談云南省機關事業單位文書檔案工作繼續教育的重要性

昆明市滇池水生態管理中心 王亞萍

一、文書檔案工作的重要性

文書是什么?多指公文、書信、契約等，重要的文書形式包括請示、函、報告、通知、通報等。《中華人民共和國檔案法》總則中所規定的檔案指的是“過去和現在的國家機構、社會組織及個人從事政治、軍事、經濟、科學、文化等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖片、聲像等不同形式的歷史記錄。”[1]文書檔案是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生包括請示、批復、報告、通知、會議（紀要）記錄等文本。與圖片、聲像等歷史記錄相比，文書記錄或檔案在我國的行政機關單位有著舉足輕重的地位，曾有歷史學家說道：“中國行政機構實為‘以文（公文）治天下’”。文書或文書檔案在我國國家治理過程中的重要性不言而喻。

如何規范、有效、準確地做好文書檔案的歸檔、整理、管理工作？也就成為一個檔案工作人員基本職業素養。文書的分類、整理工作，又在檔案管理工作的“前端”，任務繁重。作為文書檔案工作人員，需要對大量的文書原件尤其是與歸檔責任單位相關的文書真偽性、合法性、全面性、系統性進行甄別，需要花大量的人力、物力；同時，伴隨著“數據化時代”的到來，更要求檔案管理適應數據化發展，符合“一秒定律”，隨即產生了檔案數據化的時代需求，對文書檔案工作人員亦提出更高的工作要求。

盡管《云南省檔案條例》第十二條中明確：“檔案工作人員應具備檔案專業知識，經培訓并由云南省檔案行政管理部門考核合格后方可以從事檔案工作。”[1]但就現實情況來看，并不樂觀。不少機關、事業單位檔案工作人員，皆為兼職人員，專職人員崗位少，很多亦沒有接受過系統或專業知識或技能培訓。

二、文書檔案工作中存在的問題

以下筆者結合自身工作經驗、個案訪談及文獻綜述，談談云南省機關事業單位文書檔案工作中存在的問題：

第一，文書辦理與檔案實務之間的“銜接”存在“脫節”。文書工作與檔案實務兩者有較強的聯系，但又在分工上各有不同，這就形成了文書辦理與文書檔案后期管理的分離管（考）機制，并在一定程度上導致了文書業務與檔案實務之間的距離不斷拉大，甚至出現“扯皮”與“脫節”。據反饋，有不少機構出現10余年未進行文書檔案歸檔、整理、移交的情況，也就很容易造成文書檔案成為自家業績；一旦文書人員檔案意識淡薄或文書工作人員辦文能力較弱，均容易導致公文處理及歸檔不規范，甚至是文書檔案丟失；同時，監督、監管機制的缺失，也容易造成文書檔案無人問津的狀態。

第二，文書檔案管理人員配備不足、管理工作重視程度不夠。不少機關事業單位普遍存在的情況是，文書檔案管理工作通常由辦公室文職人員兼任，專職的檔案管理人員較少，身兼數職（包括辦文、信訪、會議、后勤等職責）的辦公室人員自身精力有限；同時，檔案工作年度歸檔的特性，亦讓辦公室人員不需要及時對檔案資料進行收集、分類、鑒別，時間戰線越長，亦進一步增加了檔案實務的難度；而檔案兼職人員本身對文書檔案價值的鑒定也很難進行把控，就更容易導致文書檔案在收集階段就存在著價值判斷失誤。當然，因職責不清、重視度不夠等原因，亦很容易造成“領導不重視，科室不管理”的艱難現狀。

第三，文書檔案管理人員招聘有待改善。機關事業單位文書檔案工作人員的業務能力有待提升，有一個重要原因在于多數文書檔案工作人員均是“半路出家”。隨機查詢一家云南省機關事業單位近幾年文書檔案業務處室（設置）的招聘信息就能夠看到，招聘人員專業限制非常寬泛，“科班”出身的文書或檔案管理工作者非常少見。

為此，也就造成新進工作人員需要一個較長的適應過程，文書檔案工作，多屬“傳幫帶”模式，即師傅帶徒弟；如若師傅能力有限，徒弟或新人的局限也就可想而知，還會造成新人多走彎路的情況時有發生。加之并不注重新進人員的專業技能繼續教育，也就更容易造成對文書檔案工作的推動不足。

三、云南省機關事業單位文書檔案工作人員繼續教育現狀

“半路出家”居多，“傳幫帶”局限明顯，文書檔案繼續教育就顯得尤為重要。文書檔案繼續教育，指的是對檔案工作人員進行知識和技能更新、補充、擴展和提高的過程，旨在不斷提高從業人員的專業技術工作能力。而檔案工作在機關事業單位內作為專業技術崗，按照有關專業技術人員繼續教育的最新要求，繼續教育內容包括了公共科目和專業科目，同時，對繼續教育的學時也作出了相應規定，即每年累計不少于90學時，其中，專業科目不少于總學時的2/3。

由于從事文書檔案工作人員的教育背景不同，學歷、閱歷等不同，文書檔案專業技術人員層次自然不同，對于學習的內容需求、培訓方式等要求也就不一。

就目前來看，云南省機關事業單位文書檔案繼續教育主要由云南省檔案局及云南省檔案學會主持，從雙方官網公布的繼續教育通知及要求來看，目前云南省內的檔案繼續教育主要以基礎知識培訓、學術講座、專業研討等方式進行，培訓形式以授課為主，每期培訓時間在7天左右，每天的課程安排在6個課時，每年開班培訓次數在4-5次，主講人主要為檔案工作一線工作人員或高校檔案專業教師。

四、文書檔案繼續教育存在的問題

第一，繼續教育機會少。筆者在與不少云南省機關事業單位的文書檔案工作人員進行交流中發現，機關事業單位中真正從事文書檔案工作的專業技術人員少，主要是專業技術崗位（編制）設置少，接受繼續教育的機會亦較少。

第二，機關事業單位不少領導不重視新進專業技術人員的入職及繼續教育培訓，并且保障力度不夠。不少機關事業單位中，因對文書檔案工作不重視，也就很容易忽視專業技術能力及水平；對文書檔案人員的繼續教育就更不重視；不少人還認為通過招聘考試的文書檔案或文秘工作人員，自然就應當具備了基本的專業的文書或文書檔案專業技能，不需要接受繼續教育，繼續教育尤其是脫產培訓還會影響到單位的日常工作開展；不少專業技術人員主動提出培訓要求，內部還不能夠得到資金或工作協調保障。

第三，當然，不少文書檔案工作人員本身的參與積極性也并不高。由于領導不重視文書檔案工作，認為文書檔案工作清閑、事少。為此，不少機關事業單位從事文書檔案的工作人員年齡結構偏大，認為檔案工作是沒有“仕途”的崗位，對于參加文書檔案繼續教育的熱情也不高。同時，檔案工作人員的整體職業社會認同度較低等也直接影響到了文書檔案工作人員的積極性。

五、文書檔案繼續教育對策探析

綜上所述，筆者對文書檔案繼續教育提出以下幾點意見及建議：

（1）加強繼續教育制度建設，擴大文書檔案繼續教育人員覆蓋范圍。主管部門應加強繼續教育制度建設，給予從事相關工作的專業技術人員以繼續教育制度或法律保障。同時，由于文書檔案工作涉及部門多、人員廣，應擴大接受繼續教育人員群體，整體提高文書檔案工作人員（專兼）專業技術能力。

（2）提高業務培訓頻次，充實繼續教育內容。主管部門應提高繼續教育頻次，同時，應根據文書檔案工作發展的需要，結合文書檔案專業技術人員的實際，根據不同檔案類別專業技術人員目標、知識結構和實際需要確定教學內容，以形成新的文書檔案繼續教育教材體系，開闊文書檔案管理人員的視野，增強對新時代檔案事業變革適應性。

（3）多應用新技術設備，注重變革教學方法。主管部門應積極應用并推廣現代化教學手段，如互聯網媒介新形式直播、騰訊會議等；豐富繼續教育形式，增加繼續教育學——用反饋機制，不斷提升檔案管理實務“授”與“用”效能。

（4）增加文書檔案人員外出實地考察繼續教育機會。主管部門應該充分利用“國際檔案日”[2]學習交流的機會，多組織同行業工作人員舉行行業交流，或到沿海城市（如杭州等地）進行考察學習；多舉辦相應的學術論壇等繼續教育活動，拓寬文書檔案工作人員的工作格局與視野，以便了解國內外檔案工作的最新特點和發展趨勢[3]。

（5）加強檔案行政執法力度和廣度，將檔案繼續教育納入檔案行政執法及機關事業單位年度目標考核體系，以確保檔案繼續教育實施成效。此外，加大檔案繼續教育宣傳力度，提升檔案職業形象等亦對檔案繼續事業具有助力作用。