文書檔案電子信息化管理探討

辛曉會

摘要：隨著管理機制的逐步完善，要求文書檔案工作的質量能夠得到大幅度的提升，可以說提升文書檔案管理質量能夠進一步推動機構管理和檔案體系的完善。隨著電子技術的進步和發(fā)展，促進了很多行業(yè)領域的發(fā)展和突破，這已經成為了本世紀以來的主要行業(yè)發(fā)展趨勢，推動了各個領域的變革和發(fā)展。通過對電子信息技術的應用，使得文書檔案工作出現(xiàn)了大幅度的改變，并建立了新的管理理念和思路，提升了整體的信息化管理能力和水平，是在這一新時代當中給予文書檔案管理工作的一項重要的任務。基于此，對文書檔案電子信息化管理探討進行研究，僅供參考。

關鍵詞：文書檔案;電子信息化;管理策略

引言

新時期單位工作內容越來越多，工作量越來越大，對文書檔案管理工作提出了新的要求，新時期的文書檔案管理工作只有向著規(guī)范化方向進步，才能更好地適應新時期對檔案管理的需求。規(guī)范化管理檔案能夠讓檔案在整理、借閱和歸還等過程中更加有序和便捷，讓規(guī)范化的檔案管理成為促進單位發(fā)展的基礎和支撐。

1電子信息化技術在文書檔案工作中起到的重要作用

隨著互聯(lián)網技術的發(fā)展，在文書檔案管理的過程中通過計算機建立了相關的管理系統(tǒng)，對于以往在管理中經常碰到的問題進行了徹底的解決，對于文書檔案相關資源的運用變得更加輕松，防止了很多信息資源的長時間閑置，無法得到有效的利用，這樣才能夠使得這些具有價值的信息資源能夠更好的發(fā)揮作用。通過電子信息化技術的運用除了提升管理效率之外，也讓管理的方式變得更加豐富和系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了更為細致的管理。通過互聯(lián)網技術的應用，能夠實現(xiàn)檔案信息資料的有效整合及分析，利用系統(tǒng)網絡和區(qū)塊鏈之間的連接來更好的應用文書檔案信息，為后續(xù)的決策工作帶來可靠的信息支持，進一步增強了文書檔案的應用效率。

2傳統(tǒng)文書檔案工作中存在的問題

2.1管理人員對規(guī)范化管理不夠重視，缺乏規(guī)范性制度

單位文書檔案管理是否規(guī)范與管理人員的管理意識和工作態(tài)度有很大關系，很多管理人員在管理檔案的過程中并不具備規(guī)范意識，在管理中也缺乏有效的制度來保證管理工作的規(guī)范性，使文書;檔案難以實現(xiàn)規(guī)范化管理。很多檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，并不具備創(chuàng)新意識和革新精神，沒有主動了解現(xiàn)金的管理方式，管理人員.沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，文書檔案也得不到規(guī)范管理。單位檔案管理的相關制度不夠完善是檔案無法實現(xiàn)規(guī)范化管理的另一問題，很多單位本身對檔案管理的工作就不夠重視，自然也不會針對規(guī)范化管理制定完善的管理制度體系，管理工作沒有明確的制度約束，無法督促管理人員主動進行規(guī)范化管理。

2.2文書檔案管理人才隊伍建設落后

當前很多單位在文書檔案信息化管理過程中偏重于硬件設施的配備和軟件系統(tǒng)的引進，對于文書檔案人才隊伍建設重視程度不足，很多文書檔案管理人員年齡偏大，多是其他崗位轉崗而來，未經過系統(tǒng)的檔案專業(yè)教育和培養(yǎng)，對相關檔案管理制度執(zhí)行和落實不到位，在檔案信息化建設過程中對于大數(shù)據、云計算等技術掌握得不夠全面，難以將大數(shù)據、云計算等技術運用到實際的文書檔案信息化管理之中。由于文書檔案人才隊伍建設落后，影響了單位文書檔案信息化管理的推進，也難以對單位文書檔案信息資源進行系統(tǒng)的開發(fā)，無法為單位中心工作提供必要的檔案信息支持。

3文書檔案電子信息化管理策略研究

3.1加強對文書檔案規(guī)范化管理的重視程度

單位的工作對促進社會發(fā)展有著重要的意義，各項事務的決策與制定都和文書檔案內容的完整性關系密切。所謂文書檔案管理就是對單位和個人的信息、檔案有序的存放和管理，一般來說檔案管理就是對職工的工作經歷和單位開展的活動進行記錄，從而反映單位發(fā)展狀態(tài)，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，從而更好的服務于單位。有必要讓文書檔案管理趨于規(guī)范化，以此帶動單位各項工作的穩(wěn)定進行。要求提高管理人員對文書檔案管理的規(guī)范化認識，強化其規(guī)范化管理意識，明確文書檔案管理工作的重要性，時刻關注文書檔案管理是否能達到規(guī)范化標準。引導工作人員了解檔案管理工作的社會價值，明確該項工作的社會屬性，為檔案管理制度的完善提供幫助。提升相關人員綜合素質，健全獎勵激勵機制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性結合文書檔案管理工作情況，按照具體的工作內容與崗位制作確定激勵措施，強化相關人員的綜合管理責任。要求管理人員堅守崗位職

3.2加強檔案隊伍建設，保障檔案管理安全

從文書檔案信息化管理的角度看，大數(shù)據時代的到來對單位文書檔案管理方式、內容、手段都產生了深刻影響，文書檔案信息化管理正向著多元化、開放性、智慧化、信息化方向發(fā)展。因此，有必要針對文書檔案信息化管理存在的信息安全問題，完善相關的制度機制，引進更為先進的檔案信息管理軟件，進一步提升文書檔案信息安全屬性。在具體實施過程中，有關領導和人員應定期關注文書檔案信息化建設的具體情況，及時解決存在的問題，為文書檔案信息管理配備先進的軟件系統(tǒng)，設置安全防火墻，完善文書檔案信息管理制度，設置文書檔案信息查詢權限，確保文書檔案信息安全，為后續(xù)文書檔案信息資源的合理開發(fā)和利用提供保障。

3.3建立良好的創(chuàng)新環(huán)境

首先，要重視基礎部分的建設，主要是從硬件方面來進行著手，對平時的工作環(huán)境進行積極的優(yōu)化和改善，并要對設備和儀器進行及時的更新，對軟件進行升級，確保文書檔案的信息化管理能夠得到順利的進行。其次，要在加強硬件投入的前提條件下，加強各個部門和區(qū)域之間的良好合作，通過互通和交流來進行資源轉化和共享。

結束語

文書檔案管理工作是一個單位正常運轉的必要保證，也是單位管理工作的重要基礎。各單位應重視文書檔案管理工作，充分認識大數(shù)據時代文書檔案管理信息化建設的必要性，認真對待檔案信息化管理存在的問題，采取必要措施，進一步提升文書檔案管理水平，更好地促進單位長期可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉丹.機關事業(yè)單位文書檔案電子信息化管理研究[J].傳播力研究，2020，4（09）：166+168.

[2]李歌.機關事業(yè)單位文書檔案電子信息化的管理[J].電子世界，2020（02）：78-79.

[3]李霞.文書檔案電子信息化管理方法探討[J].蘭臺內外，2018（08）：3-4.