業財融合下高校后勤的信息化工作

肖冰冰

摘要：在大數據、數字化、網絡化高速發展的今天，高等院校教學和科研的信息化發展進程已步入劇烈變革的嶄新時代，保障服務于高校正常運轉的各后勤單位必須將信息化工作作為重中之重，通過加快自身業務系統的全面換代升級，努力提升后勤各項服務的工作效率和質量。但是目前現狀是業務系統與財務系統彼此獨立形成信息孤島，缺乏頂層設計，致使數據信息無法及時快捷有效地流轉，造成工作效率降低和相關資源浪費，財務工作更是無法快速達到服務管理決策的價值體現。為了更快更好地實現業財融合，為后勤單位戰略目標服務，后勤財務自身的信息化工作也要予以重視并加快建設步伐。本文就目前高校后勤單位信息化工作發展現狀以及存在的問題進行分析，從信息化對后勤財務需求的視角出發，提出高校后勤領導需積極推動信息化各項工作，加大資金投入和人才培養，加強制度建設和流程梳理，優化提升業務與財務系統各項功能，使業務與財務系統數據互通，加速數據流轉，實現信息自動處理和彼此共享。

關鍵詞：高校后勤;業財融合;信息化

在云計算等新一代信息技術飛速發展的當今社會，高校后勤單位與財務部門的信息化工作也應順應時代發展的要求，從管理者到基層員工全員重視信息化工作，認識到通過信息化手段將流程、業務、信息等數據充分共享，提升優化信息化系統水平，切實提高工作效率，為高校后勤管理的深度發展以及順應高校快速發展提供更多的數據支撐和決策依據。

一、高校后勤業財融合信息化工作的背景

（一）新時代對高校后勤財務管理提出的要求

隨著國家對高等教育教學和科研的改革力度不斷加大，高校人才培養和引領科技發展正處于高速發展進程中，后勤單位各項改革工作需加快步伐努力跟上大學發展愿景目標，持續做好學校的各項后勤保障工作，將保質保量做好服務這個特性作為自身第一要務，遵循市場規律，有計劃、有步驟和可持續發展。后勤財務管理更應迎頭趕上，加強業財融合，財務工作從事后管理向事中控制甚至是事前控制不斷延伸，這是適應大數據時代的必然要求，加快高校后勤財務信息化工作迫

在眉睫。

（二）高校后勤加大信息化工作投入提高工作效率

信息化技術高速發展的今天，高校對此持續加大力度改革、創新和發展，后勤單位更需努力調整自身的組織架構，從管理者到基層員工都要具備足夠意識，只有加大信息化工作投入，才能提高工作效率，節約各項運營管理成本。高校后勤財務部門要加強組織和業務部門的溝通協作，保證各自分工明確，共同尋找突破點，激發組織生命活力和內在發展的創新動力。

二、高校后勤信息化工作發展目前現狀

（一）高校后勤單位業務部門信息化水平發展不均

1.后勤單位管理層觀念落后，信息化主動變革的意識不強

高校后勤單位常年做的是服務類和保障性的工作，管理者多是從基層崗位上奮斗出來的，熟悉業務卻往往對新事物具有抵觸心理，害怕變革影響到自身組織的穩定性，慣性思維比較嚴重，對全方位信息化工作認識不是很到位，缺乏創新思維和不破不立的工作作風。即便是新上任的管理者，受單位資金來源、業務發展狀況等限制，存在缺乏主動變革以及對業務系統進行大刀闊斧升級改造的意識。

2.后勤單位業務系統多樣性缺乏統一的信息化平臺

高校后勤單位所承擔的工作涉及高校除了教學科研以外方方面面的事項，既有收費項目比如餐飲住宿收入、水電暖收費等，還有大量的費用支出，比如園林綠化、修繕等工程支出或是原材料支出。因歸屬不同部門，日常運營資金的來源不盡相同，后勤單位根據各自不同狀況，在不同的硬件環境下，開發各自的信息化系統，包括辦公、人事、物流、收費、餐飲系統等，這些系統與外單位合作開發，具有完全獨立的“自我風格”，有購買社會上成熟的軟件，以致隨著業務不斷發展，軟件升級或更新換代不及時，漸漸不再適應不斷發展變化的財務管理需求，導致資源浪費，不僅已經無法滿足自身對業務發展管理需求，更無法實現與財務系統的對接，忽略數據的時效性和有用性。

3.后勤單位信息化工作缺乏完備的內部控制機制

高校后勤因種種原因，或多或少缺少完善的內部控制評價機制和監督機制，有的單位非常重視，有的單位內控意識不強，又因各后勤單位信息化工作相對獨立且發展不均衡，或管理不到位，制定的內部制度大相徑庭，在內部控制方面的操作性上更是困難重重。

4.后勤單位業務人員缺乏信息化工作意識

構建業財融合信息化，對業務人員提出更高的要求。后勤員工不能從單位整體布局思考單位的運作模式，認為信息化都是由計算機專業人士完成，沒有認識到自身才是業務流程環節創造者。普遍缺乏對信息化工作重要性和必要性的認知，缺乏主動學習科學前沿知識和應用信息化技術的積極性，忽視數據創造價值的功能。

（二）高校后勤財務信息化發展步伐有待加快

1.后勤財務信息化系統應用相對滯后

高校后勤財務的資金與規模都無法與高校教學、科研資金體量相比，所以后勤財務系統相比較“大財務”功能開發和應用上都比較簡單，并沒有將預算編制、合同管理等系統與財務系統對接。自2019年高校后勤財務全面執行新政府會計制度，總體來說對財務核算系統進行了全面升級，實現雙分錄、雙基礎、雙報告功能，但未與財務其他信息化平臺實現同步應用。

2.高校后勤財務隊伍中復合型人才較少

高校后勤單位涉及較多的業務主要包括物業、住宿、餐飲、綠化、水電暖、修繕等相關工作，后勤財務人員普遍財務專業水平不是很高，接受信息化等專業學習方面有一定的障礙，甚至有些抵觸，缺乏創新意識。當下，各種各樣的信息將會涌進財務的各個領域，財務人員不僅需要熟悉專業領域的知識，更要洞悉信息化工作內涵和機制，從諸多數據中提取有用的信息進行整合分析，而這方面的人才還是比較匱乏的。

（三）高校后勤單位業務系統與財務系統間存在信息孤島

因高校后勤單位各自擁有自己的業務系統，而財務又建立了比較完整的賬務系統，但是彼此之間卻無法實現數據信息互通，要通過手工完成大量的輸入和核對工作。比如餐飲收入，無論是校園卡充值或消費回款，不能直接提取業務系統數據在賬務核算系統中生成記賬憑證，對產生差異需取得銀行回單時才能最終確認。比如物流系統，雖然材料的入庫調撥業務全部在線上完成，但是系統中關鍵經濟業務數據無法與賬務系統對接，往來款項無法做到實時跟蹤。

三、信息化對高校后勤財務的需求

（一）收入風險控制的需求

高校后勤工作的一大特點就是收費網點分散，現金交易頻繁且業務量大，被服務人群有教職工、學生，還有不同年齡段的家屬，后勤單位各自開發滿足自身結算需求的收費系統，名目和款項來源眾多。收費系統與賬務系統相連接，可以起到規范操作人員職業操守，減少貨幣資金存量，降低資金風險，起到監控資金安全并促進業財融合的作用，在內部控制方面做好第一道防線。

（二）成本風險控制的需求

后勤單位業務特點涉及大量成本核算工作，物流系統完全獨立于賬務系統之外，雖然與自身各部門數據相通，但是財務還是無法第一時間掌握原材料出入庫的情況，無法對客戶、供應商的應收款項、應付款項等相關重要財務數據進行監控。物流系統與賬務系統實時相連，財務人員可以隨時掌握原材料出入庫以及存貨、半成品的在途、在庫情況，對成本風險和資金使用風險把控起到監督的作用。

（三）財務入賬統計的需求

賬務系統與業務系統的有效對接，通過直接提取相關數據，不僅緩解財務人員手工入賬的壓力，更能有效發揮財務監督職能，保證數據完整準確及時入賬，減少相關人員與財務人員之間眾多紙質單據的傳遞，為后期的統計分析處理大量數據節約時間，減輕數據的核對校驗工作。

（四）管理者報表分析的需求

對于高校后勤的管理者，因主管的業務不同，關注的視角不同，財務系統與業務系統有效對接，從中提取關鍵性數據，將海量數據進行分類、篩選、加工機制，以加強財務分析、數據轉化的功能和作用，經過信息化處理的業務與財務數據同源統一，為滿足管理者決策需求提供多維度多口徑的數據支撐和更好的服務。

四、業財融合下解決高校后勤信息化工作的建議

（一）后勤單位管理層需重視并推動信息化工作

以高校內控控制建設、新政府會計制度落地實施為契機，高校后勤單位管理者和財務部門領導，積極加大組織骨干人員進行深度溝通與協作，協調各部門共同開展信息化工作，吸取專業化指導意見和建議，深度挖掘業財融合更多的可能性，逐步開展數據分析共享等工作，可以起到促進全面預算管理、績效評價激勵、降本增效的作用，管理層有足夠認識并且堅持不懈推進信息化工作，才能將后勤管理水平推上新的臺階。

（二）后勤單位需加大信息化工作資金投入和人才隊伍建設

作為保障高校正常運行的服務性機構，后勤單位維持日常運行資金主要來源于預算撥款，雖然整體信息化工作已有顯著進步，但是每年實際用于信息化工作預算資金投入有限，勢必影響到工作后續進程。后勤單位員工薪酬普遍不是很高，造成先進科學技術人才流失嚴重。信息化工作想要長遠有效推進，必須投入更多資金，持續改進硬件軟件和設備設施，擁有技術過硬的專業化人才，組織專業化技術團隊。同時開展對業務人員信息化方面的培訓，增強其主動參與管理的意識，強化信息化工作與自身事業發展息息相關的思想。員工齊心協力共同為信息化工作方案制定、落地實施、問題反饋等而貢獻智慧和力量。

（三）后勤單位需加強內部制度建設并重視流程梳理

1.加強內部控制制度建設

以分工負責為基礎和前提，加強制度建設以促進業務與財務職能部門間的相互配合，開展信息化建設的雙方實現相互協調與相互制約，保障信息的完整性、安全性以及可靠性。制度建設是提高工作效率，有效降低運行風險，以及對行為規范約束的重要手段。正所謂“無規矩不成方圓”，只有先從制度建設下手，不斷完善內部控制評價機制和監督機制，才能為后續信息化工作的規范化和系統化保駕護航。

2.重視業務流程梳理和優化

高校后勤單位涉及的與經濟業務相關的環節既多又廣且復雜，通過對內外因素細致的分析和整理，消除工作過程中多余的環節，優化運行流程使之更為經濟、順暢和簡便。結合后勤單位業務核算特點和管理需求，財務部門整理相關工作流程，自信息化工作的前期介入并主動提取需求、制訂方案、定義信息化系統的需求文檔，將規章制度等要求前置，將財務服務流程簡化、效率優化以及財務監督職能貫穿于整個信息化工作當中。

（四）以信息化自動處理業務為導向發揮信息共享服務的作用

信息化系統的覆蓋面實際上是很廣的，在高校后勤業務系統開發管理的各個層面上，要有財務數據提取的標準接口，讓數據實現在各系統之間生成、傳遞和互通，做到自動處理。比如高校后勤餐飲信息系統包含材料管理的“物流系統”，確認收入的“點菜系統”和“餐卡結算系統”等。業務系統與財務系統彼此實現供貨商與客戶的銀行結算以及合同資料等信息互通和共享，開放如校驗查詢等部分功能以便及時稽核關鍵信息并及時發現問題解決問題。

（五）全面加快業務系統和財務系統信息化建設的步伐

1.全面提升業務系統性能，不斷優化創新

針對高校后勤各單位開發滿足自身需求的業務系統，應鼓勵其不斷努力提升各項性能，堅持對系統的創新和優化，推動系統的升級改造，利用大數據、云計算等先進科技手段，建立統一高效便捷的信息化平臺，將更多的業務系統有機整合在一起實現資源共享，推動業財融合，提升優化資源配置，讓更多的使用者和管理者從中受益，而不再是孤立使用造成資源的浪費。

2.全面升級財務系統，提升信息化處理水平

以會核算系統為中心，將資金結算、預算管理、合同管理、資產管理、網銀系統等與財務系統整合，減少人工操作，會計核算系統可從各系統中提取關鍵數據，實現數據互通和財務數據集中，提高工作效率。運用影像化技術，實現電子檔案數字化;與稅務部門金稅系統對接實現發票信息查詢;運用網絡報銷，打破時間空間的約束，讓“財務數據多跑路，師生少跑路”等。高校后勤工作涉及行業面廣，無論是稅務票據還是非稅票據使用量很大，電子票據可以節約票據的管理成本，節約社會資源，通過信息網絡化傳輸相關信息，加快數據流動速度，保障數據在業務與財務實現共享，為更高層次財務管理打下夯實基礎。