加強(qiáng)公安派出所檔案建設(shè)提升派出所檔案服務(wù)職能

何美華

摘 要：公安派出所檔案管理屬于基礎(chǔ)檔案管理的一部分，為解決檔案管理工作在公安派出所工作實(shí)踐中缺乏監(jiān)督考核、缺乏有效指導(dǎo)影響檔案管理工作開展質(zhì)量的問(wèn)題，該文通過(guò)對(duì)派出所檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、注重人才培養(yǎng)、創(chuàng)新管理方法這3個(gè)方面提出具體優(yōu)化實(shí)踐策略及管理方法，在不斷優(yōu)化調(diào)整的基礎(chǔ)上促進(jìn)了檔案管理工作水平的提升，從而提升了派出所檔案服務(wù)職能，提高了工作效率。

關(guān)鍵詞：公安派出所? 檔案建設(shè)? 檔案服務(wù)? 檔案資料

中圖分類號(hào)：D631.41;G271? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2021）10（b）-0000-00

Strengthening the Construction of Police Station Archives and Improving the Archives Service Function of Police Station

HE Meihua

（Dongshan County Public Security Bureau of Fujian Province， Zhangzhou， Fujian Province，476000 China）

Abstract： The file management of police station is a part of basic file management. In order to solve the problems that the lack of supervision and assessment and effective guidance affect the quality of file management in the work practice of police station， this paper analyzes the current situation of file management of police station， from strengthening organizational leadership， paying attention to talent training Three aspects of innovative management methods put forward specific optimization practice strategies and management methods， which promoted the improvement of the level of archives management on the basis of continuous optimization and adjustment. Thus， the file service function of the police station is improved and the work efficiency is improved.

Key Words： Public security police station; Archives construction; Archival services; Archival data

公安派出所檔案管理工作的開展通過(guò)對(duì)于相關(guān)工作進(jìn)行文字、表格、聲像等材料的收集與整理，在對(duì)資料有效保存的基礎(chǔ)上，以資料為支撐進(jìn)行管理優(yōu)化，促進(jìn)其他工作的順利開展。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的支撐下，利用信息技術(shù)對(duì)于資料進(jìn)行優(yōu)化，在不斷提升檔案管理水平的基礎(chǔ)上，檔案資料相關(guān)數(shù)據(jù)的有效收集整理也能保障公安部門其他工作的順利開展，為其他部門治安管理工作奠定資料查閱基礎(chǔ)。

1? 派出所檔案管理現(xiàn)狀

派出所檔案管理工作的開展可以通過(guò)對(duì)一手資料的有效掌握，制定管理方針政策，積極調(diào)整部門的管理手段。新時(shí)代背景下，檔案管理技術(shù)在不斷更新，而檔案管理對(duì)于該案情況有著最為真實(shí)的反映，在和諧社會(huì)的構(gòu)建背景下，福建省東山縣公安局檔案的完善創(chuàng)新管理可以推動(dòng)派出所其他管理工作的落實(shí)與進(jìn)展[1]。

分析當(dāng)前派出所檔案管理工作的時(shí)間情況，可以發(fā)現(xiàn)派出所檔案管理有著服務(wù)機(jī)密性較強(qiáng)的特征，但在對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化時(shí)仍然存在一定的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。公安派出所檔案館工作主要包括業(yè)務(wù)檔案、戶籍檔案、文書檔案等不同部分，而派出所的工作在實(shí)踐環(huán)節(jié)形成了相對(duì)固定的辦法，在劃分種類、對(duì)于案件進(jìn)行分析以及針對(duì)案件進(jìn)行目錄編寫的基礎(chǔ)上形成了相對(duì)模塊化的管理策略。

公安派出所檔案管理工作雖然在持續(xù)的開展，其整體的工作仍然存在著些許問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，組織層面對(duì)于檔案管理工作尚未進(jìn)行科學(xué)安排，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理工作雖然在推進(jìn)，但存在固定模式、管理效果不佳等多樣性的問(wèn)題。檔案管理工作強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)設(shè)施、強(qiáng)調(diào)檔案設(shè)備，經(jīng)費(fèi)無(wú)法保障，設(shè)施不完整的情況導(dǎo)致了檔案管理工作難以對(duì)工作涉及的資料進(jìn)行收集，也無(wú)法根據(jù)現(xiàn)有的檔案資料分析問(wèn)題，優(yōu)化管理部門工作[2]。

管理部門作為基礎(chǔ)性的管理工作，要通過(guò)監(jiān)督考核的方式對(duì)于檔案管理的成果進(jìn)行分析，優(yōu)化指導(dǎo)檔案管理工作的開展。檔案管理工作在公安派出所工作實(shí)踐中缺乏監(jiān)督考核，缺乏有效指導(dǎo)，影響了檔案管理工作的開展質(zhì)量。檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與管理效果密切相關(guān)，但當(dāng)前管理人員存在著業(yè)務(wù)能力欠缺、隊(duì)伍不穩(wěn)定、管理理念不夠先進(jìn)的實(shí)踐問(wèn)題，派出所檔案管理未得到相關(guān)部門的重視，檔案管理工作也尚未形成相對(duì)科學(xué)有效的管理手段。

檔案管理工作存在的滯后性影響了檔案管理作用的充分發(fā)揮。檔案管理工作存在臨時(shí)突擊的實(shí)踐情況，最終的檔案管理工作成果無(wú)法有效指導(dǎo)其他工作的開展。派出所在信息化建設(shè)背景下，檔案管理工作要不斷更新方式方法，進(jìn)行硬件軟件的更新與優(yōu)化。而目前檔案管理工作存在著缺乏信息化意識(shí)的情況，受限于硬件設(shè)施，難以推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，信息管理系統(tǒng)不完善等信息資源建設(shè)緩慢影響了檔案管理，導(dǎo)致了檔案管理工作資料收集整理不科學(xué)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題。檔案管理信息化也強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)時(shí)更新，當(dāng)尚未搭建出有效的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，檔案管理安全性不足，管理效率低下，影響了最終的工作效率。

2 公安派出所檔案管理的優(yōu)化實(shí)踐策略

公安派出所開展檔案管理工作要意識(shí)到工作中存在的思想不重視、方法不科學(xué)等多樣化的問(wèn)題，派出所檔案管理工作要在堅(jiān)持“以人為本”管理理念的基礎(chǔ)上把握服務(wù)質(zhì)量，立足信息化互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景，進(jìn)行檔案管理方式的優(yōu)化與調(diào)整。

2.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理工作強(qiáng)調(diào)思想上的重視。部分領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作不關(guān)注，忽視派出所檔案管理工作的優(yōu)化等問(wèn)題導(dǎo)致了檔案管理的最終成果無(wú)法有效應(yīng)用。相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中只依靠上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)要求完成任務(wù)，尚未切實(shí)將檔案管理工作落到實(shí)處，導(dǎo)致檔案管理存在意識(shí)缺乏，存在效率不高的問(wèn)題。

檔案管理工作要從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā)，明確管理的服務(wù)職能，針對(duì)派出所的工作實(shí)際，通過(guò)明確分工、落實(shí)責(zé)任的工作方式，確保檔案管理工作對(duì)于該所的各項(xiàng)工作相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，也通過(guò)對(duì)于檔案背后身潛在價(jià)值的挖掘，更好地發(fā)揮檔案管理的應(yīng)用價(jià)值[3]。檔案管理工作在實(shí)踐環(huán)節(jié)要有具體的規(guī)章制度管理方法作為依靠，指導(dǎo)各項(xiàng)檔案管理工作的順利實(shí)施，面對(duì)由于領(lǐng)導(dǎo)不重視而帶來(lái)的方法不科學(xué)問(wèn)題，檔案管理工作可以通過(guò)制定管理制度，搭建出與工作實(shí)際相符合的管理制度，確保檔案管理工作可以以規(guī)章制度合法合規(guī)的組織，也對(duì)于檔案收集、排序、歸檔、存檔利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作方式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。建立在檔案管理工作及時(shí)歸檔，依法歸檔等工作有效組織的基礎(chǔ)上，避免派出所管理雜亂無(wú)序的現(xiàn)象，也圍繞實(shí)際的派出所工作不斷調(diào)整檔案工作組織方法，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)、不斷規(guī)范的實(shí)踐過(guò)程中促進(jìn)派出所檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化。

2.2注重人才培養(yǎng)

檔案管理工作要通過(guò)具體的檔案管理人員進(jìn)行組織與實(shí)踐。檔案管理人員既要有專業(yè)的政治態(tài)度，也要以正確的態(tài)度認(rèn)知，理解檔案管理工作方案的各項(xiàng)要求。管理工作要通過(guò)統(tǒng)籌劃分的方式，明確不同崗位有著不同的職責(zé)，在開展檔案管理工作時(shí)，注重專業(yè)人才的培訓(xùn)。

面對(duì)派出所檔案管理工作存在的完整性、保密性、特殊性的管理實(shí)踐，檔案管理工作要分析派出所工作實(shí)際，完善規(guī)章制度，提高派出所檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員能有效地了解派出所檔案的相關(guān)要求，在培訓(xùn)參與、學(xué)習(xí)的持續(xù)過(guò)程中保障個(gè)人檔案管理的工作效果[4]。

除了對(duì)實(shí)際工作進(jìn)行方式調(diào)整之外，為了進(jìn)一步突破工作理念，調(diào)整工作方式，對(duì)于人員的培訓(xùn)工作可以通過(guò)組織規(guī)模學(xué)習(xí)的方式進(jìn)行優(yōu)化，夯實(shí)工作人員的理論知識(shí)，也在工作落實(shí)環(huán)節(jié)不斷借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在不斷優(yōu)化調(diào)整的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

2.3創(chuàng)新管理方法

主動(dòng)利用網(wǎng)絡(luò)資源，利用互聯(lián)網(wǎng)資源開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)，建立信息數(shù)據(jù)管理中心，在開展檔案管理工作時(shí)利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，也通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)切實(shí)將檔案管理工作與檔案利用者的工作需求緊密相連，在搭建物流互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檢索的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高派出所相關(guān)部門對(duì)于檔案資料的利用效率[5-6]。

在工作環(huán)境下有著不同的工作成果，為了更好地對(duì)某一地區(qū)派出所的工作進(jìn)行記錄與管理，可以通過(guò)數(shù)據(jù)管理中心的搭建，對(duì)該部分各項(xiàng)工作進(jìn)行分門別類的記錄，對(duì)于各部門的檔案也通過(guò)電子錄入的方式形成較為系統(tǒng)全面的檔案管理資料，在數(shù)據(jù)信息的支撐下，以高效的電子信息更新方式，可以確保對(duì)派出所的相關(guān)工作及時(shí)地進(jìn)行整理，也確保在派出所工作實(shí)踐下可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)利用。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的開展是派出所工作的基礎(chǔ)部分，為更好地推進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，派出所要明確檔案管理工作在組織過(guò)程中存在的缺乏重視、職責(zé)管理不明、信息化建設(shè)不夠有效的管理實(shí)踐問(wèn)題，明確派出所檔案管理工作的開展必要性，在檔案管理工作時(shí)間背景下，通過(guò)加強(qiáng)重視、人才培養(yǎng)、創(chuàng)新方法等不同的措施，持續(xù)優(yōu)化管理制度，也不斷提高人員的專業(yè)素質(zhì)。在加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，以檔案管理手段的優(yōu)化調(diào)整保障檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉雪燕.試論監(jiān)察檔案材料的分類管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（23）：175，177.

[2] 付文偉.淺談公安派出所檔案的管理工作[J].黑龍江檔案，2020（1）：62.

[3] 石海英.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索[J].文化創(chuàng)新比較研究，2020，4（35）：179-181.

[4] 徐松.數(shù)字時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理問(wèn)題研究[J].山西檔案，2020（2）：142-144，186.

[5] 孫超，李家川.公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)思考[J].長(zhǎng)江叢刊，2019（23）：93，95.

[6] 潘婷，穆東玲.探析公安檔案文化建設(shè)與公安機(jī)關(guān)軟實(shí)力提升的關(guān)聯(lián)性[J].活力，2019（21）：114.