強化汽車企業采購環節內部控制的對策探析

蔣 璐

（浙江省嘉興市國鴻汽車運輸有限公司，浙江 嘉興 314001）

現階段，我國汽車企業之間的競爭日益激烈，為了在激烈的市場競爭中脫穎而出，不少汽車企業均會采購大量物資，以推動企業生產經營良好發展或擴大企業經營規模。然而，在采購環節中，不少汽車企業并未建立合理的內部控制制度，導致采購環節出現較多的問題，如采購人員與供貨商相互勾結，隨意擬定采購物資價格或購入質量不合格的產品等。這些現象不僅會給汽車企業造成巨大的經濟損失，同時也會影響汽車企業的健康發展。基于此，就需要汽車企業不斷強化采購環節的內部控制管理，避免各類不良現象發生，才能確保采購的物資滿足企業實際發展需求，從而推動企業健康和可持續發展[1]。

一、汽車企業采購環節的組織架構與流程

汽車企業采購環節的組織架構主要由采購部門、財務部門、設計部門、工藝部門、質量部門和法律部門等6個主要職能部門組成，它們的工作職能和流程并不相同。其中，采購部門是汽車企業采購環節的核心部門，該部門的主要工作流程為制定采購計劃、簽訂采購合同、管理和分發采購合同、進行外購物資取樣和送檢、辦理外購物資返修或退貨等；財務部門也是汽車企業采購環節的重要部門之一，該部門的主要工作流程為進行采購合同談判、評審采購合同中的相關財務內容、編制采購預算等；設計部門在汽車企業采購環節中主要負責新增采購項目申請審批、新供應商審批、起草采購物資技術質量協議和簽訂采購物資技術質量協議等工作；工藝部門的主要工作任務和流程是為采購部門提供物資采購中所需的技術資料，然后根據相關技術資料完成供應室選擇、評價和供應室所提供物資的監督工作；質量部門的主要工作流程是根據設計部門審批結果確定供貨商名單和保存相關單位對供貨商評價的資料，然后進入供貨商物資生產產地進行實地檢查、驗收，形成完整的物資質量信息，同時還需定期做好新供貨商的日常檢查和監督管理；法律部門主要負責采購合同、合同專用章的使用等評審工作，同時還需處理企業采購環節出現的各類與合同相關的法律糾紛問題[2]。

二、汽車企業采購環節內部控制的重要性分析

采購環節不僅是汽車企業進行生產經營活動的首要環節，同時采購物資質量的好壞也會對企業后續經營質量產生直接的影響，因此，采購環節是汽車企業運營的關鍵環節。而在實際的采購過程中，汽車企業采購環節涉及的業務內容眾多和運行條件相對復雜，從而易導致其在運行過程中出現各種各樣的問題。一旦汽車企業采購環節出現問題，不僅會導致企業生產活動無法順利開展，同時也會影響企業生產計劃的實現，嚴重時還會導致企業遭受破產風險。基于此，就需要汽車企業不斷加強采購環節的內部控制，通過嚴格控制采購環節的采購預算制定流程、合同資金執行過程、采購審價和付款流程以及相關人員的控制管理，才能確保制定的采購計劃與企業的實際發展狀況相符，采購的物資滿足企業發展所需，并且還能最大限度地避免或降低采購環節出現不必要的資金浪費，從而能全面提升汽車企業的經濟效益和推動企業獲得良好健康穩定的發展[3]。

三、汽車企業采購環節中內部控制面臨的問題分析

（一）采購設計的內控問題

不少汽車企業在采購環節均會出現采購流程設計不合理或不細致等問題，這些問題均會導致企業采購環節的內部控制質量較差。具體來說，汽車企業采購環節采購設計的內控問題主要體現在幾個方面。（1）采購預算制定流程不合理。為縮短預算制定時間或減輕自身工作量，不少汽車企業財務人員多是根據供貨商提供的價格或網絡上查詢的相關資料信息制定采購預算，這樣做不僅會導致編制的采購預算不合理，同時還會導致企業采購資金出現大量的浪費。（2）企業合同資金執行過程不合理。汽車企業采購環節中，完成投標供貨商選定后，則需指定企業合同資金，然而在這一過程中，主要由法律部門監管企業的合同資金執行情況，企業財務部門無法行使監督管理，從而會導致企業內部控制出現一定的問題。（3）財務部門采購審價和付款流程不合理。財務人員在采購設計過程中多是通過審核供貨商提供的紙質材料進行審價，從而難以確保采購價格的合理性，并且，在倉庫驗收過程中，也缺乏相關部門的監督，若采購人員與供貨商相互勾結，則會導致企業內部控制出現巨大的風險。另外，部分汽車企業的付款流程也相對簡單，嚴謹性較差，如不少財務人員付款前并未與倉庫管理人員核對采購物品數量及價格，單純地根據供貨商提供的送貨單和發票進行付款。這些現象均會降低企業內部控制質量和對企業發展造成不良影響[4]。

（二）操作運行的內控問題

一般來說，大部分汽車企業簽訂的采購合同中均會要求財務人員做好采購資金計劃工作，以提升企業內部控制質量。然而，在實際工作中，不少財務人員并不能有效地跟蹤和管理合同資金去向、使用情況。另外，汽車企業各部門和下設各分廠均需制定合理的物資需求計劃，才能促進采購部門根據物資需求計劃進行合理地采購，但是在這一環節中，不少汽車企業財務人員并沒有參與到物資需求計劃制定，而是讓企業部門或分廠管理人員匯總所需物資，再制定和上交物資需求計劃，這種物資需求計劃操作模式不僅難以制定出合理的需求計劃，同時也會導致企業難以確定物資購買價格是否合理，從而會給企業造成較大的經濟損失。

四、汽車企業采購環節的內部控制措施

（一）優化采購設計

導致汽車企業采購設計環節出現內控問題的根本原因，為企業管理人員對內部控制的重要性認識不足，不能合理地進行內部管控。因此，為優化企業采購設計，首先就需提高管理人員對內部控制的認識，如組織管理人員外出學習或邀請專家對管理人員進行企業內部控制知識和技能培訓，使其認識到只有加強內部控制，才能促進其嚴格對企業采購環節設計的人員、工作流程、資金等進行統籌管理，從而才能最大限度地降低各類內控問題的發生。其次，還需建立完善的企業采購環節內控制度。在內控制度中，明確采購內控流程，如要求采購人員根據企業實際情況和市場發展情況設計合理的采購計劃，然后將設計的采購計劃上報給上級部門，得到批準后才可開展采購活動。并且，還需要求財務人員合理計算執行采購計劃所需花費的成本，以確保采購計劃能符合預期收益，并全程監督采購人員的采購活動，以確保采購活動規范進行。最后，還需引導采購人員加強與企業其他部門工作人員的溝通交流。通過多部門實時溝通和共同協作，確保企業采購的物資符合企業實際發展需求，這樣不僅能提高企業內部控制質量，還能避免企業在采購過程中出現不必要的資金浪費。

（二）規范采購資金管控

在汽車企業采購計劃運行環節，規范采購資金管控不僅是提升企業內部控制質量的關鍵措施，同時也是幫助企業獲得最大經濟效益的主要途徑，因此需要采購人員及財務人員共同做好采購資金管控工作。對于采購人員而言，其必須按照事先編制好的采購計劃完成采購工作，且還需確保實際采購資金與采購合同、采購計劃中的資金相符。另外，還需及時核實和登記每項采購資金的使用情況，并做好相關票據存檔。財務人員則需協同采購人員進行采購資金管控，并做好采購物資型號、規格、數量等核實與登記工作。只有這樣，才能確保企業采購資金管控規范運行[5]。

五、結語

采購環節不僅是汽車企業進行生產經營活動的首要環節，同時也是保障企業良好運行的重點環節，因為采購環節購入的物資是企業進行后續生產經營活動的基礎，若采購的物資與企業實際發展需求不相符或物資質量不佳，不僅會導致企業后續生產經營活動無法順利開展，同時還會導致企業喪失信譽，從而制約企業的健康發展。基于此，就需要各汽車企業不斷強化采購環節的內部控制，最大限度地降低危害企業采購質量的問題發生，才能推動企業良好發展。然而，當前我國大部分汽車企業并未認識到強化采購環節內部控制的重要性，從而導致企業采購環節中內部控制面臨較多的問題，如采購設計的內控問題、操作運行的內控問題等。對此，需要企業積極探索提升采購環節內部控制質量的措施，如優化采購設計、規范采購資金管控等，以全面提升企業采購質量和減少企業采購資金浪費，從而推動企業良好發展。