醫院人事檔案管理規范化建設研究

呂緯

隨著近年來醫療體制改革工作的深入開展，醫院人事檔案管理工作也得到了較大的完善與發展，其在推動改革進程、提升核心競爭力中發揮著日益重要的作用。醫院的醫務人員較多，工作中產生的檔案較多，常規檔案管理效率低下，且無法保證人事檔案的準確性，通過規范化管理檔案并依靠現代信息技術，能不斷提高檔案管理效果[1]。雖然近年來醫院在人事檔案管理方面有所突破，并取得了一定進展，但仍不夠規范，存在一定問題，對實際管理效率與質量均產生了較大影響。因此，對醫院人事檔案管理中存在的問題及解決對策進行深入全面的分析探討十分必要。

1 醫院人事檔案管理規范化建設對醫院發展的意義

人事檔案管理可有效提升醫院的人才配置，實現人盡其用的用人目標，對醫院可持續發展具有十分重要的意義。總的來說，人事檔案管理規范化建設對醫院發展的意義集中體現在以下幾方面：

1.1 人事檔案管理可為醫院人事改革提供準確的參考意見醫院人事檔案具有全面性和準確性等特點，通過強化人事檔案管理力度，可以詳盡掌握醫院職工的各項情況。醫院在后續人事改革事項的開展中可以以此為依據，對相關人員的信息進行調閱和查詢，開展全面的人事信息評估，確保制度改革的全面性和可行性。

1.2 人事檔案管理可提升醫院人力資源管理水平人事檔案管理與人力資源管理均是醫院選拔人才和管理人才的重要手段，兩者之間存在較大的關系。醫院通過積極規范化的人事檔案管理，可以提高檔案的現代化管理水平和促進檔案管理工作的規范，確保醫院各項用人活動的高效開展，提升醫院整體管理能力。

1.3 人事檔案管理可推動醫院的平穩與健康發展人事檔案管理可以充分體現醫院不同時期的人事工作，其可以準確記錄醫院人事工作的發展歷程與人員變動情況，同時也為醫院人事管理工作的開展積累了較多的經驗，為企業的健康發展提供資源支撐。隨著醫療體制改革工作的深入，人事工作在推動醫院健康發展、提升戰斗力和凝聚力中的重要性日益凸顯。醫院只有高度重視并從現代化角度加強醫院人事檔案管理工作，才能更好地發揮檔案在人力資源建設中的作用，有助于為人才合理配置提供基礎條件，提升醫院核心軟實力，推動自身健康發展。

2 醫院人事檔案管理存在的主要問題

2.1 不被重視人事檔案管理易被認為只是抄抄寫寫的保管性事務工作，只需要保證職工資料不丟失、不泄露，不需要花費大量的人力和物力開展此項工作，本質上并沒有意識到醫院人事檔案管理的重要性，導致日常工作過于松散，對檔案管理資料沒有做出充分分析與利用；人事檔案管理部門是開展此項工作的主體，其思想認識可直接影響和決定人事檔案管理的成效。就目前醫院人事檔案管理部門與工作人員日常工作開展情況來看，雖然對人事檔案管理工作較重視，但在實際工作中因為每個人的理解與認識水平不同，所以存在責任不明確、人事審核不嚴格、人事檔案材料管理不完整等情況。嚴重時還會因為職責不明確而導致人事檔案丟失，無論是對職工還是醫院自身發展均產生了較大的影響。

2.2 缺乏創新醫院開展人事檔案管理必須要有相應的規章制度作為參考與依據，因而制度對開展人事檔案管理十分重要。分析目前醫院人事檔案管理制度建設方面的問題，總結如下：①醫院在人事檔案管理方面都有相應的管理制度，但是并未從醫院自身發展情況和管理特點著手，導致日常管理工作缺乏可行性和科學性，無法實現預期的管理目標；②在責任制度建設方面，多數醫院缺乏責任機制，人事檔案管理工作的精細化程度不足，管理工作的權責不明，導致日常管理過程中經常出現“無人管”和“多人管”的情況，對人事檔案管理的高效開展產生了較大的影響；③多數醫院人事檔案管理部門根據自身管理特點構建了監督機制，一定程度上實現了對人事檔案管理質量的監督，但因為缺乏外部的監督管理，導致內部監督存在一定的局限性，部分工作人員在人事檔案歸檔時未對其真實性、完整性與客觀性進行審核，草草檢查便歸檔處理，很大程度上降低了人事檔案對醫院人才配置的參考作用；④人事檔案管理質量缺乏考核評估，獎懲機制落實力度不足，導致員工責任意識和工作積極性下降[2]。

2.3 信息化建設力度薄弱計算機技術、現代互聯網技術、移動通信技術等快速發展使醫院人事檔案管理工作能夠向信息化方面發展，且已經成為未來的主要發展趨勢。提高工作效率，保證管理工作的精準化，對提升醫院核心競爭力具有重要意義。有些醫院簡單地認為使用計算機就是檔案管理，沒有充分考慮其他信息技術手段在檔案管理中的作用；部分醫院出于經濟因素考慮，人事檔案管理信息化建設停留在規劃階段，沒有引進專門的管理軟件。另外，在信息化人才培養與引進方面也存在較多的問題，缺少復合型人才，無法確保日常工作的高效開展。這將會導致醫院信息共享能力不足，醫院人事檔案沒有在人事調動、高素質人才培養方面發揮作用，造成檔案利用率不足。

3 醫院人事檔案管理規范化建設的科學策略

3.1 人事檔案管理的重要性針對醫院忽視人事檔案管理問題，需要從以下幾方面開展工作：①醫院管理層要進一步解放思想，轉變觀念，樹立終身學習意識，自覺學習與檔案管理有關的各種理論、案例等，充分明確人事檔案管理對醫院發展的重要性與必要性。督促并指導檔案管理部門相關工作的開展，形成自上而下的良好工作氛圍，最大限度地保障此項工作的高效開展[3]；②人事檔案管理部門和工作人員要進一步認識到自身職責，進一步強化工作責任意識，轉變傳統思想觀念，樹立創新意識，發揮主觀能動性，嚴格按照醫院相關規范開展和落實人事檔案管理工作，給予人事檔案管理充分的重視。

3.2 進一步健全人事檔案管理制度人事檔案管理制度是醫院要重點解決的問題，但同時鑒于管理制度的完善工作具有長期性和復雜性，因此醫院管理層要樹立長期意識，積極投身于人事檔案管理的建設與完善中，具體需要做好以下幾方面的工作：①對人事檔案管理部門和工作人員的權責作進一步的明確，保證“權責對等”，劃分不同的責任等級體系，精細化具體工作，并及時開展工作質量評估；②人事檔案管理工作是醫院的重點工作，在推動醫院健康發展中的作用巨大。因此，要進一步構建醫院、人事檔案管理部門與工作人員三位一體的工作機制，強化彼此之間的交流溝通，定期對工作中存在的問題進行分析探討，并提出解決策略。也可以構建PDCA循環管理模式，開展更高質量的人事檔案管理工作；③落實各項監督制度的實施，制度如果不能順利實施，則無法發揮自身作用，因而醫院要進一步強化監督制度的落實，成立相應的質量監督小組，定期對人事檔案管理情況開展質量檢測，并對工作人員的責任心和工作能力進行動態化評估，以此來提升工作人員的工作積極性；④對于日常工作表現優秀的人員及時予以精神獎勵和物質獎勵，反之，如果有員工工作責任心較差、習慣性依賴他人、推脫責任，則可對其勸勉、談話，如果仍不改正，可調離崗位或者解雇[4]。

3.3 加強醫院信息化建設力度信息化管理已經成為醫院人事檔案管理的發展趨勢，在推動醫院信息化管理進程中發揮重要作用。醫院需要重點做好以下兩方面工作，一方面要加大資金投入力度，提升信息化人事檔案的利用效率，配套先進的檔案管理設備，并設計信息化檔案管理系統。待完成信息化檔案管理系統建設工作后可借助大數據技術對員工的多項數據進行統計分析，將職工人事檔案、醫德醫風、工作表現等緊密連接起來，幫助職工制定短期和長期的發展規劃，真正落實人事檔案管理工作，提升人事檔案管理的準確性、即時性、全面性[5]。另一方面醫院要進一步提高意識，在引進信息化技術的同時，要明確信息化管理的手段和策略，鑒于人事檔案涉及較多的個人隱私信息，因而務必要強化保密和維護工作的力度，嚴格遵循網絡信息安全保密制度，嚴禁出現計算機與外部網絡連接的情況，以此確保人事檔案管理的安全性。另外，相關的工作人員要樹立學習意識，積極學習信息化管理知識，掌握更多的信息化技術，提升自身的專業能力，以便更好地開展日常管理工作。

人事檔案管理質量事關醫院的長遠發展，對醫院軟實力提升具有重要作用。因此，醫院要給予人事檔案管理充分的重視，構建更加完善的管理制度，并推動人事檔案信息化建設進程，借助信息化手段更好地開展人事檔案管理工作，以此提升人事檔案管理效率與質量。