收支業務中避免重復付款的內控措施分析

王春蓉

摘要：收支業務控制中，重復付款是其中一個發生率較高的風險點。通過案例分析，以案促改，完善內部控制措施。

關鍵詞：收支業務控制;案例;流程管控;往來科目控制;輔助臺賬控制;信息化手段控制

行政事業單位業務層面內部控制主要包括預算業務控制、收支業務控制、政府采購業務控制、資產控制、建設項目控制及合同控制。我單位為一家集科、教、研于一體的三級甲等綜合醫院，財務在擬定內部控制風險清單時發現，我院收支業務控制中的重復付款是一個發生率較高的風險點。在我單位的付款業務活動過程中，發生了幾例重復付款事件，下面以案例形式進行展示和根因分析。

案例一：醫院內部審計部門在進行2020年常規收支業務審計中發現一筆重復付款業務，2020年7月醫保科填制支付報銷單，原始憑證為醫保局出具的繳款文件，走完簽字審批流程后，財務科向醫保局支付醫保基金監管自查自糾違規費用27012元，列入會計科目“事業收入/醫療收入/住院收入/衛生材料收入”貸方紅字;2020年10月醫保科填制支付報銷單，走完簽字審批流程后，財務科向醫保局支付醫保基金監管自查自糾違規費用27012元，列入會計科目“單位管理費用/其他經費/商品和服務費用/其他支出”借方藍字。兩筆業務金額相同、所附醫保局繳款文件號一致，經查實為同一筆業務，系重復付款。

風險強度：★★★★此筆業務為零星業務，屬于費用性質，未用往來科目管理，主管會計不易發現重復付款，發現重復付款后因對方單位為行政單位易追回款項，故風險強度未到五星。

重復付款原因：此筆業務兩次發起付款的科室經辦人不同，兩次對接的財務科經辦會計也不同，中間時間間隔3個月，業務主辦會計分工不明確且缺乏有效溝通，接收不屬于自己主辦的業務事項，兩筆業務賬務處理不同，使用了不同的會計科目，為賬務查詢增加了難度。同時此類違規費用醫保局未出具收款憑據，醫保局自身也不易發現重復收款。此筆款項于2021年5月聯系醫保局后予以退回。

案例二：市審計局委托會計師事務所對各家醫療機構在用信息系統及維保服務采購全流程進行審計，財務科負責提供各被審計項目的付款情況，在統計醫院外網網站建設維護分期付款業務時發現一筆重復付款，金額580元。

風險強度：★★★★★此筆業務付款跨度時間長，收款公司非醫院長期合作單位，沒有其他付款業務，重復付款后，款項追回難度較大。

重復付款原因：此筆維護款分三年支付，時間跨度較長，信息中心經辦人填制付款單據時未核對合同總金額，多填尾款金額;維護款未掛入往來科目管理，經辦會計也未建立支付臺賬，付款審核時未查詢之前的付款金額，導致重復付款。此筆款項于2021年3月聯系供應商予以退回。此筆款項風險較大，網絡維護公司如果在我單位發現重復付款前破產，此筆款項將無法從收款公司追回，只能由相關責任部門及責任人承擔相應損失。

案例三：維修業務經辦會計在日常審核付款單據時發現一筆尚未支付的重復報銷款項，后勤科報銷一筆地下室污水泵維修費3000元，經辦會計審核時發現上個月也支付過同樣金額的地下室污水泵維修費，經核實，兩筆款項為同一筆業務，維修商開具了兩次發票，后勤科經辦人重復報銷。

風險強度：★★★★★此筆業務，供應商存在主觀故意成分，零星維修費未按往來科目管理。

重復報銷原因：供應商有主觀故意成分，主管部門經辦人未認真核實。雖然款項并未實際重復支付，但說明付款環節存在重復付款風險。對該維修供應商提出警告，若有下次將拉入“供應商黑名單”，對主管部門經辦人進行提醒和培訓，強化其對款項報銷業務的內控意識。

案例四：衛生材料經辦會計在日常審核付款單據時發現一筆衛生材料付款發票為加蓋鮮章的復印件（發票為紙質發票，非電子發票），其他要件完整。經過核實，此筆款項上一年度已經支付（發票為原件）。

風險強度：★★★★此筆業務供應商為長期合作單位，且衛生材料按往來科目管理，主辦會計容易識別重復付款風險。

重復報銷原因：供應商未履行對賬義務，誤以為此筆業務發票丟失，尚未收到材料款，主管部門未建立發票臺賬，也未進行核實，導致重復報銷，材料入庫單重復打印無任何標記。對該材料供應商提出警告，并要求其加強與財務的定期賬務核對。

以上案例類型不同，發生的原因不同，財務科針對以上實際發生的案例舉一反三、由點到面，對付款業務的內控進行總結和反思，通過梳理，筆者認為避免重復付款可以采取以下內部控制措施：

一、流程管控

1.歸口管理控制：所有需要出入庫管理的物資及設備由資產管理科統一填制付款單據，網絡運行維護費用由信息中心統一填制付款單據，設備維修維護費用由醫學裝備科統一填制付款單據，工程款項由基建科統一填制付款單據，等等。各主管部門指定專人負責付款資料填報事宜，財務科各主管會計明確分工，嚴格各自歸口管理業務范圍，不交叉接單，并加強溝通。

2.簽字審批流程控制：業務主管部門填制支出報銷單，收集并初審原始憑證，部門主管簽字;付款資料報送財務部門（建立交接記錄備查，紙質版與電子版各一份。紙質版以接收人簽字為準，電子版便于查詢，交接記錄要素有業務名稱、發票號碼、合同編號、金額、收款方名稱等），經辦會計審核原始憑證的真實性、合規性、完整性，并重點查重，財務主管審核簽字;付款資料報送分管院領導及主要領導簽字。

3.付款單據傳遞流程控制：所有付款業務，走完簽字審批流程后，主辦會計先進行賬務處理（傳統流程是出納先付款，會計后進行記賬處理，筆者通過實踐發現由會計先記賬處理再交由出納付款更能降低重復付款及錯誤付款風險），記賬處理時再次審核，審核重點是往來科目余額及查重，出納核對記賬憑證與原始憑證金額是否一致，收款單位與發票單位是否一致，一致后發起網銀付款。

4.網銀付款流程控制：設置四級復核機制，出納為制單員，財務副科長二級復核（按單據逐筆核對金額、收款信息），財務科長或總會計師三級復核，院長四級復核。此流程可根據各單位實際情況設定，大部分單位只設定了三級復核，第二級復核尤為重要，筆者實踐證明，二級復核可以有效起到事前“查漏補缺”的控制作用，許多前期審核中忽略的細節在此復核環節中予以補充完善。

5.監督審核流程控制：成立稽核組，成員2-3名，可以由科室負責人、副科長及總賬會計構成，集中審核所有記賬憑證，定期檢查各主辦會計崗位職責履行情況，從五個維度進行評分：原始憑證完整率、賬務處理錯誤率、往來科目清理率、輔助臺賬完整率、崗位專項分析報告完成率，每個維度各20分，共計100分。評分結果應用于年末科室人員評優評先。

二、往來科目控制

藥品、衛生材料、其他材料、低值易耗品、固定資產、無形資產等需要辦理出入庫管理的資產，一律通過“應付賬款”科目進行管理，保證金、質保金等通過“其他應付款”科目管理，醫院職工個人往來款項通過“其他應付（收）款”科目管理，預付款項通過“預付賬款”科目管理，主辦會計賬務處理時必須逐筆核對該單位或個人應收或應付往來科目余額，有無預付賬款，付款金額只能﹤﹦科目余額，如果大于往來科目余額，須暫停付款，查明原因后再付款。

三、輔助臺賬控制

按合同分期付款但不需要出入庫管理的業務（未按往來科目管理），例如各類維保款，主辦會計登記輔助臺賬，臺賬須清楚反映合同總金額，分期付款時間點及金額，實際付款時間、憑證號、金額等要素，分期付款金額合計等于合同總金額。輔助臺賬完整率作為年末評優評先指標之一，各主辦會計比較重視，保證了輔助臺賬的質量。

四、信息化手段控制

自2013年中國首張電子發票開具以來，電子發票開具數量經歷了高速增長，電子發票的全面普及已成趨勢。一方面，電子發票減少了發票從收款方到付款方的傳遞環節，避免了發票丟失后帶來的系列風險;另一方面，電子發票可多次重復打印，也為支付業務內控帶來了新的挑戰。業務量大且資金雄厚的單位可選擇自動化報銷系統，直接接入稅務系統進行識別，從消費申請（預算鎖定）、費用報銷（智能識票）、業務審批、財務審核、出納結算、到生成憑證的全流程智能審核，不過此類系統價格比較昂貴，成本較高;業務量小，從成本效益原則考慮的單位可選擇微信小程序中的電子發票查重工具，可有效減少EXCEL發票臺賬為財務人員帶來的巨大工作量。