基于“互聯網+”的事業單位檔案管理的優化路徑

張海楠

（黑龍江省退役軍人服務中心 黑龍江省哈爾濱市 150036）

檔案作為重要的信息資源，借助于文字、圖像及圖等載體詳細和真實的記錄一些有價值的數據信息，而且檔案信息數據自身具有較高的史料研究價值，這也使檔案在社會和經濟發展過程中發揮著重要的作用。在當前“互聯網+”時代下，“互聯網+”與檔案管理工作融合的不斷深入，事業單位檔案呈現出數字化和現代化的特點，在檔案信息存儲和呈現方面，電子媒介廣泛應用，打破了傳統紙質檔案落后的管理模式。特別是將先進技術引入到檔案管理工作實踐中來，為檔案數據信息的存儲、開發和利用提供重要的技術支撐，有利于更充分的發揮出檔案數據信息的重要價值，推動事業單位檔案管理向現代化和信息化的方面發展。

“互聯網+”背景下事業單位檔案管理面臨的機遇

檔案采集的智能化和準確化。當前事業單位檔案信息資源類型更具豐富性，檔案載體呈現出多元化的發展態勢?；谶@種情況下，傳統的檔案信息采集方式已無法滿足檔案發展的要求，不僅受設備和人員的限制，而且還易受存儲空間的影響。“互聯網+”與各行業的有效融合，為存儲空間的擴展提供了更多的便利，這也使事業單位檔案信息采集和存儲有了強有力的技術支持。

檔案管理的規范化。將互聯網技術在事業單位檔案管理工作中進行應用，建立完善的檔案管理系統，實現對檔案資料生命周期的精準和有效控制。而且通過網絡有效的實現檔案管理系統之間的有效銜接，全面提高檔案信息數據管理工作的整體水平，實現檔案管理的規范化和標準化。

檔案服務的高效性和便捷性。將“互聯網+”與事業單位檔案管理工作相結合，準確進行檔案信息采集，為檔案信息共享提供更多的便利性，這也為事業單位檔案服務的高效性和便捷性提供了良了的條件。而且“互聯網+”的應用，進一步簡化了事業單位檔案管理工作流程，實現對檔案管理成本的有效控制，為檔案服務整體水平的提升打下了良好的基礎。

“互聯網+”時代事業單位檔案管理優化的意義

滿足檔案使用要求?！盎ヂ摼W+”時代背景下，事業單位為了實現檔案信息資源的有效開發，提高檔案信息利用率，更好的滿足檔案使用者的需求，則需要做好檔案管理的基礎工作。不僅要提高檔案管理的信息化水平，還要重視檔案信息的數字化轉化，積極構建檔案信息數據庫，為檔案編目、檢索和查詢等工作的開展提供更多的便利。并通過對實體檔案加大保護國度，進一步提高檔案數據庫建設的實效性、真實性，為檔案使用者檔案信息的查閱和提取提供更多的便利。

提高檔案利用效率。事業單位檔案管理的最終目的是實現檔案信息的有效利用，借助于“互聯網+”與檔案管理工作相結合，進一步激活檔案，實現檔案信息的有效利用。同時還要不斷豐富檔案信息內容，打破傳統檔案信息模式化的現象，提高檔案信息更新速率，實現對事業單位檔案信息的動態化管理。另外，還要重視探索電子檔案管理的新途徑，充分利用現代化手段提高檔案利用效率，確保檔案信息價值的實現。

實現檔案資源共享。事業單位檔案管理工作開展過程中，建立檔案信息中心，為檔案信息化建設提供有效的指導和技術支持。同時還要建立具體的規章制度，保證檔案信息流動渠道的規范性，并將檔案信息中心作為檔案的唯一收集和發布者。事業單位檔案管理工作中涉及到的信息量較大，而且信息呈現出動態變化的特點，通過構建科學的檔案信息庫是實現檔案信息高效利用的前提和基礎。事業單位通過建立檔案信息庫，實現對檔案信息的集中和統一管理，為檔案信息的隨時調閱和檔案信息資源共享的實現具有極為重要的意義。

事業單位檔案管理的優化路徑

創新檔案管理意識。在當前“互聯網+”環境下，事業單位領導者和檔案管理工作需要積極轉變自身的管理理念，加強對檔案管理工作的重視，并增加投入力度，推動檔案信息化管理水平的提升。而且為了提高檔案管理工作的水平，還要定期對檔案管理人員進行培訓，努力提高檔案管理人員的綜合素質和職業素養，并能夠在實際工作熟練應用信息技術手段，全面提高事業單位檔案管理工作的現代化水平。

加強檔案管理制度建設。“互聯網+”時代背景下，事業單位檔案管理工作的優化創新離不開制度的支持，事業單位需要結合自身的實際情況，建立一套完善的檔案管理制度體系，以此來保證檔案管理工作的規范化和標準化。同時還要強化對檔案仿睥安全管理，電子檔案不同于紙質檔案，其以數據形式在數據庫進行存儲，一旦出現安全問題，必然會造成大量數據信息被損壞。因此在當前“互聯網+”環境下，事業單位需要加強檔案安全防范意識，不僅要規范檔案管理操作，同時還要做好檔案信息備份工作，靈活運用各種先進技術手段，防止黑客和病毒的入侵，保證檔案信息管理系統的安全性。

合理運用新技術推進檔案管理的創新。信息技術在檔案管理工作中的應用，這也對事業單位檔案管理的科學化提出了更高的要求?；谶@種情況下，迫切需要推動檔案管理工和的創新，實現檔案信息的便捷和高效利用。因此在事業單位檔案管理工作中，宜配置完善的設備設施，并應用更為專業的檔案管理軟件，提高檔案管理的依舊化水平。另外，還要結合單位自身的實際情況和檔案管理要求，積極開發檔案信息管理軟件，促進事業單位檔案管理系統與辦公系統之間的有效銜接，為檔案管理工作效率和質量的提升打下堅實的基礎。

重視平臺和數據庫建設。通過對檔案信息進行有效管理，即通過開發檔案信息資源，提高檔案信息的利用效率和利用效果。傳統檔案管理工作中受制于紙質檔案的限制，檔案開發利用難度較大。在當前“互聯網+”時代背景下，檔案管理工作有了先進技術的支持，而且事業單位加大了人力、資金和技術的投入，檔案基礎設施、技術和人才都得到了進一步的優化，檔案信息整合力度增加，互聯網與檔案管理工作實現了真正的融合?；谶@種新形勢下，需要加快構建檔案管理平臺，推動檔案管理的信息化進程。而且在構建檔案信息化管理平臺的基礎上，還要建立檔案信息數據庫，有效的整合檔案信息資源，并重視檔案信息數據庫的更新，保證檔案信息的動態性和實時性。結合事業單位自身的情況，全面提高檔案的數字化建設水平，積極拓展檔案信息服務渠道，提高檔案信息檢索和查閱等服務的整體水平，確保檔案利用效率和利用效果的提升。

提高歸檔質量，優化網絡數據。在當前新時代背景下，各種先進技術不斷涌現出來，這些先進技術與事業單位檔案管理工作的深度融合，有效的推進了事業單位檔案信息化建設的進程，檔案管理工作的整體水平大幅度提升。在這種情況下，事業單位檔案管理人員也需要積極適應時代發展的步伐，針對網絡數據進行優化，確保網絡數據信息歸檔的質量。而且在實際工作中，檔案管理人員也可以積極與新媒體進行合作，通過了解和掌握網絡用戶特征，實現對網絡數據的收集和分析，進一步提高事業單位檔案信息的質量和價值。

促進系統銜接。事業單位檔案信息管理系統建設過程中，需要將總體布局與戰略布局相結合，保證檔案信息化管理的針對性和有效性。特別是隨著電子檔案信息數量的日益增加，事業單位需要重視信息化系統之間的有效銜接。當前事業單位檔案信息化系統包括的子系統數量較多，為了保證信息的有效傳輸，各系統要有效銜接，以此來促進檔案信息的共享，而且檔案管理人員也能夠進一步掌握檔案的具體狀態。特別是檔案管理系統的有效銜接，還可以增強事業單位內部各部門之間的有效交流和溝通，并通過構建線上信息管理平臺，實現檔案信息的高效利用，更好的發揮出檔案信息的重要價值。

加強檔案信息安全防護。在當前“互聯網+”時代背景下，事業單位檔案管理工作效率大幅度提高，檔案信息化建設進程加快，這也對檔案信息的安全帶來較大的挑戰。因此事業單位需要加強對檔案信息安全的防護力度。不僅要重視檔案管理人員安全意識的增強，同時還要進一步明確檔案開放范圍和安全保密工作，保證檔案信息的安全。同時事業單位還要重視檔案信息管理系統的安全防范工作，設置防火墻，安裝殺毒辣軟件，并針對硬件設備和軟件定期進行升級維護。而且在實際檔案管理工作中，還要重視數據備份和數據恢復等功能的應用，針對檔案信息安全采取綜合性的防護手段，并強化對檔案信息安全風險和安全問題的監控、識別和處理，實現對檔案信息的有效利用。

切實提高檔案管理人員的綜合素質。事業單位在當前檔案管理工作中，要求檔案管理人員要具備先進的檔案管理意識，并能夠靈活應用先進的技術手段，這樣才能保證檔案管理工作獲得較好的效果。因此在實際工作中，事業單位需要重視對檔案管理人員的培養，通過增強檔案管理意識，并重視先進檔案管理理念在檔案管理工作中的應用，全面提高檔案管理工作的整體水平。事業單位還要重視對檔案管理工作重要性的宣傳，使單位從上到下都能夠對檔案管理工作給予高度重視，并在實際工作中積極配合檔案部門做好檔案信息的收集工作，保證檔案信息的真實性和完整性，為檔案信息的開發利用打下良好的基礎。另外，事業單位還要積極應用“互聯網+”在檔案管理人員培訓中的應用，以此來搭建網絡培訓班，這樣檔案管理人員通過網絡隨時隨時都能夠進行專業知識學習，有效的提升自身的綜合素質。

在當前“互聯網+”時代環境下，事業單位檔案管理工作的重要性更好的凸顯出來。而且通過將檔案管理工作與“互聯網+”相結合，也為檔案信息化建設帶來了新的契機。特別是事業單位通過引進云計算技術、大數據技術等，構建檔案信息管理平臺和檔案信息數據庫，可以進一步提高檔案信息檢索和利用效率，更好的發揮出檔案信息資源的實際效能，使其更好的服務于事業單位的發展和建設。