論事業單位檔案管理創新

天津市醫藥學（協）會管理辦公室 李萌

一、事業單位檔案管理概述

事業單位檔案記錄了各種有用的相關信息，事業單位檔案管理是對檔案提供利用服務的工作，檔案管理水平要適應社會的需求。事業單位檔案是記錄國家科教文衛等事業各方面資料，涉及國家安全信息，如果檔案文獻資源泄露會形成嚴重危害，因此，事業單位檔案管理具有很高機密性。事業單位檔案管理是各項工作中的重要環節，對事業單位工作的開展至關重要。檔案工作是事業單位未來發展方向的信息。加強檔案管理有利于事業單位領導掌握工作進展情況，為上級領導決策提供重要的參考。在社會不斷發展的過程中，在事業單位檔案管理中，檔案管理信息化已成為重要發展趨勢。未來檔案信息化設備設施等方面需要提升，要根據事業單位實際需求定期更新設施，實現新型設備設施智能化；要根據使用管理檔案工作的要求改善優化，為信息使用做好準備；要重新調整傳統形式組織結構等，推進檔案信息化建設發展。

二、事業單位檔案管理工作的重要意義

（一）傳承檔案文化

隨著事業單位檔案服務逐步向大眾化開放，檔案文化也從幕后走向了臺前。人們開始了解事業單位檔案文化的內涵和外延，事業單位職工也在傳承檔案文化中扮演了重要角色。事業單位檔案資料中真實記錄了事業單位在發展過程中走過的每一步路，尤其是一些具有代表性的文化活動、會議紀要和圖片等，更能全面反映出事業單位獨具特色的文化內涵。檔案本身也是一種文化的表現形式，加強事業單位檔案管理工作，不僅能夠為事業單位文化活動提供素材和依據，也是在工作之中傳承文化。

（二）完善管理體系

事業單位管理體系的構建不是一朝一夕的事，而是要與社會經濟發展相適應，不斷調整體系內容。事業單位檔案資源中囊括了各種有價值的信息，真實反映出了事業單位各項活動的真實現象。通過對這些資料信息的分析與總結，對比社會整體發展形勢，能夠幫助我們查找到事業單位工作過程中的得失，從而找出差距和不足，并深入研究產生問題的原因，以便于更好地完善事業單位管理體系，明確事業單位下一步的發展方向，為事業單位發展深化改革的奠定基礎。

（三）明晰戰略目標

事業單位戰略目標的制定需要綜合比對各類數據，不但需要了解到事業單位發展中有待解決的困境，恰當處理各方的利益。事業單位檔案管理系統中的檔案數據分析功能，能夠幫助我們從紛繁復雜的報表中查找出有價值的數據信息。依據這些數據，事業單位領導層在明晰事業單位發展戰略目標時。事業單位是我國市場經濟發展的中流砥柱，更是實現國民經濟飛速前進的不竭動力。

三、當前事業單位檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理制度不夠完善，管理比較混亂

一些事業單位檔案管理制度不健全，很多人員存在錯誤觀念和認識，覺得檔案信息一旦歸檔，想要調取、利用非常麻煩。很多文件檔案無法實現及時有效的歸檔處理，面臨丟失、遺漏等問題。有的沒有制定科學合理的檔案管理制度，有的沒有認真落實檔案管理規章制度，檔案管理工作更加混亂。一些檔案通常是分類存儲的，但由于人工操作的隨易性，文件存儲的序不可避免地發生錯誤，導致文件存儲混亂，搜索就像大海撈針，十分困難。

（二）檔案管理投入欠缺力度，檔案管理信息化程度不高

在一些事業單位，存在檔案管理投入不夠的問題，檔案管理的信息化程度較低，這成為檔案管理過程中的重要問題。在互聯網信息技術不斷發展的過程中，在很多行業，信息技術以及設施發揮了重要的作用。但是事業單位的檔案管理的數據信息涉及較多的問題，如果僅僅是人工進行操作，是比較困難的，同時還容易產生紕漏。因此，事業單位在進行檔案管理中，需要增加資金投入，不斷地提升檔案管理的信息化建設。在現如今，很多的事業單位檔案管理信息化技術有待提升，在設施以及軟硬件方面的發展也有待提升，檔案管理的效率需要不斷加強。

（三）事業單位檔案管理人員的專業性有所欠缺

在當今時代背景下，我國事業單位檔案管理質量和效率低下，檔案信息利用率低，這與部分事業單位檔案管理人員缺乏專職人員，有時還經常換人。由于檔案管理人員的事務種類繁多，他們往往無法收集、整理和歸檔檔案，檔案分散在各處，反復使用的文檔難以提交歸檔，檔案收錄不及時，不完整，檔案的保管情況不明。一些事業單位檔案資料直接鎖在庫房，這些信息資源無法實現合理的利用，無法發揮其價值，導致檔案信息資源的嚴重浪費。如一些事業單位人事檔案管理只是機械的收集和堆放，沒有及時整理歸檔。有的單位甚至多年不歸檔。導致人事檔案手續不完整或丟失，如干部簡歷、干部績效考核表等，可供查閱但未簽字蓋章，部分員工甚至未將材料交人事檔案管理部門管理。這種惡性循環直接影響到人事檔案管理的正常發展。

（四）對檔案管理的發展缺乏關注

檔案管理工作伴隨著現代技術的飛速發展正在發生著巨大的改變，其改變速度是十分迅速地，而檔案管理技術的優化也使其難度與重要性有所提升，但這一點卻被眾多事業單位所忽視。首先，管理層缺乏對檔案管理工作的重視，他們為了獲取更高的經濟效益，在人力資源獲取、技術人員培養等方面投入了大量的精力與心血，卻輕視了檔案管理工作對于業績的輔助效果，從而導致檔案管理工作被邊緣化。其次，檔案管理工作人員本身對自身的工作就缺乏正確的認識，由于重視度的欠缺導致其不能不斷精進自身的管理能力，甚至對于檔案管理的工作內容都不明確，這也使檔案資源降低了利用率化。

四、事業單位檔案管理工作的創新途徑

（一）轉變傳統的檔案管理理念

從事業單位發展角度出發，檔案管理工作效率的優化及利用水平的提升都是建立在管理理念轉變的基礎上的，只有當事業單位內部樹立了正確的管理理念，并且不斷加強其在檔案管理方面的投入與支持才能夠獲取良好的改革效果。而管理理念的轉變需要通過高效的宣傳來實現，事業單位應提高檔案管理工作重要性的宣傳力度，使所有員工都對于檔案管理工作具有明確的認知與重視，同時呼吁全體員工參與到檔案管理中，如此才能夠提升檔案管理工作的全面性。而這一切需要領導人員起到模范帶頭作用，通過管理層的帶動與影響使檔案管理工作的地位提升，從而真正實現員工對檔案管理工作理念的轉變。

（二）加強檔案管理工作制度的建設

只有構建健全的檔案管理體系才能有效提升事業單位檔案管理工作的質量和效率。為此，相關工作人員應該在原有的制度之上進行完善，確保各項工作能夠全面開展，有效落實。在此基礎上還應該針對檔案管理工作內容，根據工作特點和工作要求，了解實際工作中存在的問題和工作實際情況，建立完善合理可操作的管理檔案管理機制，明確整個事業單位的檔案管理工作發展方向。在當今的時代背景下，革新檔案管理工作已經是必然發展，這一過程中，加強檔案管理工作人員隊伍建設十分重要，這是確保檔案管理規范性和時效性的重要方法，同時也能將檔案管理的責任性發揮出來。針對該工作制定相應的賞罰制度是不容忽視的工作內容，領導可以給予優秀員工一些物質和精神獎勵，以此激發其工作熱情，對工作質量差，消極的工作者采取懲罰措施，以此保證檔案管理人員的穩定性。

（三）提高檔案資料的利用效率

為了提高當前事業單位的檔案資料管理工作效率和檔案利用率，應在實際工作中積極構建信息局域網。信息技術的融入既為單位檔案室提供了檔案管理便利，同時也為查找檔案的人員提供了查找便利。雖然利用電子信息技術能夠為工作人員提供更為便利的查詢方法，但檔案的保密工作也隨之變得困難。為此工作人員要在不斷實踐過程中維護和加強資料的保密工作，強化責任化管理，以此保證整個局域網系統正常安全的運營。針對這方面工作內容，檔案管理者應定期組織各部門人員對整個檔案室的磁盤陳列、掃描器以及服務器等儲存檔案資料的設備進行檢查，對檔案信息網站和數字化掃描系統進行病毒全面檢查，以此保證檔案信息的安全性。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質

從事檔案管理工作的人員，其工作的保密性和服務性極強，這也致使相關工作者需具備較高的綜合素質和業務水平。為此，事業單位的相關負責人應定期組織檔案管理者參加業務培訓，學習檔案管理知識，學會利用先進的信息技術有效實現檔案管理，能夠在工作過程中實現信息采集信息的歸檔和處理。事業單位可以根據工作者的工作態度和工作能力適當地提高其待遇，確保能夠將優秀人才留在檔案工作中，從而減少檔案管理人員的流動。

五、結束語

檔案管理工作對事業單位的發展至關重要，是我國事業單位經濟體制改革的重要環節。事業單位改制以來，其檔案管理工作的內涵和外延都發生了深刻的變化。對內部管理而言，檔案管理工作不再只是檔案室的工作范圍，而是事業單位各個科室積極配合的一項工作；對外部管理而言，檔案管理工作已經從單純的檔案資料保管擴展到了檔案資源利用與服務。作為事業單位檔案管理人員，要明確自身的崗位職責，提升崗位責任感，深挖工作之中出現的問題，通過交流與實踐、探索與改革，讓事業單位檔案管理真正發揮其應有的作用。