“互聯網+政務服務”背景下檔案管理模式研究

博興縣行政審批服務局 梁江山

“互聯網+政務服務”作為2016年提出的概念，自提出后被落實到實操階段，現代社會和科技不斷發展，“互聯網+政務服務”理念不斷完善，為提升政務服務水平提供了支持。而檔案管理工作作為政務服務工作的重要構成部分，傳統檔案管理模式已經無法滿足互聯網時代下檔案事業的真實發展需求。因此，在政務檔案管理工作實踐中，應以“互聯網+政務服務”理念為指導，不斷地優化和完善政務檔案管理工作。鑒于此，基于檔案管理效果優化角度考慮，本文深入分析“互聯網+政務服務”背景下檔案管理模式具有一定的借鑒價值和研究意義。

一、“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作的基本內容

“互聯網+政務服務”背景下的檔案管理工作指的是在生命周期內對檔案資源進行跨機構整合和管理，以此實現檔案資源跨部門、跨單位、跨地區操作，從而有效提高檔案資源管理效率和質量。詳細而言，基于宏觀層面落實好檔案工作的頂層設計和統一規劃管理，并通過政策方式為檔案工作的有序實施提供指導和保障。基于中觀層面來說，各檔案管理部門精誠合作，并與其他信息部門、社會組織等建立有效的合作和溝通機制，以此形成完善的檔案工作運行機制，為高質高效地開展檔案管理工作提供支持[1]。另外，基于微觀層面來說，檔案管理者要求正確認識檔案管理工作，自覺地與時俱進更新專業知識和技能，確保個人專業能力和職業素質滿足于“互聯網+政務服務”背景下的檔案管理工作，以確保政務檔案管理工作高質高效地落實到位[2]。

二、“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作注意事項分析

在“互聯網+政務服務”背景下，檔案管理工作要取得良好的效果，應在實踐中對一些事項予以重視，總結包括兩方面的內容，具體如下：

（一）完善服務機制，契合政務服務工作目標要求

政府相關職能部門在統一領導和分級管理檔案部門的同時，要求各檔案管理部門立足于工作實際，建立契合政務服務工作目標要求、滿足群眾多樣化需求的服務機制。同時，在檔案管理工作實踐中，要始終堅持群眾至上的服務理念，以群眾個性化和多樣化需求為工作開展的落腳點，堅持便捷性、高效性等原則，做好政務檔案資源的開發利用工作，最大限度滿足群眾對檔案的個性化需求[3]。

另外，在檔案服務體系完善過程中，應注重數字資源的整合，這要求與時俱進地完善數字檔案資源收集歸檔制度、檔案數字化管理流程等，以此提高檔案數字化管理水平，從而為群眾提供優質的政務檔案服務，為政務檔案價值的最大化開發與利用夯實基礎[4]。

（二）注重資源的整合，提高檔案信息資源的利用率

在政務檔案管理工作實踐中，應注重檔案資源的整合與開發利用。在檔案資源整合環節，既要做好實體檔案資源的收集與整理，又要做好檔案資源的數字化處理，并要對檔案資源的開發與利用引起重視，以便高質高效地展開檔案管理工作。與此同時，為了確保檔案管理工作的有效性，應做好檔案資源的鑒定工作，確保檔案的真實性和完整性的同時，及時清除干凈重復且沒有保存價值的檔案資源，為更加高效地做好檔案管理工作夯實基礎[5]。除此之外，在政務檔案管理工作實踐中，為提高檔案資源的利用率，切實提高檔案資源的利用價值，應在收集范圍、收集類型、收集方式等方面，嚴格按照現行規定進行明確，以便政務檔案資源符合現行標準規定要求，從而為政務檔案開發利用創造便捷的條件，繼而有利于檔案資源利用率的提高[6]。

三、“互聯網+政務服務”背景下檔案管理工作的優化措施分析

（一）加強頂層統籌規劃和統一領導

在政務檔案管理工作中，常用管理工作方式是統一領導、分級管理的模式。然而在“互聯網+政務服務”背景下，既要做好統一領導工作，又要做好頂層統籌規劃工作，規范檔案管理工作的各項標準。具體來說，政務檔案管理工作開展的各個環節既要領導的統一規劃管理和監督，又要輔以標準規范進行操作，才能確保政務檔案管理工作有序順利地開展，進而有利于檔案管理工作整體效果的優化和提升。政務服務強調全國統籌原則，即在做好頂層設計工作的基礎上，對檔案管理工作標準進行規范，同時要整合不同政務服務資源，才能滿足群眾對政務檔案資源的多樣化和個性化需求[7]。而基于當前檔案管理及檔案信息資源整合工作現狀角度來說，各個地區在檔案整合工作進程上存在差異，部分檔案部門在具體的工作中未能建立合作機制，不利于政務檔案資源利用價值的最大化。在“互聯網+政務服務”背景下，政府相關職能部門應主動承擔起檔案管理工作的主體責任，做好政務檔案管理工作的引導工作，并履行好檔案管理工作全過程的監督管理職責，以便及時發現政務檔案管理工作中的具體問題，有利于針對性調整工作方向和措施，有利于檔案管理工作成效的提高。另外，政府相關職能部門在履行好相關職責的同時，要主動協助各檔案管理部門根據實際及相關規定，制定完善且可行的檔案管理制度，為更好地展開檔案管理工作提供制度依據。如檔案收集制度，確保分散且有保存價值的檔案資源，可以及時地收集起來，實現檔案資源共享的同時，有效提高檔案信息資源的利用價值。

（二）加強檔案安全管理

“互聯網+政務服務”背景下的檔案管理工作，要充分發揮互聯網的優勢，不斷地提高檔案管理工作效果，應注重檔案信息安全。因此，在政務檔案管理工作中，應以檔案信息安全為基礎，有針對性地展開相關工作。在檔案信息收集與保存管理過程中，往往會受到多種因素的負面影響，如信息系統運行因素、信息共享因素等。在互聯網技術不斷發展過程中，政務檔案管理工作既要保證檔案信息資源的完整性，避免出現檔案信息資源丟失的問題，又要確保檔案信息的真實可靠性，避免出現檔案數字信息被惡意改動的問題。因此，在政務檔案管理工作實踐中，相關人員應對政務檔案安全管理引起重視，并要結合檔案信息資源安全管理要求，及時地做好相關安全保護工作，如檔案信息安全訪問措施、檔案信息存儲安全措施等，通過加密存儲技術、電子文件長期保存技術等的合理使用，實現檔案信息的有效保護。另外，針對影響檔案信息安全的非技術因素，政務檔案管理人員應在實踐中全天候、全方位做好監督管理工作，落實不定期和定期相結合的巡查制度，及時發現計算機系統中潛在安全隱患，并根據現行要求探尋可行措施解決具體問題，以此建立全覆蓋的安全監督體系，確保政務檔案信息的安全，為政務檔案管理水平的提升奠定良好的基礎。

（三）加強信息資源體系建設

就政務檔案管理工作來說，目的在于提高政務檔案信息資源的利用率，充分挖掘政務檔案的利用價值，以此提高政務服務水平和質量。而在政務檔案管理工作效果提升措施中，建立完善的信息資源體系是重要舉措之一。基于傳統政務服務工作角度來說，政務檔案管理工作中存在諸多問題，如存在信息孤島現象、信息化服務平臺功能不完善、服務體驗感缺乏等，使得政務檔案服務效果難以提升，不利于政務檔案價值的最大化。隨著時代的發展，群眾對政府職能的轉變持有較高的關注和重視度，并希望政府職能部門在政務服務平臺建設中，可以充分發揮自身優勢和價值，以此有效提高政務檔案信息資源的利用率，滿足群眾對政務檔案的實際需求。因此，政務檔案管理部門應根據實際來構建完善的檔案信息資源體系，依托互聯網平臺建立功能完善的信息資源共享平臺，實現政務檔案信息共享，為政務檔案信息的檢索獲取和利用提供支持。

四、結語

綜上所述，在“互聯網+政務服務”背景下，政務檔案管理工作發生了一定的變化，要求檔案管理工作者與時俱進地融合信息化手段開展檔案管理工作，這要求檔案管理者要結合政務檔案管理工作實際，有針對性地完善政務檔案管理工作，并要做好政務檔案信息安全管理工作。同時政府相關職能部門應在實踐中肩負起相應的職責，做好相關的指導工作，不斷地整合政務檔案資源，有效提高政務檔案管理水平，為提高政務服務工作質量和效率提供支持。