信息化背景下事業單位檔案管理管理創新分析

黃德俊

摘要：在新的時代背景下，信息技術的廣泛運用不僅僅推動了社會的進步，同時對于促進事業單位管理質量的提升上，也發揮出了十分積極的作用。在信息化背景下，利用信息技術的優勢作用來對事業單位的檔案管理工作進行創新，從而促進事業單位檔案管理的質量的顯著提升，更充分的發揮檔案資源的開發與利用作用。

關鍵詞：信息化背景下;事業單位;檔案管理;管理創新策略

前言：檔案是見證事業單位從成立至今變遷、發展、壯大過程的重要憑證，也是事業單位日常管理工作中不可或缺的組成部分。隨著新的發展時代的來臨，事業單位在檔案管理工作上也要結合社會發展形勢不斷地改革與創新，通過運用信息技術，以及精細化的管理理念來提升檔案資源的利用率，為事業單位的管理、發展、決策等做出更有意義的參考作用。

1 信息化技術在檔案管理工作中的優勢

很顯然，當前已經進入了信息化時代，隨著互聯網以及大數據、云計算等信息技術的深度應用，使得事業單位檔案管理的方式與方向更加現代化、智能化，同時也使得各種檔案資料信息的收集方式更為便捷，收集質量更為精準。通過利用信息技術的優勢功能，比如大數據技術、云存儲云計算技術等，對檔案信息的數據以及價值進行快速、精準的判斷，確保檔案數據的完整性。為檔案的規范化管理以及后續檔案資源的利用與精準服務的進一步開展指明了方向。與此同時，將信息技術利用在檔案資源的規范化建設中，還可以根據檔案使用人員的實際需求，實現快速檢索、調閱，更好地提高檔案管理的服務效率。這就使得檔案管理功能從量變實現了質變的飛躍，充分地發揮出了互聯網和信息技術的便捷功能，使得檔案管理的各個環節更流暢、精確，為檔案管理的信息化管理鋪平道路。

除此之外，借助信息技術的優勢來推進檔案管理的整合效率與整合質量，為檔案資源的收集、整理、管理、利用開辟了新路徑。利用信息技術建立起數字化的檔案管理系統，這樣就能夠很好的突破傳統人工管理模式的滯后性，不僅能夠顯著的增強優化的效果，同時可以在短時間內迅速提取需要的資料的，同時快速識別、過濾用戶的檔案需求，并結合相應的管理習慣調整檔案資料的配置，在檔案管理的基礎上延伸出更有益的信息或數據，整合更多優質的信息資源，滿足不同的部門以及人員的檔案信息需求，切實提升檔案管理和使用的效率，顯著降低了人工成本和物力成本，因為傳統的檔案管理都是紙質文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對于管理質量有一定的要求，如防潮、防霉等等，應用信息技術實現電子檔案管理，一臺電腦，一個系統就可以實現存儲、調閱、傳播等多項功能，省時省力，方便快捷，無懼丟失損壞。通過互聯網和信息技術的應用實現檔案資源的優化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化，顯著地提高了檔案資源規范化管理的速度和質量。

2信息化時代機關事業單位檔案管理的創新措施

2.1 優化檔案管理系統的信息化水平

要順應信息化時代的發展變化，充分發揮信息技術的優勢來提升事業單位的檔案管理水平，首先要加強檔案管理的信息化水平建設，信息化檔案管理是以計算機和互聯網為依托而展開的，這其中最關鍵的部分是檔案管理信息系統。從所周知，互聯網是一個開放的環境，不存在絕對的安全，尤其是隨著使用時間的增加，一些不確定、不穩定因素等都會對檔案管理信息系統造成安全威脅，比如未經授權的訪問，人為的操作失誤等都可能造成系統的破壞或是病毒的入侵，一旦檔案管理系統內的機密信息被泄密、竊取或是破壞，極有可能造成嚴重的損失，甚至負面的社會影響。所以，首先要落實檔案管理部門統一規劃、統一部署，統一監督的原則。其次要加大對硬件設備的投資，使相關設備符合電子檔案管理的需求。三是要結合檔案管理的實際需求，積極建設數字檔案室，對檔案數據建立規范標準，統一路徑，加強檔案信息化管理的規范性。四是引進先進的檔案管理軟件，積極推進網絡資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

2.2運用信息技術實現檔案數據庫的建設

要實現檔案管理的有效性，基于當前時代發展的特征與趨勢，要積極利用信息技術的優勢，建立大數據平臺，促進檔案管理數據平臺的共建與共享。當前的互聯網環境十分有利于檔案數據庫平臺的構建，一是要提升信息收集的精準性與及時性，積極利用先進的信息技術手段進行全系統錄入，并進行相應的分類，二是要加強宣傳，引導各部門做好檔案信息的收集，整理，接收的配合工作，及時更新檔案信息，以提高檔案資源的利用率與利用價值。

2.3 實現技術應用制度與管理創新體制的完善

基于事業單位檔案管理的重要性，為了切實提升檔案管理質量，既要利用先進的信息技術來提升檔案管理的質量與效率。同時也要加強技術應用制度與管理創新體制上的持續完善。

要以規范化的檔案管理制度和目標為指引，對檔案管理工作進行統一的規劃與統籌，以科學化、全面化、信息化、精細化的理念為檔案管理的出發點，結合事業單位當前在檔案管理工作中所暴露出來的問題，具體問題具體分析，并尋求有效的解決方案，以及落實檔案資源的利用率為管理目標，在檔案管理制度上與創新機制上進行一一修訂與完善。

結束語：綜上所述，在新的時代背景下，為了更充分的發揮出事業單位的管理和服務功能，要高度重視檔案管理工作，以檔案的資源優勢，參考性功能來提升事業單位的整體管理水平與服務水平。要從長遠發展的角度出發，積極適應時代發展變化，不斷更新檔案管理理念，創新檔案管理模式，拓寬檔案管理路徑，以高質量的檔案管理工作，推動事業單位管理水平的進步。

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