ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的完善對策

戴 娟

（江蘇揚子江國際冶金工業(yè)園資產(chǎn)經(jīng)營有限公司，江蘇蘇州 215625）

ERP系統(tǒng)的根本目的是對企業(yè)所擁有的或者外部相關的人、財、物、信息、時空等資源要素進行綜合管理，協(xié)調(diào)好企業(yè)管理和業(yè)務部門，緊緊圍繞市場導向開展業(yè)務活動，加強部門間橫向聯(lián)系和縱向聯(lián)系，整個過程均是事前計劃和事中控制，事后反饋和修正，整個過程處于實時動態(tài)管理，業(yè)務處理更高效，市場響應更快速，從而取得最好的經(jīng)濟效益。

一、企業(yè)內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的關系

首先，它們的根本目的是一致的。兩者均要通過事前、事中、事后控制，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平和風險防范能力，保障企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，最終實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。

其次，它們在流程優(yōu)化、業(yè)務板塊和實施層面都是一致的。應用比較廣的ERP系統(tǒng)主要模塊有會計核算、財務管理、生產(chǎn)管理、物流管理、采購管理、分銷管理、庫存管理、質(zhì)量管理、人力資源管理等，這些模塊分別對應各職能部門，各職能部門的各級人員有相應的使用范圍和權限。根據(jù)業(yè)務流程和審批程序，每個職能部門都有各自的業(yè)務范圍，但是這些模塊之間有相應的接口，能夠很好地整合在一起，對各種數(shù)據(jù)和信息進行加工利用，便于進一步規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理。同理，企業(yè)內(nèi)部控制，不僅僅在于企業(yè)高層對基層的管控，也包含部門內(nèi)部監(jiān)督管控，部門之間監(jiān)督和制衡，前后道工序監(jiān)督和制衡，同級之間監(jiān)督制衡等。所有這些內(nèi)部控制要通過各個業(yè)務部門的業(yè)務流程、操作規(guī)范和規(guī)章制度貫徹下去，借助ERP系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化運作，使ERP系統(tǒng)流程與企業(yè)經(jīng)營管理活動相適應，實時動態(tài)化管理，保證企業(yè)運行的高效運作。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)的應用對內(nèi)部控制的影響

（一）會計核算更加準確

企業(yè)導入適合本行業(yè)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點的ERP系統(tǒng)后，各職能部門提供的數(shù)據(jù)除滿足本部門使用外，還有統(tǒng)一口徑和關聯(lián)性，便于企業(yè)內(nèi)部客戶和監(jiān)管部門（財務部門和審計部門）使用。通常情況下，成本核算和財務管理通過銷售、采購、生產(chǎn)管理、計劃、物流、質(zhì)量等部門收集數(shù)據(jù)，手工作業(yè)費時費力，且容易出現(xiàn)差錯。現(xiàn)在，財務部門只需通過網(wǎng)絡借助ERP系統(tǒng)進行關聯(lián)記賬、審核和歸集費用，最終形成月度和年度報表數(shù)據(jù)。因為ERP系統(tǒng)設置好了關鍵控制點和流程走向，避免了人為因素的干擾，這使得會計核算可以更加準確。

（二）業(yè)務流程合理化有助于提升企業(yè)管理水平

很多小企業(yè)因為考慮成本問題，在企業(yè)內(nèi)部控制上盡量能省則省，所有的關鍵環(huán)節(jié)由老板或老板親戚把控。雖說老板親戚值得放心，但誰也不能保證在沒有規(guī)章制度的制約下，這些人一定不會鋌而走險，謀取私利。更何況有些人業(yè)務素質(zhì)不高，結果在那個位置上適得其反。導致企業(yè)的內(nèi)部控制受外界因素干擾較大，企業(yè)的經(jīng)營風險也比較大。

因此，企業(yè)導入ERP系統(tǒng)時，必須重新梳理現(xiàn)有的業(yè)務流程和操作規(guī)范，必須遵循不相容職務分離控制和授權審批控制的原則，必須設置關鍵環(huán)節(jié)的控制點。經(jīng)過優(yōu)化后的業(yè)務流程必須在ERP系統(tǒng)操作中體現(xiàn)，環(huán)環(huán)相扣，不得逾越，這樣就可以實施全業(yè)務范圍的內(nèi)控，借助于ERP系統(tǒng)將流程標準化。

（三）績效監(jiān)控動態(tài)化

企業(yè)必須設置合理的考核指標體系和評價標準，不但要關注財務指標，更要關注企業(yè)協(xié)調(diào)平衡發(fā)展的平衡計分卡考核體系。以定量指標為主，參考和取值于ERP系統(tǒng)各職能部門的關鍵數(shù)據(jù)，實時監(jiān)控整個供應鏈，關注和預警每一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率，大大避免了事后補救和重大損失。

（四）ERP系統(tǒng)可以有效提高企業(yè)內(nèi)部控制的工作效率

ERP系統(tǒng)各模塊緊密連接供應鏈各個部分，各終端用戶在責權利對應下，及時準確地操作本部門業(yè)務模塊，將供應鏈數(shù)據(jù)橫向和縱向傳遞。同時，各業(yè)務模塊有數(shù)據(jù)端口自動連接，方便相關人員實時查詢各類數(shù)據(jù)，面對市場需求快速響應，既能降低庫存，又能滿足交貨需求，也有助于高層進行商業(yè)環(huán)境分析，有利于創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制亟待改善的問題

（一）沒有形成統(tǒng)一認識

企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，改變了原來的管理方式，對各級管理人員有了更多的要求，在關鍵崗位增加了一些控制點，但在推行ERP系統(tǒng)時遇到很大阻力。究其原因，ERP系統(tǒng)是需要全員參與的一項系統(tǒng)工程，若企業(yè)一把手和高層沒有起到帶頭作用，沒有統(tǒng)一思想認識，就會導致一些員工思想上不重視ERP和企業(yè)內(nèi)控有效結合的重要性，甚至有抵觸心理，導致ERP系統(tǒng)實施過程中困難重重，項目進度滯后，企業(yè)管理和內(nèi)部控制局面更混亂。

（二）信息化培訓不到位

ERP系統(tǒng)是一種整合企業(yè)資源規(guī)劃的軟件，實施過程中不同的崗位必須有相應的資質(zhì)和能力。隨著企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，運行過程中不斷出現(xiàn)新問題，ERP系統(tǒng)后期也需要一些系統(tǒng)維護和二次開發(fā)人員。這些都要求企業(yè)在ERP系統(tǒng)導入時，IT人員要配備到位。同時，ERP軟件實施顧問對企業(yè)IT人員和終端用戶要持續(xù)進行培訓，并且他們的培訓內(nèi)容有側重點。ERP系統(tǒng)的實施過程是企業(yè)管理思想和信息化技術付諸實踐的過程，最明顯的結果就是培養(yǎng)出合格的ERP用戶。反之，缺乏足夠的信息化培訓則會導致ERP系統(tǒng)實施困難，也達不到內(nèi)控目的和要求。

（三）ERP系統(tǒng)應用與內(nèi)部控制實際不配套

ERP系統(tǒng)的實施過程就是企業(yè)內(nèi)部管理模式變更的過程，兩者必須有效結合。ERP系統(tǒng)的設置必須考慮和滿足企業(yè)內(nèi)部控制的要求，在業(yè)務流程、控制節(jié)點等方面保持一致，這樣ERP系統(tǒng)才能為企業(yè)管理和內(nèi)部控制帶來很多便利。縱觀一些ERP項目實施的失敗案例，主要就是企業(yè)內(nèi)部管理變革的失敗，內(nèi)部控制沒有和ERP系統(tǒng)設置同步進行。我們應該以優(yōu)化業(yè)務流程為路徑，以ERP系統(tǒng)設置為交通法規(guī)，內(nèi)部控制就是紅綠燈約束。

四、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)強化內(nèi)部控制的對策

（一）統(tǒng)一思想，提高對ERP系統(tǒng)重要性的認識

完整嚴密的企業(yè)內(nèi)部控制是保障企業(yè)健康發(fā)展的重要條件，而ERP系統(tǒng)是集管理思想和信息技術的管理工具，兩者有效結合和統(tǒng)一，更有利于企業(yè)長遠發(fā)展。因此，企業(yè)的內(nèi)控建設要自上而下開展，在思想上予以高度重視，對企業(yè)各級管理者和基層員工進行充分宣導，可以定期開會和培訓，也可以進行多樣形式的考試，使大家充分認識到應用ERP系統(tǒng)對于企業(yè)建立健全內(nèi)部控制體系的重要性和必要性，這樣才有利于實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)的全面管控和支撐。

（二）持續(xù)優(yōu)化業(yè)務流程，提高企業(yè)管理水平

隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境和經(jīng)營規(guī)模的變化，業(yè)務處理變得繁雜，隨之影響到企業(yè)內(nèi)控處理。為把握好正確方向和提高工作效率，企業(yè)必須定期梳理相關業(yè)務流程和規(guī)章制度，持續(xù)優(yōu)化，設置關鍵控制點，并在ERP系統(tǒng)中同步實施。企業(yè)要結合以往工作經(jīng)驗，還要跟蹤和學習新技術與新理念，結合ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控構建專業(yè)化團隊。若企業(yè)內(nèi)部人手不夠或能力有限，可以考慮從外部聘請管理咨詢公司或者招募行業(yè)人才來進行企業(yè)診斷、業(yè)務流程重組和ERP系統(tǒng)實施，加強運作維護支持、業(yè)務關鍵用戶等方面的管理體制設計。建立崗位管理制度，明確職責，根據(jù)實際需要和內(nèi)部牽制的要求，實行交叉崗位設置。

（三）加強培訓和人才儲備工作，提升ERP業(yè)務規(guī)范性

員工是企業(yè)發(fā)展的第一要素，合適的員工放在合適的崗位。根據(jù)各模塊、各職能部門崗位、操作員和ERP系統(tǒng)管理員等確定各自崗位職責，根據(jù)實際需要，可以實行交叉崗位設置。所有人員必須通過培訓，考評合格后才能上崗，作業(yè)規(guī)范、問題管理，崗位職責等要了然于心，在實踐工作中嚴格遵守。同時，不定期開展安全網(wǎng)絡培訓，加強網(wǎng)絡安全和ERP系統(tǒng)安全防范工作。

在初始化階段，對ERP相關人員進行通用的基礎性知識培訓，后期涉及具體業(yè)務處理、維護和升級改造，由ERP系統(tǒng)管理員另外進行培訓。

此外，在日趨激烈的市場環(huán)境中，企業(yè)會有組織機構調(diào)整、管理需求變化和業(yè)務調(diào)整等，這時ERP系統(tǒng)也會有二次開發(fā)需求，但因為二次開發(fā)周期過長而導致ERP系統(tǒng)不能與業(yè)務變更同步完成的問題，因此企業(yè)需要提前做好系統(tǒng)人才儲備工作，防患于未然。

（四）加強績效考核，強化企業(yè)內(nèi)部控制

為了使ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控有效結合，企業(yè)需將此項內(nèi)容納入職能部門的績效考核。督促各系統(tǒng)用戶業(yè)務操作規(guī)范化，減少業(yè)務處理的失誤，禁止用戶拖期、越權、盜用賬戶等行為。

各職能部門按規(guī)定執(zhí)行ERP系統(tǒng)操作，若發(fā)現(xiàn)實際管控與ERP系統(tǒng)流程有偏差時，要及時上報異常，等待上級領導和監(jiān)管部門會診處理。

企業(yè)要公開透明地獎勵那些有利于企業(yè)內(nèi)控建設的員工，獎勵那些有利于ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)控有效結合的員工。