網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

魏云盼

摘要：目前，國(guó)家正在加強(qiáng)檔案的修訂和改革，有關(guān)人員的立場(chǎng)在變化，檔案管理也成為重要課題。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，新技術(shù)逐漸滲透和應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，提高公共機(jī)構(gòu)文件管理水平是當(dāng)前研究公共機(jī)構(gòu)改革工作方法的重要組成部分，有利于檔案管理的順利進(jìn)行和長(zhǎng)期的保障，促進(jìn)國(guó)家機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理;完整

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，事業(yè)單位必須高度重視建立檔案管理工作模式。加大先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備應(yīng)用，積極建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，發(fā)展無(wú)紙檔案管理。把重點(diǎn)放在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的數(shù)字存檔上，通過(guò)對(duì)檔案的創(chuàng)新管理，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，提高檔案管理水平。

1.網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1推動(dòng)檔案管理的有效發(fā)展

網(wǎng)際網(wǎng)路時(shí)代，提升檔案管理質(zhì)量，有效加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部管理，積極推動(dòng)各項(xiàng)任務(wù)的全面開發(fā)，強(qiáng)化部門間工作調(diào)整，推動(dòng)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。因特網(wǎng)時(shí)代，各種先進(jìn)的技術(shù)飛速發(fā)展，有力地推動(dòng)著行業(yè)的發(fā)展，并積極加強(qiáng)了傳統(tǒng)檔案的管理。事業(yè)單位借助現(xiàn)代科技的支持，通過(guò)安裝電子檔案管理軟件系統(tǒng)，優(yōu)化紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，提高檔案信息的管理水平，使檔案分類、錄入、存檔、查詢等工作效率大幅度提高，通過(guò)因特網(wǎng)平臺(tái)在線發(fā)送，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案資源共享。

1.2提高事業(yè)單位的發(fā)展水平

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位通過(guò)改善檔案管理，有效地進(jìn)行員工分析與評(píng)估，優(yōu)化與調(diào)整人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)配置，可強(qiáng)化部門間的工作調(diào)整，調(diào)動(dòng)員工的積極性。幫助事業(yè)單位健康發(fā)展[1]。

1.3應(yīng)對(duì)發(fā)展新時(shí)期的形勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使事業(yè)單位加快辦公軟硬件設(shè)備的引進(jìn)，逐步建立一體化辦公模式。借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持，實(shí)現(xiàn)了檔案掃描、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等功能，有效推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理的建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

2.事業(yè)單位檔案管理存在的問題

信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理改革的方向，面向公共機(jī)關(guān)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)主要指對(duì)以往檔案管理中檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)的保存。這種管理模式可以提高文件管理的便利性，但是當(dāng)前的文件管理程序仍然存在一些問題。

2.1管理機(jī)制問題

目前，我國(guó)事業(yè)單位信息化改革進(jìn)程中，尚未探索通用的檔案管理模式，存在著一些不足。由于改革力度不大，設(shè)備資源投入不足。有些檔案管理部門雖然在操作上更加方便，但主要集中在電子信息檔案管理上，由于管理人員不足，實(shí)際工作明顯滯后，總體管理效率低下。

2.2專業(yè)能力不足

公共機(jī)關(guān)檔案管理人員的不足是制約其發(fā)展的重要因素，公共機(jī)關(guān)檔案管理人員缺乏實(shí)際能力。要有效地提高檔案管理的信息水平，將直接影響到管理者的能力。管理人員必須學(xué)習(xí)綜合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并利用各種軟硬件技術(shù)設(shè)備。但現(xiàn)在一些公共機(jī)構(gòu)尚未設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。常用的檔案資料管理模式及資料。這種模式完全符合時(shí)代的要求，不能與文件管理工作結(jié)合。與此同時(shí)，還存在著觀念不健全、專業(yè)能力不足、感覺不足等問題。阻礙文件管理發(fā)展的責(zé)任[2]。

2.3技術(shù)應(yīng)用管理問題

科技手段是各類文件分類工作都需要的先決條件，但我國(guó)目前的公共機(jī)構(gòu)缺乏高科技手段，過(guò)去對(duì)信息技術(shù)的利用相對(duì)有限。目前尚未采用資料管理。檔案管理在檔案管理中占有很大比重，其管理質(zhì)量不高。為保證檔案管理的完整性和科學(xué)性，必須加強(qiáng)檔案管理技術(shù)建設(shè)。

3.在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代改進(jìn)檔案管理對(duì)策

3.1積極建立文件管理信息建設(shè)理念

要建立對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，需要帶頭。政府部門領(lǐng)導(dǎo)首先要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，一流干部在建立檔案管理信息化的同時(shí)，要積極滲透管理者對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，提高員工的思想意識(shí)，要鼓勵(lì)大家積極參與檔案管理信息化建設(shè)。另外，官方機(jī)構(gòu)還強(qiáng)調(diào)，檔案管理信息化建設(shè)不僅僅是檔案管理部門的工作，更是各單位的監(jiān)督工作。

3.2改進(jìn)以信息為基礎(chǔ)的檔案管理方法

強(qiáng)化檔案管理的信息化構(gòu)建，改變檔案管理工作方法，改進(jìn)工作流程，將信息化理念應(yīng)用于檔案管理工作，修正以往以手工為基礎(chǔ)的運(yùn)作模式和紙面檔案管理模式，改進(jìn)以資料為基礎(chǔ)的傳送模式。循序漸進(jìn)地貫徹檔案管理信息化方針，加強(qiáng)檔案資料庫(kù)建設(shè)，利用信息化檔案資料庫(kù)的查詢、比較、分析，為事業(yè)單位檔案資料的收集、比較、分析，提供更加詳盡、全面的檔案資料[3]。

3.3提高信息化檔案管理人員配備

檔案管理者的綜合素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到檔案管理信息化水平的高低。因此，要依據(jù)檔案管理信息化的程度，建立一套完整的信息化人才體系。按照檔案管理信息化的要求，要充分優(yōu)化人才隊(duì)伍，引進(jìn)專業(yè)信息人才，強(qiáng)化內(nèi)部人才建設(shè)。加強(qiáng)管理者綜合職業(yè)技能培訓(xùn)，提高管理能力，充分支持檔案管理工作軟硬件設(shè)施投入，激發(fā)檔案管理者的工作熱情。提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

結(jié)語(yǔ)

總之，信息化檔案管理的推廣應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式產(chǎn)生了一些影響。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理方法不斷創(chuàng)新與變革，加速了信息化硬件與軟件設(shè)備的引進(jìn)，在信息化檔案管理系統(tǒng)的支持下，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案無(wú)紙化，提高了事業(yè)單位檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張坤.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（08）：123-124.

[2]張琬悅.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的完善分析[J].科技風(fēng)，2018（29）：62.

[3]許長(zhǎng)春.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].城建檔案，2017（03）：98-99.