檔數量龐大的存量檔案需要巨大的人財物支撐。

本文主要基于機構整合背景，對學校檔案工作進行謀劃、思考、細化，將分別從宏觀角度和微觀角度分析。

宏觀角度

做好檔案工作規(guī)劃。檔案工作納入學校遠期發(fā)展規(guī)劃，規(guī)劃中擺在首位的是硬件基礎建設，包括檔案館室和信息化基礎建設。學校興建新校區(qū)或搬遷時，基建建設要預留檔案館室空間，且不能是簡單留出面積，更需要綜合考慮檔案工作發(fā)展要求和智能化發(fā)展趨勢，按照智慧檔案館室的要求，圍繞智慧化服務來設計建設檔案館室，必要時可尋求市場中優(yōu)秀供應商的幫助，提質升效。同時，注重協同信息化規(guī)劃，結合無紙化辦公，全新的工作流程的節(jié)點應統(tǒng)一流向歸檔環(huán)節(jié)，提前預留端口給檔案系統(tǒng)，實現紙質歸檔到信息化管理的階段跨越[1]。

建立完善的檔案工作制度。基于原各學校的檔案工作制度，取長補短。檔案保管期限表的設置是核心的，可會同各專兼職檔案員一起商討，既要考慮現狀下各全宗產生的差異情況，又要思考新全宗可能出現的變化，及時新增檔案分類，遇到問題可與業(yè)務部門討論。同時注重行業(yè)檔案標準的變化，如人社部對人事檔案管理和財政部對會計檔案管理要求的變化，一并更新調整檔案保管期限表，保證檔案保管期限表保持最優(yōu)狀態(tài)。綜合性的規(guī)章制度，包括檔案工作的實施辦法、細則或規(guī)定。要一并完善配套的歸檔制度、保管制度、保密制度、統(tǒng)計制度、利用制度、鑒定銷毀制度、崗位責任制、檔案管理應急預案等。

建立專業(yè)的檔案管理隊伍。根據整合后的機構設置和人員配置情況，預先設置好檔案工作網絡，明確崗位職責和考核辦法，避免出現檔案工作青黃不接的情況。首先，充分利用原檔案工作的基礎，讓原專兼職檔案員充實到新隊伍中，監(jiān)督指導各部門文件資料的規(guī)范形成，為新單位的檔案工作打下良好基礎。其次，加強檔案業(yè)務培訓，檔案員和各業(yè)務部門的負責人都需要參與其中，利于有序開展檔案工作。

提高檔案工作的自我要求。提高標準，提高自我要求，突出亮點，預判利用需求，將服務工作前置。不止于貫徹新的《檔案法》要求，嚴格對照教育局和檔案局的監(jiān)督指導要求，積極落實上級考核指標中的檔案工作要求。應根據教育行業(yè)特點和學校的專業(yè)特色或者行業(yè)特色，結合利用率問題，選擇富有特點的專題檔案，做好相關編研工作，作為凸顯檔案工作價值的有力抓手。

微觀角度

在學校整合過程中，檔案員是檔案工作執(zhí)行層面的關鍵性人物。同等條件下，檔案員的工作態(tài)度和專業(yè)水平直接影響學校檔案交接工作質量和后續(xù)的推進效率。以下站在專職檔案員的微觀角度看學校檔案工作，從事前、事中、事后的工作流程中分析檔案工作的重點和難點。

事前

第一，要善于取得領導的支持。學校領導的支持對檔案工作優(yōu)劣起決定性作用。首先，明確檔案工作目標應是服務黨和國家，服務學校的廣大師生；工作要求是“記錄好、留存好、保管好、利用好”學校檔案。其次，要想實現這些目標和要求，不僅僅是檔案員應該思考的問題，更應該是從上至下并一以貫之的。再次，綜合本校檔案工作情況與其他同層次學校做橫向對比，明確差距和可提升的空間。最后，最大可能量化檔案工作成果，能夠讓學校清晰預判檔案工作帶來的社會價值和經濟價值，證明做好檔案工作的具有絕對必要性[2]。

第二，要準確掌握學校檔案整體情況。綜合收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、利用的各個方面考慮。第一步，需要掌握不同全宗的規(guī)模，了解歷史沿革，分析各全宗內部構成、歸檔特點和重大變化節(jié)點。第二步，確定應歸未歸數量和檔案去向，了解收集難度，預判每個全宗可實現的完整度，同時也為下一步的整理做鋪墊。第三步，根據各全宗原有整理方案和最新的整理要求，制定科學融合的整理方案，以最低代價實現存量未歸檔案的全面整理。第四步，清晰統(tǒng)計現有可用的館室建設情況和配套設備的數量。第五步，組織人員對現有庫內檔案進行全面清查統(tǒng)計。第六步，對保管期限已滿的檔案，組織開展鑒定工作。統(tǒng)計分析過往檔案利用數據，對高利用率的檔案要做到心中有數，在后續(xù)工作可以給予側重。檢查檔案信息化建設情況和檔案編研情況，如有短板，在整合過程中要及時補齊。

第三，要善于學習別人的成功經驗，避免走彎路。積極向教育局和檔案局請教工作中面臨的難題，獲得專業(yè)指導，避免誤入困局。注重和同行或兄弟院校溝通交流，分享經驗和教訓，竭盡全力做到取長補短。而且，高校的相關專業(yè)領域教授、同行優(yōu)秀的前輩、專業(yè)論壇、專業(yè)網站等都是尋找問題答案的有效途徑。

第四，要提前制定檔案處置方案。充分理解教育局和檔案局對整合學校檔案工作的指引和要求，及時制定全面的、可操作性強的處置方案。處置方案應包括幾方面的內容，一是確定負責檔案工作的領導和檔案機構并成立相關工作小組，二是確定專兼職檔案員的人員安排和考核，三是確認收集范圍、收集網絡、收集程序和文檔要求，四是確認分類方案和整理方式，五是明確清點交接程序和交，六是明確日常保管標準，七是明確利用內容和程序。同時，處置方案應結合新機構的“三定方案”和人員到崗情況來統(tǒng)籌考慮，為人事變動所帶來的人員滯后或人手不足問題留足交接時間，避免陷入無法按計劃執(zhí)行的被動狀態(tài)。同理，因業(yè)務量劇增，預判業(yè)務外包的必要性，提前做好年度經費預算。

事中

第一，制定詳細的工作計劃時間表，多條塊并舉，逐步完成。根據檔案工作規(guī)范和處置方案，調動一切可調動的資源和力量，按計劃時間完成各項工作。不但可以收集和整理并行，分塊收集，在某類檔案或某年度檔案的相對完整后，邊收邊整，逐塊逐步完成。而且可以保管、統(tǒng)計并舉，逐卷或逐件統(tǒng)計核對在冊檔案，同時檢查檔案保管狀況，發(fā)現并解決蟲蛀霉變等問題。還可以鑒定、編研相結合，利用鑒定過程中對檔案內容的深入分析，對存量檔案的信息資源進行再開發(fā)，根據時代的變化，保留下有參考價值的內容。多條線鋪開，同時開展工作，相互協調，保質保量完成計劃任務。如有外包業(yè)務，還需要同步推進項目招投標工作。

第二，安排檔案業(yè)務培訓和專題宣傳。所謂成事在人，全體檔案員業(yè)務水平和全員檔案意識的樹立會直接影響全校檔案工作。而培訓和專題宣傳是短期內最有效的途徑。首先，業(yè)務培訓可與人事任免、交接同步計劃，將檔案交接納入人事交接程序中，將檔案培訓納入崗前培訓。其次，培訓和宣傳對象要覆蓋全員，面向校領導級別要注重宣揚國家政策和上級要求；面向中層干部要側重監(jiān)督和管控，強調歸檔常態(tài)化，將歸檔工作同各類評估和迎檢工作結合起來；面向兼職檔案員要突出培養(yǎng)實操技能，多舉實例，使其掌握基本分類方法和詳細的整理要求。再次，培訓要深入到工作日常，學校開展專題活動，提前列出收集整理的工作指引；移交檔案過程中多發(fā)的共性問題，可通過QQ或微信等線上培訓方式講解，保持良好的溝通和互動。

第三，提高靈活度，不教條。一切從實際出發(fā)，根據現實狀況及時調整工作內容。根據事前檔案工作領導小組和工作小組安排，形成多個協作組工作模式，及時溝通反饋問題。例如，出現檔案保管期限表外應歸檔資料，無法歸入現有任何分類的，應新增檔案分類。又如，檔案的內容明顯不符合現有保管期限的，應調整保管期限。但需要始終把握住總體原則，尊重高齡檔案，重視“人財物”檔案。多校歷史各有不同，管理方式的差異必然導致文檔形式、名稱大不相同，不能生硬的用現有的標準來套用高齡檔案，否則可能會造成部分涉及“人財物”的檔案散失。

第四，提高執(zhí)行力，不拖延。檔案工作本就具有相對延遲性，若在全面收集整理過程中放過了部分重要檔案，將造成檔案既不完整又不易利用的結果，積重難返。“重做”通常比“從無到有”更艱難，要盡可能做到“一步到位”。按照計劃表日程，強力推進，遇到困難多請示和匯報，協作完成既定任務。

事后

第一，做好階段性總結和匯報工作，總結經驗和教訓，同時要向外展示檔案工作成果，充分證明檔案工作的重要性。必要時可申請相關課題研究，工研結合，分享推廣經驗，形成一定影響力。檔案工作沒有終點，階段性工作結束時，是新階段的開始。檔案工作者要不斷站到更高起點去攀登下一個高峰。

第二，及時完善全宗卷。全宗卷是“檔案的檔案”，能直觀了解檔案工作全貌，為當下和未來的檔案工作起到最佳參考作用。

第三，歸檔常態(tài)化。檔案機構應持續(xù)輸出相關業(yè)務知識，注重穩(wěn)定檔案工作隊伍，將歸檔形成工作習慣。還可借鑒教師老帶新的“傳幫帶”模式，不斷增強檔案隊伍工作能力。

如何做好檔案工作是每個檔案人每天都需要思考和研究的問題。學校檔案應做到賬冊清晰，隨時可移交狀態(tài)，不因人員更替而出現斷檔或者混亂無序情況。如今，全國上下都在進行大面積機構整合，如果每份檔案都在規(guī)定的時間歸檔，這個“不變”的工作要求足以應“萬變”，當然，實現理想狀態(tài)需要所有機構上下一致的努力。