淺談新時期檔案工作的特點和對檔案工作人員的要求

任艷春

新時期計算機技術快速發展，在日常生活中會產生大量的數據信息，對檔案工作也提出了更高的要求，因此工作人員要不斷加強自身素養，掌握基礎的計算機數據技術，結合當下的實際情況，推動檔案管理信息化發展，滿足新時期社會發展對檔案管理工作的要求。

一、新時期檔案工作的特點

（一）技術跨度大

檔案管理工作與其他工作不同，與外界交流有限，入門較為簡單，但很難實現精通，這就需要檔案管理人員不斷增強自身的責任感和專業素養，跳出舒適圈，既能夠完成日常的重復工作，也能夠不斷克服工作中存在的難點和重點，在完成基礎工作的條件下，探索出全新的檔案管理方式，促進我國檔案管理事業進一步發展。

（二）涉及社會層面廣

當下檔案管理工作需要統籌大量的信息，需要處理的信息源較為活躍，這就要求檔案管理人員能夠按照特定的管理機制對檔案進行規范管理，同時也要根據社會發展情況持續創新。目前檔案工作已經擴展到了政治、經濟、軍事、文化、科技教育等社會生活的各個層面，隨著社會結構不斷變革，也構建了與個人有關的金融檔案、經濟檔案和誠信檔案等不同類型，現如今檔案的利用者逐漸多元化，

（三）載體多元化

隨著當下電子信息和材料學的發展，檔案管理工作呈現出新的特點，檔案信息不再局限于傳統的文字，音頻、視頻等多種信息資料呈爆炸式增長。檔案載體也由傳統的紙張向磁盤、光盤、膠片、電子等不同形式過渡。檔案生存狀態多樣化，對于檔案管理人員來說無疑提出了新的挑戰。

二、新時期檔案工作的困境

信息資源已經成為了人類經濟生活中的重要資源，檔案作為信息源，對于各行各業的發展有著承前啟后的重要作用，縱觀目前的各階段檔案管理部門，在信息化建設中仍然存在一些問題。

（一）信息化程度有限

傳統的檔案信息載體多為紙質文件，相對而言，檔案載體較為單一，隨著時間的不斷推移，大量的原始文件堆積未入庫，在后續信息化處理時需要硬件和軟件的支撐。但在實際管理過程中，部分單位并沒有充分認識到檔案信息化的重要性，由于經費有限，檔案管理技術落后，管理等級千差萬別，量化管理較為困難。另外在信息輸入儲存中仍然存在一定問題，嚴重影響了檔案的完整性。

（二）檔案的安全性有待提高

在信息化時代下，日常生產生活會產生大量的信息，由于網絡交互性、開放性的特點，檔案信息化建設面臨著保密性與安全性不足的特點。目前我國檔案保密法律法規尚不健全，病毒入侵、黑客入侵等問題屢見不鮮。此外，檔案數據的傳遞模式不統一，同一電子文件內的文字、圖像、音頻內容有可能不連續地存儲在不同或相同的載體內，其內部的樹杈結構和邏輯關系發生改變，一旦遷移到云端儲存可能出現信息調用的不兼容，造成了檔案信息不可讀甚至全部丟失，給后續的檔案管理工作帶來了巨大的風險。

（三）檔案管理人員的職業素養參差不齊

受到傳統觀念的影響，檔案管理工作不受重視，傳統的檔案管理大多采用人工管理的辦法，整體信息化程度較低。部分檔案管理人員年齡較大，接受新知識的能力有限，不具備現代化的信息素養。還有一些辦公室文員在從事檔案工作前沒有接受過系統化的保密和檔案業務培訓，對于檔案管理工作流程不熟悉，保密意識有限，綜合素質有待提高。

三、新時期檔案工作目標和對檔案工作人員的素質要求

（一）推動檔案的信息化發展

目前檔案數字化、智能化管理已經成為了檔案改革工作的首要目標，因此檔案管理人員要熟練使用電腦辦公軟件，實現紙質檔案的電子化處理。同時要完善檔案管理安全機制，安全有效地存儲和獲取檔案資源。云儲存平臺通常采用戶名加密碼的單點方式進行身份認證，借助多層密碼和相應的專用盾，利用計算機系統進行智能化管理。解決云儲存條件下的信息安全問題，可利用多種加密方式，制定可行的策略，保證檔案信息有效傳遞。

例如，檔案管理人員要綜合利用Word、Excel等常用的辦公軟件，快速整合信息，借助掃描儀、攝像機等硬件設備，對紙質文件進行數字化處理，通過壓縮成PDF、JPG 等不同文件格式，快速釋放其內存，將文本信息直接按照相應的保密級別上傳到公共網絡或者是內部網絡，完成整體層面資料的編寫。設置身份認證體系和訪問權限，定期升級保密技術，更換密碼，不斷提高加密水平。同時還要強化監測手段，監管公共網絡空間和個人網絡空間，根據相應的安全監管條例制定不同等級的監管方案，加強信息的篩選和管理。在錄入前要進行統一編號，以便于后續的管理，然后才能進入掃描頁面，以自動化處理為主，結合人工的二次檢查，確保圖像質量精準，修正去污，加強文本流程圖的處理，以保證檔案文本和其他內容相互匹配。及時更新刪除重復或者無關的文件，保證數字化的篩藏質量。

（二）完善日常的培訓管理機制

檔案在保存過程要面對物理、化學、生物等不同因素的風險，還面臨著檔案載體轉換、數據備份、信息安全、真實性等信息化風險。因此，檔案管理部門需要以現代計算機技術為主要依托，構建由傳統載體為基礎的修復技術，優化庫房管理、信息調用技術等。要開展思想政治教育,確保檔案管理隊伍始終保持高度的紀律性和純潔性；同時要完善日常的職業教育，在日常工作中激發基層員工的創新意識、服務意識和競爭意識；要建立完善素質評價體系，采取主觀與客觀相結合、定量與定性相結合、單位與客戶相結合的綜合評價方式；在新員工上崗前要做好檔案培訓，全面提高檔案管理隊伍素質。

（三）新時期檔案工作人員的素質要求

1.政治素養

政治素養是檔案工作者最基本的素養，也是檔案工作者整體工作的靈魂導向。要堅定政治立場、把牢政治方向，深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，把講政治體現在檔案工作全過程、各方面，確保檔案工作始終沿著正確政治方向前進。在檔案管理過程中經常會接觸到一些機密文件，這些機密文件對我國經濟社會的發展至關重要，因此檔案管理人員要堅守底線，擔負起檔案工作者的政治責任和歷史責任。

2.道德素質

檔案管理工作不同于其他工作，作為檔案管理人員，要時刻保持高尚的道德情操，保持良好的工作形象。在進行信息查詢服務時，要確保信息的全面性、準確性和及時性；在進行檔案歸整工作時，要綜合考慮檔案所處的物理環境和網絡環境，真正做到事無巨細。在新時期的特定背景下，知識更新速度快，檔案人員應該樹立終身學習的意識，在實踐工作中不斷更新自身的知識儲備，在處理日常問題時不斷提高解決問題的能力和創新意識，與傳統檔案管理與數字化管理技術相結合，更好地發揮檔案價值。

3.知識技能

檔案數字化管理已經成為了檔案工作的發展目標，檔案管理人員要有廣泛的學識和技能，要在實踐中總結出一套完善的理論技術和方法，合理應用到實際工作中來，在實踐中發展，在實踐中創新，更好地從事檔案管理工作。檔案管理人員需要積極利用新技術，對傳統的老舊檔案進行修復和改造，有效延緩檔案的氧化變色；同時要考慮電子載體的穩定性，確保信息內容安全，實現檔案數據的統一監測、統一管理，有效調控檔案庫中的物理環境，結合實際需求，采取多樣化的保護措施，提升檔案管理水平。

四、總結

新時期對檔案工作提出了更高的要求，檔案工作者要提高政治站位，履職盡責，堅守道德底線，嚴格執行保密條例，樹立終身學習的意識，不斷提高自身的職業技能，提升檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，為單位與社會發展貢獻自身的力量■